Vérification de l'annexe C : dépenses ciblées par l'IRS

Comment d'autres petites entreprises semblent-elles tout déduire?

Personne ne peut tout déduire. Chaque dépense de l'annexe C doit être ordinaire et nécessaire pour l'entreprise, non personnelle et prouvable (Publication 334; article 162). Un propriétaire qui semble tout déduire peut avoir des coûts réels différents, une année que personne n'a encore examinée, ou des dépenses personnelles comptées comme dépenses d'entreprise. Les façons légales de payer moins d'impôt sont expliquées dans réduire l'impôt de votre entreprise.

Les lignes qui exigent plus qu'un relevé bancaire sont l'automobile et le camion, les voyages et les repas, le bureau à domicile, la main-d'œuvre contractuelle, l'équipement et les gros totaux d'« autres » dépenses. La preuve exigée pour chacune est présentée plus bas, mais aucune des pages de l'IRS citées ici ne classe les lignes.

Une déclaration qui n'a jamais été vérifiée n'est pas pour autant approuvée. L'IRS peut généralement inclure dans une vérification les déclarations produites au cours des trois dernières années, peut ajouter des années si elle trouve une erreur importante et ne remonte habituellement pas au-delà de six ans (vérifications de l'IRS). Selon la loi, le délai pour établir l'impôt est généralement de trois ans après la production, de six ans si plus de 25 % du revenu brut a été omis, et illimité si aucune déclaration n'a été produite ou si la déclaration était frauduleuse (article 6501).

Votre dossier n'est pas simple si les frais d'automobile, de bureau à domicile ou d'« autres » dépenses sont élevés, si les dépenses sont élevées par rapport au revenu, si l'argent de l'entreprise et l'argent personnel sont mélangés, si des années n'ont pas été produites ou si une lettre de l'IRS est arrivée. Si une lettre est déjà arrivée, commencez par le déroulement d'une vérification de l'IRS d'une petite entreprise. Rassemblez d'abord :

• Les relevés de chaque compte et de chaque carte de l'entreprise
• Les reçus ou factures classés par ligne de l'annexe C
• Un registre de kilométrage
• La superficie de votre domicile et celle de l'espace de travail
• Chaque formulaire 1099 que vous avez reçu ou remis

Qu'est-ce qui rend une dépense de l'annexe C déductible?

Une dépense est déductible lorsqu'elle est ordinaire, nécessaire, payée ou engagée pour votre entreprise au cours de l'année et non personnelle (article 162(a); article 262).

Les amendes et pénalités versées à un gouvernement pour une infraction à la loi ne sont pas déductibles (instructions de l'annexe C).

Comment prouver qu'une dépense est liée à l'entreprise?

Conservez trois éléments pour chaque dépense : la preuve du paiement, un document montrant de quoi il s'agit et le motif d'affaires. Le fardeau de la preuve vous revient, et vous avez généralement besoin d'une preuve écrite, comme des reçus, des chèques encaissés ou des factures (fardeau de la preuve de l'IRS).

• Preuve du paiement : un chèque encaissé, ou un relevé de compte indiquant le montant, le bénéficiaire et la date d'inscription. Le paiement seul n'établit pas une déduction (Publication 583).
• De quoi il s'agit : une facture, un reçu ou un bordereau de vente indiquant le montant et que le coût visait l'entreprise.
• Pourquoi c'était lié à l'entreprise : une note prise sur le moment, lorsque le but n'est pas évident d'après l'article, par exemple qui a participé à un repas et de quoi il s'agissait.

Les frais de voyage, de cadeaux et d'automobile sont soumis à des règles plus strictes, présentées plus bas. Consultez les exigences de l'IRS sur les reçus pour savoir ce qu'un reçu valide doit montrer, la tenue des registres des travailleurs autonomes pour un système à l'année et les achats comptants, et les reçus perdus pour des dépenses d'entreprise si vos reçus ont disparu.

Comment l'IRS choisit-elle une déclaration comportant l'annexe C pour la vérifier, et certaines catégories sont-elles examinées de plus près?

Les pages de l'IRS citées ici ne dressent pas la liste des types de dépenses qu'elle vérifie. Elles décrivent les façons suivantes de choisir une déclaration (vérifications de l'IRS; Publication 556, une édition plus ancienne) :

• Sélection informatique et échantillon aléatoire. Les déclarations sont comparées aux « normes » de déclarations semblables, et certaines sont choisies uniquement par une formule statistique.
• Rapprochement des documents. Les revenus inscrits sur les formulaires 1099 ou W-2 ne correspondent pas à la déclaration.
• Un élément douteux. Une déclaration peut être choisie pour examiner le traitement d'un élément et pour étudier la façon dont des contribuables semblables traitent la même question fiscale.
• Examens liés et autres renseignements. La déclaration touche un associé, un investisseur ou un autre contribuable dont la déclaration a été choisie, ou l'IRS a reçu des renseignements de l'extérieur, dont elle évalue d'abord la fiabilité.

