Société canadienne vendant aux États-Unis : déclaration requise?

Vendre à des clients américains oblige-t-il ma société canadienne à produire une déclaration américaine?

Non. Une société canadienne ne produit pas le formulaire 1120-F du seul fait que ses clients vivent aux États-Unis. Le critère de production de l'IRS dépend plutôt d'une activité commerciale aux États-Unis, de certains revenus de source américaine dont l'impôt n'a pas été entièrement retenu, d'une demande de remboursement ou d'une divulgation obligatoire fondée sur une convention fiscale.

Ces résultats concernent l'impôt fédéral sur le revenu. Un État peut imposer ses propres obligations d'impôt sur le revenu, de taxe de franchise ou de taxe de vente; la convention ne règle pas les obligations des États. Stocks aux États-Unis et taxes des États traite des stocks détenus aux États-Unis. La production de la T2 d'une société canadienne reste une question distincte.

Qu'est-ce qui fait qu'une société canadienne exerce une activité commerciale aux États-Unis?

Un travail accompli aux États-Unis peut faire d'une société canadienne une société qui exerce une activité commerciale aux États-Unis, même sans société ni bureau américain. Selon l'IRS, une société étrangère qui fournit des services aux États-Unis, pour quelque période que ce soit, exerce généralement une activité commerciale aux États-Unis; les autres activités dépendent de leur continuité et des faits (directives de production de l'IRS).

Examinez qui se rend aux États-Unis et ce que chaque personne y fait. Les employés aux États-Unis, une succursale et les personnes qui négocient ou exécutent régulièrement des ventes sur place comptent. Le travail d'un agent ou d'un entrepreneur aux États-Unis peut aussi compter; son titre seul ne tranche pas la question. Conservez les dates de déplacement, les descriptions de travail, les contrats et les registres indiquant où les commandes sont acceptées. La source et le traitement fiscal du revenu de services sont expliqués dans quand les propriétaires étrangers doivent de l'impôt américain.

Des stocks dans un entrepôt américain ou un service d'exécution de commandes aux États-Unis exigent aussi un examen distinct de l'activité commerciale; voir stocks aux États-Unis et taxes des États pour les questions d'entrepôt et de taxes des États.

Exercer une activité commerciale aux États-Unis est un seuil plus bas qu'un établissement stable au sens de la convention. Les instructions du formulaire 1120-F exigent une déclaration d'une société étrangère qui exerce une activité commerciale aux États-Unis, même si une convention fiscale exonère son revenu d'entreprise.

Quand la société a-t-elle un établissement stable aux États-Unis?

La convention Canada–États-Unis considère généralement comme établissement stable aux États-Unis une installation fixe par l'entremise de laquelle la société canadienne exerce son activité. Elle considère aussi comme établissement stable une personne qui conclut habituellement des contrats au nom de la société aux États-Unis, sauf si la règle de l'agent indépendant s'applique (article V de la convention).

Les règles sur les services peuvent créer un établissement stable sans bureau. L'une s'applique quand un particulier fournit des services aux États-Unis pendant au moins 183 jours au cours d'une période de douze mois et que plus de 50 % des revenus bruts d'entreprise exploitée activement de la société pendant cette période proviennent des services de ce particulier aux États-Unis. L'autre s'applique quand la société fournit des services aux États-Unis dans le cadre d'un même projet ou de projets connexes pendant 183 jours ou plus au cours d'une période de douze mois à un résident des États-Unis, ou à un client ayant un établissement stable aux États-Unis auquel les services sont fournis (article V(9) de la convention). Comptez des périodes mobiles de douze mois, y compris celles qui chevauchent deux années d'imposition.

L'accès à la convention dépend aussi de la résidence et de l'article sur la limitation des avantages. La constitution au Canada ne prouve pas, à elle seule, que toutes les conditions de la convention sont remplies.

Sans établissement stable, faut-il quand même produire les formulaires 1120-F et 8833?

Oui, si la société canadienne a exercé une activité commerciale aux États-Unis et s'appuie sur la convention pour exclure ses bénéfices d'entreprise de l'impôt fédéral américain. Produisez le formulaire 1120-F pour faire valoir l'exclusion prévue par la convention et joignez le formulaire 8833 pour divulguer la position d'absence d'établissement stable (instructions de l'IRS; règlement sur la divulgation des positions fondées sur une convention).

Remplissez la rubrique W(1) à la page 2 du formulaire 1120-F et joignez le formulaire 8833, qui indique l'article de la convention, la règle fiscale américaine qu'il modifie, le fondement de la limitation des avantages, ainsi que le revenu et les faits en cause (instructions de l'IRS; formulaire de l'IRS). Si la société n'exerce aucune activité commerciale aux États-Unis et n'a aucun autre motif de production, elle ne produit pas ces formulaires pour le seul fait de démontrer l'absence d'établissement stable. Si de l'impôt américain a été retenu, une demande de remboursement au moyen du formulaire 1120-F est un motif de production distinct; voir récupérer l'impôt américain retenu.

Pourquoi produire un formulaire 1120-F de précaution?

