Nettoyage ou rattrapage de la tenue de livres : corriger l'ancien fichier ou repartir à neuf

Quelle est la différence entre le nettoyage, le rattrapage et la reconstitution de la tenue de livres?

Le nettoyage corrige les écritures erronées, le rattrapage ajoute les mois qui n'ont jamais été saisis et la reconstitution refait des registres qui n'existent plus. Aucune des sources de l'IRS citées ici ne définit ces mots. Ce sont des étiquettes de travail pour décrire ce qui ne va pas dans un fichier, et la plupart des fichiers en demandent plus d'une. Corriger l'ancien fichier convient généralement quand chaque écart peut être nommé; un nouveau fichier ouvert à partir des derniers soldes produits peut convenir quand un écart est introuvable, et l'ancien fichier est conservé dans les deux cas.

Les trois visent la même chose : des livres qui établissent les revenus, les déductions et les crédits de chaque déclaration (26 CFR 1.6001-1). La méthode mois par mois pour des livres en retard se trouve dans rattraper une tenue de livres en retard. Les corrections à faire avant qu'un préparateur voie le fichier figurent dans la liste de contrôle du nettoyage de la tenue de livres, la façon de vider un compte fourre-tout est expliquée dans les dépenses non classées avant la période des impôts, et les fonds personnels mélangés aux fonds de l'entreprise, dans corriger le mélange des fonds de l'entreprise et des fonds personnels.

Un dossier n'est pas simple lorsqu'une déclaration est à produire maintenant, qu'un préparateur a refusé le fichier, que des déclarations ont déjà été produites à partir de mauvais livres, qu'une année n'a pas de déclaration, que plusieurs entités partagent des comptes, que des registres manquent ou qu'un avis de l'IRS est arrivé. Ces dossiers demandent généralement l'examen d'un professionnel avant toute modification des livres; voir l'aide en tenue de livres. Rassemblez d'abord les relevés bancaires et de carte de chaque mois, la dernière déclaration produite, une exportation de l'ancien fichier et les rapports de paie et de prêts.

Livres en désordre : ai-je besoin d'un nettoyage, d'un rattrapage ou d'un nouveau fichier?

Le nettoyage convient quand les mois concordent avec la banque mais que les catégories sont mauvaises, le rattrapage quand des mois entiers manquent, la reconstitution quand des registres ont disparu, et un nouveau fichier quand les livres ne peuvent pas être rapprochés de la banque ni de la dernière déclaration. La plupart des fichiers montrent plus d'un symptôme; la reconstitution passe en premier, car les deux autres ont besoin de ses registres.

Cette marche à suivre est une méthode de travail, et non une règle de l'IRS.

Que doivent montrer mes livres à l'IRS, quelle que soit la marche à suivre choisie?

Les livres doivent établir le revenu brut, les déductions et les crédits de chaque déclaration, et les registres qui les appuient doivent rester accessibles aussi longtemps qu'ils peuvent servir à l'application d'une loi fiscale (26 CFR 1.6001-1). L'IRS n'exige aucune méthode de tenue de livres en particulier, mais la méthode utilisée doit refléter clairement et fidèlement les revenus et les dépenses (Topic 305).

La Publication 583 décrit ces pratiques : conserver les pièces justificatives qui appuient les livres (factures, reçus, bordereaux de dépôt, chèques payés et relevés de compte), rapprocher chaque compte bancaire de son relevé chaque mois et garder séparés les comptes de l'entreprise et les comptes personnels. Si les livres sont informatisés, les registres lisibles par machine doivent concorder avec les livres et la déclaration.

Les registres comptables comprennent aussi un rapprochement des écarts entre les livres et la déclaration (26 CFR 1.446-1(a)(4)). Ce que la déclaration vous offre comme point de rapprochement dépend de l'entreprise. L'annexe L est le bilan dans la déclaration d'une entité :

Une petite entité peut ne pas avoir à remplir l'annexe L; les instructions du formulaire fixent le critère de taille. Lorsque la déclaration n'a pas de bilan, rapprochez plutôt les livres des relevés et des livres antérieurs.

Comment vérifier si l'ancien fichier vaut la peine d'être corrigé?

