הנהלת חשבונות לחברת S: מפתח חשבונות, שכר נושא משרה, חלוקות

מה הספרים של חברת S צריכים להראות?

IRS לא דורש מערכת הנהלת חשבונות מיוחדת, רק רישומים שמראים בבירור הכנסות והוצאות. טופס ⁦1120-S⁩ דורש יותר מדוח רווח והפסד: שכר נושא משרה, מאזן שצריך להתאים לספרי החברה, חלוקות לפי בעל מניות והלוואות בעלי מניות.

מקרה אינו פשוט כשאחד מאלה נכון:

• הבעלים קיבל משיכות, או שלא שולם לו שכר כלל.
• חלוקות נרשמו כהוצאות, או שהלוואות וחלוקות חולקים חשבון הון אחד.
• הוצאות אישיות עברו דרך חשבון החברה.
• הספרים התחילו כשהעסק היה עסק יחידני או LLC, ועדיין משתמשים בחשבון משיכות בעלים ובחשבון הון בעלים.
• ביטוח הבריאות של הבעלים מעולם לא נכנס ל-⁠⁦W-2⁩, או שהמאזן לא מתאים לבנק.

כל אחד מאלה עשוי לדרוש תיקון לפני שמכין הדוחות יכול להתחיל בדוח.

מה להכין לפני שמכין הדוחות מבקש:

• מסמכי הבחירה ב-⁠S: טופס 2553 וכל תשובה מ-⁠IRS
• דוחות שכר לכל מועד תשלום
• דפי חשבון בנק וכרטיס אשראי לכל השנה
• שטרי הלוואה בין החברה לבעלי המניות
• הדוח האחרון שהוגש
• אם הספרים בשיטת מזומן או בשיטת צבירה, כי הדוח עוקב אחרי השיטה שהספרים משתמשים בה

אילו חשבונות חברת S צריכה (מפתח חשבונות)?

מעבר לחשבונות הרגילים של בנק, כרטיס, הוצאות, ציוד, חוב, חייבים וזכאים, חברת S צריכה שש קבוצות שמזינות את טופס ⁦1120-S⁩. שמות החשבונות הם נוהג בהנהלת חשבונות ולא כללי IRS: IRS לא מפרסם מפתח חשבונות חובה.

החלק של המעסיק במסי השכר מנוכה כמסים ולא כשכר (פרסום 334; פרסום 535, עודכן לאחרונה ב-⁠2022), ולכן הוא נשאר מחוץ לשורות 7 ו-⁠8. שכר שמדווח במקום אחר בדוח, כמו שכר בעלות המכר או הפקדות ⁦401(k)⁩ של עובדים, נשאר גם הוא מחוץ לשורות האלה.

שמרו שכר בעלים, חלוקות והלוואות בשלושה מקומות נפרדים. חשבון משיכות בעלים משותף אחד מסתיר אילו דולרים היו שכר, אילו היו חלוקות ואילו הלוואות שצריך להחזיר.

איך רושמים את שכר נושא המשרה שלי, ואיפה מסי שכר וטפסים 941, 940 ו-⁠⁦W-2⁩ משתלבים?

נושא משרה שעושה בחברת S יותר מעבודה מינורית ומקבל שכר, או זכאי לקבל, הוא עובד, והתשלום הוא שכר גם כשנושא המשרה הוא גם בעל מניות (IRS). אם זה מתאר את נושא המשרה, התשלום נרשם דרך מערכת השכר כשכר, ולא דרך חשבון משיכות בעלים. החברה קובעת מי נושא משרה לפי חוק מדינת ההתאגדות שלה; תשלום לבעלים שעובד ואין לו משרה רשמית מדווח בדרך כלל כשכר בשורה 8. החברה חייבת לשלם שכר סביר עבור השירותים האלה לפני שהיא מבצעת חלוקות שאינן שכר. כמה שכר נחשב סביר מוסבר במדריך משכורת בעלים בחברת S.

בכל מועד תשלום:

1. שכר ברוטו של נושא המשרה נרשם בחשבון שכר נושאי משרה.
2. מס הכנסה שנוכה ושני החלקים של ביטוח לאומי (Social Security) ומדיקר (Medicare) נשארים בחשבונות התחייבויות שכר עד ההפקדה. גם מס האבטלה.
3. כל הפקדה מנקה את ההתחייבות ושומרת את התאריך והסכום שלה.