Un formulaire 1120-F de précaution préserve la capacité de la société canadienne de demander des déductions et des crédits si l'IRS conclut plus tard à un revenu d'entreprise imposable aux États-Unis. Il est utile quand l'activité aux États-Unis est limitée ou que la société croit que la convention la protège, mais que les faits pourraient être contestés (instructions de l'IRS; 26 CFR 1.882-4).

Cochez la case de la déclaration de précaution à la page 1, remplissez les rubriques A à G et les questions obligatoires de la page 2, puis joignez le formulaire 8833 si vous invoquez une exonération prévue par la convention. Un dirigeant autorisé de la société signe la déclaration (instructions de l'IRS). Une déclaration de précaution ne remplace pas une déclaration complète quand la société sait qu'elle a un revenu imposable aux États-Unis. Sans déclaration exacte produite à temps, la plupart des déductions et des crédits applicables au revenu effectivement rattaché peuvent être perdus, et l'IRS peut alors établir l'impôt sur une assiette beaucoup plus large que le bénéfice net.

Quand le formulaire 1120-F est-il dû, et peut-on obtenir une prolongation?

La date limite dépend de l'existence d'un bureau ou d'un lieu d'affaires de la société canadienne aux États-Unis, et non simplement de la présence de clients américains ou d'un établissement stable au sens de la convention. Les instructions du formulaire 1120-F fixent les dates limites générales suivantes :

Des règles particulières s'appliquent à certaines années courtes et aux exercices se terminant en juin, et une fin de semaine ou un jour férié reporte la date limite au jour ouvrable suivant. Une société qui a un bureau aux États-Unis peut généralement se prévaloir de la prolongation automatique prévue au règlement 1.6081-5 pour produire et payer d'ici le 15e jour du sixième mois, avec une déclaration écrite jointe à sa déclaration. Pour obtenir plus de temps, elle coche la ligne 4 du formulaire 7004 d'ici cette date pour une prolongation supplémentaire de 4 mois. Une société sans bureau aux États-Unis coche la ligne 2 du formulaire 7004 d'ici le 15e jour du sixième mois, ce qui accorde généralement une prolongation de production de 6 mois. Le formulaire 7004 ne prolonge pas le délai de paiement de l'impôt (instructions de l'IRS; instructions du formulaire 7004).

La société a-t-elle besoin d'un EIN, et le formulaire 5472 s'applique-t-il?

Une société canadienne qui produit le formulaire 1120-F a besoin de son propre numéro d'identification de l'employeur américain (EIN). Si elle n'en a pas, elle en fait la demande au moyen du formulaire SS-4; un demandeur sans résidence, sans principal établissement, sans bureau ni agence aux États-Unis ne peut pas utiliser la demande d'EIN en ligne (instructions du formulaire 1120-F; instructions du formulaire SS-4). L'EIN d'un client n'est pas l'EIN de la société.

Le formulaire 5472 est une déclaration de renseignements distincte sur les opérations avec une partie liée, et non une conséquence automatique de la propriété canadienne. Une société étrangère qui exerce une activité commerciale aux États-Unis peut devoir le produire pour des opérations à déclarer avec une partie liée. Les instructions du formulaire 5472 prévoient une exception quand la société n'a pas d'établissement stable aux États-Unis et produit à temps le formulaire 8833. Une autre exception s'applique seulement si les deux parties sont des personnes non américaines et que leurs opérations ne généreront, pour aucune année d'imposition, de revenu de source américaine ou effectivement rattaché, ni de dépense, de perte ou de déduction attribuable à ce revenu. Vérifiez chaque opération et chaque exception avant de conclure qu'aucun formulaire 5472 n'est dû.

Quel formulaire W-8BEN-E remettre aux clients américains?

Une société canadienne remet généralement le formulaire W-8BEN-E au payeur américain qui le demande, pour attester son statut d'entité étrangère; elle le remet au payeur, pas à l'IRS. La société doit remplir correctement la classification de l'entité et les autres parties applicables, car le formulaire W-8BEN-E n'établit pas à lui seul que la société ne doit aucun impôt américain (instructions de l'IRS).

Pour une société gérée par son propriétaire, le critère de l'article XXIX A sur la propriété et l'érosion de la base d'imposition tient compte à la fois de la propriété des actions et des paiements déductibles à des personnes non admissibles. Vérifiez un autre critère disponible si celui-là n'est pas rempli; la constitution au Canada ne rend pas la société admissible à elle seule. Si un changement rend le W-8BEN-E inexact, avisez le payeur dans les 30 jours et fournissez des documents à jour (instructions de l'IRS). Un W-8BEN-E rempli ne remplace pas le formulaire 1120-F ni le formulaire 8833 quand ces productions sont exigées. Si un client a retenu de l'impôt, suivez impôt américain retenu sur les paiements à des Canadiens.

Et si la société a bel et bien un établissement stable aux États-Unis?

La société canadienne produit généralement un formulaire 1120-F complet et déclare les bénéfices attribuables à son établissement stable aux États-Unis. La convention permet aux États-Unis d'imposer ces bénéfices et autorise les dépenses attribuables à l'établissement; les instructions de l'IRS appliquent un taux fédéral d'impôt des sociétés de 21 % au revenu imposable effectivement rattaché (article VII de la convention).

