Faire la paie et verser les retenues à la source au Canada

Mon travailleur est-il un employé ou un entrepreneur?

La relation de travail détermine si vous devez faire la paie. Un employé travaille généralement sous la direction du payeur. Un entrepreneur indépendant exploite une entreprise et contrôle la façon dont le travail est fait. Un contrat qui qualifie quelqu'un d'entrepreneur ne règle pas la question (ARC : statut d'emploi).

Examinez qui contrôle le travail, qui fournit les outils, qui peut engager de l'aide et qui supporte une véritable chance de profit ou de perte. Pour un contrat conclu au Québec, l'ARC applique le Code civil du Québec et s'attache au droit de diriger le travail (ARC : contrats du Québec). Si les faits vont dans les deux sens, le payeur ou le travailleur peut demander à l'ARC une décision sur le RPC et l'AE. Traiter un employé comme un entrepreneur peut laisser au payeur la responsabilité des retenues omises et des cotisations de l'employeur (ARC : Guide de l'employeur). Pour savoir comment un véritable entrepreneur déclare son propre revenu, voyez Comment le revenu de travail autonome est imposé.

Quand ai-je besoin d'un compte de paie?

Ouvrez un compte de programme de retenues sur la paie auprès de l'ARC quand vous versez des salaires, des traitements, des primes, de la paie de vacances, des avantages imposables aux employés ou toute autre rémunération qui exige des retenues sur la paie. Si vous avez déjà un numéro d'entreprise, ajoutez un compte de paie RP. Sinon, obtenez un numéro d'entreprise et inscrivez-vous avant la date limite de votre premier versement (ARC : Guide de l'employeur).

Avant la première date de paie, rassemblez pour chaque employé son numéro d'assurance sociale (NAS), le formulaire TD1 fédéral, le formulaire TD1 provincial ou territorial applicable (les employés du Québec utilisent le formulaire TP-1015.3-V), la province d'emploi, le calendrier de paie et les détails sur les avantages. Si un NAS commence par 9, vérifiez le document actuel de l'employé qui l'autorise à travailler et sa date d'expiration (ARC : Guide de l'employeur). Utilisez la province d'emploi pour choisir la table d'impôt. Elle peut différer de la province où l'employé habite. Pour le personnel à distance, vérifiez à quel établissement de l'employeur il se rapporte ou est raisonnablement rattaché, ou à défaut l'établissement qui verse son salaire. Sa province de résidence ne décide pas automatiquement (ARC : province d'emploi). Conservez un registre de la paie brute, des retenues, des cotisations de l'employeur, de la paie nette et des dates de paiement.

Que dois-je retenir sur chaque paie, et que paie l'employeur?

Pour la plupart des employés hors Québec, retenez l'impôt sur le revenu fédéral et provincial ou territorial, le RPC et, si l'emploi est assurable, l'AE. L'employeur ajoute sa propre cotisation au RPC et sa propre cotisation d'AE. L'impôt sur le revenu n'a pas de part équivalente de l'employeur. Le RPC2 peut aussi s'appliquer quand les gains annuels ouvrant droit à pension entrent dans la tranche de gains additionnelle (ARC : Guide de l'employeur).

Le RPC s'applique à partir de 18 ans, jusqu'au mois où l'employé atteint 70 ans. Un employé de 65 à 69 ans qui reçoit une pension de retraite du RPC ou du RRQ, y compris un propriétaire, peut signer le formulaire CPT30 et vous en remettre une copie. Les cotisations de l'employé et de l'employeur au RPC cessent alors dès la première paie du mois suivant. Pour un travail au Québec, ce choix se fait plutôt auprès de Retraite Québec (ARC : formulaire CPT30; Régime de pensions du Canada, art. 12).

Utilisez le calculateur de retenues sur la paie de l'ARC ou les tables de retenues à jour de l'ARC pour la date de paie réelle, la période de paie, la province d'emploi, les montants demandés sur le TD1 et les totaux cumulatifs du RPC et de l'AE depuis le début de l'année. Le calculateur ne calcule pas les retenues provinciales du Québec. Vérifiez comment les primes et les avantages imposables sont traités avant d'utiliser les chiffres de la paie régulière. Versez ensemble les retenues de l'employé et les cotisations de l'employeur. Ne financez pas la part de l'employeur à même la paie nette de l'employé (ARC : Guide de l'employeur).

Qu'est-ce qui change quand le seul employé, c'est moi, le propriétaire?

Une société qui verse un salaire à son propriétaire fait quand même la paie par l'intermédiaire d'un compte RP et déclare le salaire sur un T4. Un salaire qui ouvre droit à pension exige généralement le RPC de l'employé et celui de l'employeur. Si le propriétaire contrôle plus de 40 % des actions avec droit de vote de la société, cet emploi n'est pas assurable aux fins de l'AE (ARC : Guide de l'employeur). Sous ce seuil, un emploi entre personnes liées ou ayant un lien de dépendance peut quand même être non assurable. Demandez une décision à l'ARC si les conditions sont incertaines (ARC : critère du lien de dépendance).

