גרים בקנדה ועובדים אצל מעסיק אמריקאי: איפה משלמים מס

אני עובד מרחוק מקנדה בחברה אמריקאית. איזו מדינה מסה את השכר שלי?

אם אתם תושבי מס בקנדה ועושים את כל עבודת השכיר שלכם בקנדה, קנדה מסה את השכר גם כשחברה אמריקאית משלמת אותו. אם אתם גם תושבי חוץ של ארצות הברית, השכר הזה הוא בדרך כלל ממקור זר לצורכי המס הפדרלי האמריקאי, ולכן מיקום המעסיק האמריקאי או מטבע השכר לא הופכים אותו כשלעצמם לחייב במס אמריקאי (IRS; אמנת קנדה–ארצות הברית, סעיף XV).

דווחו על כל ההכנסה מעבודה בדולרים קנדיים בדוח הקנדי. אם היא לא מופיעה בטופס T4, ה-CRA מפנה אתכם לשורה 10400; אם היא מופיעה ב-T4, השתמשו בשורה 10100. אם שכר W-2 שלכם הופחת בגלל הפקדות לתוכנית 401(k), 403(b) או 457(b), הוסיפו אותן בחזרה כשאתם מדווחים על הכנסה קנדית מעבודה (CRA). נוסעים יומיים עשויים בנפרד להיות זכאים לניכוי קנדי, עד גובה מרווח ה-RRSP שלא נוצל, על הפקדות לתוכנית של מעסיק אמריקאי הקשורות לעבודה החייבת במס אמריקאי, באמצעות טופס RC268. העברה זמנית מארצות הברית לקנדה עשויה במקום זה להיות זכאית בטופס RC267 אם מיד לפני שהתחלתם לעבוד בקנדה הייתם בתוכנית האמריקאית ולא הייתם תושבי קנדה, אתם לא מפקידים ל-RRSP או לתוכנית רשומה קנדית אחרת, ולא עבדתם בקנדה אצל אותה קבוצת מעסיקים יותר מ-60 מתוך 120 החודשים הקודמים. נהלו רישום מתוארך של המקום שבו בוצע כל יום עבודה. בלוח זמנים מעורב, שכר רגיל מחולק בדרך כלל לפי ימי העבודה בארצות הברית מתוך סך ימי העבודה, אם כי חלק מההטבות כפופות לכללי מקור אחרים (IRS, פרסום 519).

המעסיק האמריקאי שלי ניכה מס הכנסה אמריקאי או ביטוח לאומי. איך מקבלים את זה בחזרה?

בקשו קודם מהנהלת השכר לתקן את הניכוי במקור על ימי עבודה בקנדה. אם מס הכנסה פדרלי אמריקאי כבר נוכה, תושב חוץ של ארצות הברית מגיש בדרך כלל טופס 1040-NR כדי לתבוע את התשלום העודף; תביעות לזיכוי קנדי למס זר צריכות להתבסס על מס שחייבים בפועל, לא על מס שאפשר לקבל בחזרה (IRS; Folio של ה-CRA על זיכוי מס זר). בדקו את הניכוי הפדרלי והמדינתי בנפרד ב-W-2: החזר ממדינה דורש דוח או הליך תיקון משלו. ניו יורק עשויה למסות ימי עבודה מרחוק בקנדה כשמשרד הבסיס שלכם נמצא שם.

ביטוח לאומי ו-Medicare נפרדים ממס הכנסה. הם חלים בדרך כלל על עבודת שכיר בארצות הברית, עם חריגים מוגבלים לעבודה מחוץ לארצות הברית וכללים לפי הסכם הביטוח הלאומי. על סכומים שנוכו בטעות, בקשו החזר מהמעסיק; אם זה לא עוזר, תבעו אותו מה-IRS בטופס 843 עם המסמכים התומכים שה-IRS מפרט (IRS).

למעסיק שלי אין משרד בקנדה. מי מנכה מס קנדי ו-CPP?

למעסיק האמריקאי עדיין יכולות להיות חובות שכר בקנדה כלפי עובד שהוא תושב קנדה, גם בלי משרד בקנדה. ה-CRA אומרת שלמעסיק שאינו תושב קנדה יש אותן חובות ניכוי, העברה ודיווח כמו למעסיק קנדי ביחס לעובד שלו שהוא תושב קנדה; המעסיק צריך לארגן שכר קנדי וטופס T4 כשנדרש (מדריך השכר של ה-CRA).

