1099-NEC et sous-traitants : que déclarer dans l'annexe C

Dois-je déclarer le 1099-NEC en entier ou seulement ce qu'il me reste?

Si vous produisez l'annexe C, déclarez à la ligne 1 le montant total que votre client vous a payé, même si vous en avez remis la plus grande partie à une équipe ou à des sous-traitants. Déduisez ensuite ce que vous leur avez payé aux lignes où ces coûts se placent. Le résultat, le bénéfice net à la ligne 31, est ce que vous avez gardé : c'est sur lui que l'impôt sur le revenu et l'impôt sur le travail autonome sont calculés. Les instructions de l'annexe C précisent que la ligne 1 doit inclure les montants correctement indiqués sur vos formulaires 1099-NEC. Une société de personnes déclare le même montant brut à la ligne 1a du formulaire 1065 (instructions du formulaire 1065).

Le dossier cesse d'être simple lorsque :

• des déclarations antérieures n'ont montré que le montant net, de sorte que la ligne 1 était inférieure aux formulaires produits par vos clients;
• aucun formulaire 1099-NEC n'a été envoyé aux sous-traitants, ou certains ont été payés comptant;
• une partie de l'équipe travaille comme des employés;
• le formulaire inclut de l'argent qui a remboursé vos coûts ou qui appartient à quelqu'un d'autre;
• l'entreprise a plus d'un propriétaire, conjoint compris, ou est une LLC imposée comme une société : elle ne relève peut-être pas de votre propre annexe C.

La déclaration du montant brut s'applique quand même à vos propres recettes de contrat dans chacun de ces cas; l'argent qui appartient à quelqu'un d'autre, ou une entreprise qui n'est pas une entreprise individuelle, change ce qui va dans votre annexe C. Démêler les années passées, les formulaires manquants ou le statut des travailleurs exige un examen conjoint de vos déclarations, de vos registres de paiement et de vos formulaires : c'est là que l'aide d'un professionnel de la fiscalité est utile.

À réunir :

• les contrats avec vos clients et chaque formulaire 1099-NEC que vous avez reçu;
• chaque paiement versé à chaque sous-traitant, avec sa date, son montant et le contrat visé, plus leurs factures et leurs formulaires W-9;
• vos reçus de matériaux.

Pourquoi l'IRS s'attend-elle au montant brut à la ligne 1 de l'annexe C?

L'annexe C commence par tout ce que l'entreprise a encaissé, puis soustrait les coûts, et l'IRS (l'agence fiscale fédérale des États-Unis) compare la ligne 1 à ce que les clients déclarent. La ligne 1 est réservée aux recettes brutes de votre métier ou de votre entreprise, et les instructions demandent de déclarer tous les revenus d'entreprise de toutes provenances, qu'un formulaire arrive ou non.

Trois raisons font du montant net un mauvais point de départ :

• Le formulaire montre le paiement, pas sa destination. Les instructions du 1099-NEC demandent aux payeurs de déclarer à la case 1a la rémunération de services, y compris les pièces et les matériaux lorsque leur fourniture était accessoire au service. Un formulaire pour le contrat complet n'est pas erroné parce que vous en avez gardé peu.
• L'IRS se sert du formulaire pour vérifier votre déclaration. Les mêmes instructions précisent que l'IRS utilise les renseignements des cases pour établir si le bénéficiaire a correctement déclaré le paiement.
• Un revenu que vous dirigez vers quelqu'un d'autre reste le vôtre. La Publication 334 dit que tout revenu que vous gagnez est imposable pour vous et que vous ne pouvez pas éviter l'impôt en le faisant verser à un tiers; son exemple est un loyer payé à votre fils. Remettre vos gains à une équipe ne les retire pas des recettes brutes : le paiement devient un coût que vous déduisez s'il est admissible. Savoir si l'argent qu'un client a versé directement à une autre personne représentait vos gains ou les siens dépend des faits; voir la section sur le prête-nom plus bas.

Mes recettes brutes sont-elles le paiement total du client quand la main-d'œuvre et les matériaux en coûtent la plus grande partie?

Généralement oui : les recettes brutes sont la totalité du montant que le client a payé pour le contrat. Payer une équipe ou acheter des matériaux n'est pas un remboursement ni une baisse de prix pour le client, donc ces coûts se retranchent plus tard sous forme de déductions (Publication 334). L'exemple du peintre plus bas montre les chiffres.

Où déduire ce que j'ai payé à mon équipe ou à mes sous-traitants?

