Taxe de vente : logiciel, impartition ou gestion à l'interne?

Dois-je gérer la taxe de vente à l'interne, utiliser un logiciel ou la confier à un professionnel?

Adaptez la formule au nombre d'États où vous produisez, à la clarté de la taxabilité de vos produits et à la personne qui rattache chaque déclaration aux livres. Un logiciel peut calculer la taxe à la caisse en ligne. Il ne décide pas où vous devez la taxe ni si une déclaration concorde avec vos livres, et un produit paramétré avec la mauvaise règle peut vous laisser devoir la taxe ou rembourser votre prestataire.

La production à l'interne peut cesser de fonctionner quand la liste des productions dépasse ce qu'une seule personne peut rapprocher chaque mois, ou quand arrive une lettre d'un État à laquelle personne ne sait répondre. Le coût de l'aide dépend du nombre de déclarations que vous produisez par année (les États multipliés par la fréquence demandée par chacun), du nombre d'inscriptions restant à faire et de la quantité de données de ventes à nettoyer d'abord.

Un dossier n'est pas simple lorsque vous êtes inscrit ou sur le point de l'être dans plusieurs États, que la taxabilité d'un produit est incertaine (les abonnements à des logiciels sont le cas courant), que des déclarations ont été omises ou qu'une déclaration ne concorde pas avec les livres. Commencez par la liste des permis, les ventes par État et par mois, et les dernières déclarations; la liste complète se trouve à la fin.

Que peut calculer et produire un logiciel de conformité à la taxe de vente?

La conformité à la taxe de vente comprend six tâches : s'inscrire, établir la taxabilité des produits, calculer, produire et payer, rapprocher les déclarations des livres, et répondre aux avis. Un prestataire certifié couvre la plupart d'entre elles dans les États membres du Streamlined, et un logiciel de calcul seulement couvre le calcul. Le reste demeure à la charge d'une personne.

Les déclarations de taxe de vente peuvent-elles être vraiment automatisées?

En partie. Le calcul peut être automatisé et, dans les États membres du Streamlined, un prestataire certifié peut produire et payer. Hors de ces États, les déclarations sont produites dans le système propre à chaque État, par vous ou par une personne que vous autorisez selon la méthode de cet État. Les outils diffèrent selon les États où ils produisent et ce qu'ils vérifient; demandez donc dans quels États un outil produit, s'il produit les déclarations à zéro et quelle personne est nommée sur chaque compte d'État. Un outil qui produit à partir de données non rapprochées produit ce qu'on lui donne.

Trois pièges reviennent souvent :

• Produire à partir de ventes non rapprochées. Une déclaration bâtie sur des données de ventes qui n'ont pas été rattachées aux commandes, aux remboursements et aux rapports des places de marché peut être produite à temps et rester fausse, par exemple quand une vente sur une place de marché est comptée à la fois dans les totaux de votre boutique et dans le rapport de perception de la place de marché. Voir rapprocher les ventes et les versements.
• S'inscrire là où rien n'est dû. L'inscription fait naître l'obligation de produire : un vendeur doit percevoir et payer la taxe à compter de la date de son inscription, et s'inscrire par le système Streamlined (l'inscription commune gérée par les États membres) n'efface pas la taxe sur les ventes antérieures, sauf dans les États qui offrent une amnistie (inscription Streamlined). Confirmez que le critère d'un État est rempli avant de vous inscrire.
• Déclarations à zéro omises. Dans les États membres du Streamlined, en Californie et à New York, les déclarations sont exigibles même sans ventes (inscription Streamlined; Californie; New York). Un outil réglé pour produire seulement quand de la taxe est due peut les manquer. Pour les dates limites, les pénalités et les déclarations manquées, voir produire les déclarations de taxe de vente.

Qu'est-ce qui exige encore une personne, peu importe l'outil choisi?

La plupart de ces tâches restent à une personne, même quand un outil fait le calcul ou la production.

