Dépenses personnelles payées par la société : avantage ou prêt

Que se passe-t-il si ma société paie mes dépenses personnelles au Canada?

Sauf s'il existe une véritable dette à rembourser, l'Agence du revenu du Canada (ARC) considère généralement une dépense personnelle payée par la société comme un avantage conféré à un actionnaire. Sa valeur s'ajoute au revenu du propriétaire pour l'année, la société ne peut pas la déduire et, pour un propriétaire résident, la société ne retient pas d'impôt sur cette somme (Loi de l'impôt sur le revenu, paragraphe 15(1); ARC : avantages conférés aux actionnaires). L'ARC compte aussi un avantage accordé à une personne liée ou affiliée à l'actionnaire, comme un conjoint ou un conjoint de fait. Les exemples typiques sont les voyages en famille, l'épicerie et les frais de maison; l'ARC range aussi dans les avantages l'usage personnel de biens de la société, comme une maison ou une voiture. Elle évalue l'avantage à la juste valeur marchande, au coût pour la société ou au montant que la société n'a pas gagné; l'évaluation des éléments est traitée dans un avantage conféré à un actionnaire découvert lors d'une vérification.

Cette page suppose que le propriétaire réside au Canada. Pour un actionnaire non-résident, un montant visé à l'article 15 est plutôt réputé un dividende aux fins de l'impôt de la partie XIII (paragraphe 214(3)) : la société doit en retenir 25 % avant toute réduction prévue par une convention fiscale et est responsable des sommes qu'elle omet de retenir (paragraphes 215(1) et (6)).

Pour un propriétaire résident, la société déclare l'avantage sur un feuillet T4A, que l'ARC dit devoir être produit lorsque le total de l'année dépasse 500 $ ou qu'un impôt a été retenu; l'avantage est un revenu dans les deux cas. L'actionnaire paie l'impôt sur le revenu dans sa propre déclaration. La page de l'ARC sur les actionnaires mentionne aussi des cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC), mais le RPC ne vise que l'emploi ouvrant droit à pension et le revenu d'entreprise (article 12; article 14); demandez donc au comptable si des cotisations s'appliquent (ARC : avantages conférés aux actionnaires).

Si le propriétaire et la société avaient une entente réelle de remboursement au moment où l'argent est sorti, la somme est plutôt un prêt et figure au compte de l'actionnaire. Selon l'ARC, c'est le fond de l'opération qui décide, et non les écritures comptables (ARC, folio S3-F1-C1, par. 1.13 et 1.14).

Un cas n'est pas simple lorsque :

• Des éléments personnels sont déjà comptabilisés comme dépenses d'entreprise ou réclamés dans une déclaration de TPS/TVH.
• Les frais se répètent sur plus d'un exercice, ou le solde ne cesse de croître.
• Rien n'a été consigné par écrit au moment où l'argent est sorti.
• Le propriétaire travaille aussi pour la société comme employé.
• Une autre personne que le propriétaire (conjoint, coactionnaire ou membre du personnel) a fait les dépenses : le critère de l'ARC examine notamment si l'actionnaire connaissait l'avantage, ou aurait raisonnablement dû le connaître (ARC : avantages conférés aux actionnaires).
• Le propriétaire ne réside pas au Canada.
• La société a de l'impôt impayé : le propriétaire peut être tenu responsable d'une partie de ce montant (voir plus bas).
• La société est au Québec, où Revenu Québec (l'agence fiscale du Québec) peut ajouter ses propres règles.

Si des éléments personnels sont déjà comptabilisés comme dépenses ou réclamés dans une déclaration de TPS/TVH, ou si les frais s'étendent sur plus d'un exercice, la correction peut toucher des déclarations déjà produites. C'est une décision pour un comptable, et non une écriture de tenue de livres; la dernière section indique où s'adresser.

