Estados financieros de cierre de una corporación canadiense

¿Mi corporación presenta estados financieros junto con el T2?

La mayoría de las corporaciones envían la información de los estados financieros con el T2 en forma de códigos GIFI, en lugar de adjuntar estados financieros tradicionales. Si se prepararon notas o un informe del auditor o del contador, inclúyalos con la declaración. Conserve los estados financieros y los papeles de trabajo, porque la CRA puede solicitarlos. Las corporaciones de seguros que suscriben pólizas deben enviar sus estados financieros, porque el GIFI no cubre sus necesidades de información.

Para una corporación pequeña, la información básica es un balance general al cierre del año, un estado de resultados del año y una conciliación de las utilidades retenidas. Con los anexos GIFI completos, el Schedule 100 contiene el balance general de cierre, el Schedule 125 el estado de resultados y el Schedule 141 las preguntas sobre quién preparó la información y si hubo salvedades. Las corporaciones elegibles que presentan formularios en papel pueden usar el GIFI-Short (Form T1178).

Si la corporación se constituyó a nivel federal, sus directores también tienen la obligación anual de presentar estados financieros a los accionistas. Corporations Canada indica que esos estados financieros deben seguir los principios de contabilidad generalmente aceptados. Esa obligación corporativa existe aparte del método de información del T2. Las corporaciones provinciales deben revisar su propia ley de constitución.

Para las fechas límite del T2, los anexos más allá del GIFI y la forma de presentación, consulte Presentar la declaración de su corporación.

¿Qué es el GIFI y cómo asigno mis cuentas a sus códigos?

El GIFI es la lista de códigos de la CRA para las partidas del balance general y del estado de resultados. Primero concilie las cuentas de la corporación y registre los ajustes de cierre de año. Use los saldos resultantes, llamados balanza de comprobación ajustada, para preparar los estados financieros. Luego asigne cada partida a un código siguiendo el orden de la CRA: coincidencia exacta, partida apropiada y, por último, partida genérica.

Con el GIFI completo, use el mismo nivel de detalle que los estados financieros: la CRA indica no enviar solo totales. Los códigos obligatorios para una corporación que no es agrícola incluyen 2599 (activos), 3499 (pasivos), 3620 (capital contable), 8299 (ingresos), 9368 (gastos) y 9999 (utilidad neta después de impuestos). Incluya el 3849 cuando declare utilidades retenidas; los Schedules 100 y 101 en papel lo marcan como obligatorio. Anote cero en una partida obligatoria que no tenga monto. Los activos deben ser iguales a los pasivos más el capital contable, y los ingresos menos los gastos deben coincidir con la utilidad declarada. El cierre de utilidades retenidas debe coincidir con el balance general. Una balanza de comprobación cuadrada no basta para demostrar que las cuentas son correctas. Los saldos a largo plazo y los saldos con accionistas corporativos o directores usan otros códigos.

Declare las cifras propias de cada corporación, no un total del grupo. La CRA generalmente exige dólares canadienses. Una corporación elegible residente en Canadá que lleve su contabilidad en una moneda extranjera que califique puede elegir declarar en esa moneda presentando el Form T1296, firmado por un ejecutivo autorizado, a más tardar el 60 días después del primer día del año fiscal. Si los registros incluyen operaciones en dólares estadounidenses, consulte Ventas en dólares estadounidenses y pagos de marketplaces.

¿La CRA exige que un CPA prepare los estados financieros?

La CRA no exige estados financieros preparados por un CPA para un T2 ordinario. Su Schedule 141 pregunta si la persona que participó principalmente tiene un título contable y si esa persona está vinculada con la corporación, de modo que prevé la información preparada por el propio dueño. La corporación sigue siendo responsable de tener registros completos y documentos de respaldo, aunque contrate ayuda (reglas de registros de la CRA).

