הנהלת חשבונות למשרד משפחה: ספרים, טופסי ⁦K-1⁩ וכל הדוחות

מי מנהל את הספרים ואת הדוחות: משרד משפחה יחיד, משרד רב-משפחתי או משרד CPA במיקור חוץ?

משרד CPA אחד במיקור חוץ יכול לתאם את הספרים, את התאמות הקרנות ואת הדוחות של כל המשפחה. מתחילים מרשימת הישויות והאנשים שכלולים בהתקשרות שלו.

הטבלה מראה מי בדרך כלל עושה את העבודה, בכפוף להתקשרות. היא לא מתארת חבילות שירות שהחוק מחייב.

בקשו היקף עבודה בכתב שמכסה כל ישות וכל בן משפחה, את התוצרים ואת המידע החסר; ראו מסים וחשבונאות לקרנות ולמשרדי משפחה. התקשרות להכנת דוחות בלבד עשויה להשאיר אצל המשפחה את הנהלת החשבונות השוטפת, את תשלום החשבונות ואת דיווח השווי הנקי.

שאלות על המבנה המשפטי ועל ניכוי עלויות המשרד מטופלות במדריך מבנה המס של משרד משפחה.

אילו דוחות מגיש מבנה משפחתי טיפוסי בכל שנה?

סיווג המס של כל נישום קובע את הדוח הפדרלי שלו. השם של LLC לבדו לא קובע אם היא מגישה כשותפות, כחברה או כחלק מהדוח של הבעלים.

LLC אמריקאית עם כמה חברים מסווגת בדרך כלל כברירת מחדל כשותפות (כללי הסיווג של IRS).

הטבלה מציגה את המועדים הרגילים לשנה קלנדרית, לפני הארכות. כללי סופי שבוע וחגים רשמיים יכולים להזיז מועד; שנות כספים, שנים קצרות והסדרי נאמנות מיוחדים צריכים מועדים משלהם.

נאמנות שנחשבת כולה בבעלות ה-⁠grantor משתמשת בדרך כלל בהצהרת בעלים, ולא ב-⁠⁦K-1⁩ למוטבים, כשהיא מגישה טופס 1041; בנאמנות שרק חלקה מסוג grantor מטפלים בנפרד בכל אחד משני החלקים (הוראות טופס 1041).

כשיוצר נאמנות ניתנת לביטול (revocable trust) נפטר, הוציאו מספר זיהוי מעסיק פדרלי (EIN) חדש ובדקו הגשה נפרדת של טופס 1041. הנאמן ומנהל העיזבון, אם יש, רשאים לבחור לפי סעיף 645, בטופס 8855, שהנאמנות תטופל כחלק מהעיזבון. המועד הוא מועד ההגשה של דוח מס ההכנסה הראשון של העיזבון או של הנאמנות המגישה, כולל הארכות (IRS).

לפני העברת מניות של חברת S לנאמנות, בדקו שהנאמנות כשירה להחזיק בהן. אם נדרשת בחירה חדשה, המוטב הנוכחי של ההכנסה חותם על בחירה בנאמנות מסוג QSST (qualified subchapter S trust); הנאמן חותם על הצהרת בחירה בנאמנות מסוג ESBT (electing small business trust). תקופת ההגשה הרגילה היא 2 חודשים ו-⁠16 ימים החל ביום ההעברה. נאמנויות מסוימות אחרי פטירה רשאיות לבחור במהלך 2 שנים של כשירות זמנית, או בתקופת הבחירה הזו שמתחילה ביום שלמחרת (תקנה). החמצת המועד עלולה לבטל את מעמד חברת ה-⁠S, אבל אפשר לקבל הקלה לבחירה מאוחרת שעומדת בתנאים בתוך 3 שנים ו-⁠75 ימים ממועד התחולה המיועד (IRS); ראו כך ממוסה חברת S.

נותן המתנה משלם את מס המתנות. אם המס לא שולם, סעיף ⁦6324(b)⁩ יכול להטיל על מקבל המתנה אחריות אישית עד שווי המתנה. השעבוד בגין מס מתנות יכול להימשך 10 שנים מיום המתנה; שומה נפרדת על המקבל מאפשרת בדרך כלל 10 שנים לגבייה, בכפוף להארכות (IRS).