Rassemblez les relevés de carte et de compte bancaire de la société, les reçus, le grand livre et le compte de l'actionnaire, toute convention de prêt ou résolution des administrateurs, ainsi que les déclarations T2, de TPS/TVH et T4A déjà produites.

Est-ce un avantage, un prêt, un salaire ou un dividende, et qui en décide?

Ce sont les faits qui décident, et les registres établis à l'époque qui les prouvent. Une étiquette, une écriture de journal ou un souhait ultérieur ne change pas la nature du paiement.

La société l'inscrit d'abord, car c'est elle qui produit la T2 et les feuillets, mais ce sont les faits qui décident et l'ARC peut être en désaccord à l'examen. Une fois qu'un feuillet T4A est produit, l'ARC dit que la nature du revenu ou de l'avantage qui y figure ne peut pas être changée (elle peut considérer un changement comme de la planification fiscale rétroactive), bien qu'une erreur de déclaration puisse être corrigée; réglez donc le traitement avant l'envoi du feuillet.

Un retrait ne devient un salaire ou un dividende que par la paie ou par un dividende déclaré. Voir verser un salaire après coup et déclarer et verser un dividende.

La société peut-elle déduire une dépense personnelle ou demander la TPS/TVH sur celle-ci?

Non. L'impôt sur le revenu n'autorise une déduction que pour une dépense engagée en vue de tirer un revenu d'une entreprise ou d'un bien (Loi de l'impôt sur le revenu, alinéa 18(1)a)), et l'ARC dit qu'une société ne peut pas réclamer un avantage conféré à un actionnaire comme dépense d'entreprise. Un élément personnel comptabilisé comme dépense peut avoir été déduit par erreur. Si une T2 a été produite, vérifiez si l'annexe 1 l'a déjà réintégré (ARC, Guide T2, annexe 1), et corrigez toute déduction réellement demandée. Un élément à usage mixte est réparti : seule la part engagée pour tirer un revenu est déductible. Pour ce qui est admissible, voir les dépenses d'entreprise que l'ARC accepte.

Les mêmes dollars peuvent être imposés deux fois : la société n'obtient aucune déduction, et le propriétaire paie de l'impôt sur l'avantage. Un prêt documenté et remboursé à temps évite l'inclusion dans le revenu du propriétaire, mais ne donne toujours aucune déduction à la société.

Un inscrit à la TPS/TVH ne peut demander un crédit de taxe sur les intrants (CTI) que pour la part d'un achat qu'il a acquise pour l'utiliser dans ses activités commerciales (Loi sur la taxe d'accise, article 169; ARC : pourcentage d'admissibilité). Un article personnel destiné au ménage du propriétaire n'est pas acquis pour les activités commerciales de la société; un crédit demandé à son égard a donc généralement été réclamé en trop. Vérifiez chaque déclaration de TPS/TVH des périodes où des frais personnels ont été comptabilisés comme dépenses.

Une règle distincte, l'article 173 de la Loi sur la taxe d'accise, vise la TPS/TVH sur certains avantages qu'un inscrit fournit lui-même à un particulier, lorsque le montant est inclus dans le revenu selon le paragraphe 15(1). Lorsqu'elle s'applique, le crédit sur cet élément peut rester permis alors que la TPS/TVH est due sur le montant de l'avantage, dans les limites de l'article 170. Son application dépend de ce que la société a fourni, par exemple l'usage de ses propres biens; soulevez donc la question avec le comptable avant d'annuler un crédit. Pour les déclarations déjà produites, voir examens, vérifications et divulgation volontaire. L'impôt qu'ajoute une correction peut porter intérêt à compter de la date d'échéance initiale (Loi de l'impôt sur le revenu, paragraphe 161(1); Loi sur la taxe d'accise, paragraphe 280(1)).

