Entreprises individuelles, sociétés de personnes et sociétés : si votre travailleur exécute son travail aux États-Unis, obtenez un EIN de l'IRS et les comptes de l'État où il travaille; s'il travaille au Canada, obtenez un compte de retenues sur la paie de l'ARC et, lorsque la paie du Québec s'applique, inscrivez-vous auprès de Revenu Québec. L'employeur remet les retenues, paie les cotisations patronales exigées et produit les relevés de rémunération. Vérifiez les jours de travail, l'allègement prévu par la convention fiscale et la couverture de sécurité sociale avant le premier chèque de paie.
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Pour un travail exécuté uniquement aux États-Unis, une société canadienne ne doit généralement ni retenue en vertu du Règlement 105 ni feuillet T4A-NR, mais peut devoir produire le formulaire 1099-NEC. Demandez un W-9 : l'absence de numéro d'identification fiscale peut entraîner la retenue de réserve américaine. Un travail exécuté au Canada exige la retenue du Règlement 105, sauf dispense approuvée par l'ARC, ainsi qu'un feuillet T4A-NR même si une dispense est accordée.
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Un résident du Canada peut recevoir un salaire, un dividende, un prêt documenté ou un paiement par l'intermédiaire d'une société canadienne, mais chaque méthode suit des règles fiscales et de production différentes. Le salaire pour un travail exécuté au Canada est un revenu d'emploi. Le dividende d'une société américaine est un revenu de placement étranger. Une LLC américaine à membre unique peut être ignorée aux États-Unis tout en étant traitée comme une société au Canada : les retraits exigent donc une analyse canadienne distincte.
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Avant la première paie américaine, la société canadienne doit vérifier le formulaire 8233, la retenue d'impôt de l'État et les retenues canadiennes. Un résident canadien au sens de la convention fiscale qui n'est pas citoyen américain peut éviter l'impôt fédéral américain sur la rémunération du travail fait aux États-Unis s'il satisfait au critère de la convention : 10 000 $ ou 183 jours. Un État peut tout de même l'imposer. Le formulaire 1120-F (déclaration d'une société étrangère) peut être exigible avant même qu'un établissement stable ne rende imposables les bénéfices qui lui sont attribuables.
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En général, un payeur retient 15 % des honoraires bruts versés à une entreprise américaine pour des services exécutés physiquement au Canada, à moins que l'ARC n'autorise une dispense ou une réduction avant le paiement. Le travail exécuté aux États-Unis échappe à cette règle. La retenue est un crédit applicable à l'impôt canadien éventuel, et non un impôt définitif. Une déclaration de revenus canadienne peut tout de même être exigée.
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