Société de type S : tenue de livres, comptes et distributions

Que doivent montrer les livres d'une société de type S?

L'IRS n'exige aucun système de tenue de livres particulier, seulement des registres qui montrent clairement les revenus et les dépenses. Le formulaire 1120-S demande plus qu'un état des résultats : la rémunération des dirigeants, un bilan qui doit concorder avec les livres de la société, les distributions par actionnaire et les prêts d'actionnaires.

Un dossier n'est pas simple si l'une de ces situations s'applique :

• Le propriétaire a été payé par des retraits, ou n'a reçu aucun salaire.
• Des distributions ont été inscrites comme des dépenses, ou les prêts et les distributions partagent un même compte de capitaux propres.
• Des dépenses personnelles ont transité par le compte de la société.
• Les livres ont été ouverts quand l'entreprise était une entreprise individuelle ou une société à responsabilité limitée (LLC) et utilisent encore un compte de retraits et un compte d'apport du propriétaire.
• L'assurance maladie du propriétaire n'a jamais été portée au formulaire W-2, ou le bilan ne concorde pas avec la banque.

Chacune de ces situations peut exiger une correction avant que le préparateur puisse commencer la déclaration.

À rassembler avant que le préparateur le demande :

• Les documents du choix de société de type S : formulaire 2553 et toute réponse de l'IRS
• Les relevés de paie pour chaque date de paie
• Les relevés bancaires et de carte pour toute l'année
• Les billets de prêt entre la société et ses actionnaires
• La dernière déclaration produite
• Si les livres suivent la méthode de caisse ou la méthode d'exercice, car la déclaration suit la méthode utilisée par les livres

De quels comptes une société de type S a-t-elle besoin (plan comptable)?

En plus des comptes habituels de banque, de carte, de dépenses, d'équipement, de dettes, de comptes clients et de comptes fournisseurs, une société de type S a besoin de six groupes de comptes qui alimentent le formulaire 1120-S. Les noms de comptes relèvent de la pratique de la tenue de livres, et non des règles de l'IRS : l'IRS ne publie aucun plan comptable obligatoire.

La part de l'employeur des charges sociales est déduite à titre d'impôts, et non de salaires (Publication 334; Publication 535, dernière révision en 2022); elle reste donc hors des lignes 7 et 8. La rémunération déclarée ailleurs dans la déclaration, comme les salaires inclus dans le coût des marchandises vendues ou les cotisations facultatives à un régime 401(k), reste elle aussi hors de ces lignes.

Gardez la rémunération du propriétaire, les distributions et les prêts à trois endroits distincts. Un seul compte de retraits partagé cache quels dollars étaient des salaires, lesquels étaient des distributions et lesquels doivent être remboursés.

Comment inscrire mon salaire de dirigeant, et comment les charges sociales et les formulaires 941, 940 et W-2 s'y rattachent-ils?

Le dirigeant qui fait plus qu'un travail mineur pour une société de type S et qui est payé, ou a droit de l'être, est un employé, et sa rémunération est un salaire même s'il est aussi actionnaire (IRS). Si cela décrit le dirigeant, sa rémunération est inscrite par la paie comme un salaire, et non dans un compte de retraits du propriétaire. La société détermine qui est dirigeant selon le droit de son État de constitution; la rémunération d'un propriétaire qui travaille dans l'entreprise sans occuper de poste de dirigeant est généralement déclarée comme salaire à la ligne 8. La société doit verser une rémunération raisonnable pour ces services avant de faire des distributions autres que des salaires. Le montant raisonnable est expliqué dans le salaire du propriétaire d'une société de type S.

Pour chaque date de paie :

1. Le salaire brut du dirigeant va dans le compte de rémunération des dirigeants.
2. L'impôt sur le revenu retenu et les deux parts des cotisations de sécurité sociale et Medicare restent dans des comptes de dettes de paie jusqu'au dépôt. L'impôt de chômage aussi.
3. Chaque dépôt éteint la dette et en garde la date et le montant.