כיסוי CPP דורש בדיקה משלו. מעסיק זר בלי מקום עסק קבוע בקנדה יכול להגיש בקשה בטופס CPT13 כדי לכסות את כל עובדיו שגרים ועובדים בדרך כלל בקנדה מחוץ לקוויבק; מורשה החתימה שלו חותם על הבקשה, והמעסיק אינו יכול לבטל אותה אחרי שאושרה על ידי ה-CRA. ניכוי מס הכנסה קנדי במקור אינו אומר כשלעצמו שמנכים CPP. שאלו את הנהלת השכר איזו מערכת מכסה אתכם ואם חלה תעודת כיסוי. אם מס קנדי לא מנוכה, שמרו כספים לדוח המס; ייתכן שיידרשו מקדמות כשהמס נטו לתשלום עולה על C$3,000, או על C$1,800 לתושבי קוויבק, לפי מבחני השנים של ה-CRA; הן לתשלום ב-15 במרץ, 15 ביוני, 15 בספטמבר ו-15 בדצמבר (CRA: מקדמות).

בקשו מהנהלת השכר לבדוק בנפרד את ביטוח התעסוקה (EI). רוב עבודת השכיר בקנדה מבוטחת, אבל CRA מפרטת חריגים, כולל עבודה שחלים עליה דמי ביטוח אבטלה של מדינה אמריקאית.

אני נוסע לעבודה בארצות הברית. איפה משלמים מס, ומה מגישים?

דווחו על כל השכר בדוח הקנדי. אם אתם תושבי חוץ של ארצות הברית שעובדים בה, אתם חייבים בדרך כלל להגיש גם טופס 1040-NR, גם כשהאמנה פוטרת את השכר הזה ממס פדרלי אמריקאי; דווחו על שכר פטור לפי האמנה ב-Schedule OI, פריט L, ובטופס 1040-NR, שורה 1k, ותבעו שם כל ניכוי יתר פדרלי במקור (IRS Schedule OI; טופס 1040-NR). מועד ההגשה הוא 15 באפריל שאחרי שנת המס אם היה לכם שכר שחל עליו ניכוי מס הכנסה אמריקאי במקור, ואחרת 15 ביוני (IRS: הוראות לטופס 1040-NR). קנדה עשויה לתת זיכוי על מס אמריקאי מזכה על שכר מעבודה בארצות הברית (האמנה, סעיפים XV ו-XXIV).

לגבי עבודה בארצות הברית, סעיף XV משאיר את השכר חייב במס רק בקנדה אם התגמול על העבודה בארצות הברית לא עולה על $10,000 בדולרים אמריקאיים לשנה הקלנדרית. מעל הסכום הזה ייתכן שעדיין תחול הקלה אם שהיתם בארצות הברית לא יותר מ-183 ימים בתקופת שנים-עשר החודשים שבאמנה וגם השכר אינו משולם על ידי תושב אמריקאי או בשמו ואינו נישא על ידי מוסד קבע אמריקאי. עבודה ששכרה משולם על ידי מעסיק אמריקאי אינה עומדת בדרך כלל בתנאי המסלול השני הזה, אפילו בביקור קצר (סעיף XV; הסבר משרד האוצר האמריקאי). אם הקלה לפי האמנה חלה על עבודה בארצות הברית, חתמו ומסרו להנהלת השכר טופס 8233 חדש בכל שנת מס. הנהלת השכר חותמת עליו ומעבירה אותו ל-IRS בתוך 5 ימים ממועד אישורו; טופס 1040-NR יכול לתבוע ניכוי יתר במקור אחר כך (IRS: טופס 8233; הוראות).

האם ימי הנסיעה שלי נספרים לתושבות מס אמריקאית?

אפשר להשמיט ממבחן הנוכחות המהותית האמריקאי נסיעות עבודה באותו יום לארצות הברית רק כשהן עולות על 75% מימי העבודה בתקופת העבודה. התקופה הזאת נמשכת בדרך כלל מיום העבודה הראשון עד האחרון בארצות הברית בשנה; עבודה עונתית או מחזורית יכולה להיות בעלת תקופות נפרדות. נסיעה יומית פירושה חזרה למגורים בקנדה תוך 24 שעות. ספרו בנפרד לינות וביקורים אחרים בארצות הברית (IRS, פרסום 519).