ההפקדות חלות לפני הדוחות. מפקיד חודשי מפקיד עד היום ה-⁠15 בחודש שלאחר מכן; מעסיק שמס השכר שלו בתקופת הבדיקה לאחור גבוה יותר משתמש בלוח החצי-שבועי, והתחייבות גדולה יכולה להיות לתשלום ביום העסקים הבא (פרסום 15). למס אבטלה פדרלי יש כלל הפקדה משלו, שמוסבר בהפעלת שכר בעצמכם. מס שנוכה שייך לממשלה: גורם אחראי שמסרב בכוונה להעביר אותו עלול לחוב קנס אישי של ⁦100%⁩ מהמס שנוכה ולא שולם (סעיף 6672; קנס שחזור מסי נאמנות). התחייבות שכר שלא מתנקה מוסברת בהתחייבויות שכר שלא מתנקות.

שלוש הגשות צריכות להתאים לחשבונות האלה:

סופי שבוע, חגים וכללי הפקדה בזמן יכולים להזיז את התאריכים האלה (פרסום 15). מעסיק ש-⁠IRS הורה לו בכתב להגיש טופס 944 מגיש פעם בשנה במקום טופס 941 רבעוני. רישום הרצת שכר מוסבר בפקודות יומן לשכר. אם מעולם לא הופעלה מערכת שכר לבעלים, ראו חברת S שלא הפעילה שכר.

איך רושמים חלוקות (משיכות בעלים) כך שלא ייכנסו להוצאות?

רשמו חלוקה כהפחתה של ההון ולעולם לא כהוצאה. חלוקה היא תשלום לבעלים בגלל החזקת מניות, ולכן היא לא יכולה להופיע בדוח רווח והפסד. “משיכת בעלים” היא מונח של בעל עסק יחידני. בחברת S, כסף לבעלים הוא שכר דרך מערכת השכר, חלוקה דרך ההון, הלוואה מהחברה שצריך להחזיר, החזר של הלוואה שהבעלים נתן, או החזר הוצאות עסקיות ששילם הבעלים (הוצאות חברת S שלא הוחזרו). הדוח מדווח חלוקות שאינן דיבידנד בSchedule K שורה 16d, וה-⁠⁦K-1⁩ של כל בעל מניות מראה את הסכום של אותו בעל מניות בתיבה 16 עם קוד D. חברה שיש לה רווחים צבורים לצורכי מס (earnings and profits) משנים שבהן הייתה חברת C יכולה לשלם חלק מחלוקה כדיבידנד, שמדווח ב-⁠Schedule K שורה 17c ובטופס ⁦1099-DIV⁩ ולא ב-⁠⁦K-1⁩; ראו איך מסים חברות S.

רשמו כל חלוקה לפי תאריך, בעל מניות וסכום, בחשבון ההון של אותו בעל מניות. חלוקה גם לא מחליפה שכר: IRS יכול להתייחס לתשלומים לבעל מניות שעובד כשכר כשהשכר נמוך מדי. רישום שורה אחר שורה, והסיבה שחלוקות מעוותות את Schedule L, מופיעים ברישום חלוקות של חברת S.

למה חלוקות חייבות לעקוב אחרי הבעלות?

חברת S יכולה להחזיק סוג מניות אחד בלבד. זה אומר בדרך כלל שלכל מניה זכויות זהות לחלוקות ולתמורה בפירוק, כפי שנקבע בתקנון, בחוקי העזר, בחוק המדינה ובהסכמים מחייבים (תקנות משרד האוצר ⁦1.1361-1(l)⁩). בפועל, כל חלוקה מתחלקת ביחס למניות שמוחזקות.

סוג מניות שני יסיים את הבחירה ב-⁠S, ולכן תשלומים לא שווים לבעלים הם יותר מטעות בהנהלת חשבונות. קיים סעד לסיום בשוגג, אבל IRS חייב למצוא שהוא היה בשוגג והחברה חייבת לתקן את הסיבה ולהסכים להתאמות (סעיף ⁦1362(f)⁩). כשמסמכי ההתאגדות נותנים זכויות זהות, חלוקה שנבדלת במועד או בסכום אינה יוצרת כשלעצמה סוג מניות שני, אבל ניתנת לה השפעה מיסויית לפי העובדות. חלוקות לא שוות הן נושא לבדיקה מקצועית לפני הגשת הדוח.

איפה נרשם ביטוח בריאות לבעל מניות שהוא גם עובד?

