Déclarations fiscales et annexe de divulgation d'une startup

Que confirment généralement les déclarations fiscales d'une convention d'achat d'actions?

Les déclarations fiscales d'une convention d'achat d'actions d'amorçage ou de série A demandent généralement à la société de confirmer que toutes les déclarations exigées ont été produites, que tout l'impôt dû a été payé, que l'impôt de paie a été retenu et versé, et qu'aucune vérification, aucun avis ni aucune réclamation n'est en cours. Chaque déclaration est un énoncé de fait. Si un fait est inexact, la société l'inscrit à l'annexe de divulgation comme exception au lieu de signer une déclaration qu'elle violerait.

Le libellé varie selon la transaction : lisez les déclarations de votre projet. Voici les plus courantes et les preuves qui les appuient :

Le dossier est plus complexe si la société a une année sans déclaration produite, un propriétaire ou une filiale à l'étranger, des employés dans plus d'un État, un fondateur sans preuve du choix 83(b) ou un avis ouvert. Chacun de ces cas peut garder une année ouverte sans date de fin ou créer un montant encore dû.

À réunir : les déclarations fédérales et d'État produites, les dossiers de compte de l'IRS et des États, chaque avis, les dépôts de paie, les formulaires 1099 et W-9, la copie du choix 83(b) de chaque fondateur avec la preuve d'envoi, et le registre des options avec les formulaires 3921. Pour le contenu de la salle de données virtuelle, voir les documents financiers que les investisseurs demandent.

Quels éléments fiscaux doivent figurer à l'annexe de divulgation comme exceptions?

L'annexe de divulgation énumère chaque fait fiscal qui rend une déclaration inexacte telle qu'elle est rédigée. Inscrire une lacune connue la divulgue; l'omettre risque de violer la déclaration.

Éléments qui s'y trouvent souvent :

• Une déclaration non produite ou produite en retard, par impôt, par année et par administration
• Un solde dû, y compris un solde visé par un plan de paiement
• Un avis, une vérification ou un appel ouvert de l'IRS ou d'un État
• Un État où la société aurait pu devoir s'inscrire ou produire une déclaration sans l'avoir fait
• Une paie déclarée dans moins d'États que ceux où des personnes ont travaillé
• Des travailleurs payés comme entrepreneurs indépendants dont le statut est remis en question
• Une taxe de vente non perçue sur des ventes possiblement imposables
• Une copie manquante du choix 83(b), un formulaire 3921 manquant ou un autre dépôt lié aux capitaux propres
• Une entente signée qui prolonge le délai pour établir une cotisation

Pour chaque élément, indiquez l'impôt, la période, l'administration, le montant s'il est connu et l'état de la correction. L'avocat décide du libellé. Pour évaluer la taxe de vente non perçue, voir l'exposition à la taxe de vente découverte lors de la vérification diligente. Pour les questions d'entrepreneurs indépendants, voir les entrepreneurs indépendants jugés mal classés lors de la vérification diligente.

Quelles années d'imposition restent ouvertes, et pourquoi est-ce important?

L'IRS dispose généralement de trois ans après le dépôt d'une déclaration pour établir un impôt supplémentaire; une déclaration produite d'avance est réputée produite à sa date d'échéance (26 U.S.C. 6501). Une année sans déclaration produite ne se ferme jamais. C'est pourquoi la déclaration « toutes les déclarations ont été produites » est la plus importante : une lacune dans une année non produite reste ouverte jusqu'au dépôt de la déclaration.

La règle sur les renseignements étrangers garde ouverte l'année d'imposition visée, pas seulement la pénalité pour le formulaire manquant. Lorsque le défaut avait un motif raisonnable, elle ne garde ouverts que les éléments liés au défaut (26 U.S.C. 6501(c)(8)). Chaque État fixe ses propres périodes de cotisation : vérifiez donc chaque État de la liste.

Comment prouver que les déclarations ont été produites et l'impôt payé?

Les relevés de l'IRS sont la preuve principale : ils montrent ce que l'IRS a reçu, quand, et ce qui reste dû. Une copie de la déclaration montre seulement ce que la société a préparé.

La société peut obtenir des relevés d'entreprise de trois façons : son compte fiscal d'entreprise, le formulaire 4506-T par la poste, ou la ligne téléphonique de l'IRS pour les entreprises (IRS). Pour une société de type C, le Designated Official du compte fiscal d'entreprise doit être un dirigeant et un employé actuel qui a reçu un formulaire W-2 pour la dernière année de production et qui peut légalement engager la société. Un fondateur qui n'est pas à la paie peut ne pas être admissible : prévoyez donc le formulaire 4506-T ou un CPA autorisé.