Il s'agit d'un test de travail, et non d'une règle de l'IRS. Faites trois vérifications, dans cet ordre. Corriger le fichier convient généralement quand les trois sont réussies, ou n'échouent qu'à des endroits que vous pouvez nommer.

Le rapprochement avec la banque montre que le solde des livres concorde avec le relevé, et non que chaque écriture est dans le bon compte. Et une vérification 2 échouée indique que les livres et la déclaration diffèrent, et non lequel des deux est erroné. Si les vérifications 1 et 3 échouent mais que les registres existent, la marche à suivre est le nettoyage ou le rattrapage dans le même fichier. Si les soldes de fin d'année ne correspondent pas à la dernière déclaration produite et que personne ne peut retracer l'écart, lisez la section suivante avant de décider.

Quand est-il utile d'ouvrir un nouveau fichier, et que dois-je quand même garder de l'ancien?

Un nouveau fichier peut être utile quand les soldes de fin d'année ne correspondent pas à la dernière déclaration produite et que personne ne peut retracer l'écart, quand les années closes ne cessent de changer et que le fichier ne peut pas servir de registre, ou quand l'ancien fichier ne peut plus être ouvert ni utilisé. Un nouveau fichier ne remplace jamais l'ancien : les livres et les registres doivent être conservés aussi longtemps qu'ils peuvent servir à l'application d'une loi fiscale (26 CFR 1.6001-1).

C'est généralement jusqu'à l'expiration du délai de prescription de chaque déclaration (le temps dont l'IRS dispose pour établir un impôt supplémentaire), soit 3 ans à compter de la production (ou de la date d'échéance, si elle est postérieure) pour la plupart des pièces. Pour une société de personnes ou une société de type S, le même délai court aussi à compter de la date d'échéance ou de production de la déclaration de chaque propriétaire, selon la plus tardive (instructions du formulaire 1065; instructions du formulaire 1120-S). Il est plus long dans certains cas, par exemple lorsque le revenu omis d'une déclaration dépasse 25 % du revenu brut qui y figure, et il n'y a aucune limite pour une année sans déclaration valide ou avec une déclaration frauduleuse (Topic 305). Ce sont les délais des déclarations de revenus fédérales; les autres impôts, y compris les impôts des États, peuvent différer. Combien de temps conserver les registres d'entreprise donne la liste complète.

Un nouveau fichier ne fait pas disparaître les anciens problèmes. Il les transforme en liste : chaque écart entre l'ancien fichier et la dernière déclaration demande encore une réponse.

Comment fixer les soldes d'ouverture pour qu'un nouveau fichier concorde avec la dernière déclaration produite?

Ouvrez le nouveau fichier le premier jour d'une année d'imposition avec les soldes de clôture de la dernière année produite, puis saisissez chaque mois écoulé depuis à partir des relevés. Les comptes de revenus et de dépenses sont fermés à la fin de chaque année d'imposition, tandis que les comptes d'actif, de passif et de capitaux propres sont reportés (Publication 583). Un nouveau fichier qui commence le premier jour d'une année d'imposition s'ouvre donc uniquement avec les comptes du bilan.

Normalement, le bilan de clôture de l'ancien fichier est la source et la déclaration produite sert seulement de vérification. Ici, l'ancien fichier n'est pas fiable; la colonne de fin de l'annexe L produite peut donc être le meilleur bilan de clôture disponible. Traitez chacune de ses lignes comme un total à appuyer d'un document lorsqu'il en existe un (relevés de banque, de carte et de prêteur à la fin de l'année, tableau d'amortissement). Dans la déclaration d'une société de personnes, le total de l'actif au début doit généralement être égal au total de l'actif à la clôture de l'année précédente, et un écart exige un état joint (instructions du formulaire 1065).

Dressez la liste de chaque écart avec son montant et, lorsqu'un document contredit le chiffre produit, notez les deux. Ne forcez pas un écart à zéro : le solde produit ne vaut que ce que valent les livres dont il provient. Le chiffre à retenir à l'ouverture, quand un document contredit la déclaration, est une décision à prendre avec un professionnel, car cela peut signifier que la déclaration était erronée.