החריג משנה את ספירת ימי התושבות, לא את מקור השכר על עבודה שבוצעה בארצות הברית. אם הימים שנספרו עומדים במבחן הנוכחות המהותית, בדקו את תושבות המס האמריקאית שלכם לפני שמגישים טופס 1040-NR. חריג הקשר ההדוק יותר (closer connection) דורש פחות מ-183 ימים בארצות הברית ובסיס מס (tax home), כלומר מקום העבודה העיקרי, בקנדה, ולכן בדרך כלל הוא לא מתקיים אם מקום העבודה העיקרי שלכם נמצא בארצות הברית; תבעו אותו בטופס 8840 עד מועד ההגשה של טופס 1040-NR. אחרת עשוי לחול כלל התושבות שבאמנה, שנתבע בטופס 8833 עם טופס 1040-NR (IRS, פרסום 519; הנחיות ה-IRS לאמנות). נהלו לוח שנה של מקום עבודה, חציות גבול ולינות. אם גם התושבות הקנדית אינה ברורה, ראו תושבות מס בקנדה. ימי ביקור שאינם נסיעת עבודה מוסברים בSnowbirds ותושבות אמריקאית.

איזו מערכת פנסיה מכסה אותי: CPP או הביטוח הלאומי האמריקאי?

הסכם הביטוח הלאומי בין קנדה לארצות הברית מקצה בדרך כלל את עבודת העובד למערכת של המדינה שבה העבודה מבוצעת. עובד שכבר מכוסה במדינה אחת ושמעסיק עם מקום עסק שם שולח לעבוד עבורו במדינה האחרת יכול בדרך כלל להישאר במערכת השולחת אם צפוי שהשליחות תימשך לא יותר מ-60 חודשים. שליחות ארוכה יותר, או מעסיק בלי מקום עסק כזה, דורשות הסכמה מראש בין הרשויות. תעודת כיסוי מתעדת את הפטור מהמערכת האחרת (הסכם SSA, סעיף V).

בעבודה מרחוק מקנדה, שאלו אם חל כיסוי קנדי ואם המעסיק הזר בחר בכיסוי CPP דרך CPT13. אם הכיסוי הקנדי לא נכנס לתוקף, ההסכם יכול במקום זה להחיל את הדין האמריקאי. לעבודה בארצות הברית או לשליחות, בקשו מהנהלת השכר את התעודה הרלוונטית לפני שאתם רואים בניכויי ביטוח לאומי או CPP טעות. עבודה בקוויבק יכולה לכלול QPP במקום CPP; כדאי לבדוק את החלטת הכיסוי גם לפי כללי קוויבק (הנחיות ה-CRA על CPP; הסכם SSA, סעיף V).

האם צריך להגיש דוח מדינתי אמריקאי, והאם המדינה מכבדת את האמנה?

ייתכן שיידרש דוח של מדינה אמריקאית גם כשהאמנה מסירה מס הכנסה פדרלי. ה-IRS אומר שחלק מהמדינות מכבדות הטבות אמנה פדרליות וחלק לא, ולכן בדקו את המדינה שבה עבדתם ואת מס ההכנסה המדינתי שמופיע ב-W-2 (IRS).

ניו יורק, למשל, עשויה לדרוש דוח של תושב חוץ על שכר ממקור בניו יורק. הכללים שלה יכולים גם להתייחס לימי עבודה מרחוק מחוץ לניו יורק כאל ימי עבודה בניו יורק כשמשרד הבסיס של העובד נמצא שם, אלא אם המעסיק הקים משרד אמיתי במקום העבודה מרחוק (מדינת ניו יורק). קנדה מייחסת בדרך כלל שכר על הימים האלה לקנדה, ולכן ייתכן שזיכוי קנדי למס זר לא יקל על המס של ניו יורק. בדקו את חלוקת ההכנסה של המדינה ואת הסעדים העומדים לרשותכם לפני שאתם רואים במס הזה מס מזכה (Folio של ה-CRA על זיכוי מס זר).

המעסיק הקנדי שלי שולח אותי לארצות הברית לזמן קצר. האם אני חייב במס אמריקאי?

התשובה תלויה בשכר על העבודה בארצות הברית, בימי השהייה ובשאלה מי משלם את השכר או נושא בו. סעיף XV יכול להשאיר שכר על עבודה בארצות הברית חייב במס רק בקנדה אם השכר עומד במגבלה של $10,000 בדולרים אמריקאיים לשנה הקלנדרית, או אם מבחן 183 הימים ושני תנאי עלות המעסיק מתקיימים (האמנה, סעיף XV).

חברה קשורה אמריקאית שמשלמת את השכר, או מוסד קבע אמריקאי שנושא בו, יכולים לשנות את התוצאה גם כשהנסיעה קצרה. ודאו גם אם CPP נשאר מערכת הפנסיה החלה בזמן העברה זמנית, וקבלו תעודת כיסוי כשצריך (הסבר משרד האוצר האמריקאי; הסכם SSA).

איך תובעים בקנדה זיכוי על מס אמריקאי ששולם על השכר שלי?