• Où vous devez la taxe. L'inscription est obligatoire dans chaque État où vous avez atteint le critère de lien fiscal physique ou économique (un lien comme un magasin, du personnel ou des stocks dans l'État, ou des ventes au-delà de son seuil) ou une autre exigence (inscription Streamlined). Voir quand vous devez percevoir la taxe de vente.
• Taxabilité des produits. Un prestataire certifié détermine la taxabilité d'après l'association de chaque produit, et l'allègement lié aux données de l'État ne couvre pas une mauvaise association. Savoir si un forfait, un service ou un ensemble est taxable dans un État est une question distincte; voir taxe de vente sur les logiciels en tant que service et les logiciels.
• Certificats d'exonération. La Californie indique aux praticiens que les clients devraient conserver les documents qui appuient les ventes non taxables (CDTFA). Voir certificats d'exonération des clients.
• Avis et vérifications hors du champ d'un prestataire. Un État communique généralement avec vous directement, sauf si un prestataire est rémunéré pour votre compte, et le prestataire peut quand même avoir besoin de documents de votre part (questions fréquentes sur les CSP). Voir vérification de la taxe de vente.
• Périodes passées. Les ventes qui n'ont jamais été taxées exigent leur propre plan. Voir rattraper la taxe de vente non perçue.
• Les livres. Un solde de passif qui diffère de la déclaration exige qu'une personne en retrace l'origine. Voir la taxe de vente à payer ne concorde pas avec la déclaration.

Qu'est-ce qu'un prestataire de services certifié, et quels vendeurs obtiennent son service gratuitement?

Un prestataire de services certifié (CSP, certified service provider) est un mandataire certifié en vertu du Streamlined Sales and Use Tax Agreement pour exécuter les fonctions de taxe de vente et d'utilisation d'un vendeur, sauf la taxe sur les propres achats du vendeur. Les États membres du Streamlined paient le prestataire pour les vendeurs qui respectent les critères ci-dessous; ces vendeurs ne paient donc rien au prestataire pour les services couverts (qu'est-ce qu'un CSP). Un État peut ou non laisser ces vendeurs conserver son allocation de perception; demandez à chaque État (questions fréquentes sur les CSP).

Pour obtenir le service gratuit dans un État, un vendeur doit s'inscrire à cet État par le Streamlined Sales Tax Registration System, conclure un contrat avec un prestataire et remplir tous ces critères durant les 12 mois précédant son inscription dans cet État (services gratuits) :

• aucun établissement fixe dans l'État pendant plus de 30 jours;
• moins de 50 000 $ en biens et moins de 50 000 $ en masse salariale dans l'État;
• moins de 25 % de l'ensemble de ses biens ou de sa masse salariale totale dans l'État;
• ne pas percevoir la taxe de l'État comme condition pour que le vendeur ou un affilié soit fournisseur de cet État.

Pour ces critères, les biens sont les biens immeubles et corporels que le vendeur possède ou loue : ceux qu'il possède au coût d'origine, ceux qu'il loue à huit fois le loyer annuel net, en moyenne du début et de la fin des 12 mois. La masse salariale est la rémunération des employés, attribuée à un État selon les règles de lieu du contrat (contrat du prestataire).

Un vendeur à distance qui doit percevoir la taxe dans un État uniquement parce qu'il a dépassé le seuil de lien fiscal économique de cet État y est admissible. Un vendeur lié (selon l'article 267(b) ou 707(b) de l'Internal Revenue Code) à une entité qui ne remplit pas ces critères dans l'État n'est pas admissible si cette entité fournit des services au nom du vendeur, comme livrer ses produits, prendre en charge ses déclarations ou traiter les plaintes de ses clients, ou si les deux ont été structurées ou restructurées à compter du 21 juin 2018 de façon que le vendeur soit maintenant admissible. Cette exclusion ne s'applique pas à un vendeur dûment inscrit par le système Streamlined comme vendeur rémunéré par un CSP avant le 1er septembre 2020, sauf s'il a été structuré ou restructuré depuis le 21 juin 2018 (contrat du prestataire). Le statut gratuit prend fin dans un État si le vendeur doit s'y inscrire et cesse de remplir tous les critères. Ces critères viennent du contrat entre le Streamlined Governing Board et les prestataires; consultez donc la page des services gratuits pour connaître les conditions en vigueur au moment de votre inscription. L'étiquette « vendeur rémunéré » détermine seulement qui paie le prestataire; elle ne détermine pas si vous devez percevoir la taxe (questions fréquentes sur les CSP).

