कनाडा की कंपनी के वर्षांत वित्तीय विवरण

क्या मेरी कंपनी T2 के साथ वित्तीय विवरण फ़ाइल करती है?

ज़्यादातर कंपनियाँ T2 के साथ पारंपरिक विवरण लगाने के बजाय वित्तीय विवरण की जानकारी GIFI कोड के रूप में भेजती हैं। यदि नोट्स या ऑडिटर या लेखाकार की रिपोर्ट तैयार हुई हो, तो उन्हें रिटर्न के साथ शामिल करें। विवरण और कार्यपत्र सँभालकर रखें, क्योंकि CRA उन्हें माँग सकती है। अंडरराइटिंग करने वाली बीमा कंपनियों को अपने विवरण भेजने ही होते हैं, क्योंकि GIFI उनकी रिपोर्टिंग ज़रूरतें पूरी नहीं करता।

छोटी कंपनी के लिए मूल जानकारी यह है: वर्षांत का तुलन पत्र, साल का आय विवरण और प्रतिधारित आय का मिलान। पूरे GIFI शेड्यूलों में Schedule 100 में अंतिम तुलन पत्र होता है, Schedule 125 में आय विवरण, और Schedule 141 में यह सवाल कि जानकारी किसने तैयार की और क्या कोई आपत्तियाँ थीं। पेपर फ़ॉर्म से फ़ाइल करने वाली पात्र कंपनियाँ GIFI-Short (Form T1178) का उपयोग कर सकती हैं।

यदि कंपनी का निगमन संघीय स्तर पर हुआ है, तो उसके निदेशकों पर शेयरधारकों के सामने वित्तीय विवरण रखने का सालाना दायित्व भी है। Corporations Canada के अनुसार वे विवरण आम तौर पर स्वीकृत लेखांकन सिद्धांतों के अनुसार होने चाहिए। यह कंपनी-कानून का दायित्व T2 रिपोर्टिंग की पद्धति से अलग है। प्रांतीय कंपनियों को अपने निगमन कानून की जाँच करनी चाहिए।

T2 की अंतिम तिथियों, GIFI से आगे के शेड्यूलों और फ़ाइल करने के तरीके के लिए कंपनी का रिटर्न फ़ाइल करना देखें।

GIFI क्या है, और मैं अपने खातों को उससे कैसे जोड़ूँ?

GIFI तुलन पत्र और आय विवरण की मदों के लिए CRA के कोडों की सूची है। पहले कंपनी के खातों का मिलान करें और वर्षांत के समायोजन दर्ज करें। इसके बाद के खाता शेषों, जिन्हें समायोजित ट्रायल बैलेंस (adjusted trial balance) कहते हैं, से विवरण तैयार करें। फिर हर विवरण-मद को CRA के क्रम के अनुसार कोड से जोड़ें: सटीक मिलान, फिर उपयुक्त मद, फिर सामान्य मद।

पूरे GIFI के लिए विवरणों जितना ही ब्योरा रखें: CRA कहती है कि सिर्फ़ कुल योग जमा न करें। गैर-कृषि कंपनी के लिए आवश्यक कोड में 2599 (संपत्ति), 3499 (देनदारियाँ), 3620 (इक्विटी), 8299 (राजस्व), 9368 (खर्च) और 9999 (कर के बाद शुद्ध आय) शामिल हैं। प्रतिधारित आय रिपोर्ट करते समय 3849 शामिल करें; पेपर Schedule 100 और 101 इसे आवश्यक चिह्नित करते हैं। जिस आवश्यक मद में कोई रकम नहीं है, उसमें शून्य लिखें। संपत्ति देनदारियों और इक्विटी के योग के बराबर होनी चाहिए, और राजस्व में से खर्च घटाने पर रिपोर्ट की गई आय के बराबर आना चाहिए। प्रतिधारित आय का अंतिम शेष तुलन पत्र से मेल खाना चाहिए। केवल संतुलित ट्रायल बैलेंस यह साबित नहीं करता कि खाते सही हैं। दीर्घकालिक शेषों और कंपनी-शेयरधारकों या निदेशकों से जुड़े शेषों के लिए अलग कोड होते हैं।