Si la société doit aussi de l'impôt qu'elle n'a pas payé, le propriétaire peut être tenu responsable d'une partie de ce montant. Le transfert d'un bien, y compris de l'argent, à une personne avec qui le cédant a un lien de dépendance, pour moins que sa juste valeur, rend le cessionnaire solidairement responsable des sommes impayées du cédant pour l'année du transfert et les années antérieures, jusqu'à concurrence de la valeur transférée moins la contrepartie donnée (Loi de l'impôt sur le revenu, paragraphe 160(1); Loi sur la taxe d'accise, paragraphe 325(1) pour la TPS/TVH). L'ARC peut établir une cotisation à l'égard du cessionnaire à tout moment (paragraphes 160(2) et 325(2)). Le comptable décide si un paiement constitue un tel transfert.

Comment corriger les livres lorsque la société a payé un élément personnel?

Retirez chaque élément personnel des comptes de dépenses, examinez le crédit de TPS/TVH s'y rapportant, puis inscrivez-le selon sa nature. Le compte de l'actionnaire n'est le bon endroit que s'il existe une véritable dette.

1. Dressez la liste de chaque frais personnel d'après les relevés de carte, de banque et de caisse : date, bénéficiaire, montant et personne visée.
2. Sortez chacun des comptes de dépenses, y compris du coût des marchandises vendues, pour qu'aucune déduction ne subsiste.
3. Examinez tout crédit de taxe sur les intrants de TPS/TVH demandé à son égard, annulez la part à laquelle l'élément n'avait pas droit et notez la période de déclaration. L'article 173 peut changer ce traitement lorsque la société a elle-même fourni l'élément (voir plus haut).
4. Vérifiez si la société devait déjà de l'argent au propriétaire (un solde « dû à l'actionnaire » provenant des avances du propriétaire). Une facture payée en véritable remboursement de cette dette, selon les registres, la réduit et ne crée aucun nouveau prêt; ne classez que l'excédent. Un solde créditeur n'annule pas automatiquement un avantage (ARC, folio S3-F1-C1, par. 1.82; ARC, manuel de vérification, 24.10.4).
5. Inscrivez chaque élément selon ses faits. Un prêt documenté va au compte de l'actionnaire comme un montant que le propriétaire doit (« dû par l'actionnaire »). Un montant sans dette est un avantage conféré à un actionnaire : inscrivez-le dans son propre compte non déductible, et non dans le compte de prêt, et déclarez-le sur un T4A. Un avantage reçu en raison de l'emploi passe par la paie.
6. Datez chaque élément. Le délai de remboursement d'un prêt court à partir de la fin d'exercice de la société, et la liste de vérification de fin d'exercice situe cette étape.
7. Éliminez tout solde de prêt en le remboursant à temps (voir la section sur le remboursement plus bas) et rapprochez le compte des relevés.

Inscrire un élément au compte de l'actionnaire ne prouve pas qu'il s'agit d'un prêt. L'ARC range parmi les éléments que peut contenir un compte de prêt les paiements que la société fait à des tiers pour un actionnaire, mais sans entente de remboursement, le paragraphe 15(1) peut plutôt s'appliquer (ARC, folio S3-F1-C1, par. 1.11 et 1.13). Le sens du compte et les écritures sont expliqués dans le compte de l'actionnaire. Si l'exercice est clos ou si la T2 est produite, la correction peut exiger de modifier une déclaration, ce qui relève du comptable.

Quand s'agit-il d'un prêt, et qu'est-ce qui le prouve?

C'est un prêt lorsque le propriétaire devait rembourser l'argent dès le jour où il a été dépensé, et que les deux parties ont agi en conséquence. L'ARC dit qu'un prêt peut être démontré par une convention écrite ou d'autres preuves convaincantes, comme une résolution de la société reflétée dans les états financiers (ARC, folio S3-F1-C1, par. 1.13).

Preuves utiles, établies au moment où l'argent est sorti :

• Une résolution des administrateurs ou une convention écrite précisant que la société a payé l'élément pour le propriétaire et que celui-ci le remboursera.
• Les modalités de remboursement, pour pouvoir fixer la date de fin.
• Les remboursements que le propriétaire a réellement faits avec son propre argent.
• L'élément présenté comme dû par le propriétaire dans les états financiers de fin d'exercice.