פרמיות שהחברה משלמת עבור בעל מניות שהוא גם עובד ומחזיק ביותר מ-⁠⁦2%⁩ מהמניות או מכוח ההצבעה בכל יום בשנה נחשבות שכר לאותו בעל מניות לצורך ניכוי מס הכנסה במקור, והספרים רושמים אותן יחד עם שכר הבעלים ולא עם הטבות עובדים. מניות שבבעלות בן או בת זוג, צאצא (ילד או נכד) או הורה יכולות להיכלל בבדיקה (סעיף ⁦1372(b)⁩). הטעות הנפוצה היא לשלם אותן מחשבון החברה ולא להוסיף אותן ל-⁠⁦W-2⁩ של הבעלים.

לפי IRS, החברה יכולה לנכות את הפרמיות והן נכללות בתיבה 1 ב-⁠⁦W-2⁩. כשהן משולמות במסגרת תוכנית או מערכת שחלה על כל העובדים או על קבוצה מהם, הן אינן שכר לצורכי ביטוח לאומי (Social Security), מדיקר (Medicare) או מס אבטלה פדרלי ונשארות מחוץ לתיבות 3 ו-⁠5 ב-⁠⁦W-2⁩, ולכן שמרו את ההפרדה הזו ברישומי השכר. הוראות טופס ⁦1120-S⁩ מציבות אותן בשורה 7 או 8 (או בטופס ⁦1125-E⁩). לעובדים שמחזיקים ⁦2%⁩ או פחות, הפקדות לתוכנית נרשמות בשורה 18 כתוכניות הטבות לעובדים. האם הבעלים יכול לנכות את הפרמיות בדוח האישי כפוף לתנאים נוספים: ראו ביטוח בריאות לבעלי חברות S.

איך רושמים כסף שאני נותן לחברה כהלוואה, או לוקח ממנה כהלוואה?

רשמו הלוואה של בעל מניות לחברה כהתחייבות, והלוואה מהחברה לבעל מניות כנכס.

שורת ההלוואות מבעלי מניות ב-⁠Schedule L צריכה בדרך כלל להתאים לסכומים ב-⁠⁦K-1⁩, בלי חוב שבעל המניות רק ערב לו או חתם עליו במשותף.

רשמו כל הלוואה בכתב, עם הסכום, התאריך ותנאי ההחזר. הוראות טופס 7203 מטפלות בנפרד בהלוואה עם שטר כתוב ובמקדמות בחשבון פתוח. אם כסף נחשב הלוואה או הון תלוי בעובדות; ראו הלוואות בעלי מניות לחברת S.

מה מתאימים בכל חודש ובכל רבעון?

התאימו כל חשבון בנק, כרטיס ושכר בכל חודש, והתאימו את סכומי השכר לטופס 941 בכל רבעון. הבדיקות האלה הן נוהג בהנהלת חשבונות ולא כללי IRS.

צריך Schedule L, Schedule M-1, Schedule M-2 וטופס ⁦1125-E⁩?

Schedule L נדרש אלא אם החברה עונה “כן” על שאלה 11 ב-⁠Schedule B. טופס ⁦1125-E⁩ נדרש כשסך התקבולים מגיע ל-⁠⁦$500,000⁩ ומנוכה שכר נושא משרה.

תקבולים כוללים הם יותר ממכירות: תקבולים ברוטו בתוספת שורות ההכנסה האחרות והכנסה מסוימת מ-⁠Schedule K ומטופס 8825 (הוראות טופס ⁦1125-E⁩). אילו דוחות מהספרים מזינים את העמודים האלה מוסבר במהספרים לדוח המס העסקי; מאזן שהתוכנה לא יכולה להפיק מוסבר במאזן Schedule L בדוח חברה.

מה שומרים לכל בעל מניות, ומי שומר?

החברה שומרת את הספרים שמפיקים כל ⁦K-1⁩. בעל המניות שומר את רישומי בסיס העלות.

הוראות טופס 7203 קובעות שבעל המניות אחראי לשמור את המידע הדרוש לחישוב בסיס העלות במניות, ושחלוקה שאינה דיבידנד מעל בסיס העלות מדווחת כרווח הון. ראו בסיס העלות של בעל מניות בחברת S וגם חלוקות מעל בסיס העלות. תקופות שמירה: הוראות טופס ⁦1120-S⁩ וניהול רישומים של IRS.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה, בדולרים אמריקאיים.