La paie des sous-traitants qui ne sont pas vos employés va à la ligne 11, main-d'œuvre contractuelle. La paie des employés va à la ligne 26, salaires. Les numéros de ligne ci-dessous suivent la dernière annexe C publiée et ses instructions; vérifiez-les sur le formulaire de votre année.

Déduisez chaque paiement une seule fois. Les instructions de la ligne 11 demandent d'exclure la main-d'œuvre contractuelle déjà déduite ailleurs, par exemple aux lignes 17, 21, 26 ou 37.

Une entreprise de services, comme un peintre ou un menuisier, n'a habituellement pas de coût des marchandises vendues. La Publication 334 précise que ce chapitre ne s'applique pas à une entreprise de services personnels, sauf si elle vend aussi les matériaux qu'elle utilise normalement ou les facture. Pour les coûts de contrat présentés au-dessus du bénéfice brut, voir le coût des marchandises vendues d'une entreprise de services.

Lesquels de mes bénéficiaires doivent recevoir leur propre formulaire 1099-NEC, et pour quand?

Un bénéficiaire doit généralement recevoir un formulaire 1099-NEC si vous lui avez payé au moins 2 000 $ pour des services dans votre entreprise pendant l'année. Pour les années antérieures, le seuil était de 600 $; à partir des paiements faits en 2027, le montant est indexé sur l'inflation. Les formulaires pour les paiements de cette année d'imposition doivent parvenir au bénéficiaire et à l'IRS au plus tard le 1er février 2027 (instructions du formulaire 1099-NEC).

Additionnez ce que vous avez payé à chaque personne pour tous les contrats de l'année, y compris les pièces et les matériaux accessoires à un service. Les salaires des employés vont sur le formulaire W-2, et les paiements à une société par actions n'exigent généralement pas de formulaire 1099-NEC, sauf pour les avocats. Les paiements par carte de crédit ou de débit, et certains paiements par des réseaux de paiement tiers, sont déclarés plutôt par la société de paiement sur le formulaire 1099-K; les chèques et l'argent comptant ne sont pas visés par cette exception, donc ils comptent. Les paiements à des personnes étrangères peuvent être déclarés plutôt sur le formulaire 1042-S (instructions générales); voir payer des entrepreneurs à l'étranger.

Si vous avez retenu de l'impôt fédéral sur le revenu au titre de la retenue de réserve, produisez un formulaire 1099-NEC pour ce bénéficiaire, quel que soit le montant (instructions générales). Un bénéficiaire qui ne vous donne pas son numéro d'identification fiscale peut déclencher la retenue, et un payeur qui ne retient pas quand il le doit peut devoir l'impôt non perçu.

La déclaration pose la question. La ligne I de l'annexe C demande si vous avez fait des paiements qui exigeaient des formulaires 1099, et la ligne J demande si vous les avez produits ou les produirez.

Quels sous-traitants reçoivent un 1099-NEC traite des règles : qui, combien, quand, et si votre État veut une copie. Le cas d'un sous-traitant qui refuse de remettre un formulaire W-9 est traité dans obtenir le numéro d'identification fiscale des entrepreneurs. Les formulaires jamais envoyés, et la pénalité qui s'y rattache, sont traités dans formulaires en retard pour les entrepreneurs et les employés.

Et si certaines des personnes que j'ai payées sont en réalité mes employés?

La paie d'un travailleur qui est un employé selon les règles de l'IRS va généralement à la ligne 26 comme salaires, avec les retenues sur la paie et les charges sociales de l'employeur, et non à la ligne 11 comme main-d'œuvre contractuelle. Le montant de la ligne 1 ne change pas; la déduction se déplace, et de l'impôt sur l'emploi peut être dû sur celle-ci.

L'IRS examine l'ensemble de la relation (IRS : entrepreneur indépendant ou employé) :

• Comportement : si vous contrôlez, ou avez le droit de contrôler, ce que fait le travailleur et comment il le fait.
• Aspects financiers : comment le travailleur est payé, si ses dépenses sont remboursées, et qui fournit les outils et les fournitures.
• Relation : s'il y a des contrats écrits ou des avantages de type employé, si le travail se poursuit, et s'il est une partie essentielle de votre entreprise.