हर कंपनी के अपने आँकड़े रिपोर्ट करें, समूह का कुल योग नहीं। CRA आम तौर पर कनाडाई डॉलर माँगती है। कनाडा की निवासी पात्र कंपनी, जो अपना बहीखाता किसी योग्य विदेशी मुद्रा में रखती है, उस मुद्रा में रिपोर्ट करने का चुनाव कर सकती है। इसके लिए अधिकृत अधिकारी के हस्ताक्षर वाला Form T1296 कर वर्ष के पहले दिन के 60 दिन बाद तक फ़ाइल करना होगा। यदि रिकॉर्ड में US डॉलर के लेन-देन हैं, तो US डॉलर बिक्री और मार्केटप्लेस पेआउट देखें।

क्या CRA माँगती है कि विवरण CPA तैयार करे?

सामान्य T2 के लिए CRA को CPA द्वारा तैयार विवरण ज़रूरी नहीं है। उसका Schedule 141 पूछता है कि मुख्य रूप से शामिल व्यक्ति के पास लेखांकन की पेशेवर मान्यता (designation) है या नहीं और वह कंपनी से जुड़ा है या नहीं; यानी स्वामी द्वारा तैयार जानकारी को भी मान्य माना गया है। मदद लेने पर भी कंपनी पूरे रिकॉर्ड और सहायक दस्तावेज़ों के लिए ज़िम्मेदार रहती है (CRA के रिकॉर्ड नियम)।

यह जवाब CRA के फ़ाइलिंग नियम पर लागू होता है। निगमन कानून, शेयरधारक समझौता, ऋणदाता या निवेशक यह माँग सकते हैं कि विवरण किसी खास लेखांकन आधार पर बनें या किसी रिपोर्ट के साथ आएँ। वर्षांत का काम तय करने से पहले ये ज़रूरतें जाँचें। T2 तैयार करने वाला और वित्तीय विवरण तैयार करने वाला पेशेवर अलग-अलग लोग हो सकते हैं; Schedule 141 दोनों के बारे में पूछता है।

Notice to reader, कंपाइलेशन, रिव्यू या ऑडिट: कौन-सा चाहिए?

केवल T2 के लिए इनमें से कोई रिपोर्ट अपने-आप ज़रूरी नहीं है। कंपनी के कानूनी दायित्व और विवरण इस्तेमाल करने वालों की बताई ज़रूरतों के हिसाब से रिपोर्ट चुनें, फिर संबंधित पेशेवर से सेवा की पुष्टि करें।

ये शब्द काम के अलग-अलग स्तर बताते हैं, अलग T2 फ़ॉर्म नहीं। रिपोर्टों पर संघीय सरकार का स्पष्टीकरण कंपाइलेशन को बिना आश्वासन वाला और रिव्यू को सीमित आश्वासन वाला बताता है। माँगी गई रिपोर्ट में साफ़ लिखा होना चाहिए कि कौन-सा स्तर स्वीकार है। यदि रिपोर्ट पाने वाला "notice to reader" माँगे, तो पूछ लें कि क्या वह CSRS 4200 के तहत कंपाइलेशन एंगेजमेंट रिपोर्ट स्वीकार करता है; Ontario का नियम मौजूदा कंपाइलेशनों के लिए यही शीर्षक इस्तेमाल करता है।

क्या शेयरधारक ऑडिट माफ़ कर सकते हैं?

संघीय स्तर पर निगमित कंपनी में, वैध माफ़ी लागू न हो तो शेयरधारक हर वार्षिक बैठक में ऑडिटर नियुक्त करते हैं। यदि कंपनी जनता को शेयर बेचने वाली कंपनी (distributing corporation) नहीं है, तो बिना मतदान अधिकार वाले शेयरधारकों समेत हर शेयरधारक को माफ़ी के लिए सहमति देनी होगी। यह माफ़ी सिर्फ़ अगली वार्षिक बैठक तक रहती है। प्रस्ताव को कंपनी के रिकॉर्ड के साथ रखें।

ऑडिटर की माफ़ी से वार्षिक वित्तीय विवरण या ऋणदाता की अलग ऑडिट-शर्त माफ़ नहीं होती। संघीय कानून अब भी निदेशकों से शेयरधारकों के सामने विवरण रखने को कहता है। प्रांतीय कंपनी को संघीय माफ़ी नियम की जगह अपने कानून की जाँच करनी चाहिए।

विवरण के कौन-से आँकड़े T2 को प्रभावित करते हैं, और परिशोधन CCA से अलग क्यों है?