הגישו טופס 7004 בנפרד לכל דוח של עסק או של נאמנות שהוא חל עליו, עד המועד המקורי של אותו דוח (IRS). בקשו הארכות לדוחות של יחידים ולדוחות מתנות עד המועדים שחלים עליהם; ראו אילו דוחות העסק שלכם מגיש. הארכה להגשה בדרך כלל לא מאריכה את מועד התשלום (דוחות של יחידים, טופס 709).

דוחות מדינתיים דורשים בדיקה נפרדת של מקום המגורים, של ההשקעות ושל הפעילות של כל ישות; ראו דוחות מדינתיים למשקיעים בקרנות.

הטבלה מכסה דוחות פדרליים נפוצים בארה״ב. סמנו בעלים זרים, בני משפחה בחו״ל ואחזקות מחוץ לארה״ב לצורך בדיקת הגשה בינלאומית; ראו מה LLC עם בעלים יחיד בבעלות זרה מגישה לגבי דוחות מידע שעשויים לחול גם כשאין ל-⁠LLC דוח מס הכנסה נפרד (IRS).

איך מתאימים דרישות הון, חלוקות ודוחות קרנות לטופסי ⁦K-1⁩?

שמרו את התנועות במזומן, את שווי הדיווח ואת רשומות המס של כל קרן כך שאפשר לזהות כל אחד מהם בנפרד. התאמה מסבירה הפרשים; היא לא מחייבת שכל יתרה תהיה שווה ל-⁠⁦K-1⁩.

בהזרמת מזומן לקרן שהיא שותפות, רשמו את התשלום בחשבון ההשקעה של הישות שהצטרפה לקרן ושמרו את הודעת דרישת ההון (capital call). התחייבות שעוד לא מומנה שייכת לטבלת התחייבויות נפרדת. בקשו מרואה החשבון לבדוק הודעות שכוללות עמלות, הלוואות או הזרמות שאינן במזומן לפני שבוחרים את הרישומים.

בחלוקה, התאימו את התקבול להודעת הקרן ולרישום בבנק. בדקו אם התשלום מקטין את יתרת ההשקעה או שיש לו טיפול אחר לפי הבסיס החשבונאי של הספרים; אל תרשמו אוטומטית כל תקבול כהכנסה חייבת. הכנסה של שותפות חייבת בדיווח בין שחולקה ובין שלא, ולחלוקות יש טיפול מס נפרד (הוראות ⁦K-1⁩ לשותף).

נהלו טבלה לכל ישות משקיעה ולכל קרן, עם:

• יתרת ההשקעה בפתיחה והבסיס החשבונאי שבו משתמשים.
• הזרמות, חלוקות והעברות, עם קישור להודעות מתוארכות ולרישומים בבנק.
• הכנסה, שינויי שווי והתאמות אחרות לפי אותו בסיס חשבונאי.
• יתרת סגירה, תאריך הדוח וכל הפרש שלא נפתר.
• התאמה נפרדת של ההון לצורכי מס (tax capital), רשומה של בסיס העלות לצורכי מס ונספחי ה-⁠⁦K-1⁩.

דוח שווי הנכסים הנקי (NAV) של חברת התפעול (fund administrator) מודד את שווי ההשקעה לפי בסיס הדיווח שלה, ואילו פריט L (Item L) ב-⁠⁦K-1⁩ מדווח על ההון לצורכי מס כשהדבר נדרש; ראו הון לצורכי מס והקצאות בקרן כדי להבין למה הם שונים (הוראות טופס 1065).

בסיס העלות לצורכי מס (tax basis) הוא הסכום שלפיו מודדים רווח ומגבילים ניכוי הפסדים על הזכות בקרן; יתרת ההון בפריט L של ה-⁠⁦K-1⁩ לא קובעת אותו. כל שותף חייב לנהל רשומה של בסיס העלות, כולל חוב רלוונטי והתאמות שייחודיות לאותו שותף (IRS). העבירו את הרשומה הזו הלאה כשמחליפים רואה חשבון.

איך בונים את הספרים כשהתוכנה לא יכולה לאחד 20 עד 30 ישויות?

נהלו ספר חשבונות נפרד לכל ישות, עם חשבונות משותפים לתנועות דומות. את הסיכום המשפחתי בונים מתוך הספרים האלה.

לפי IRS, לעסקים נפרדים צריכות להיות רשומות מלאות ונפרדות, כולל מסמכים תומכים (פרסום 583). בשותפויות שממלאות את Schedule L, המאזן צריך להתאים לספרי השותפות; צרפו הצהרה שמסבירה את ההפרשים (הוראות טופס 1065).