Le propriétaire d'une entreprise individuelle ou un associé ne peut pas transformer ses propres prélèvements en salaires déductibles. Payer d'autres employés exige tout de même de faire la paie. Un dividende est un rendement sur des actions, et non une rémunération pour des services. Il suit d'autres règles de déclaration. Voyez Salaire ou dividendes avant de choisir comment une société paie son propriétaire (ARC : salaires et prélèvements; ARC : paiements aux actionnaires).

Quand les versements sont-ils exigibles?

La période de versement de l'ARC suit la date où l'employé est payé, et non la période pendant laquelle il a travaillé. Le type de déclarant qui vous est attribué fixe la date limite. Il repose généralement sur les versements exigés par l'ARC deux années civiles plus tôt, divisés par le nombre de mois nécessitant un versement (jusqu'à 12). Les comptes de paie multiples et ceux des sociétés associées sont regroupés. Une société qui acquiert la quasi-totalité des biens d'entreprise d'un autre employeur par un roulement en vertu de l'article 85, une fusion ou une liquidation compte aussi les versements de cet employeur (Règlement de l'impôt sur le revenu, art. 108). Vérifiez le type indiqué dans votre compte de l'ARC plutôt que de présumer qu'une petite paie signifie des versements trimestriels (ARC : types de déclarants).

Les dates limites trimestrielles sont le 15 avril, le 15 juillet, le 15 octobre et le 15 janvier. Un nouvel employeur de petite taille admissible peut faire des versements trimestriels avant confirmation. En cas de doute, versez chaque mois jusqu'à ce que l'ARC confirme l'admissibilité sur le formulaire PD7A. Un employeur établi doit être avisé de son admissibilité au régime trimestriel. Si une date limite tombe pendant une fin de semaine ou un jour férié reconnu par l'ARC, le jour ouvrable suivant s'applique. Si vous ne payez temporairement aucun employé, déclarez un versement nul à votre date limite habituelle et informez l'ARC de la date prévue de reprise de la paie. Un dernier versement est exigible dans les sept jours civils si l'entreprise cesse ses activités, si son statut juridique change, si un propriétaire ou un associé décède, ou si elle fait faillite ou est en restructuration (ARC : quand faire les versements; ARC : Guide de l'employeur).

Comment payer mes versements à l'ARC?

Additionnez les retenues des employés et les cotisations de l'employeur pour la période de versement, puis payez-les dans le bon compte de paie de l'ARC et pour la bonne période. Les modes de paiement d'entreprise de l'ARC comprennent les services bancaires en ligne, le paiement en ligne de l'ARC, le débit préautorisé et le paiement dans une institution financière canadienne. Vérifiez le mode exigé pour votre type de déclarant (ARC : comment faire les versements; ARC : modes de paiement).

Conservez la confirmation de paiement et rapprochez-la du journal de paie et de l'état de compte de l'ARC. Un paiement lancé à la date limite n'est pas toujours reçu à temps. Les services bancaires en ligne comptent quand l'institution financière crédite l'ARC, tandis qu'un paiement posté compte quand l'ARC le reçoit. Les paiements de plus de 10 000 $ doivent généralement être électroniques, sauf si le payeur ne peut raisonnablement pas le faire. Les déclarants accélérés du deuxième seuil doivent payer par voie électronique ou dans une institution financière canadienne (ARC : Guide de l'employeur; ARC : comment faire les versements).

Que se passe-t-il si un versement est en retard ou omis?

Envoyez le montant manquant dès que vous le repérez. L'ARC peut imposer une pénalité pour versement tardif et des intérêts composés quotidiennement. Produire un T4 ne reporte pas les versements courants (ARC : quand faire les versements). Une procédure étroite de paiement à la production vise les insuffisances admissibles constatées lors du rapprochement de fin d'année. Le guide Pénalités, intérêts et allègement présente les taux et l'allègement possible.

Une personne qui était administrateur quand la société n'a pas retenu ou versé les montants de paie peut en être tenue personnellement responsable, avec les intérêts et les pénalités, sous réserve de conditions de recouvrement et d'un moyen de défense fondé sur la diligence raisonnable. L'ARC ne peut pas entreprendre le recouvrement plus de deux ans après le moment où la personne a cessé d'être administrateur pour la dernière fois (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 227.1). Un administrateur devrait vérifier que les retenues sont bien conservées et que les paiements sont réellement traités, même si quelqu'un d'autre s'occupe de la paie (ARC : responsabilité des administrateurs). Si d'anciennes déclarations de paie ou de T4 n'ont jamais été produites, voyez Rattraper les déclarations de société non produites.

Que dois-je produire à la fin de l'année?