Aucun facteur ne décide à lui seul. Une entreprise qui traite un employé comme un entrepreneur sans motif raisonnable peut être tenue de payer les charges sociales pour ce travailleur, et la Publication 334 ajoute une pénalité. L'allègement prévu à l'article 530 peut protéger une entreprise qui avait un motif raisonnable, a produit des formulaires 1099 de façon constante et n'a traité aucun travailleur semblable comme un employé; il se poursuit pour les années suivantes tant que ces conditions tiennent, et déclarer les travailleurs sur un formulaire W-2 y met fin (IRS : allègement prévu à l'article 530).

Un entrepreneur individuel doit personnellement l'impôt sur l'emploi à titre d'employeur (articles 3111 et 3403). Une LLC à membre unique est son propre employeur aux fins de l'impôt sur l'emploi, mais un propriétaire qui contrôlait les paiements peut devoir personnellement la part de l'impôt détenu en fiducie en vertu de l'article 6672 si le manquement était délibéré (Règlement, article 301.7701-2; IRS : pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie).

Entrepreneurs qui pourraient être des employés traite du critère, de l'allègement prévu à l'article 530, de qui peut devoir l'impôt personnellement avec les délais, et de la façon de corriger les déclarations passées.

Le 1099-NEC dépasse ce que mon client m'a payé : que faire?

Certaines causes, énumérées plus bas, signifient que le formulaire est exact. S'il est erroné, demandez un formulaire corrigé au payeur (Publication 17). Si le payeur refuse de corriger un formulaire que vous croyez erroné, les instructions de l'annexe C exigent un état expliquant l'écart lorsque les montants de la case de la rémunération des non-employés (case 1 sur les anciens formulaires, case 1a sur le plus récent) totalisent plus que la ligne 1. Conservez la preuve que le formulaire est erroné et faites examiner votre position par un professionnel de la fiscalité avant de produire, car la déclaration ne correspondra pas à ce que l'IRS a reçu.

Une déclaration inférieure au formulaire d'un client peut entraîner un avis de concordance. Voir répondre à un avis de l'IRS sur des revenus non déclarés.

Et si le 1099-NEC inclut de l'argent qui n'a fait que rembourser mes matériaux ou mon carburant?

Un formulaire qui inclut des coûts que votre client vous a remboursés n'est pas forcément erroné. Les instructions du 1099-NEC placent à la case 1a les pièces et les matériaux fournis dans le cadre d'un service, ainsi que le remboursement de déplacements dont vous n'avez pas rendu compte au payeur. Déclarez le montant du formulaire à la ligne 1 et déduisez chaque coût à la ligne où il se place.

Conservez les factures des fournisseurs qui montrent ce que vous avez acheté. Si votre client a remboursé des coûts dont vous avez rendu compte et que le formulaire les compte quand même, voir 1099-NEC qui inclut des dépenses remboursées.

Et si une partie du 1099-NEC appartient vraiment à quelqu'un d'autre?

Généralement, si vous recevez un formulaire 1099 pour des montants qui appartiennent en réalité à une autre personne, vous êtes un bénéficiaire prête-nom (nominee). Vous produisez un formulaire 1099 du même type pour chaque autre propriétaire, qui indique sa part, et vous en remettez une copie à chacun. Inscrivez-vous comme payeur et l'autre propriétaire comme bénéficiaire. Le formulaire 1096 n'accompagne que la production sur papier; un déclarant qui produit 10 déclarations de renseignements ou plus dans l'année doit plutôt les transmettre par voie électronique (instructions générales, déclarations du prête-nom). Un conjoint n'est pas tenu de produire une déclaration de prête-nom pour les montants qui appartiennent à l'autre conjoint. C'est le prête-nom, et non le payeur initial, qui produit ces formulaires.

Dans l'annexe C, la ligne 1 peut alors être inférieure au total du formulaire si vous joignez un état expliquant l'écart (instructions de l'annexe C).

La règle du prête-nom n'est pas un moyen de réduire le montant par la paie d'une équipe. L'argent que vous versez à vos propres aides pour du travail sur votre contrat était d'abord le vôtre : il reste donc à la ligne 1, et la paie est une déduction. Les instructions de l'IRS ne définissent pas quand l'argent appartient réellement à quelqu'un d'autre, alors la réponse dépend des faits. Conservez le contrat et les messages qui montrent à qui appartenait l'argent et à qui le client le devait. Un formulaire d'une application de paiement ou d'un processeur de cartes a son propre guide : un formulaire d'application de paiement pour les ventes de quelqu'un d'autre.

Comment l'impôt sur le travail autonome se calcule-t-il sur ce que j'ai gardé?