Être choisi ne signifie pas qu'il y a une erreur, et la Publication 556 indique que de nombreux examens se terminent par un remboursement ou par l'acceptation de la déclaration sans changement. Aucune des deux pages ne précise les lignes ou les montants que la comparaison pondère; une liste de lignes « à risque » est donc une supposition, et non une conclusion de l'IRS.

L'IRS publie aussi, à l'intention de ses vérificateurs, des guides de techniques de vérification, surtout par secteur, dont un sur les activités sans but lucratif. Si votre secteur en a un, il décrit les questions courantes dans les vérifications de ce secteur. Une vérification commence par la poste, avec une demande écrite de documents précis; consultez le déroulement d'une vérification de l'IRS d'une petite entreprise.

Quelles lignes de l'annexe C soulèvent le plus de questions, et qu'est-ce qui prouve chacune?

Ce sont les lignes où la loi exige plus qu'un relevé bancaire, ou celles où l'usage d'affaires et l'usage personnel se mélangent.

Sources : annexe C et ses instructions; Publication 463; Publication 587. Les numéros de ligne suivent l'annexe C publiée la plus récente; les lignes peuvent changer d'une année à l'autre, alors vérifiez le formulaire que vous produisez.

Quelle preuve faut-il pour les frais d'automobile, de voyage et de repas?

Pour les voyages, les cadeaux et les biens à usage mixte comme une voiture de tourisme, aucune déduction n'est permise à moins que vous prouviez, par des registres adéquats ou d'autres éléments qui appuient votre propre déclaration, le montant, la date et le lieu du voyage (ou la date et la description d'un cadeau), le but d'affaires et, pour un cadeau, le lien d'affaires avec la personne qui l'a reçu (article 274(d)). Les estimations et les déclarations non appuyées ne comptent pas (26 CFR 1.274-5T; Publication 463).

• Automobile. Pour chaque déplacement d'affaires : la date, la destination, le but et les kilomètres, plus le total des kilomètres de l'automobile pour l'année. Conduire entre le domicile et un lieu de travail habituel est du navettage et n'est pas déductible; conduire depuis un domicile qui est votre établissement principal vers un autre lieu de travail de la même entreprise n'est pas du navettage (instructions de l'annexe C).
• Voyages. Un voyage hors de votre lieu de résidence est un déplacement à l'extérieur de la région générale de votre résidence fiscale (votre principal lieu d'affaires, peu importe où vit votre famille), nettement plus long qu'une journée de travail ordinaire et qui exige du sommeil ou du repos. Pour chaque voyage de ce genre, conservez le coût de chaque dépense, les dates de départ et de retour, la destination et le but d'affaires. Conservez un reçu pour l'hébergement et pour toute autre dépense de 75 $ ou plus; un reçu de transport qui n'est pas facilement accessible est excusé. Si vous utilisez l'allocation forfaitaire pour les repas pendant le voyage, vous n'avez pas à conserver le coût réel de ces repas, mais vous conservez quand même les registres de la durée, du lieu et du but d'affaires du voyage (instructions de l'annexe C; Publication 463).
• Repas. Dans la plupart des cas, seule la part de 50 % est déductible, et les frais de représentation ne le sont généralement pas (article 274; instructions de l'annexe C). Les repas d'affaires sont aussi soumis à des conditions sur les personnes présentes, sur la personne visée par le repas et sur le caractère somptuaire ou non. Inscrivez la date, le lieu, le but d'affaires et les participants; le reçu d'un restaurant devrait indiquer le nom et l'adresse, le nombre de personnes, la date et le montant (Publication 463).

Un registre tenu sur le moment n'est pas obligatoire, mais une inscription faite au moment des faits ou peu après, appuyée par des documents, a beaucoup plus de poids qu'une déclaration préparée plus tard. Un registre tenu pendant une partie de l'année peut appuyer la part d'usage d'affaires de l'année si d'autres éléments montrent que cette période était représentative (26 CFR 1.274-5T; Publication 463).

Détails : exigences du registre de kilométrage, taux de kilométrage standard ou frais réels d'automobile, déduction des repas d'affaires. Si aucun registre n'a été tenu, consultez reconstituer un registre de kilométrage.

Que faut-il pour la déduction du bureau à domicile?