Sans annexe L (entrepreneur individuel ou petite entité), établissez les soldes d'ouverture à partir des relevés et des registres de prêts et de biens. Les soldes d'ouverture après un changement de comptable donne les étapes complètes. Si les capitaux propres ne concordent pas, voir les bénéfices non répartis qui ne concordent pas avec la déclaration de l'an dernier. Si l'entreprise a fonctionné un certain temps avant qu'il existe des livres, voir les soldes d'ouverture quand la tenue de livres commence en retard.

Mes anciens livres ont servi à produire des déclarations : ces déclarations doivent-elles être corrigées?

Pas automatiquement. Une déclaration peut devoir être corrigée lorsqu'un montant déclaré est erroné; comparez donc les livres corrigés à chaque déclaration produite, année par année. Un particulier qui découvre une erreur après la production peut devoir produire une déclaration modifiée. Une société de type S produit un formulaire 1120-S modifié, avec des annexes K-1 modifiées lorsque les chiffres des propriétaires changent (instructions du formulaire 1120-S), et une société de type C produit le formulaire 1120-X (instructions du formulaire 1120). Une société de personnes, y compris une LLC à plusieurs membres, relève du régime de vérification centralisé, sauf si elle a choisi de s'en exclure dans sa déclaration produite à temps au moyen de l'annexe B-2, ce que seule une société de personnes de 100 associés admissibles ou moins peut faire. Une société de personnes soumise à ce régime produit généralement une demande de rajustement administratif, et non une déclaration modifiée ni des annexes K-1 modifiées; celle qui s'en est exclue modifie son formulaire 1065 avec des annexes K-1 modifiées (instructions du formulaire 1065). Vérifiez l'annexe B-2 de chaque déclaration produite.

Alignez les recettes brutes corrigées, chaque dépense et les soldes de l'annexe L sur la déclaration. Il y a trois résultats possibles :

Une demande de remboursement doit généralement être présentée dans un délai de 3 ans après la production de la déclaration initiale ou 2 ans après le paiement de l'impôt, selon la dernière de ces dates (IRS); le temps dont l'IRS dispose pour établir un impôt supplémentaire est expliqué dans combien de temps conserver les registres d'entreprise. Les étapes, les formulaires et les effets sur les déclarations des propriétaires sont présentés dans corriger une déclaration d'entreprise produite.

Puis-je changer ma méthode comptable pendant le nettoyage des livres?

Corriger une erreur d'écriture ou de calcul n'est pas un changement de méthode; changer de méthode, ou changer le moment où un élément récurrent est compté, en est un et exige d'abord le consentement de l'IRS (Publication 538). Un contribuable qui change la méthode utilisée pour tenir les livres doit obtenir le consentement avant de calculer son revenu selon la nouvelle méthode, même si cette méthode serait valable (26 CFR 1.446-1(e)). La demande se fait au moyen du formulaire 3115 (à propos du formulaire 3115), et la date limite dépend de la procédure. Une demande de consentement préalable est généralement produite pendant l'année d'imposition du changement (26 CFR 1.446-1(e)(3)). Un changement automatique (Publication 538) est joint à la déclaration produite à temps pour cette année, prolongations comprises, et une copie signée est envoyée à l'IRS au plus tôt le premier jour de cette année et au plus tard à la date de production de la déclaration (instructions du formulaire 3115). Vérifiez quelle procédure s'applique avant de modifier les livres ou la déclaration.

Le consentement s'applique à un changement par rapport à la méthode déjà utilisée. Un contribuable peut adopter toute méthode permise dans la première déclaration qui déclare l'entreprise, et la méthode utilisée en premier, telle qu'elle figure dans cette déclaration, doit être suivie de façon uniforme par la suite (26 CFR 1.446-1(e)(1) et (d)(1); Publication 538). Une année postérieure non produite ne rouvre pas ce choix : la méthode établie se poursuit généralement, sauf si un changement permis est fait. La question de savoir si le traitement d'un élément a déjà fixé une méthode dépend des faits; c'est une question pour un professionnel avant que les livres soient refaits.

Le piège est discret. La méthode d'une déclaration est liée à celle des livres : la même méthode pour un entrepreneur individuel (Publication 334), la méthode habituellement utilisée pour tenir les livres pour une société de type S (instructions du formulaire 1120-S), et une méthode conciliable avec les livres pour une société de personnes (instructions du formulaire 1065). Si les livres corrigés changent le moment où un élément est compté par rapport aux déclarations produites, il peut s'agir d'un changement de méthode. Un changement peut aussi exiger un ajustement pour que les revenus et les dépenses ne soient ni comptés en double ni omis (instructions de l'annexe C).