יועץ עצמאי יחיד

לחברת S יש תקבולים של ⁦US$180,000⁩. הבעלים מקבל ⁦US$70,000⁩ דרך מערכת השכר ולוקח ⁦US$50,000⁩ חלוקות. המשכורת ומסי השכר של החברה הם הוצאות. החלוקות הולכות להון ולא נוגעות ברווח והפסד. אם סך הנכסים גם הוא מתחת ל-⁦US$250,000⁩, אפשר לענות “כן” על שאלה 11 ו-⁠Schedules L ו-⁠⁦M-1⁩ אינם נדרשים, אבל הספרים עדיין מחזיקים את המאזן. סכום השכר הוא המחשה; שכר סביר תלוי בעבודה שנעשית.

שני בעלי מניות

שני בעלי מניות מחזיקים ⁦60%⁩ ו-⁦40%⁩. חלוקה של ⁦US$100,000⁩ נרשמת כ-⁦US$60,000⁩ ו-⁦US$40,000⁩, רישום אחד לכל בעל מניות, כי לחברה סוג מניות אחד. אם רק בעל המניות שמחזיק ⁦60%⁩ היה מקבל את כל ⁦US$100,000⁩, התשלומים לא היו מתאימים לבעלות. אם זה לא מזיק תלוי במסמכי ההתאגדות, ולכן נדרשת בדיקה מקצועית לפני הגשת הדוח.

תקבולים מעל סף טופס ⁦1125-E⁩

לחברה יש ⁦US$520,000⁩ תקבולים כוללים והיא משלמת לנושא המשרה היחיד שלה, שהוא גם בעל המניות היחיד, ⁦US$90,000⁩. היא גם משלמת ⁦US$6,000⁩ ביטוח בריאות לאותו בעלים. הפרמיות מתווספות לתיבה 1 ב-⁠⁦W-2⁩ של הבעלים ונחשבות שכר נושא משרה. טופס ⁦1125-E⁩ נדרש כי התקבולים מעל ⁦US$500,000⁩, הוא מראה ⁦US$96,000⁩, ומכיוון שאין שכר נושא משרה שמנוכה במקום אחר, הסכום הזה עובר לשורה 7 בטופס ⁦1120-S⁩. מכיוון שהתקבולים גם מעל ⁦US$250,000⁩, נדרשים גם Schedule L ומאזן שמתאים לספרים.

המצב שלכם שונה?

• טופס ⁦1120-S⁩ הראשון שלכם בדרך והספרים מעורבבים: אין שכר לעצמכם, חלוקות נרשמו כהוצאות, הוצאות אישיות עברו דרך חשבון החברה, או שעדיין משתמשים בקובץ ישן של עסק יחידני או LLC. כדאי להכריע עם איש מקצוע לפני הגשת הדוח איפה הספרים מתחילים מחדש, מה צריך להציג מחדש ומה מכין הדוחות צריך מכם: עזרה בהנהלת חשבונות לחברות S.
• הבעלים מעולם לא היה בשכר, או שאינכם בטוחים שהשכר סביר: ראו חברת S שלא הפעילה שכר ומשכורת בעלים בחברת S. הספרים וטופס ⁦1120-S⁩ צריכים אז להיות מתוקנים יחד, ולכן איש מקצוע צריך להסתכל על החודשים הקודמים לפני הדוח: עזרה בהנהלת חשבונות לחברת S.
• בעל מניות אינו אזרח או תושב ארה״ב: חברת S אינה יכולה להיות בבעלות בעל מניות שהוא זר שאינו תושב (nonresident alien), ומעבר לחו״ל לבדו אינו המבחן, ולכן הבעלות והמעמד המיסויי צריכים בדיקה מקצועית לפני שמתקנים ספרים. ראו איך מסים חברות S וגם עזרה במיסוי חוצה גבולות.
• אתם שואלים אם חברת S צריכה קובץ הנהלת חשבונות חדש: ראו הספרים אחרי בחירה בחברת S.
• אתם בוחרים תוכנה, או שואלים אם תוכנה בסיסית מטפלת בשכר של חברת S: ראו תוכנת הנהלת חשבונות לחברת S.
• הספרים מפגרים בחודשים: ראו השלמת ספרים לחברת S וגם עזרה בהנהלת חשבונות.
• החברה שילמה את החשבונות האישיים שלכם: ראו חברת S ששילמה הוצאות אישיות.
• יש לכם כמה חברות: ראו ספרים לכמה חברות.
• אתם רוצים לדעת כמה עולים איש הנהלת חשבונות ומכין דוחות לחברת S: ראו עלות רואה חשבון לחברת S.