Le relevé de l'entité vaut la peine d'être demandé : il montre les obligations de production selon les dossiers de l'IRS; une obligation que la société n'a jamais remplie, comme le formulaire 941 trimestriel, doit donc être réglée avant de signer une déclaration « déclarations produites ». Prévoyez 2 à 3 semaines après la production électronique, ou 6 à 8 semaines après la production papier, avant que le relevé n'affiche la déclaration; « No record of return filed » peut simplement signifier qu'elle n'est pas encore traitée (IRS).

Pour les États, utilisez le compte d'entreprise en ligne de chaque État, les déclarations produites et les registres de paiement. Certains États délivrent une lettre de situation fiscale. La Franchise Tax Board de la Californie, par exemple, délivre une lettre de statut de l'entité qui indique si l'entité est en bonne situation auprès de la Franchise Tax Board; elle ne reflète pas la situation auprès d'autres administrations. Pour la situation au Delaware et le calendrier annuel, voir l'impôt des sociétés de type C du Delaware pour les startups.

Dans quels États avons-nous produit des déclarations, et où aurions-nous pu devoir le faire?

Dressez un tableau de chaque État que la société touche, puis comparez-le avec les États où elle a réellement produit. Un État où des personnes travaillent, où la société a un bureau ou des biens, ou où elle vend peut exiger une inscription et des déclarations, et les seuils varient selon l'État.

Une case vide là où un dépôt était exigé devient une exception à l'annexe. La correction de ces lacunes est décrite dans la mise en conformité fiscale avant la vérification diligente d'un investisseur.

Paie, entrepreneurs indépendants et formulaires 1099 : que vérifier avant de signer?

Avant de signer une déclaration sur la retenue, confirmez que chaque formulaire 941 trimestriel et le formulaire 940 annuel ont été produits et payés, et que les totaux des W-2 concordent. L'IRS compare les données du formulaire 941 aux données W-2 transmises à la Social Security Administration (SSA) (IRS); un écart peut donc ressortir plus tard dans un avis. Un fondateur ou un dirigeant chargé de verser l'impôt retenu qui omet délibérément de le faire peut être personnellement responsable d'une pénalité égale au montant impayé (26 U.S.C. 6672).

Vérifiez :

• Un relevé d'impôt sur l'emploi ou un relevé de compte pour chaque trimestre
• Un compte de retenue et d'assurance chômage de l'État dans chaque État où des employés ont travaillé
• Un formulaire W-9 pour chaque entrepreneur indépendant, et un formulaire 1099-NEC pour chacun qui a reçu 2 000 $ ou plus pour les paiements de l'année courante (600 $ pour les années antérieures); les paiements à des sociétés sont généralement exemptés (IRS)
• Les fondateurs et dirigeants payés hors paie

L'IRS indique de conserver les registres d'impôt sur l'emploi au moins 4 ans après l'échéance ou le paiement de l'impôt, selon la dernière de ces dates (IRS). Si des premiers membres de l'équipe ressemblent à des employés, voir les entrepreneurs indépendants jugés mal classés lors de la vérification diligente.

Choix 83(b) des fondateurs et dépôts d'options : quelles preuves conserver?

Pour chaque fondateur qui détient des actions soumises à l'acquisition des droits, la société conserve sa propre copie du choix 83(b) et la preuve qu'il a été produit dans les 30 jours suivant le transfert des actions. Le règlement exige que le fondateur le produise auprès de l'IRS et en remette une copie à la société (26 CFR 1.83-2).

La preuve du moment est généralement un reçu d'envoi oblitéré ou, pour un formulaire 15620 soumis par un compte en ligne de l'IRS, la copie téléchargée affichée après une soumission réussie (IRS). Selon l'article 7502 du 26 U.S.C., le courrier recommandé est une preuve prima facie de livraison et sa date d'enregistrement compte comme date d'oblitération; pour le courrier certifié, l'oblitération sur le reçu de l'expéditeur compte (26 CFR 301.7502-1). Conservez ensemble le choix signé, le reçu et tout accusé de réception de l'IRS.

Pour les options, tenez le registre des options : chaque octroi, l'évaluation derrière son prix de levée, chaque levée, et un formulaire 3921 produit pour chaque transfert d'actions lors de la levée d'une option d'achat d'actions incitative (IRS). Un formulaire 3921 manquant va à l'annexe. Un choix 83(b) tardif ou manquant est traité dans les actions des fondateurs soumises à l'acquisition des droits; la façon dont un fondateur le déclare est décrite dans la déclaration des actions des fondateurs après un choix 83(b). Si les investisseurs demandent aussi à la société de confirmer les QSBS, voir l'exclusion pour les actions de petite entreprise des startups.