Si les déclarations produites ont utilisé des méthodes différentes selon les années, l'IRS peut calculer le revenu selon une méthode qui, à son avis, reflète clairement le revenu (Publication 538). Cela demande l'examen d'un professionnel avant que quiconque modifie les livres. Pour choisir une méthode pour l'avenir, voir méthode de caisse ou méthode d'exercice pour une petite entreprise; pour savoir comment passer d'une méthode à l'autre, voir passer de la comptabilité de caisse à la comptabilité d'exercice. Des livres tenus selon la méthode d'exercice à côté d'une déclaration selon la méthode de caisse forment une question distincte : une comptabilité d'exercice et une déclaration selon la méthode de caisse.

Dois-je passer à un autre logiciel de comptabilité et repartir sur de bonnes bases?

Passer à un autre logiciel ne change pas la réponse. L'IRS fixe ce que les livres doivent montrer et prouver, et non le logiciel qui les contient (Topic 305; Publication 583). Les trois vérifications, les soldes d'ouverture et l'obligation de conserver les anciens registres demeurent les mêmes.

Importer l'historique de l'ancien fichier dans un nouveau logiciel en copie aussi les erreurs. Ouvrir le nouveau logiciel à partir des soldes produits laisse l'historique dans l'ancien fichier, qui doit alors rester lisible. Ce qu'il faut importer dans un nouveau logiciel est expliqué dans changer de logiciel de comptabilité en cours d'année.

Exportez les grands livres, les rapports et les listes de comptes avant la fin d'un abonnement. Les registres à conserver en cas d'annulation d'un logiciel de comptabilité en donne la liste.

Que dois-je avoir en main, et quand engager quelqu'un pour corriger les livres?

Ayez ces éléments en main avant qu'on vous donne un prix ou qu'on commence :

• Les relevés de chaque compte de banque, de carte, de prêt et de processeur de paiement, pour chaque mois de la période.
• La dernière déclaration produite de chaque entité, avec toutes les annexes et les annexes K-1 (la part de chaque propriétaire dans le revenu).
• Une exportation de l'ancien fichier : grands livres, liste de comptes et rapports à la fin de la dernière année produite.
• Les rapports de paie, les relevés de prêts, et les registres des biens et de l'amortissement.

Il est logique de faire appel à de l'aide quand l'une de ces situations s'applique. Chacune ajoute une question fiscale à la question de tenue de livres :

• Une déclaration est à produire et les livres ne concordent ni avec la banque ni avec la dernière déclaration produite.
• Un préparateur a dit que le fichier ne peut pas appuyer la déclaration.
• Des déclarations ont déjà été produites à partir de livres qui semblent maintenant erronés.
• Une année n'a aucune déclaration produite.
• Plusieurs entités ou propriétaires partagent des comptes.
• Les soldes de paie ou de taxe de vente ne concordent pas avec ce qui a été produit ou payé.
• Vous avez reçu un avis de l'IRS au sujet d'une déclaration.

Pour connaître le coût du travail et les questions à poser à un fournisseur, voir le coût d'un rattrapage de tenue de livres et choisir un service de rattrapage de tenue de livres.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; tous les montants sont en dollars américains.

Une LLC de boulangerie : chaque mois concorde, mais 40 000 $ US sont dans un seul compte

Une LLC à membre unique (annexe C) a deux années d'écritures. Un compte fourre-tout contient 40 000 $ US : 25 000 $ US de l'année 1 et 15 000 $ US de l'année 2. Le solde de chaque mois correspond au relevé bancaire; le solde des livres concorde donc avec la banque et la vérification de la banque est réussie. Supposons que l'annexe C de chaque année a été préparée à partir des livres tels qu'ils sont.

C'est un nettoyage du fichier existant, et non un nouveau départ. Chaque élément est classé dans le compte auquel il appartient, comme les fournitures, les retraits du propriétaire ou les remboursements de prêt. Ensuite, chaque année est comparée à son annexe C. Si le classement déplace une ligne de l'année 1 ou de l'année 2, cette déclaration est comparée au chiffre corrigé. Repartir à neuf jetterait deux années d'historique rapproché pour régler un problème de catégories.