השתמשו באותם שמות חשבונות למזומן, להשקעות, להלוואות, להזרמות, לחלוקות ולהוצאות כשהם מייצגים אותו דבר. הוסיפו חשבונות רק כשהפעילות של ישות מחייבת זאת. צרפו לכל תנועה את הבעלים המשפטיים, את הנישום, את חשבון הבנק ואת בקשת ההצטרפות לקרן.

תעדו אם כל העברה היא הלוואה, הזרמת הון, חלוקה או החזר הוצאות, ואז רשמו אותה באופן עקבי בספרים של שתי הישויות. התאימו חייבים וזכאים כשנשאר סכום פתוח. רשמו הזרמות וחלוקות בחשבונות ההשקעה וההון המתאימים, ואל תיצרו אוטומטית יתרת הלוואה (IRS). העובדה שהמשפחה היא הבעלים לא קובעת לבדה את הרישום.

מה כולל דיווח מאוחד של משרד משפחה?

הגדירו את הדוח בהתקשרות: שווי נקי לצורכי ניהול, תחזית מזומנים או דוחות כספיים למלווה. בדוח ניהולי, פרטו את הישויות הכלולות, את שיעורי הבעלות, את תאריכי השווי ואת הבסיס החשבונאי. הסירו יתרות כפולות בתוך ההיקף הזה, כדי שהלוואה של המשפחה ל-⁠LLC שכלולה בדוח לא תנפח את השווי הנקי. שמרו את ההתאמות האלה בטבלת הדיווח, ואת הרשומות של כל ישות השאירו כמו שהן.

איך עוקבים אחרי 30 טופסי ⁦K-1⁩ או יותר, הארכות ומקדמות מס?

השתמשו במרשם אחד שמקשר כל ⁦K-1⁩ צפוי למקבל המשפטי שלו ולדוח שמשתמש בו. LLC משפחתית שמשקיעה בקרנות צריכה את נתוני המס של הקרנות לפני שהיא יכולה לסיים את ההקצאות שלה ואת טופסי ⁦K-1⁩ לחברים.

עקבו אחרי שמות הקרנות והמשקיעים, מספרי זיהוי המס, תאריך ההגעה הצפוי, תאריך הקבלה, הנספחים, התיקונים ומי בודק. רשמו לכל דוח מושפע את המועד המקורי ואת המועד המוארך, את אישור ההארכה ואת אישור ההגשה. לכל מקדמה או תשלום שנלווה להארכה, רשמו את הנישום, את רשות המסים, את מועד התשלום, את הסכום המתוכנן, מי מכין, מי מאשר ושולח, ואת אישור התשלום.

עבדו לפי שכבות הבעלות, לפי הסדר:

1. התאימו את ספרי הישויות ובקשו מהקרנות את כל חבילות המס הצפויות.
2. זהו חבילות חסרות לפני המועד המקורי של כל דוח מושפע.
3. בקשו הארכה בנפרד לכל ישות ולכל יחיד מושפעים, וארגנו את התשלומים הנדרשים.
4. בדקו את טופסי ⁦K-1⁩ והנספחים שמגיעים מהקרנות, ואז הכינו את הדוחות של הישויות המקבלות ואת טופסי ⁦K-1⁩ שהן מוציאות.
5. השלימו את הדוחות של החברים ושל המוטבים אחרי שנתוני הישויות מוכנים.

שותפויות חייבות למסור טופסי ⁦K-1⁩ עד מועד הדוח שלהן, כולל הארכות; הארכה לקרן לא מאריכה אוטומטית את המועד של המשקיעים שלה (הוראות טופס 1065). השאירו זמן לבדיקה בין השכבות, ואל תתכננו לסיים כל דוח ביום האחרון.

טופס 1065 שחובה להגיש ומוגש באיחור עלול לעלות לשותפות ⁦$260⁩ לכל שותף שהיה שותף בחלק כלשהו משנת המס, לכל חודש או חלק מחודש, עד 12 חודשים, גם כשאין מס הכנסה לתשלום (IRS, הסכום העדכני). ייתכן שתחול הקלה לשותפות קטנה או הקלה בשל סיבה סבירה. פטור אוטומטי מקנס (Automatic Exemption from Penalty) יכול למנוע הטלת קנס על דוח מקורי שעומד בתנאים, אם הוגש בתוך 3 שנים מהמועד המקורי שלו ויש היסטוריית ציות מתאימה ב-⁠3 השנים הקודמות (IRS). ראו קנסות על הגשה ותשלום באיחור.