L'impôt sur le travail autonome se calcule sur le bénéfice net, pas sur la ligne 1. Le bénéfice net de la ligne 31 de l'annexe C va à la ligne 2 de l'annexe SE (instructions de l'annexe C). L'annexe SE applique 92,35 % à ce bénéfice net pour obtenir le montant assujetti à l'impôt (Topic 554).

Le taux est de 15,3 % : 12,4 % pour la cotisation de sécurité sociale américaine (Social Security), qui s'arrête à un plafond annuel de salaire, et 2,9 % pour Medicare. Vous le devez généralement lorsque les gains nets d'un travail autonome atteignent 400 $ ou plus. La moitié de l'impôt est déductible dans le calcul du revenu brut ajusté (Topic 554). Les salaires d'un autre emploi comptent dans le même plafond de la sécurité sociale, et la cotisation Medicare additionnelle peut s'appliquer sur des gains combinés plus élevés (annexe SE; Topic 554).

La paie de l'équipe réduit votre impôt seulement si elle est déduite dans la déclaration et que vous pouvez l'appuyer.

Est-ce différent pour une LLC à plusieurs membres ou une société de personnes?

Une LLC à plusieurs membres imposée comme une société de personnes produit le formulaire 1065, pas l'annexe C. Le formulaire de l'annexe C précise que les sociétés de personnes doivent généralement produire le formulaire 1065, et les instructions au bénéficiaire du formulaire 1099-NEC dirigent la rémunération de non-employés d'une société de personnes vers le formulaire 1065 et les annexes K-1 des associés. Voir l'imposition des sociétés de personnes.

Les conjoints peuvent faire exception. Si vous et votre conjoint détenez l'entreprise en entier comme bien communautaire, vous pouvez la traiter comme une entreprise individuelle. Si vous la détenez ensemble en dehors d'une LLC, vous pouvez choisir d'être une coentreprise admissible et produire chacun une annexe C; il faut que vous participiez tous deux activement, qu'il n'y ait aucun autre propriétaire et que vous produisiez une déclaration conjointe, et une LLC n'est pas admissible. Chaque conjoint déclare alors une part sur une annexe C distincte, de sorte que la ligne 1 peut être inférieure à un formulaire émis au nom de l'un de vous, ce qui appelle l'état joint (instructions de l'annexe C). Sinon, les copropriétaires sont des associés. Voir les LLC de conjoints et de familles.

Le propriétaire d'une LLC à membre unique ignorée aux fins de l'impôt utilise l'annexe C, sauf si la LLC a choisi d'être imposée comme une société (formulaire 8832); elle produit alors sa propre déclaration de société (instructions de l'annexe C).

Quels registres prouvent le transfert si l'IRS le demande?

Des registres qui relient chaque paiement de client à ce que vous avez versé. Vos livres doivent montrer le revenu brut, les déductions et les crédits, et vos pièces justificatives doivent montrer le montant payé et qu'il s'agissait d'une dépense d'entreprise (Publication 583).

Les versements comptants demandent leur propre preuve; voir payer des sous-traitants comptant. Pour savoir combien de temps conserver ces registres, voir combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; tous les montants sont en dollars américains. Supposons des paiements faits en 2026 à des particuliers américains par chèque ou virement bancaire, sans retenue de réserve, et des propriétaires sans autre salaire ni revenu de travail autonome.

Un peintre avec une équipe

Le formulaire 1099-NEC du client indique 80 000 $ US. Le peintre a payé 50 000 $ US à une équipe d'entrepreneurs et acheté 10 000 $ US de peinture.

• Ligne 1, recettes brutes : 80 000 $ US.
• Ligne 11, main-d'œuvre contractuelle : 50 000 $ US.
• Ligne 22, fournitures : 10 000 $ US.
• Bénéfice net avant les autres coûts : 20 000 $ US, ce qu'il a gardé.

Il déduit la peinture comme fournitures; un peintre qui vend aussi la peinture ou la facture peut plutôt relever du coût des marchandises vendues, comme expliqué plus haut.

L'impôt sur le travail autonome se calcule sur ces 20 000 $ US : 20 000 $ US × 92,35 % × 15,3 %, environ 2 800 $ US, avant les autres coûts et déductions. S'il n'avait déclaré que 20 000 $ US à la ligne 1, ce montant aurait été inférieur de 60 000 $ US au formulaire, et sa déclaration n'aurait pas concordé avec ce que le client a déclaré. Chaque membre de l'équipe payé au moins le seuil pour l'année reçoit un formulaire 1099-NEC.