Une LLC à deux membres : 14 mois sans aucune écriture

Une LLC imposée comme société de personnes n'a rien saisi pendant 14 mois, mais a gardé tous ses relevés bancaires. Trois de ces mois tombent dans l'année 1, dont le formulaire 1065 est produit. Onze tombent dans l'année 2, dont la déclaration n'est pas encore à produire.

C'est un rattrapage dans le fichier actuel. Les trois mois de l'année 1 sont saisis en premier. L'encaisse de clôture de l'année 1, de 12 000 $ US, est comparée à l'encaisse de l'annexe L produite, ou au relevé de fin d'année si la déclaration n'avait pas d'annexe L. Un écart va dans la liste, et l'année 1 est révisée avant d'être considérée comme réglée. Ensuite, les onze mois de l'année 2 sont saisis un à la fois, chacun rapproché avant le suivant. Aucun nouveau départ n'est nécessaire.

Une société de type S : le fichier ne concorde pas avec le bilan de l'an dernier

L'annexe L produite de l'année 2 indique une encaisse de 30 000 $ US, de l'équipement de 45 000 $ US et des prêts d'actionnaires de 50 000 $ US. L'ancien fichier indique une encaisse de 26 000 $ US, de l'équipement de 38 000 $ US et des prêts d'actionnaires de 20 000 $ US. Les années closes ont été modifiées après la production de la déclaration, et l'ancien spécialiste de la tenue de livres est parti; personne ne peut donc dire quelles écritures ont bougé. Trois comptes sont en écart et l'historique est introuvable.

Le nouveau fichier s'ouvre le premier jour de l'année 3 à partir des soldes produits. L'ancien fichier est conservé. La liste remise au préparateur consigne trois écarts : 4 000 $ US d'encaisse, 7 000 $ US d'équipement et 30 000 $ US de prêts d'actionnaires. Les relevés et les registres de prêts montrent de quel côté de chaque écart se trouve la réalité. Si la déclaration était exacte, l'écart se trouve dans l'ancien fichier et le solde d'ouverture tient. Si la déclaration était erronée, cette année va dans la liste à réviser, avec les chiffres des actionnaires qui en découlent, et le solde d'ouverture change en conséquence.

Votre situation est différente?

• Une déclaration est à produire et les livres ne concordent ni avec la banque ni avec la dernière déclaration produite : la marche à suivre dépend des registres qui existent et de ce qu'il faudra peut-être modifier; obtenez donc de l'aide en tenue de livres. Une prolongation doit généralement être demandée au plus tard à la date d'échéance de la déclaration et prolonge le délai de production, et non celui du paiement (Topic 304; instructions du formulaire 7004). Le guide de rattrapage présente la méthode mois par mois et les étapes de la prolongation.
• Des déclarations ont déjà été produites à partir de mauvais livres : comparez d'abord les chiffres corrigés, puis consultez corriger une déclaration d'entreprise produite. Si les livres eux-mêmes doivent être refaits, obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Un préparateur a refusé le fichier : suivez la liste de contrôle du nettoyage, ou obtenez de l'aide en tenue de livres si le fichier ne concorde toujours pas.
• Des registres manquent : voir reconstituer les livres à partir des relevés bancaires. Si les relevés eux-mêmes ont disparu, obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Une année n'a aucune déclaration produite : voir rattraper des déclarations d'entreprise non produites.
• Plusieurs entités ou propriétaires partagent des comptes : voir la tenue de livres de plusieurs sociétés et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Les soldes de paie ne se règlent pas : voir les passifs de paie qui ne se règlent pas, et obtenez de l'aide en tenue de livres s'ils ne concordent toujours pas avec ce qui a été produit ou payé. L'impôt de paie retenu et impayé peut être établi contre une personne responsable qui a délibérément omis de le verser, et pas seulement contre l'entreprise (IRS); voir le guide sur la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie.
• Vous avez reçu un avis de l'IRS au sujet d'une déclaration : la date limite de réponse figure sur l'avis. Voir un avis de l'IRS adressé à votre entreprise, et obtenez de l'aide en tenue de livres si les livres qui le sous-tendent ne concordent pas.
• L'entreprise est canadienne : voir rattraper une tenue de livres en retard au Canada.