Esa respuesta cubre solo el requisito de presentación ante la CRA. Una ley de constitución, un acuerdo de accionistas, un prestamista o un inversionista pueden exigir estados financieros preparados bajo una base contable determinada o acompañados de un informe. Revise esos requisitos antes de contratar el trabajo de cierre de año. Quien prepara el T2 y el profesional que prepara los estados financieros pueden ser personas distintas; el Schedule 141 pregunta por ambos.

Aviso al lector, compilación, revisión o auditoría: ¿cuál se necesita?

Solo para el T2, ninguno de estos informes es obligatorio de forma automática. Elija el informe según la obligación legal de la corporación y las necesidades declaradas de quienes usarán los estados financieros, y luego confirme el encargo con el profesional.

Estos términos describen distintos niveles de trabajo, no distintos formularios del T2. Una explicación del gobierno federal sobre los informes describe la compilación como un trabajo sin aseguramiento y la revisión como un trabajo con aseguramiento limitado. Un informe que le soliciten debe decir exactamente qué nivel se acepta. Si un destinatario pide un «aviso al lector» (notice to reader), confirme si acepta un informe de encargo de compilación según la norma CSRS 4200; el reglamento de Ontario usa ese título para las compilaciones actuales.

¿Pueden los accionistas renunciar a la auditoría?

En una corporación constituida a nivel federal, los accionistas nombran un auditor en cada asamblea anual, salvo que se aplique una renuncia válida. Si la corporación no es una distributing corporation (con acciones distribuidas al público), todos los accionistas, incluidos los que no tienen voto, deben consentir la renuncia. La renuncia dura solo hasta la siguiente asamblea anual. Conserve la resolución con los registros corporativos.

Renunciar al auditor no elimina los estados financieros anuales ni el requisito de auditoría que imponga aparte un prestamista. La ley federal sigue exigiendo que los directores presenten los estados financieros a los accionistas. Una corporación provincial debe revisar su propia ley en lugar de usar la regla federal de renuncia.

¿Qué cifras de los estados financieros afectan el T2 y por qué la amortización es distinta de la CCA?

El T2 parte de la utilidad contable y luego la ajusta para efectos fiscales. El Schedule 1 concilia la utilidad neta del estado de resultados con la utilidad para efectos fiscales; el Schedule 8 calcula la deducción por costo de capital (CCA) de los bienes depreciables elegibles.

Las ventas, los gastos, el inventario y las cuentas por pagar al cierre del año determinan la utilidad contable. El balance general respalda los activos, las deudas, los saldos de accionistas y las utilidades retenidas. La amortización contable reparte el costo de un activo según la base contable de los estados financieros. La CCA sigue las clases fiscales, las reglas de disponibilidad para uso y una deducción que la corporación puede reclamar hasta su máximo permitido. Los montos suelen ser distintos, así que no copie la amortización en la deducción por CCA. La conciliación fiscal suma de nuevo la amortización contable y resta la CCA reclamada, cuando corresponda (guía del T2 de la CRA). Para calcular la deducción, consulte Deducción por costo de capital.

Una cuenta deudora de un accionista es una cuenta por cobrar al accionista, no un gasto del negocio; su tratamiento fiscal requiere una revisión aparte. Consulte Préstamos del accionista. Para elegir entre sueldo y dividendos antes del cierre de año, consulte Sueldo o dividendos.

¿Qué cambia en el primer cierre de año?

Una corporación nueva inicia su primer año fiscal en su fecha de constitución y, en general, elige la fecha de cierre de ese primer año en el primer T2. Ese primer período no puede superar las 53 semanas, y los estados financieros o el GIFI deben coincidir con el período del T2 (reglas de año fiscal de la CRA). Una corporación profesional que forma parte de una sociedad de personas tiene una regla específica de cierre en año calendario, así que revise ese caso antes de elegir una fecha.