Produisez les feuillets T4 exigés et un sommaire T4 pour le compte de paie, et remettez à vos employés leurs feuillets au plus tard le dernier jour de février suivant l'année civile du paiement. Un feuillet est généralement exigé si vous deviez retenir le RPC ou le RRQ, l'AE ou le RQAP, ou l'impôt sur le revenu, si la rémunération dépasse 500 $, ou si vous avez fourni un avantage imposable d'assurance-vie collective temporaire. Si la date limite tombe une fin de semaine ou un jour férié reconnu par l'ARC, le jour ouvrable suivant devient la date limite. Une entreprise qui cesse ses activités doit produire dans les 30 jours. Si le propriétaire d'une entreprise individuelle ou un associé décède, la date limite est de 90 jours après le décès. Rapprochez la paie brute, l'impôt sur le revenu, le RPC, l'AE et les versements avant de produire. Le T4 déclare la rémunération pour l'année où elle est payée, même si le travail a été fait plus tôt (ARC : produire les T4).

Si vous produisez plus de cinq feuillets T4 pour une année civile, produisez-les par voie électronique. Le décompte se fait par type de feuillet (Règlement de l'impôt sur le revenu, art. 205.1). Des comptes RP distincts exigent des déclarations T4 distinctes. Pour les employés du Québec, il faut généralement aussi produire des relevés RL-1 et un sommaire RL-1, transmis à Revenu Québec au plus tard le dernier jour de février (ARC : produire les T4; Revenu Québec : production des RL-1).

Quand dois-je produire un relevé d'emploi?

Produisez un relevé d'emploi (RE) quand un employé qui reçoit une rémunération assurable a un arrêt de rémunération, ou quand Service Canada en demande un. Cela signifie habituellement sept jours civils consécutifs sans travail et sans rémunération assurable. Un congé de maladie, de maternité, parental ou de proche aidant peut le déclencher plus tôt quand la rémunération tombe sous 60 % de la rémunération hebdomadaire normale. Le RE est envoyé à Service Canada, et non avec la déclaration T4 (Service Canada : guide du RE).

Pour un RE papier, la date limite habituelle est de cinq jours civils après le début de l'arrêt de rémunération ou le moment où vous l'apprenez. Pour un RE électronique avec une paie hebdomadaire, aux deux semaines ou deux fois par mois, c'est cinq jours civils après la fin de la période de paie qui comprend l'arrêt de rémunération. Pour une paie mensuelle ou 13 périodes de paie par année, c'est la première des deux dates suivantes : cinq jours civils après la fin de cette période de paie, ou 15 jours civils après le premier jour de l'arrêt de rémunération (Service Canada : guide du RE).

Quelles règles de paie supplémentaires s'appliquent dans ma province?

La province d'emploi détermine la table d'impôt applicable, et les obligations provinciales de l'employeur peuvent se situer en dehors du versement à l'ARC. Vérifiez les normes d'emploi provinciales, l'indemnisation des accidents du travail et les taxes sur la paie là où votre personnel travaille. Le compte de paie de l'ARC ne remplace pas ces inscriptions (ARC : Guide de l'employeur).

Exemple

Montants illustratifs en dollars canadiens. Les retenues sont des chiffres supposés, et non un calcul de taux. Une société verse 4 000 $ CA à un employé de l'Ontario le 30 juin. Son registre de paie indique 600 $ CA d'impôt sur le revenu, 220 $ CA de RPC et 65 $ CA d'AE retenus. La société ajoute 220 $ CA de RPC de l'employeur et 91 $ CA d'AE de l'employeur. L'employé reçoit 3 115 $ CA, et la société doit 1 196 $ CA à l'ARC pour ce paiement. Si la société est un déclarant régulier, l'ARC doit recevoir le versement au plus tard le 15 juillet. La date de paie de juin est celle qui compte, même si le travail a été fait en mai.

Votre situation est différente?

• Vous payez seulement le propriétaire d'une société : décidez si le paiement est un salaire ou un dividende en consultant Salaire ou dividendes.
• Vous voulez employer un conjoint ou un enfant : les conditions d'emploi et la rémunération comptent. Voyez Rémunérer des membres de la famille.
• Vous avez du personnel au Québec, plusieurs employés ou des versements omis : rassemblez votre numéro d'entreprise, votre compte RP, la liste des employés, les dates de paie, les TD1, le journal de paie et les états de l'ARC et de Revenu Québec pour obtenir de l'aide en tenue de livres.
• D'anciens T4 ou déclarations de paie n'ont jamais été produits : voyez Rattraper les déclarations de société non produites.
• Une entreprise américaine a fourni des services au Canada : voyez Retenue sur les services rendus au Canada.
• Un employeur américain vous paie pour un travail effectué au Canada : voyez Travailler de part et d'autre de la frontière.
• L'ARC a envoyé une lettre d'examen de la paie : voyez Examens, vérifications et divulgation volontaire.