Une partie de votre domicile doit être utilisée de façon régulière et exclusive pour l'entreprise, et ce doit être votre établissement principal, un lieu où vous rencontrez des clients ou une construction distincte (Publication 587; article 280A(c)(1)).

• Exclusif et régulier : un espace précis utilisé uniquement pour l'entreprise, de façon régulière. Il peut s'agir d'une pièce ou d'un espace clairement identifiable sans cloison permanente. Tout usage personnel du même espace fait échouer le critère, sauf que l'espace servant à entreposer des stocks ou des échantillons de produits, et l'espace de garderie, ont leurs propres règles. Un usage d'affaires accessoire ou occasionnel n'est pas un usage régulier.
• Établissement principal : l'IRS pèse l'importance relative du travail effectué à chaque endroit et le temps qui y est consacré. Un bureau à domicile est aussi admissible si vous l'utilisez de façon exclusive et régulière pour le travail administratif ou de gestion et que vous n'avez aucun autre endroit fixe où vous accomplissez l'essentiel de ce travail.

Une limite de revenu s'applique aussi. Avec les frais réels, les services publics, l'assurance, l'amortissement et les coûts semblables ne peuvent pas dépasser le revenu tiré de l'entreprise exploitée au domicile, après soustraction des intérêts hypothécaires et des impôts fonciers du domicile et des autres dépenses de l'entreprise; le formulaire 8829 reporte l'excédent à l'année suivante (Publication 587; article 280A(c)(5)). La méthode simplifiée a sa propre limite et n'assouplit pas les critères d'admissibilité (instructions de l'annexe C). Les registres doivent montrer la partie du domicile utilisée ainsi que son usage régulier et exclusif; avec les frais réels, ils doivent aussi montrer les dépenses et l'amortissement de cette partie. Pour choisir une méthode, consultez bureau à domicile : méthode simplifiée ou frais réels.

Et si une dépense est en partie personnelle?

Pour une dépense utilisée à la fois à des fins d'affaires et à des fins personnelles, ne déduisez que la partie d'affaires, répartie selon une base que vous pouvez démontrer. La partie personnelle n'est généralement pas déductible (Publication 334).

• Une automobile se répartit selon les kilomètres parcourus pour l'entreprise et à des fins personnelles (Publication 463).
• Un domicile se répartit selon la superficie, l'espace d'affaires comparé à l'ensemble du domicile. Un espace utilisé à la fois à des fins d'affaires et à des fins personnelles n'est généralement pas admissible (Publication 587).

Les factures personnelles payées à partir d'un compte d'entreprise doivent être séparées dans les livres. Consultez les dépenses personnelles payées à partir du compte de l'entreprise et corriger le mélange des fonds d'entreprise et personnels.

Mes dépenses sont élevées par rapport à mon revenu, ou j'ai une perte : que regarde l'IRS?

Des dépenses élevées sont permises lorsque chacune est ordinaire, nécessaire, liée à l'entreprise et prouvable. L'IRS compare les déclarations aux « normes » de déclarations semblables (vérifications de l'IRS), mais les pages citées ici ne les donnent pas; chaque ligne a donc besoin de son propre appui. Lorsque les dépenses dépassent le revenu, l'IRS examine aussi si l'activité est une entreprise exploitée dans le but de réaliser un profit. Une entreprise a pour but premier le revenu ou le profit et est exercée avec continuité et régularité; un passe-temps n'est pas admissible (instructions de l'annexe C). Si une activité n'est pas exercée dans un but lucratif, sa perte ne peut pas compenser d'autres revenus, et son revenu demeure à déclarer; ses dépenses ne sont généralement pas déductibles du tout, parce que la déduction que l'article 183 permet pour elles est une déduction détaillée diverse, que l'article 67 interdit désormais (fiche de l'IRS sur les passe-temps; article 67; article 183).

Selon la loi, une activité qui dégage un profit pendant 3 années ou plus sur 5 années consécutives (2 sur 7 pour une activité qui consiste surtout à élever, dresser, présenter ou faire courir des chevaux) est présumée exercée dans un but lucratif, à moins que l'IRS démontre le contraire. Ne pas satisfaire à cette présomption ne fait pas d'une activité un passe-temps; l'IRS pèse les faits, notamment si des livres complets sont tenus, si les méthodes changent pour améliorer la rentabilité et si les pertes se poursuivent au-delà de la période nécessaire pour atteindre un profit (fiche de l'IRS sur les passe-temps). Une nouvelle activité peut choisir, au moyen du formulaire 5213, de reporter le test de présomption jusqu'à la fin de la cinquième année de l'activité (la septième pour les chevaux). Produisez-le dans les trois ans suivant la date d'échéance non prolongée de la déclaration de la première année, ou dans les 60 jours suivant un avis écrit de l'IRS proposant de refuser les déductions, si cette date est antérieure; sur une déclaration conjointe, les deux conjoints font le choix. Ce choix prolonge généralement le délai pour établir l'impôt sur l'activité jusqu'à deux ans après la date d'échéance non prolongée de la dernière déclaration de cette période (formulaire 5213; article 183(e)).