La société doit aussi vérifier l'impôt de succursale, la retenue d'impôt et toute obligation liée au formulaire 5472. L'impôt canadien reste distinct; l'article 126 peut permettre un crédit pour impôt étranger sur le revenu d'entreprise, dans ses limites. Le calcul du revenu américain effectivement rattaché relève de quand les propriétaires étrangers doivent de l'impôt américain.

Quelles sont les pénalités, et comment corriger les années omises?

Une production tardive du formulaire 1120-F peut entraîner une pénalité sur l'impôt impayé et, plus grave, la perte des déductions et des crédits applicables au revenu d'entreprise américain. Les instructions de l'IRS prévoient une pénalité générale pour déclaration tardive de 5 % de l'impôt impayé par mois ou partie de mois, jusqu'à 25 %. Un minimum distinct peut s'appliquer quand une déclaration a plus de 60 jours de retard; une cause raisonnable peut supprimer la pénalité. L'omission du formulaire 8833 exigé peut entraîner une pénalité de 10 000 US$ par manquement pour une société (formulaire 8833 de l'IRS). Un formulaire 5472 exigé qui n'est pas produit ou pas appuyé par des registres peut entraîner une pénalité de 25 000 US$, et davantage si le manquement se poursuit après un avis de l'IRS (instructions de l'IRS).

Pour la plupart des déductions et des crédits, le 26 CFR 1.882-4 permet de produire une première déclaration exigée, ou une déclaration suivant immédiatement une année déjà produite, dans les 18 mois suivant sa date limite ordinaire. Après une année précédente manquante, un avis de l'IRS peut abréger ce délai. Une dispense n'est possible que si les faits montrent un manquement raisonnable et de bonne foi; omettre sciemment une déclaration exigée ne répond pas à ce critère.

Reconstituez chaque année omise séparément : ventes et revenus aux États-Unis, jours de travail du personnel et des entrepreneurs, contrats, locaux et stocks aux États-Unis, opérations avec des parties liées, impôt retenu, déclarations antérieures et tout avis de l'IRS. Déterminez ensuite, pour chaque année, si un formulaire 1120-F complet ou de précaution et un formulaire 8833 ou 5472 étaient exigés. Produisez rapidement les déclarations manquantes et conservez les preuves pour toute demande fondée sur une cause raisonnable ou une dispense. Plusieurs années omises ou un avis de l'IRS justifient de recourir à de l'aide en fiscalité transfrontalière.

Exemple

À titre indicatif seulement; tous les montants sont en dollars américains. Une société canadienne gagne 200 000 $ US auprès de clients américains et dépense 40 000 $ US pour les servir. Son employé travaille cinq jours au bureau d'un client résident des États-Unis; le reste du travail et les décisions contractuelles se font au Canada. Supposons que la société remplit les règles de la convention sur la résidence et la limitation des avantages, qu'elle n'a ni bureau ni agent dépendant aux États-Unis, et que la brève visite crée une activité commerciale aux États-Unis, mais pas d'établissement stable aux États-Unis.

La société produit le formulaire 1120-F et joint le formulaire 8833 pour faire valoir que ses bénéfices d'entreprise ne sont pas imposables aux États-Unis en vertu de la convention. Une déclaration de précaution préserve les déductions si l'IRS conteste plus tard les faits. 200 000 $ US moins 40 000 $ US donnent 160 000 $ US, mais cette différence n'est pas automatiquement un bénéfice imposable aux États-Unis; la question de la convention vient d'abord. Si la société fournit plutôt des services dans le cadre du même projet pendant 190 jours au cours d'une période mobile de douze mois pour ce client résident des États-Unis, elle est réputée avoir un établissement stable aux États-Unis en vertu de l'alinéa b) du paragraphe 9 de l'article V. Elle déclare alors les bénéfices attribuables à cet établissement sur le formulaire 1120-F; la différence de 160 000 $ US ne mesure pas à elle seule ces bénéfices. La société produit aussi sa T2 canadienne.

Votre situation est différente?

• Choisir une structure avant de vendre : comparez une société canadienne, une LLC américaine et une société américaine dans entreprise aux États-Unis pour un résident du Canada.
• Votre société détient une LLC américaine : voir propriétaire canadien d'une LLC américaine.
• Vous gardez des stocks dans des entrepôts américains : consultez stocks aux États-Unis et taxes des États.
• Vous vendez sans stocks aux États-Unis et cherchez une réponse sur la taxe de vente : voir vendeurs étrangers et taxe de vente américaine.
• Vous avez besoin du volet canadien de la déclaration : voir production de la T2 de votre société et inscription à la TPS/TVH.
• Vous avez du personnel aux États-Unis, des contrats conclus aux États-Unis, plusieurs années omises ou un avis de l'IRS : rassemblez les ventes par année, les jours de travail aux États-Unis, les registres de contrats, les copies des W-8BEN-E et tout EIN, puis demandez de l'aide en fiscalité transfrontalière.