Un prestataire peut facturer les États où vous n'êtes pas admissible, les États où vous êtes inscrit directement plutôt que par le système Streamlined, les États qui ne sont pas membres du Streamlined, des services supplémentaires comme la comptabilité ou la consultation, et le traitement d'opérations non taxables au-delà de 30 % des opérations annuelles d'un État. La page d'inscription du Streamlined énumère les États membres. La Californie, New York et le Texas n'y figurent pas; les déclarations de ces États sont donc produites directement auprès de l'État, par le vendeur ou son professionnel.

Les États membres du Streamlined certifient aussi des logiciels de calcul seulement. Un vendeur qui en utilise un conserve la production et le paiement, et l'État communique directement avec le vendeur lors d'une vérification (questions fréquentes sur les CSP).

Si le logiciel ou le prestataire se trompe, qui doit la taxe?

Cela dépend de l'outil. Avec un logiciel de calcul seulement, le vendeur reste responsable envers l'État de la déclaration et du paiement de la taxe; le fournisseur du logiciel est responsable envers l'État des insuffisances causées par des erreurs dans le fonctionnement du logiciel. Avec un prestataire certifié, le prestataire est responsable envers l'État de la taxe sur les opérations qu'il traite, sauf si le vendeur a fait une fausse déclaration sur ce qu'il vend ou a commis une fraude. Hors du système Streamlined, le vendeur inscrit la doit généralement, sauf si la règle d'allègement de cet État s'applique.

La loi de Washington, qui met en œuvre l'accord Streamlined, le dit expressément (RCW 82.58.080); vérifiez la loi de votre propre État. Deux limites : le vendeur peut être vérifié sur les opérations que le prestataire n'a pas traitées, et il doit encore la taxe qu'il n'a pas transmise au prestataire au plus tard à la date d'échéance de la déclaration (contrat du prestataire, section E.2).

Les États membres du Streamlined libèrent aussi un vendeur qui utilise un prestataire certifié ou un logiciel de calcul certifié de la responsabilité pour certaines erreurs (questions fréquentes sur les CSP) :

Une mauvaise association n'est pas une erreur dans les données de l'État; aucun allègement de l'État ne s'applique donc. Selon le contrat du prestataire, le prestataire est responsable envers l'État des erreurs d'association qui laissent de la taxe non perçue, peu importe qui a fait l'association; son propre contrat avec le vendeur peut exiger que le vendeur le rembourse lorsque l'action ou l'inaction du vendeur a causé l'erreur (contrat du prestataire, section E.3(c); questions fréquentes sur les CSP). Tant que le contrat d'un prestataire n'a pas commencé, le vendeur produit et paie lui-même. Les autres États fixent leurs propres règles d'allègement; consultez les directives de l'État.

Embaucher un spécialiste de la tenue de livres ou un CPA change qui fait le travail, non à qui appartient le compte. Le professionnel agit au nom du vendeur en vertu de l'autorisation du vendeur, et le formulaire d'autorisation de New York fait accepter au contribuable d'examiner les renseignements déclarés et de vérifier qu'ils sont vrais, exacts et complets (formulaire TR-2000).

Les personnes derrière une entité peuvent aussi devoir la taxe personnellement; un entrepreneur individuel la doit directement. En Californie, après la fin d'une entreprise, un dirigeant, un membre, un gestionnaire, un associé ou une autre personne qui contrôlait l'entité ou était chargée de ses déclarations ou de ses paiements de taxe peut devoir personnellement la taxe de vente impayée qu'elle a facturée aux clients (ou une taxe d'utilisation déterminée), plus les intérêts et les pénalités, si elle a omis volontairement de la payer. Cela ne vise que les périodes où elle avait cette responsabilité, dans les limites de temps prévues (Revenue and Taxation Code, article 6829). Les autres États ont leurs propres règles; voir produire les déclarations de taxe de vente.