T2 लेखांकन लाभ से शुरू होता है, फिर उसे कर के लिए समायोजित करता है। Schedule 1 आय विवरण की शुद्ध आय का मिलान कर के लिए आय से करता है; Schedule 8 पात्र मूल्यह्रास योग्य संपत्ति के लिए पूँजीगत लागत भत्ता (CCA) निकालता है।

बिक्री, खर्च, माल-सूची और वर्षांत के देय आँकड़े लेखांकन लाभ तय करते हैं। तुलन पत्र संपत्तियों, ऋणों, शेयरधारक शेषों और प्रतिधारित आय का आधार है। बही का परिशोधन विवरणों के लेखांकन आधार के अनुसार संपत्ति की लागत को वर्षों में बाँटता है। CCA कर-श्रेणियों, उपयोग के लिए उपलब्धता के नियमों और उस दावे पर चलता है जो कंपनी अनुमत अधिकतम सीमा तक कर सकती है। ये रकमें अक्सर अलग होती हैं, इसलिए परिशोधन को CCA के दावे में न उतारें। कर-मिलान में बही का परिशोधन वापस जोड़ा जाता है और, जहाँ लागू हो, दावा किया गया CCA घटाया जाता है (CRA की T2 गाइड)। दावा निकालने के लिए पूँजीगत लागत भत्ता देखें।

डेबिट शेयरधारक खाता शेयरधारक से प्राप्य राशि है, व्यावसायिक खर्च नहीं; उसके कर-व्यवहार की अलग जाँच चाहिए। शेयरधारक ऋण देखें। वर्षांत से पहले वेतन या लाभांश चुनने के लिए वेतन या लाभांश देखें।

पहले वर्षांत पर क्या बदलता है?

नई कंपनी का पहला कर वर्ष उसकी निगमन की तारीख़ से शुरू होता है, और वह आम तौर पर पहले T2 पर अपना पहला वर्षांत चुनती है। वह पहली अवधि 53 हफ़्तों से अधिक नहीं हो सकती, और विवरण या GIFI T2 की अवधि से मेल खाने चाहिए (CRA के कर वर्ष के नियम)। साझेदारी में शामिल पेशेवर कंपनी के लिए कैलेंडर वर्षांत का विशेष नियम है, इसलिए तारीख़ चुनने से पहले उस स्थिति की जाँच करें।

जब पहले वर्ष की कंपनी के पास रिपोर्ट करने के लिए वित्तीय विवरण की जानकारी हो, तो वह शुरुआती और अंतिम तुलन पत्र देती है: पूरे GIFI में शुरुआती स्थिति के लिए Schedule 101 और अंतिम स्थिति के लिए Schedule 100 लगता है; GIFI-Short में Form T1178 का शुरुआती तुलन पत्र वाला बॉक्स इस्तेमाल होता है (CRA की GIFI गाइड)। जब रिपोर्ट करने की कोई जानकारी न हो, तो नीचे बताया गया निष्क्रिय कंपनी का अपवाद लागू हो सकता है। शुरुआती शेयर पूँजी, स्वामी के अग्रिम और कंपनी को हस्तांतरित किसी भी संपत्ति को बिक्री से अलग दर्ज करें। छोटी पहली अवधि कर की गणना भी बदल सकती है; कंपनी का रिटर्न फ़ाइल करना देखें।

क्या निष्क्रिय कंपनी को भी विवरण की जानकारी चाहिए?

निष्क्रिय कंपनी को भी तय करना होता है कि उसके पास कोई तुलन पत्र या आय विवरण की जानकारी है या नहीं। बिक्री के बिना भी बैंक शुल्क, ब्याज, बकाया बिल और शेयरधारक ऋण हो सकते हैं। यदि रिपोर्ट करने लायक जानकारी है, तो GIFI का उपयोग करें। CRA के अनुसार जो कंपनी पूरे साल निष्क्रिय रही और जिसके पास तुलन पत्र या आय विवरण की कोई जानकारी नहीं है, उसे Schedule 100, 125 और 141 लगाने की ज़रूरत नहीं।

यह GIFI का अपवाद है; इससे यह तय नहीं होता कि T2 देय है या नहीं। आपका व्यवसाय कौन-से रिटर्न फ़ाइल करता है देखें।

कंपनी को अपनी बही और विवरण कितने समय तक रखने चाहिए?