קנדה עשויה לאפשר זיכוי מס זר על מס אמריקאי שחייבים בפועל על שכר מעבודה בארצות הברית שנכלל בדוח הקנדי שלכם; ניכוי אמריקאי במקור שניתן להחזר אינו מס סופי. גם דמי ביטוח לאומי ו-Medicare אמריקאיים שחייבים כדין עשויים להיות מזכים, בכפוף למגבלות קנדיות (Folio של ה-CRA על זיכוי מס זר; CRA: שורה 10400). שמרו את W-2, את הדוח והתדפיס האמריקאיים, הוכחת תשלום, את הדוח המדינתי הסופי ויומן ימי עבודה (CRA: שורה 40500). לחישובי זיכוי פדרלי, פרובינציאלי וקוויבקי ראו הכנסה זרה בדוח קנדי.

איך מסים אופציות או RSU אם עבדתי בשתי המדינות?

קנדה מסה הטבת העובד שתושב מקבל ממענקי מניות. ארצות הברית עשויה למסות גם את החלק שהורווח בעבודה בארצות הברית. RSU מבטיח מניות או מזומן כשהתנאים מתקיימים, כלומר כשהוא “מבשיל” (vest). באופציית עובד שהאמנה חלה עליה, האמנה מקצה הכנסה לפי מקום העבודה העיקרי בין המענק למימוש או למכירה; יש להחיל את מבחני הפטור של סעיף XV לעבודה בארצות הברית על השנים שבהן בוצעו השירותים הקשורים, לא על שנת המימוש. ה-IRS קובע את מקור ההכנסה בדוגמת RSU לאורך תקופת השירות שלפני ההבשלה (הסבר משרד האוצר האמריקאי; IRS).

אל תניחו ש-RSU כפוף לכלל האופציות הספציפי שבאמנה. אירוע המס הקנדי והדיווח בשכר תלויים בתנאי המענק; ה-CRA מבחינה בין יחידות מניות מוגבלות (RSU) לבין אופציות רגילות, ואומרת שלחברה שאינה תושבת קנדה יכולות להיות חובות ניכוי במקור ודיווח קנדיים על הטבות אופציה (CRA). שמרו את הסכם המענק, את תאריכי ההבשלה והמימוש, את הדוחות על המענקים, את מקומות העבודה לאורך תקופת ההשתכרות ואת הטפסים משתי המדינות לבדיקה מתואמת.

דוגמה

להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולרים קנדיים ולא מניחים שום שיעור מס. תושב קנדה מרוויח C$100,000 ממעסיק תושב ארצות הברית על פני 200 ימי עבודה: 150 בקנדה ו-50 בארצות הברית. נניח שכל ימי העבודה נופלים בין הנסיעה הראשונה לאחרונה לארצות הברית, כל נסיעה לארצות הברית היא נסיעה יומית באותו יום, העובד נשאר תושב חוץ של ארצות הברית, והחלק של העבודה בארצות הברית עולה אחרי ההמרה על המגבלה שבאמנה של $10,000 בדולרים אמריקאיים. בחלוקה פשוטה לפי ימי עבודה, C$25,000 מהשכר קשורים לעבודה בארצות הברית. קנדה כוללת C$100,000; ארצות הברית יכולה למסות את החלק של העבודה בארצות הברית, כי המעסיק האמריקאי חוסם גם את מסלול 183 הימים הנפרד שבאמנה. העובד מגיש בדרך כלל טופס 1040-NR ובודק את המס האמריקאי הסופי לצורך זיכוי קנדי. 50 הנסיעות הן 25% מימי העבודה בתקופת העבודה, ולכן הן לא עומדות בתנאי ההחרגה של ימי נסיעה של נוסע יומי רגיל.

מצבכם שונה?

• אתם אזרחי ארצות הברית או בעלי גרין קארד בקנדה: חובת ההגשה האמריקאית על הכנסה מכל העולם משנה את התוצאה. ראו אמריקאים שגרים בקנדה.
• אתם מחייבים לקוחות כקבלנים: כללי שכר לעובדים וכללי האמנה עשויים לא להתאים. ראו פרילנסרים קנדיים עם לקוחות אמריקאיים.
• עברתם לגור בארצות הברית במקום לנסוע אליה: תושבות ומס יציאה קודמים. ראו מעבר מקנדה לארצות הברית.
• קיבלתם טופס 1042-S על הכנסה שאינה שכר: השתמשו במס אמריקאי שנוכה במקור מתשלומים לקנדים.
• התגמול שלכם כולל אופציות או RSU, כמה מעסיקים, ניכויי שכר חסרים או מס מדינתי שנוי במחלוקת: הביאו את מסמכי המענקים, החוזים, הטפסים, יומן ימי העבודה והדוחות משתי המדינות לבדיקת מס חוצת גבולות.