Que font un spécialiste de la tenue de livres ou un CPA que le logiciel ne fait pas, et comment obtiennent-ils l'accès?

Un spécialiste de la tenue de livres ou un CPA s'occupe de ce qu'un outil ne peut pas faire : déterminer où l'inscription est nécessaire, vérifier l'association des produits, rattacher chaque déclaration aux livres, produire dans les États hors du champ d'un prestataire et répondre aux lettres des États. Pour agir dans un État, le professionnel a besoin de l'autorisation du vendeur.

Les États séparent cela en deux permissions : l'une pour produire et payer en ligne, l'autre pour parler en votre nom lors d'avis et de vérifications. Les règles diffèrent selon l'État; ces deux États montrent le modèle.

En Californie, une procuration ne donne pas à elle seule l'accès à la production en ligne : un représentant qui veut exécuter des fonctions en ligne a aussi besoin du Third Party Access (CDTFA). Le formulaire CDTFA-392 demande un identifiant par mandataire, comme un numéro de CPA, de barreau, de PTIN ou d'agent inscrit; le mandataire n'a donc pas besoin d'être CPA (CDTFA-392). Demandez quel particulier sera nommé sur le formulaire de chaque État et qui signe la déclaration. Les autres États ont leurs propres formulaires, accès et fréquences; consultez le site du ministère du Revenu de l'État avant de supposer que les étapes de l'un ou l'autre de ces États s'appliquent. Pour les dates limites et la production quand il n'y a pas eu de ventes, voir produire les déclarations de taxe de vente.

Les ventes sur une place de marché changent-elles ce que je produis moi-même?

Elles changent la façon de déclarer ces ventes et ce que vous devez sur celles-ci. Avoir encore besoin d'un permis et de déclarations dépend de l'État. Un vendeur inscrit continue de produire, déclare les ventes de la place de marché comme l'État l'indique et conserve la preuve que la place de marché a perçu la taxe. Les ventes sur votre propre site ou par facture directe restent les vôtres.

• Californie. Un vendeur dont les biens corporels ne se vendent que par des facilitateurs de place de marché inscrits n'est généralement pas tenu de s'inscrire; les ventes directes sur son propre site peuvent quand même créer une obligation d'inscription. Un vendeur inscrit conserve l'entente du facilitateur ou une autre preuve que celui-ci est inscrit, ainsi que son numéro de permis (CDTFA).
• New York. Un vendeur établi à New York qui vend uniquement par un fournisseur de place de marché s'inscrit et produit quand même des déclarations; certains vendeurs de l'extérieur de l'État ne sont pas tenus de s'inscrire. Un vendeur inscrit conserve le Certificate of Collection (certificat de perception) du fournisseur ou l'entente publique du fournisseur (New York).

Les deux règles visent les biens corporels. Une vente de logiciel ou de service par une plateforme est une question différente; voir commerçant officiel et taxe de vente sur les logiciels en tant que service. Pour la façon dont les ventes d'une place de marché figurent dans une déclaration, voir produire les déclarations de taxe de vente. Si vous exploitez la plateforme, voir règles du facilitateur de place de marché pour les startups.

Que dois-je remettre pour commencer?

Donnez à la personne ou au prestataire de quoi rebâtir chaque déclaration à partir des registres, non à partir des totaux de l'outil.