Des règles distinctes peuvent aussi limiter la perte d'une véritable entreprise : des limites liées au montant que vous avez à risque, à votre participation à l'exploitation de l'entreprise, et un plafond annuel sur le total des pertes d'entreprise (lignes G et 32 de l'annexe C, et formulaire 461). Pour la liste complète des questions sur les passe-temps et ces limites de pertes, consultez les pertes d'entreprise. Pour les revendeurs en ligne, consultez passe-temps ou entreprise.

Que se passe-t-il si l'IRS refuse une dépense?

Si l'IRS refuse une dépense, votre bénéfice net augmente de ce montant. Le bénéfice net de la ligne 31 passe à la fois à l'annexe 1 et à l'annexe SE; l'impôt sur le revenu et l'impôt sur le travail autonome peuvent donc augmenter tous les deux (instructions de l'annexe C). S'ajoutent à cela :

• Pénalité liée à l'exactitude : 20 % de la partie de l'insuffisance de paiement attribuable à la négligence ou au non-respect des règles, ou à une sous-évaluation importante (pénalité liée à l'exactitude de l'IRS; article 6662). La négligence comprend le fait de ne pas tenir des livres et registres adéquats ou de ne pas justifier correctement les éléments (26 CFR 1.6662-3). Pour un particulier, une sous-évaluation est importante lorsqu'elle dépasse le plus élevé de 10 % de l'impôt exact ou de 5 000 $; la part est de 5 % si la déclaration demande la déduction pour revenu d'entreprise admissible (QBI) de l'article 199A. L'IRS peut réduire une pénalité si vous avez agi de bonne foi et pouvez démontrer un motif raisonnable.
• Intérêts : ils courent sur l'impôt à partir de la date d'échéance de la déclaration, et sur une pénalité liée à l'exactitude à partir de la date d'échéance, ou de la date d'échéance prolongée si une prolongation a été demandée, à un taux qui peut changer chaque trimestre (intérêts de l'IRS; article 6601(e)(2)(B)).
• Fraude : si l'IRS établit qu'une partie d'une insuffisance de paiement est attribuable à la fraude, une pénalité distincte de 75 % s'applique à toute l'insuffisance de paiement, sauf la partie que vous prouvez ne pas être attribuable à la fraude, au lieu de la pénalité liée à l'exactitude (article 6663; article 6662(b)).

Une vérification se termine sans changement, par des changements convenus, ou par des changements avec lesquels vous êtes en désaccord et que vous pouvez porter en appel (vérifications de l'IRS). Pour en savoir plus sur les intérêts et les pénalités, consultez le déroulement d'une vérification de l'IRS d'une petite entreprise. Pour une déclaration déjà produite qui contient des erreurs de dépenses d'entreprise, consultez modifier une déclaration pour corriger des erreurs de dépenses d'entreprise.

Que dois-je vérifier à chaque ligne avant de produire ma déclaration?

1. Chaque déduction repose sur des registres justificatifs. Rapprochez les paiements bancaires et par carte des relevés et des reçus ou factures, les achats comptants d'un reçu ou d'une note prise sur le moment, et les déductions calculées (kilométrage, amortissement, bureau à domicile simplifié) de leurs registres ou feuilles de calcul. Les frais du ménage sont exclus; répartissez les éléments mixtes selon les kilomètres, la superficie ou une autre base que vous pouvez démontrer.
2. Automobile, voyages, repas et domicile (lignes 9, 24a, 24b et 30). Les registres correspondent au tableau ci-dessus : les kilomètres d'affaires, de navettage et autres égalent le total des kilomètres; les voyages et les repas sont consignés par date, lieu et but; les repas sont à la part permise, sans les frais de représentation; l'espace du domicile est mesuré et utilisé uniquement et régulièrement pour l'entreprise; et les réponses de la partie IV (ou de la partie V du formulaire 4562) sur les preuves sont exactes.
3. Autres dépenses, ligne 48. Chacune est inscrite par type et par montant, l'équipement figure dans l'amortissement ou dans un choix de règle refuge documenté, et aucune amende ni pénalité n'est incluse.
4. Formulaires 1099 et perte. Les lignes I et J sont remplies correctement, chaque formulaire 1099 que vous avez reçu correspond aux recettes brutes, et une perte est appuyée par des livres qui montrent un effort de rentabilité.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les chiffres sont en dollars américains.