על טופס 1041 שמוגש באיחור חל בדרך כלל קנס של ⁦5%⁩ מהמס שלא שולם לכל חודש או חלק מחודש, עד ⁦25%⁩, לפני התאמה חופפת בגין תשלום באיחור. אם האיחור עולה על 60 ימים, הקנס המינימלי הוא ⁦$535⁩ או המס שהיה צריך להופיע בדוח, הנמוך מביניהם; סיבה סבירה יכולה לבטל אותו (IRS, המינימום העדכני). לטיפול בטפסי מס חסרים, ראו טפסי מס מאוחרים מקרנות.

איך מתכננים תשלומי מס כשדוחות הקרנות לא מראים הכנסה חייבת?

תכננו בנפרד את צורכי המזומן ואת ההכנסה החייבת. חלוקות מהקרנות ושינויים בשווי המדווח לא מחליפים את ההכנסה החייבת שמוקצית לכם (הוראות ⁦K-1⁩ לשותף).

ליחידים, השוו את המס הצפוי לשנה הנוכחית לכללי התשלום שנקבעים לפי השנה הקודמת, שקלו חישוב לפי ההכנסה בפועל בכל תקופה (annualizing) כשההכנסה לא אחידה, וראו טפסי מס מאוחרים מקרנות לגבי שיטת המקדמות (פרסום 505).

בקשו מהקרנות נתוני מס ראשוניים וסמנו הנחות כזמניות. הפרידו בין המזומן שנדרש לדרישות הון לבין המזומן ששמור לתשלומי מס. רשמו כל תשלום תחת הנישום שחייב בו; תשלום של יחיד אינו אוטומטית תשלום של נאמנות. מקדמות של נאמנות דורשות בדיקה נפרדת לפי טופס ⁦1041-ES⁩. נאמן רשאי להקצות מקדמות מס של הנאמנות למוטבים אם הוא חותם על טופס ⁦1041-T⁩ ומגיש אותו עד היום ה-⁠65 אחרי סוף השנה, בהתאמה לסופי שבוע ולחגים (הטופס וההוראות).

איך משרד חדש מקבל את העבודה כשהקונטרולר שלנו עוזב או כשרואה החשבון (CPA) פורש?

צוות חשבונאות חדש צריך רשימת ישויות מלאה, יתרות פתיחה והיסטוריית הגשות לפני שהוא יכול לקבל אחריות על כל המשפחה. התחילו מהמועדים הקרובים ומהיתרות שלא נפתרו, ואז התאימו את העברת העבודה של כל ישות.

אספו:

• תרשים הבעלות, שמות משפטיים, מספרי EIN, סיווגי מס ותאריכי סוף שנה.
• הסכמי תפעול, שטרי נאמנות, תיקונים וזכויות חתימה.
• דוחות קודמים, טופסי ⁦K-1⁩, בחירות, טבלאות פחת ורשומות של בסיס העלות לצורכי מס.
• נציג השותפות של כל שותפות וכל יחיד שמונה (designated individual) לשנים פתוחות, אלא אם השותפות בחרה כדין לצאת ממשטר הביקורת הפדרלי לשותפויות. טופס 8821 לא מחליף אותם; שינויים בטופס 8979 מותרים רק במצבים שההוראות שלו מפרטות, ולא כעניין שגרתי בהעברת העבודה (IRS). ראו איך שותפויות ממוסות.
• ייצוא של ספרי החשבונות, מאזני בוחן, התאמות בנק ויתרות בין ישויות.
• בקשות הצטרפות לקרנות, דוחות הון, הודעות על דרישות הון ועל חלוקות, והתחייבויות שעוד לא מומנו.
• אישורי הגשה והארכה, אישורי תשלומי מס, הודעות ורשימות של שנים חסרות.
• הגדרות דיווח, אישורי חשבונות לתשלום וגישה מורשית לצוות החדש.

שמרו את הרשומות המקוריות, לא רק דוח מסכם; הנחיות IRS לשמירת רשומות דורשות מסמכים שתומכים בהכנסות, בניכויים ובזיכויים (פרסום 583).