Les dépôts viennent à échéance avant les déclarations. Un déposant mensuel dépose au plus tard le 15e jour du mois suivant; un employeur dont l'impôt de la période de référence est plus élevé suit le calendrier bihebdomadaire, et une dette importante peut être exigible le jour ouvrable suivant (Publication 15). L'impôt fédéral de chômage a sa propre règle de dépôt, expliquée dans faire sa paie soi-même. L'impôt retenu appartient au gouvernement : une personne responsable qui omet volontairement de le verser peut devoir une pénalité personnelle de 100 % de l'impôt retenu impayé (article 6672; pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie). Une dette de paie qui ne s'éteint jamais est traitée dans les dettes de paie qui ne s'éteignent pas.

Trois productions doivent concorder avec ces comptes :

Les fins de semaine, les jours fériés et les règles sur les dépôts faits à temps peuvent déplacer ces dates (Publication 15). Un employeur à qui l'IRS a indiqué par écrit de produire le formulaire 944 le produit une fois par année plutôt que le formulaire 941 chaque trimestre. L'inscription d'une paie est expliquée dans les écritures de paie. Si aucune paie n'a jamais été exécutée pour le propriétaire, voyez la paie jamais mise en place dans une société de type S.

Comment inscrire les distributions (retraits du propriétaire) pour les garder hors des dépenses?

Inscrivez une distribution comme une réduction des capitaux propres, jamais comme une dépense. Une distribution est un paiement fait à un propriétaire en raison de ses actions; elle ne doit donc pas figurer à l'état des résultats. Le « retrait du propriétaire » est un terme d'entreprise individuelle. Dans une société de type S, l'argent versé à un propriétaire est un salaire par la paie, une distribution par les capitaux propres, un prêt de la société qui doit être remboursé, le remboursement du propre prêt du propriétaire, ou le remboursement de frais d'entreprise que le propriétaire a payés (dépenses d'une société de type S jamais remboursées). La déclaration inscrit les distributions autres que des dividendes à l'annexe K, ligne 16d, et le K-1 de chaque actionnaire montre son propre montant à la case 16 avec le code D. Une société qui a des bénéfices non distribués accumulés d'années de société de type C peut verser une partie d'une distribution sous forme de dividende, déclaré à l'annexe K, ligne 17c, et au formulaire 1099-DIV, et non sur le K-1; voyez l'imposition des sociétés de type S.

Inscrivez chaque distribution par date, par actionnaire et par montant, dans le compte de capitaux propres de cet actionnaire. Une distribution ne remplace pas non plus un salaire : l'IRS peut traiter les paiements à un actionnaire qui travaille dans l'entreprise comme des salaires quand la rémunération est trop basse. L'inscription ligne par ligne, et la raison pour laquelle les distributions faussent l'annexe L, se trouvent dans l'inscription des distributions d'une société de type S.

Pourquoi les distributions doivent-elles suivre la détention des actions?

Une société de type S ne peut avoir qu'une seule catégorie d'actions. Cela signifie généralement que chaque action confère des droits identiques aux distributions et au produit de la liquidation, selon les statuts, les règlements administratifs, le droit de l'État et les ententes contraignantes (Règlement du Trésor américain 1.1361-1(l)). En pratique, chaque distribution est répartie en proportion des actions détenues.

Une deuxième catégorie d'actions mettrait fin au choix de société de type S; des paiements inégaux aux propriétaires sont donc plus qu'une erreur de tenue de livres. Un allègement existe en cas de fin involontaire du statut, mais l'IRS doit juger la fin involontaire, et la société doit corriger la cause et accepter des rajustements (article 1362(f)). Quand les documents constitutifs donnent des droits identiques, une distribution dont le moment ou le montant diffère ne crée pas à elle seule une deuxième catégorie d'actions, mais elle produit un effet fiscal selon les faits. Les distributions inégales appellent un examen par un professionnel avant la déclaration.