Avis, vérifications et plans de paiement : comment les inscrire?

Inscrivez chaque avis, vérification, appel et plan de paiement ouvert, par administration, formulaire, période, numéro d'avis, montant et état actuel. Un solde visé par un plan de paiement est encore dû : c'est donc une exception à une déclaration « impôt payé ».

• Avis : conservez-les tous. Si la société le conteste, elle doit répondre au plus tard à la date limite pour protéger ses droits d'appel (IRS). Le compte fiscal d'entreprise affiche en ligne les avis de l'IRS.
• Plans de paiement : inscrivez le plan et le solde restant. L'impôt impayé peut amener l'IRS à déposer un avis de privilège fiscal fédéral (Notice of Federal Tax Lien) (IRS).
• Vérifications et consentements : inscrivez toute vérification ouverte et tout consentement signé qui prolonge la période de cotisation (26 U.S.C. 6501(c)(4)).
• Éléments clos : si un avis a été payé ou réglé, conservez la lettre de clôture ou le relevé qui montre un solde nul.

Que peut confirmer un CPA, et que rédige l'avocat?

L'avocat rédige les déclarations et l'annexe de divulgation et conseille sur les conditions juridiques comme les indemnités. La société fait les déclarations et ses dirigeants les signent. Un CPA fournit et vérifie les faits qui les sous-tendent.

Avec un formulaire 8821 signé ou une procuration, un CPA peut obtenir les relevés de la société par le Transcript Delivery System de l'IRS, et le relevé complet de l'entité d'entreprise par la ligne Practitioner Priority Service (IRS). À partir de ces relevés et des registres de la société, un CPA peut préparer :

• Un tableau des dépôts par impôt, année et État, avec les dates de production
• Les relevés qui montrent les soldes, les pénalités et les paiements
• Une liste des avis et de leur état
• L'état de production de la paie et des formulaires 1099
• Des estimations des montants dus pour les éléments en cours de correction

Un CPA ne décide pas du libellé juridique d'une exception ni des conditions de risque de la transaction. Cela relève de l'avocat.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; tous les montants sont en dollars américains.

Deuxième État jamais déclaré

Une société a lancé la paie d'un ingénieur dans un deuxième État l'an dernier. Elle y a ouvert un compte de retenue, mais n'a jamais produit la déclaration d'impôt des sociétés de cet État, que l'État exigeait, dans cet exemple, dès qu'un employé y travaillait. L'annexe énumère l'État, l'année, la déclaration manquante et la correction en cours : inscription déposée et déclaration en préparation.

Avis de l'IRS encore ouvert

L'IRS a envoyé un avis de pénalité de 4 000 $ US pour un formulaire 1120 qu'il traite comme produit en retard. La société croit l'avoir produit à temps et a répondu avec une preuve. L'annexe énumère le numéro de l'avis, l'année d'imposition, le montant et le fait qu'il est contesté. Le relevé de compte fiscal affiche la pénalité cotisée jusqu'à la décision de l'IRS.

Preuve du choix 83(b) manquante

Un cofondateur a signé un choix 83(b), mais ne retrouve pas le reçu d'envoi, et la société n'a jamais reçu sa copie. L'annexe énumère la preuve manquante pour ce cofondateur. Les démarches du fondateur lui-même sont traitées séparément.

Votre situation est différente?

• Des déclarations ou des inscriptions d'État manquent : corrigez-les avec la mise en conformité fiscale avant la vérification diligente d'un investisseur, et obtenez de l'aide fiscale pour startups avant que l'annexe ne soit définitive.
• Les investisseurs ont trouvé de la taxe de vente non perçue : voir l'exposition à la taxe de vente découverte lors de la vérification diligente.
• Des entrepreneurs indépendants ressemblent à des employés : voir les entrepreneurs indépendants jugés mal classés lors de la vérification diligente.
• Le choix 83(b) d'un fondateur est manquant ou tardif : voir les actions des fondateurs soumises à l'acquisition des droits; pour la déclaration du fondateur lui-même, voir la déclaration des actions des fondateurs après un choix 83(b).
• La société est vendue, elle ne lève pas de fonds : consultez la mise en conformité fiscale avant la vente de votre startup.
• Vous avez besoin des documents pour la salle de données virtuelle : voir les documents financiers que les investisseurs demandent, et faites appel à l'aide fiscale pour startups pour monter le tableau des dépôts.