Une responsable d'agence et cinq pigistes

Un client a payé 30 000 $ US à une responsable d'agence pour un projet. Elle a payé cinq pigistes 22 000 $ US au total : 6 000 $ US, 6 000 $ US, 5 000 $ US, 4 000 $ US et 1 000 $ US, soit tout ce qu'elle a payé à chacun d'eux cette année-là.

Elle déclare 30 000 $ US à la ligne 1 et 22 000 $ US de main-d'œuvre contractuelle, ce qui laisse 8 000 $ US de bénéfice net avant les autres coûts. Les quatre premiers ont chacun reçu plus que le seuil : elle produit et envoie à chacun un formulaire 1099-NEC. Le pigiste payé 1 000 $ US est sous le seuil de 2026, donc aucun formulaire n'est requis pour ce paiement. Pour les paiements faits avant 2026, le seuil était de 600 $ US, et ce pigiste aurait aussi eu besoin d'un formulaire.

Une photographe et un formulaire qui inclut l'argent de quelqu'un d'autre

Le formulaire 1099-NEC d'un client à une photographe indique 12 000 $ US. Supposons que 3 000 $ US de ce montant étaient dus par le client à une deuxième photographe, et que le client lui a demandé de les lui remettre.

Si les 3 000 $ US appartenaient réellement à la deuxième photographe, ce qui est une question de faits, elle serait un prête-nom pour cette partie. Elle déclarerait 9 000 $ US à la ligne 1, joindrait un état expliquant l'écart de 3 000 $ US, et produirait un formulaire 1099-NEC de 3 000 $ US à la deuxième photographe. Si elle avait plutôt embauché la deuxième photographe pour l'aider sur son propre contrat, la totalité des 12 000 $ US est à elle et les 3 000 $ US sont de la main-d'œuvre contractuelle à la ligne 11. Dans les deux cas, la deuxième photographe a atteint le seuil : elle lui envoie donc un formulaire 1099-NEC de 3 000 $ US.

Votre situation est différente?

• Vos déclarations passées n'ont indiqué que ce que vous avez gardé : la ligne 1 était inférieure aux formulaires produits par vos clients, et un avis peut suivre. Voir modifier une déclaration pour des revenus omis dans les années passées et répondre à un avis sur des revenus non déclarés, et obtenez de l'aide en fiscalité des particuliers pour les années produites et de l'aide en tenue de livres pour reconstituer ce que chaque client a payé et ce qui est allé à chaque sous-traitant.
• Vous ne pouvez pas faire correspondre chaque paiement de client à ce que vous avez versé : l'argent de l'entreprise et l'argent personnel passent par un même compte, ou il n'existe aucune liste de qui a été payé combien et pour quel contrat. Voir la section sur les registres plus haut, et obtenez de l'aide en tenue de livres pour reconstituer un registre des paiements contrat par contrat.
• Vous n'avez pas produit certaines années : voir les dépenses de l'annexe C pour des années non produites et obtenez de l'aide en fiscalité des particuliers.
• Aucun formulaire 1099-NEC n'a été envoyé à vos sous-traitants, un sous-traitant ne vous a jamais donné de numéro d'identification fiscale, ou certains ont été payés comptant : voir formulaires en retard pour les entrepreneurs et les employés, obtenir le numéro d'identification fiscale des entrepreneurs et payer des sous-traitants comptant, et obtenez de l'aide en tenue de livres pour reconstituer un registre des paiements de chaque sous-traitant.
• Votre équipe ressemble à des employés : voir entrepreneurs qui pourraient être des employés avant de choisir où déduire leur paie, et obtenez de l'aide en fiscalité des particuliers si des déclarations passées l'ont déjà déduite comme main-d'œuvre contractuelle.
• Votre 1099-NEC inclut des remboursements, le même paiement figure sur un 1099-K, ou le formulaire d'un client est erroné, en double ou dans la mauvaise année : voir dépenses remboursées sur un formulaire d'entrepreneur et le même revenu sur deux formulaires fiscaux. Si le payeur refuse de corriger un formulaire erroné, obtenez de l'aide en fiscalité des particuliers avant de produire une déclaration qui diffère du formulaire.
• Vous détenez l'entreprise avec quelqu'un d'autre, conjoint compris : voir les LLC de conjoints et de familles, si une LLC à plusieurs membres a besoin d'un CPA et l'aide en fiscalité des sociétés et des sociétés de personnes.