לגישה למידע ב-⁠IRS, הסדירו טופס 8821 נפרד לכל ישות שהיא נישום נפרד, עם הטפסים והתקופות הרלוונטיים; כסו בנפרד גם כל נישום שהוא יחיד. טופס 8821 מאפשר גישה למידע מס אבל לא מסמיך לייצג, ולייצוג נדרש בדרך כלל טופס 2848 (על טופס 8821, ההוראות וכללי החתימה). שייכו ישות שאינה מוכרת לצורכי מס (disregarded entity) או נאמנות מסוג grantor לנישום שמדווח עליה בפועל, ואל תניחו שלכל ישות משפטית יש חשבון מס הכנסה נפרד.

בנאמנות, נאמן מורשה חותם על טופס 8821. אם הנאמנות עוד לא הגישה טופס 56 שמזהה את הנאמן הנוכחי, הגישו גם את ההודעה הזו (IRS).

מה כוללת הנהלת חשבונות חודשית או רבעונית, ומי מטפל בשאר העבודה?

הגדירו בכתב את חבילת החשבונאות החוזרת. היא יכולה לכלול ספרים מותאמים לכל ישות, טבלאות קרנות, יתרות בין ישויות, תחזיות מזומנים, מעקב אחר מסמכי מס ודוחות משפחתיים מוסכמים.

תדירות חודשית או רבעונית היא בחירה של השירות, לא מועד דיווח פדרלי כללי למשרדי משפחה. קבעו אותה לפי היקף התנועות, פעילות דרישות ההון והצורך של המשפחה לאשר תשלומים.

אם מלווה, נאמן או מוטב צריכים דוח כספי מסוים או התקשרות מסוימת, פרטו זאת בנפרד.

דוגמה

להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולר אמריקאי.

למשפחה יש 18 ישויות והיא מצפה ל-⁠40 טופסי ⁦K-1⁩ מקרנות. LLC משפחתית עם שישה חברים מתחילה עם השקעה שמומנה במזומן ורשומה ב-⁠⁦US$100,000⁩, מזרימה עוד ⁦US$20,000⁩ ומקבלת חלוקה במזומן של ⁦US$10,000⁩.

נניח שאין חוב, אין התאמות שווי ואין התאמות בסיס אחרות. הקרן מדווחת ב-⁠⁦K-1⁩ של ה-⁠LLC על הכנסה חייבת של ⁦US$30,000⁩. בסיס העלות לצורכי מס הוא ⁦US$100,000 + US$20,000⁩ שהוזרמו + ⁦US$30,000⁩ הכנסה שהוקצתה − ⁦US$10,000⁩ שחולקו = ⁦US$140,000⁩. התקבול של ⁦US$10,000⁩ במזומן לבדו לא מדד את ההכנסה החייבת.

הצוות מסיים את ההקצאות של ה-⁠LLC לפני שהוא מכין את הדוחות של החברים. נניח שטופס 1065 שה-⁠LLC חייבת להגיש צריך להיות מוגש ב-⁠2027, והוא מוגש באיחור של שני חודשי קנס מלאים בלי הארכה תקפה. קנס על הגשה באיחור שלא בוטל בשלוש השנים הקודמות פוסל אותה מהקלה אוטומטית, ולא חלה הקלה לשותפות קטנה או הקלה אחרת. הקנס על הדוח המאוחר לבדו הוא ⁦6 × 2 × US$260 = US$3,120⁩.

המצב שלכם שונה?

• יש לכם 10 ישויות או יותר, קונטרולר שעוזב או ישות עם דוחות חסרים: אספו את תרשים הישויות, מספרי EIN, ההסכמים, הדוחות האחרונים ודוחות ההון מהקרנות לצורך תיאום חשבונאות ומס.
• אתם צריכים עזרה בבחירת מבנה המשרד או בבדיקת ניכויים: ראו מבנה המס של משרד משפחה.
• ילדים, הורים או בני זוג מחזיקים יחד ב-⁠LLC: ראו LLC בבעלות בני זוג או משפחה.
• הבעיה היא דוח של אדם אחד עם הרבה טופסי ⁦K-1⁩ מקרנות: ראו בחירת CPA להרבה השקעות בקרנות.
• הספרים בפיגור ויש דוח שצריך להגיש: ראו השלמת הנהלת חשבונות באיחור.
• ישות מעולם לא הגישה דוח או החמיצה כמה שנים: ראו השלמת דוחות מס עסקיים שלא הוגשו וקבלו עזרה בחשבונאות ובהגשה לישויות.
• אתם מחליטים מי ינהל את הספרים השוטפים: ראו ניהול הספרים בעצמכם או העסקת מנהל חשבונות.