Où inscrire l'assurance maladie d'un actionnaire-employé?

Les primes que la société paie pour un actionnaire-employé qui détient plus de 2 % des actions ou des droits de vote un jour quelconque de l'année sont traitées comme des salaires de cet actionnaire aux fins de la retenue d'impôt sur le revenu, et les livres les classent avec la rémunération du propriétaire, et non avec les avantages des employés. Les actions détenues par un conjoint, un enfant, un petit-enfant ou un parent peuvent compter dans ce critère (article 1372(b)). L'omission courante est de les payer du compte de la société sans jamais les ajouter au W-2 du propriétaire.

L'IRS indique que la société peut déduire les primes et qu'elles sont incluses à la case 1 du W-2. Quand elles sont payées en vertu d'un régime ou d'un système couvrant tous les employés ou une catégorie d'employés, elles ne sont pas des salaires aux fins de la sécurité sociale, de Medicare ou de l'impôt fédéral de chômage et restent hors des cases 3 et 5 du W-2; conservez donc cette répartition dans les registres de paie. Les instructions du formulaire 1120-S les placent à la ligne 7 ou 8 (ou au formulaire 1125-E). Pour les employés qui détiennent 2 % ou moins, les cotisations au régime vont à la ligne 18, au titre des programmes d'avantages sociaux. La possibilité pour le propriétaire de déduire les primes dans sa déclaration personnelle comporte d'autres conditions : voyez l'assurance maladie des propriétaires de société de type S.

Comment inscrire l'argent que je prête à la société, ou que je retire sous forme de prêt?

Inscrivez le prêt d'un actionnaire à la société comme un passif, et le prêt de la société à un actionnaire comme un actif.

La ligne des prêts d'actionnaires de l'annexe L devrait généralement concorder avec les montants des K-1, sans compter la dette que l'actionnaire a seulement cosignée ou garantie.

Mettez chaque prêt par écrit, avec son montant, sa date et ses modalités de remboursement. Les instructions du formulaire 7203 distinguent un prêt avec billet écrit des avances en compte courant. Le fait qu'une somme soit un prêt ou un apport dépend des faits; voyez les prêts d'actionnaires à une société de type S.

Que dois-je rapprocher chaque mois et chaque trimestre?

Rapprochez chaque mois tous les comptes de banque, de carte et de paie, et faites concorder chaque trimestre les totaux de paie avec le formulaire 941. Ces vérifications relèvent de la pratique de la tenue de livres, et non des règles de l'IRS.

Ai-je besoin de l'annexe L, de l'annexe M-1, de l'annexe M-2 et du formulaire 1125-E?

L'annexe L est exigée, sauf si la société répond Oui à la question 11 de l'annexe B. Le formulaire 1125-E est exigé lorsque les recettes totales atteignent 500 000 $ et que la rémunération des dirigeants est déduite.

Les recettes totales comptent plus que les ventes : les recettes brutes plus les autres lignes de revenus et certains revenus de l'annexe K et du formulaire 8825 (instructions du formulaire 1125-E). Les rapports des livres qui alimentent ces pages sont expliqués dans des livres à la déclaration de revenus de l'entreprise; un bilan que le logiciel ne peut pas produire est traité dans le bilan de l'annexe L d'une déclaration de société.

Que dois-je conserver pour chaque actionnaire, et qui le conserve?

La société conserve les registres qui produisent chaque K-1. L'actionnaire conserve les registres du coût de base.

Les instructions du formulaire 7203 précisent que l'actionnaire doit conserver les renseignements nécessaires pour calculer le coût de base de ses actions, et qu'une distribution autre qu'un dividende qui dépasse ce coût de base est déclarée comme un gain en capital. Voyez le coût de base d'un actionnaire de société de type S et les distributions supérieures au coût de base. Durées de conservation : instructions du formulaire 1120-S et tenue des registres selon l'IRS.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs, en dollars américains.