आम तौर पर कंपनी की बही, विवरण, कार्यपत्र और मूल दस्तावेज़ उस आख़िरी कर वर्ष के अंत के छह साल बाद तक रखें जिससे वे जुड़े हैं (Income Tax Act, धारा 230)। संपत्ति की लागत का समर्थन करने वाले रिकॉर्ड बाद के सालों में भी काम आ सकते हैं, इसलिए अवधि संपत्ति की खरीद के साल से नहीं, बल्कि उस आख़िरी साल से चल सकती है जिसमें संपत्ति कर को प्रभावित करती है (CRA की रिकॉर्ड-रखरखाव गाइड)।

यदि आवश्यक T2 देर से फ़ाइल हुआ, तो छह साल आम तौर पर उसके फ़ाइल होने के दिन से गिने जाते हैं। जहाँ आपत्ति, अपील या CRA का निर्देश माँगे, वहाँ रिकॉर्ड और लंबे समय तक रखें। निदेशकों और शेयरधारकों की बैठकों के कार्यवृत्त, शेयर स्वामित्व के रिकॉर्ड, सामान्य बही (general ledger) और उसे समझने के लिए ज़रूरी अनुबंध विघटन के कम से कम दो साल बाद तक रखें, और यदि कोई और नियम लागू रहता है तो उससे भी ज़्यादा (Income Tax Regulations, धारा 5800)। इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड पढ़ने योग्य बने रहने चाहिए, और भंडारण किसी और को सौंप देने से कंपनी की ज़िम्मेदारी नहीं हटती (CRA के रिकॉर्ड नियम)।

उदाहरण

केवल उदाहरण के लिए कनाडाई डॉलर। एक कंपनी के समायोजित आय विवरण में C$200,000 की बिक्री, C$130,000 की परिचालन लागत और C$10,000 का बही परिशोधन दिखता है। कर से पहले उसका लेखांकन लाभ C$60,000 है। मान लें कि आयकर का कोई खर्च दर्ज नहीं हुआ, इसलिए कर के बाद शुद्ध आय भी C$60,000 है। कंपनी ने साल के दौरान उपकरण खरीदा; मान लें कि अलग से निकाला गया उसका CCA दावा C$8,000 है।

T2 आय विवरण को GIFI के ज़रिए रिपोर्ट करता है। कर-मिलान में कंपनी C$10,000 का बही परिशोधन वापस जोड़ती है और C$8,000 का CCA घटाती है, जिससे किसी अन्य कर समायोजन से पहले C$62,000 आता है। उपकरण तुलन पत्र में लागत घटा संचित बही परिशोधन पर बना रहता है। उसका कर-शेष आगे के CCA दावों के लिए अलग से दर्ज रहता है।

आपके मामले में अलग है?

• पहला वर्षांत या भरोसे लायक न लगने वाले शेष: निगमन के दस्तावेज़, समायोजित ट्रायल बैलेंस, बैंक और कार्ड विवरण, ऋण समझौते, संपत्तियों के चालान, माल-सूची की गिनती, पेरोल और GST/HST की फ़ाइलिंग, और कोई पिछला T2 इकट्ठा करें। बहीखाता सहायता देखें।
• ऋणदाता या निवेशक रिपोर्ट चाहता है: किसी पेशेवर को लगाने से पहले उसके सटीक शब्द, लेखांकन आधार और आश्वासन का ज़रूरी स्तर पूछ लें। बहीखाता सहायता देखें।
• आपने कंपनी से पैसे लिए हैं: खाते का मिलान करें और शेयरधारक ऋण देखें।
• आपकी कंपनी के कुछ साल अब तक फ़ाइल नहीं हुए: हर साल के अंतिम शेष क्रम से तय करें; कंपनी के अधूरे रिटर्न पूरे करना देखें।