La règle d'un an est expliquée dans les prêts à l'actionnaire, et l'avantage lié aux intérêts, dans les intérêts sur les prêts à l'actionnaire.

Puis-je simplement le rembourser, et à quelle vitesse?

Le remboursement règle un véritable prêt. Il ne transforme pas après coup un avantage en prêt. Un véritable prêt évite l'inclusion dans le revenu s'il est remboursé au plus tard un an après la fin de l'année d'imposition de la société durant laquelle le prêt a été consenti et que le remboursement ne fait pas partie d'une série de prêts ou d'autres opérations et remboursements (Loi de l'impôt sur le revenu, paragraphe 15(2.6)).

Remboursez avec l'argent du propriétaire et conservez le relevé bancaire. Le remboursement par salaire, prime ou dividende, et la règle sur le remboursement suivi d'un nouvel emprunt, sont expliqués dans les prêts à l'actionnaire.

Pour un montant sans dette au moment de la dépense, la page de l'ARC sur les avantages conférés aux actionnaires ne dit rien d'une réduction de l'avantage pour les sommes que le propriétaire rembourse plus tard; ne supposez donc pas qu'un remboursement tardif l'annule. Le manuel de vérification de l'ARC, qui est un guide pour son personnel et non une loi, permet le remboursement dans quelques cas énumérés, dont une divulgation volontaire, avec un remboursement rapide et une entente écrite (manuel de vérification, 24.10.4). Faites d'abord décider le comptable; voir examens, vérifications et divulgation volontaire.

Et si la carte de crédit de la société comporte des frais personnels, ou si je paie la carte avec l'argent de la société?

Payer le relevé de la carte de la société à partir du compte bancaire de la société est normal. Les frais personnels que contient ce relevé demeurent des dépenses personnelles du propriétaire payées par la société, et ils sont traités comme toute autre dépense personnelle payée par la société : un prêt si une dette est documentée au moment où l'argent sort, sinon un avantage conféré à un actionnaire.

Inscrivez le paiement ligne par ligne du relevé, et non comme une seule dépense :

• Payez la totalité du relevé, puis sortez les lignes personnelles des comptes de dépenses vers le compte de l'actionnaire ou vers un registre d'avantages.
• Marquez les lignes personnelles de chaque relevé à la clôture du mois, tant que le propriétaire peut encore dire pour qui était chaque dépense.
• Lorsqu'une dette est documentée, le fait que le propriétaire rembourse la part personnelle de son propre compte le même mois la solde avant la clôture des livres.
• Si une dépense d'entreprise a plutôt été mise sur une carte personnelle, c'est le cas inverse : voir dépenses d'entreprise payées personnellement.

On demande à un spécialiste de la tenue de livres d'inscrire des éléments personnels comme dépenses d'entreprise : quel est le risque?

Inscrire des éléments personnels comme dépenses d'entreprise met dans les déclarations une déduction et un crédit de TPS/TVH que la loi n'autorise pas, et peut aussi exposer le spécialiste de la tenue de livres aux règles sur les pénalités. Elles reposent sur la connaissance, la négligence grave ou la conduite coupable (la Loi y inclut l'indifférence quant à son respect), et non sur l'erreur de bonne foi. Les lignes 1 et 2 sont calculées à partir de l'impôt ou de la taxe nette de la personne responsable, soit la société lorsqu'elle produit la déclaration; la ligne 3 vise une personne qui aide à établir la déclaration d'une autre personne.

La Loi prévoit qu'un conseiller qui s'appuie de bonne foi sur des renseignements fournis par le client, et qui ne les vérifie donc pas, n'est pas pour ce seul motif considéré comme coupable (Loi de l'impôt sur le revenu, paragraphe 163.2(6)). La règle de la ligne 3 dépend toujours de ce que la personne savait ou aurait raisonnablement dû savoir; la bonne foi ne protège donc pas un spécialiste de la tenue de livres qui sait qu'un énoncé est faux. L'exception de la Loi pour le personnel de soutien administratif et de secrétariat ne s'étend pas aux services de tenue de livres (paragraphe 163.2(9)).