Un consultant seul

Une société de type S a des recettes de 180 000 $ US. Le propriétaire est payé 70 000 $ US par la paie et prend 50 000 $ US de distributions. Le salaire et les charges sociales de la société sont des dépenses. Les distributions vont dans les capitaux propres et ne touchent jamais l'état des résultats. Si l'actif total est aussi inférieur à 250 000 $ US, la question 11 peut recevoir la réponse Oui et les annexes L et M-1 ne sont pas exigées, mais les livres contiennent tout de même le bilan. Le montant de la rémunération est illustratif; une rémunération raisonnable dépend du travail accompli.

Deux actionnaires

Deux actionnaires détiennent 60 % et 40 % des actions. Une distribution de 100 000 $ US est inscrite comme 60 000 $ US et 40 000 $ US, une écriture par actionnaire, parce que la société n'a qu'une seule catégorie d'actions. Si seul l'actionnaire de 60 % recevait la totalité des 100 000 $ US, les paiements ne correspondraient pas à la détention. Que ce soit sans conséquence dépend des documents constitutifs; un examen par un professionnel est donc nécessaire avant la déclaration.

Recettes au-dessus du seuil du formulaire 1125-E

Une société a des recettes totales de 520 000 $ US et verse 90 000 $ US à son unique dirigeant, qui est aussi son seul actionnaire. Elle paie aussi 6 000 $ US d'assurance maladie pour ce propriétaire. Les primes sont ajoutées à la case 1 du W-2 du propriétaire et comptent comme rémunération de dirigeant. Le formulaire 1125-E est exigé parce que les recettes dépassent 500 000 $ US; il indique 96 000 $ US et, comme aucune rémunération de dirigeant n'est déduite ailleurs, ce total va à la ligne 7 du formulaire 1120-S. Comme les recettes dépassent aussi 250 000 $ US, l'annexe L et un bilan qui concorde avec les livres sont également exigés.

Votre situation est différente?

• Votre premier formulaire 1120-S approche et les livres sont en désordre : aucune paie pour vous, distributions inscrites comme des dépenses, dépenses personnelles passées par le compte de la société, ou un ancien dossier d'entreprise individuelle ou de société à responsabilité limitée encore utilisé. Il vaut la peine de régler avec un professionnel, avant la déclaration, le point où les livres redémarrent, ce qu'il faut retraiter et ce dont le préparateur a besoin de votre part : aide en tenue de livres pour les sociétés de type S.
• Le propriétaire n'a jamais été inscrit à la paie, ou vous doutez que sa rémunération soit raisonnable : voyez la paie jamais mise en place dans une société de type S et le salaire du propriétaire d'une société de type S. Les livres et le formulaire 1120-S doivent alors être corrigés ensemble; un professionnel devrait donc examiner les mois antérieurs avant la déclaration : aide en tenue de livres pour une société de type S.
• Un actionnaire n'est ni citoyen ni résident américain : une société de type S ne peut pas avoir d'actionnaire étranger non-résident, et le simple fait de déménager à l'étranger n'est pas le critère; la propriété et le statut fiscal exigent donc l'examen d'un professionnel avant toute correction des livres. Voyez l'imposition des sociétés de type S et l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Vous vous demandez si la société de type S a besoin d'un nouveau dossier comptable : voyez la tenue de livres après le choix de société de type S.
• Vous choisissez un logiciel, ou vous vous demandez si un logiciel d'entrée de gamme gère la paie d'une société de type S : voyez les logiciels de tenue de livres pour société de type S.
• Les livres ont des mois de retard : voyez la tenue de livres à rattraper d'une société de type S et l'aide en tenue de livres.
• La société a payé vos factures personnelles : voyez les dépenses personnelles payées par une société de type S.
• Vous possédez plusieurs sociétés : voyez les livres de plusieurs sociétés.
• Vous voulez connaître le coût d'un spécialiste de la tenue de livres et d'un préparateur pour une société de type S : voyez le coût comptable d'une société de type S.