• Une liste des permis par État : numéro de permis, fréquence de production, dates d'échéance et titulaire de chaque accès.
• Les dernières déclarations produites, les confirmations de paiement et les lettres des États.
• Les ventes par État et par mois : ventes brutes, ventes de place de marché, ventes directes, remboursements.
• Vos produits et la façon dont chacun est taxé ou associé dans chaque État.
• Les certificats d'exonération et de revente, et les ententes ou rapports de perception des places de marché.
• Les rapports de versements de vos processeurs de paiement et de vos places de marché.
• Le compte de passif de taxe de vente de vos livres.
• L'EIN (numéro d'identification de l'employeur), le propriétaire, le dirigeant ou l'associé qui peut signer les autorisations des États, ainsi que l'adresse postale et le courriel de chaque compte d'État, là où vont les lettres des États.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs. Tous les montants sont en dollars américains.

Une boutique en ligne avec des permis dans certains de ses États

Une boutique en ligne livre des acheteurs dans 12 États et détient des permis dans 6, avec 400 000 $ US de ventes annuelles, dont 100 000 $ US par une place de marché. Un logiciel de calcul applique à la caisse en ligne le taux du lieu d'attribution de chaque vente dans les 6 États où elle détient un permis. Chaque mois, quelqu'un rattache les ventes par État aux 6 déclarations et aux rapports de perception de la place de marché. Les 6 autres États sont vérifiés d'après le seuil de chaque État; voir seuils de lien fiscal économique de la taxe de vente par État.

Une entreprise de logiciels avec un forfait mal associé

Une entreprise de logiciels a 800 000 $ US d'abonnements annuels et des permis dans 4 États. Dans l'un d'eux, un État membre du Streamlined qui taxe le produit, elle utilise un prestataire certifié, mais a associé un forfait comme non taxable. L'allègement de l'État couvre les données erronées de taux, de limites territoriales ou de bibliothèque de taxabilité, non une mauvaise association de produit. Si 60 000 $ US de ventes de ce forfait n'ont pas été taxées à un taux illustratif de 6 %, 3 600 $ US de taxe n'ont pas été perçus, avant tout intérêt ou toute pénalité. Le prestataire en est responsable envers l'État, mais son contrat avec l'entreprise peut exiger que l'entreprise le rembourse parce que c'est elle qui a fait l'association. Une erreur d'association peut se répéter dans chaque État où le forfait est vendu.

Un vendeur donne l'accès à son CPA en Californie

Un vendeur qui a un permis de la Californie veut que son CPA produise les déclarations mensuelles et réponde à une lettre de l'État. Le vendeur approuve le Third Party Access du CPA pour que celui-ci puisse produire et payer, et signe une procuration qui nomme le CPA personnellement, non le cabinet, pour les avis et les vérifications. Le permis reste au nom du vendeur, et le vendeur examine quand même les chiffres avant qu'ils soient produits.

Votre situation est différente?

• Vous êtes inscrit, ou sur le point de l'être, dans plusieurs États, la taxabilité des produits est incertaine, ou les déclarations et les livres divergent : décider quelles productions restent au logiciel, lesquelles exigent une personne et quoi autoriser demande l'examen de vos inscriptions et registres réels; obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vous ne savez pas dans quels États vous devez la taxe : voir quand vous devez percevoir la taxe de vente.
• Vous ou l'entreprise êtes établis hors des États-Unis : voir vendeurs étrangers et taxe de vente et taxe de vente américaine sur les logiciels vendus du Canada.
• Vous avez vendu des articles taxables sans percevoir la taxe : voir rattraper la taxe de vente non perçue.
• Vous vendez par une plateforme de boutique et devez savoir quels États activer : voir taxe de vente de Shopify par État.
• Vous vendez des logiciels par une plateforme qui vend pour vous : voir commerçant officiel et taxe de vente sur les logiciels en tant que service.
• Un État a envoyé un avis de vérification ou une demande de renseignements : voir vérification de la taxe de vente.
• Votre rapport de passif ne concorde pas avec la déclaration produite : voir la taxe de vente à payer ne concorde pas avec la déclaration.
• Vous avez omis des déclarations ou avez besoin des dates limites : voir produire les déclarations de taxe de vente.
• Plusieurs années de livres sont en retard : voir rattraper des livres en retard.