Un spécialiste de la tenue de livres qui ne peut pas justifier un élément comme dépense d'entreprise peut l'inscrire au compte du propriétaire et demander le reçu et le but commercial. Si le propriétaire insiste pour l'inscrire comme dépense, posez la question au comptable avant de l'inscrire.

Et si la personne est aussi un employé?

Un actionnaire qui travaille aussi pour la société peut recevoir le même paiement en tant qu'employé ou en tant qu'actionnaire. L'ARC traite cette distinction comme une question de fait, examinée avantage par avantage (ARC : avantages conférés aux actionnaires).

Un avantage reçu en raison de l'emploi est un avantage d'employé : la valeur des avantages reçus en raison d'une charge ou d'un emploi est un revenu d'emploi (Loi de l'impôt sur le revenu, alinéa 6(1)a)), et les règles de la paie s'appliquent. Un avantage reçu parce que la personne détient des actions est un avantage conféré à un actionnaire. Pour le fonctionnement de la paie, voir faire fonctionner la paie.

Quels registres conserver, et que rassembler avant que le comptable ou l'ARC le demande?

Conservez tout ce qui montre ce qu'était chaque élément, pour qui il était et comment il a été traité. Rassemblez :

• Les relevés de carte et de compte bancaire de la société pour chaque exercice, avec les lignes personnelles marquées.
• Les reçus ou factures de chaque élément.
• Le grand livre et le compte de l'actionnaire, avec le solde de clôture de l'an dernier.
• Toute convention de prêt, résolution des administrateurs ou note de remboursement, et le relevé bancaire de chaque remboursement.
• La T2, les déclarations de TPS/TVH et les feuillets T4A déjà produits pour ces périodes.

Conservez les registres et les pièces justificatives pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent, ou de la date de production pour une déclaration de revenus produite en retard; une opposition, un appel ou une directive de l'ARC peut exiger une durée plus longue. L'ARC dit que le registre des actions et les autres renseignements historiques se conservent indéfiniment; conservez donc le registre des procès-verbaux et toute résolution de prêt avec eux (ARC : conserver les registres).

Le guide T2 demande de remplir l'annexe 11 pour les opérations avec des actionnaires, des dirigeants ou des employés qui sortent du cours normal des affaires; attendez-vous donc à ce que le préparateur de déclarations vous interroge (guide T2 de l'ARC). Si les relevés sont le seul registre, voir reconstituer les livres à partir des relevés bancaires.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; tous les montants sont en dollars canadiens, l'exercice de la société se termine le 31 décembre, le propriétaire réside au Canada et la société ne devait rien au propriétaire.

Voyages en famille et épicerie : prêt ou avantage

À l'année 1, la société paie 4 800 $ CA de voyages en famille et d'épicerie du propriétaire.

• Une résolution écrite à l'époque indique que le propriétaire remboursera : c'est un prêt. Le propriétaire le rembourse avec son propre argent au plus tard le 31 décembre de l'année 2. Si le remboursement ne fait pas partie d'une série, le montant du prêt lui-même n'est pas ajouté au revenu du propriétaire; les intérêts sur le prêt sont une question distincte. S'il est encore impayé après cette date, le paragraphe 15(2) ajoute 4 800 $ CA au revenu de l'année 1 du propriétaire, et la déclaration personnelle de l'année 1 est modifiée.
• Rien n'a été écrit et rien n'a été remboursé : c'est généralement traité comme un avantage conféré à un actionnaire. Les 4 800 $ CA s'ajoutent au revenu de l'année 1 du propriétaire et sont déclarés sur un T4A, et la société n'obtient aucune déduction. L'inscription au compte de l'actionnaire plus tard n'y change rien.