Cuando una corporación en su primer año tiene información financiera que declarar, presenta balances generales de apertura y de cierre: el GIFI completo usa el Schedule 101 para la posición inicial y el Schedule 100 para la posición final; el GIFI-Short usa la casilla del balance general de apertura del Form T1178 (guía del GIFI de la CRA). La excepción para corporaciones inactivas que se explica más abajo puede corresponder cuando no hay información que declarar. Registre por separado de las ventas el capital social inicial, los anticipos del dueño y los activos transferidos a la corporación. Un primer período corto también puede cambiar el cálculo del impuesto; consulte Presentar la declaración de su corporación.

¿Una corporación inactiva sigue necesitando información de estados financieros?

Una corporación inactiva debe determinar si tiene información de balance general o de estado de resultados. Puede haber comisiones bancarias, intereses, cuentas por pagar y préstamos de accionistas aunque no haya ventas. Si hay información que declarar, use el GIFI. La CRA indica que una corporación inactiva durante todo el año y sin información de balance general ni de estado de resultados no necesita adjuntar los Schedules 100, 125 y 141.

Esta es una excepción del GIFI, no una respuesta a si debe presentarse un T2. Consulte Qué declaraciones presenta su negocio.

¿Cuánto tiempo debe conservar la corporación sus libros y estados financieros?

En general, conserve los libros, los estados financieros, los papeles de trabajo y los documentos de origen de la corporación durante seis años después del fin del último año fiscal al que se refieren (Income Tax Act, sección 230). Los registros que respaldan el costo de un activo pueden importar en años posteriores, así que el plazo puede contarse desde el último año en que el activo afecta los impuestos, no desde el año de compra (guía de la CRA sobre conservación).

Si un T2 obligatorio se presentó tarde, los seis años generalmente se cuentan desde el día en que se presentó. Conserve los registros más tiempo cuando lo exija una objeción, una apelación o una instrucción de la CRA. Conserve las actas de directores y accionistas, los registros de propiedad de las acciones, el libro mayor y los contratos necesarios para entenderlo hasta al menos dos años después de la disolución, y más tiempo si otra regla sigue vigente (Income Tax Regulations, sección 5800). Los registros electrónicos deben seguir siendo legibles, y subcontratar el almacenamiento no transfiere la responsabilidad de la corporación (reglas de registros de la CRA).

Ejemplo

Dólares canadienses ilustrativos. El estado de resultados ajustado de una corporación muestra C$200,000 de ventas, C$130,000 de costos de operación y C$10,000 de amortización contable. Su utilidad contable antes de impuestos es de C$60,000. Suponga que no se registró gasto por impuesto sobre la renta, de modo que la utilidad neta después de impuestos también es de C$60,000. La corporación compró equipo durante el año; suponga que su deducción por CCA, calculada por separado, es de C$8,000.

El T2 informa el estado de resultados mediante el GIFI. En la conciliación fiscal, suma de nuevo los C$10,000 de amortización contable y resta los C$8,000 de CCA, con lo que resultan C$62,000 antes de cualquier otro ajuste fiscal. El equipo permanece en el balance general al costo menos la amortización contable acumulada. Su saldo fiscal se controla por separado para futuras deducciones por CCA.

¿Su caso es distinto?

• Primer cierre de año o saldos poco confiables: reúna los documentos de constitución, la balanza de comprobación ajustada, los estados de cuenta del banco y de las tarjetas, los contratos de préstamo, las facturas de activos, el conteo de inventario, las declaraciones de nómina y de GST/HST, y cualquier T2 anterior. Consulte Ayuda con la contabilidad.
• Un prestamista o inversionista pide un informe: pida su redacción exacta, la base contable y el nivel de aseguramiento requerido antes de contratar a un profesional. Consulte Ayuda con la contabilidad.
• Usted retiró dinero de la corporación: concilie la cuenta y consulte Préstamos del accionista.
• Su corporación tiene años sin presentar: establezca los saldos de cierre de cada año en orden; consulte Cómo ponerse al día con declaraciones corporativas sin presentar.