Frais d'automobile sans registre

Un consultant qui a des revenus de 90 000 $ US déduit 12 000 $ US de frais réels d'automobile et de camion comme usage entièrement professionnel, sans registre. Une voiture de tourisme est un bien à usage mixte; la déduction exige donc la date, la destination, le but et les kilomètres de chaque déplacement d'affaires ainsi que le total des kilomètres de l'automobile, et non une estimation. Un registre reconstitué plus tard exige de solides documents à l'appui, comme des entrées d'agenda et des factures de clients. Si le registre reconstitué montre 12 000 kilomètres d'affaires sur 20 000 au total, l'usage d'affaires serait de 60 %, de sorte qu'au plus environ 7 200 $ US des coûts pourraient être des dépenses d'entreprise, et seulement dans la mesure où les registres tiennent; les autres 4 800 $ US sont personnels. Avec le taux de kilométrage standard, la déduction correspond plutôt aux kilomètres d'affaires multipliés par le taux de l'IRS, plus le stationnement et les péages, et les mêmes registres sont exigés. Un usage d'affaires supérieur à 50 % est aussi ce qui permet à une automobile de bénéficier de l'amortissement accéléré ou d'une déduction de l'article 179; une baisse ultérieure à 50 % ou moins fait réintégrer au revenu l'amortissement excédentaire antérieur (Publication 463).

Un bureau dans le salon

Un designer déduit 6 000 $ US de frais de domicile pour un « bureau » qui est un pupitre dans le salon familial. Si la famille utilise aussi l'espace, il ne satisfait pas au critère d'usage exclusif, et la déduction peut être refusée. Si un coin bien délimité sert uniquement au travail et est utilisé régulièrement, la part d'affaires correspond à la superficie de ce coin par rapport à l'ensemble du domicile, et non à celle de toute la pièce.

Trois années de pertes

Un vendeur en ligne a des revenus de 20 000 $ US et des dépenses de 30 000 $ US pour la troisième année de suite, soit une perte chaque année. Trois années de perte consécutives signifient que la présomption de profit n'est pas satisfaite; l'IRS peut donc se demander si l'activité est exercée dans le but de réaliser un profit. Des livres complets et des changements pour améliorer les résultats appuient une réponse affirmative; des pertes qui se poursuivent au-delà du temps nécessaire pour atteindre un profit indiquent le contraire. S'il s'agit de la troisième année de l'activité, le choix du formulaire 5213 décrit plus haut peut encore être possible. S'il s'agit d'un passe-temps, les 20 000 $ US demeurent à déclarer et les dépenses ne sont généralement pas déductibles de ce revenu, de sorte que la perte ne peut pas compenser d'autres revenus.

Votre situation est différente?

Ces situations dépassent les règles ci-dessus, parce que la réponse dépend de vos propres registres :

• Vous déduisez un gros total de frais d'automobile, de bureau à domicile ou d'autres dépenses, et les registres sont minces : il faudra peut-être reconstituer les pièces justificatives ligne par ligne avant de produire une déclaration ou de répondre à une lettre. Consultez les reçus perdus, reconstituer un registre de kilométrage et l'aide en tenue de livres.
• Vos dépenses sont élevées par rapport à votre revenu, ou vous avez une perte : des livres et registres complets font partie des questions que pose le test de rentabilité. Consultez les pertes d'entreprise et l'aide en tenue de livres.
• Un avis de l'IRS est arrivé : consultez le déroulement d'une vérification de l'IRS d'une petite entreprise et que faire d'un avis de l'IRS adressé à votre entreprise. Faire correspondre les registres à chaque ligne relève de la tenue de livres : aide en tenue de livres.
• Une année déjà produite contient des dépenses dont vous doutez maintenant : consultez modifier une déclaration pour corriger des erreurs de dépenses d'entreprise. Examiner les registres derrière ce doute relève de la tenue de livres : aide en tenue de livres.
• Des années n'ont jamais été produites, ou les livres sont en retard : consultez les dépenses de l'annexe C pour des années non produites, rattraper des livres en retard et les pénalités pour défaut de tenir des registres d'entreprise. Les années manquantes exigent habituellement que les livres soient reconstitués à partir des relevés et des registres avant qu'une déclaration puisse être préparée : aide en tenue de livres.
• Vous ou l'entreprise êtes en partie à l'extérieur des États-Unis : consultez la déclaration d'un non-résident pour un revenu d'entreprise.