Achats personnels comptabilisés comme coût des marchandises vendues

Le spécialiste de la tenue de livres a inscrit 6 000 $ CA d'achats personnels du propriétaire comme coût des marchandises vendues, et la société a demandé les 780 $ CA de TVH qu'elle a payés (13 % dans cet exemple). Supposons que le propriétaire a acheté les articles pour son usage personnel et que la société n'a fait que payer les factures; elle n'a pas fourni de biens au propriétaire (si elle l'a fait, l'article 173 peut changer le résultat de la TVH). La déduction de 6 000 $ CA est annulée, tout comme le crédit de 780 $ CA. La totalité des 6 780 $ CA payés passe au compte de l'actionnaire, ou est traitée comme un avantage si aucune dette n'est démontrée. Si l'avantage est mesuré selon le coût, le paragraphe 15(1.3) inclut la TVH : 6 780 $ CA, et non 6 000 $ CA; le comptable confirme la base. La T2 (les 6 000 $ CA ont-ils déjà été réintégrés à l'annexe 1?) et la déclaration de TPS/TVH sont ensuite examinées.

La carte avec des frais personnels

La société paie un relevé de carte de 3 400 $ CA. De ce montant, 2 500 $ CA sont des dépenses d'entreprise et 900 $ CA sont des dépenses personnelles du propriétaire. La société paie le relevé en entier. Les 2 500 $ CA restent des dépenses d'entreprise. Les 900 $ CA vont au compte de l'actionnaire si une dette est documentée, sinon c'est un avantage. Si une dette était documentée et que le propriétaire vire 900 $ CA de son propre compte ce mois-là, le compte de l'actionnaire est soldé avant la clôture des livres. S'il s'agissait d'un avantage, le virement ne l'annule pas à lui seul.

Votre situation est différente?

• Des frais personnels traînent sur la carte de la société depuis un an ou plus, et certains sont déjà comptabilisés comme dépenses d'entreprise ou réclamés dans une déclaration de TPS/TVH, de sorte que des déclarations produites contiennent la déduction ou le crédit : la dépense, le crédit et les déclarations produites exigent chacun une décision. Apportez les relevés à l'aide en tenue de livres pour établir le traitement de chaque élément. Voir aussi examens, vérifications et divulgation volontaire et jusqu'où l'ARC peut remonter pour établir une nouvelle cotisation.
• Le propriétaire vit hors du Canada ou a changé de résidence fiscale : la retenue de la partie XIII et une déclaration NR4 peuvent s'appliquer au lieu d'un T4A. Rassemblez les dates de paiement et l'historique de résidence pour l'aide en fiscalité transfrontalière.
• La société doit de l'impôt qu'elle n'a pas payé : les paiements peuvent rendre le propriétaire responsable d'une partie de ce montant. Apportez les relevés d'impôt et les registres de paiement à l'aide en tenue de livres; voir aussi un avantage conféré à un actionnaire découvert lors d'une vérification.
• Un solde date de plus d'un exercice, ou ne cesse de croître : le délai de remboursement est peut-être dépassé. Voir les prêts à l'actionnaire et l'aide en tenue de livres.
• Les livres sont en retard : voir rattraper des livres en retard et l'aide en tenue de livres.
• L'ARC a effectué une vérification et établi une nouvelle cotisation pour un avantage : voir un avantage conféré à un actionnaire découvert lors d'une vérification.
• Des retraits passés devraient devenir un salaire : voir verser un salaire après coup.
• La société possède une maison ou un condo où vous habitez : voir une maison appartenant à votre société.
• Des revenus d'entreprise sont allés dans votre compte personnel : voir revenus d'entreprise dans un compte personnel.
• Deux propriétaires ou plus prennent des montants différents : voir les actionnaires qui prennent des montants différents.
• Votre société est au Québec : les règles de Revenu Québec ne sont pas traitées ici. Faites-les vérifier avec les règles fédérales.