États financiers de fin d'exercice d'une société canadienne

Ma société doit-elle produire des états financiers avec sa T2?

La plupart des sociétés transmettent les renseignements des états financiers avec la T2 sous forme de codes IGRF au lieu de joindre des états traditionnels. Si des notes ou un rapport de l'auditeur ou du comptable ont été préparés, joignez-les à la déclaration. Conservez les états et les documents de travail, car l'ARC peut les demander. Les sociétés d'assurance qui souscrivent des risques doivent transmettre leurs états, car l'IGRF ne répond pas à leurs besoins de déclaration.

Pour une petite société, les renseignements de base sont un bilan à la fin de l'exercice, un état des résultats de l'exercice et un rapprochement des bénéfices non répartis. Avec les annexes complètes de l'IGRF, l'annexe 100 contient le bilan de clôture, l'annexe 125 l'état des résultats et l'annexe 141 les questions sur la personne qui a préparé les renseignements et sur les éventuelles réserves. Les sociétés admissibles qui produisent des formulaires papier peuvent utiliser l'IGRF abrégé (formulaire T1178).

Si la société est constituée en vertu d'une loi fédérale, ses administrateurs ont aussi l'obligation annuelle de présenter les états financiers aux actionnaires. Corporations Canada précise que ces états doivent respecter les principes comptables généralement reconnus. Cette obligation du droit des sociétés est distincte de la méthode de déclaration de la T2. Les sociétés constituées en vertu d'une loi provinciale doivent vérifier leur propre loi constitutive.

Pour les dates limites de la T2, les annexes autres que l'IGRF et le mode de production, consultez Produire la déclaration de votre société.

Qu'est-ce que l'IGRF, et comment y associer mes comptes?

L'IGRF est la liste de codes de l'ARC pour les éléments du bilan et de l'état des résultats. Rapprochez d'abord les comptes de la société et inscrivez les ajustements de fin d'exercice. Utilisez les soldes de comptes obtenus, appelés balance de vérification ajustée, pour préparer les états. Associez ensuite chaque élément des états à un code selon l'ordre de l'ARC : correspondance exacte, élément approprié, puis élément générique.

Pour l'IGRF complet, utilisez le même niveau de détail que dans les états : l'ARC précise de ne pas transmettre seulement des totaux. Les codes obligatoires d'une société non agricole comprennent 2599 (actif), 3499 (passif), 3620 (capitaux propres), 8299 (revenus), 9368 (dépenses) et 9999 (revenu net après impôt). Inscrivez 3849 lorsque vous déclarez des bénéfices non répartis; les annexes papier 100 et 101 l'indiquent comme obligatoire. Inscrivez zéro pour un élément obligatoire sans montant. L'actif doit égaler le passif plus les capitaux propres, et les revenus moins les dépenses doivent concorder avec le revenu déclaré. La clôture des bénéfices non répartis doit concorder avec le bilan. Une balance de vérification équilibrée ne prouve pas à elle seule que les comptes sont exacts. Les soldes à long terme et les soldes qui concernent des actionnaires ou des administrateurs qui sont des sociétés utilisent d'autres codes.

Déclarez les chiffres propres à chaque société, et non un total de groupe. L'ARC exige généralement une déclaration en dollars canadiens. Une société admissible résidant au Canada qui tient ses livres dans une monnaie étrangère admissible peut choisir de déclarer dans cette monnaie en produisant le formulaire T1296, signé par un dirigeant autorisé, au plus tard le 60 jours après le premier jour de l'année d'imposition. Si les registres comprennent des opérations en dollars américains, consultez Ventes en dollars américains et versements de places de marché.

L'ARC exige-t-elle qu'un CPA prépare les états financiers?

L'ARC n'exige pas d'états financiers préparés par un CPA pour une T2 ordinaire. Son annexe 141 demande si la personne principalement en cause détient un titre professionnel de comptable et si elle a un lien avec la société; des renseignements préparés par le propriétaire sont donc prévus. La société demeure responsable de tenir des registres complets et des pièces justificatives, même si elle fait appel à de l'aide (règles de l'ARC sur les registres).

Cette réponse porte sur l'exigence de production de l'ARC. Une loi constitutive, une convention entre actionnaires, un prêteur ou un investisseur peut exiger des états préparés selon une base comptable précise ou accompagnés d'un rapport. Vérifiez ces exigences avant de commander les travaux de fin d'exercice. Le préparateur de la T2 et le professionnel qui prépare les états financiers peuvent être deux personnes différentes; l'annexe 141 pose des questions sur les deux.

Avis au lecteur, compilation, examen ou audit : lequel faut-il?

Pour la T2 seulement, aucun de ces rapports n'est exigé automatiquement. Choisissez le rapport selon l'obligation légale de la société et les besoins énoncés par les personnes qui utilisent les états, puis confirmez la mission avec le professionnel.

Ces termes décrivent des niveaux de travail différents, et non des formulaires T2 différents. Une explication du gouvernement fédéral sur les rapports décrit la compilation comme n'offrant aucune assurance et l'examen comme offrant une assurance limitée. Un rapport demandé devrait préciser exactement quel niveau est accepté. Si un destinataire demande un « avis au lecteur », vérifiez s'il accepte un rapport de mission de compilation selon la NCSC 4200; le règlement de l'Ontario emploie ce titre pour les compilations actuelles.

Les actionnaires peuvent-ils renoncer à l'audit?

Pour une société constituée en vertu d'une loi fédérale, les actionnaires nomment un auditeur à chaque assemblée annuelle, sauf si une renonciation valide s'applique. Si la société n'est pas une société ayant fait appel au public, chaque actionnaire, y compris les actionnaires sans droit de vote, doit consentir à la renonciation. La renonciation ne dure que jusqu'à la prochaine assemblée annuelle. Conservez la résolution avec les registres de la société.

Renoncer à l'auditeur ne dispense pas des états financiers annuels ni de l'exigence d'audit distincte d'un prêteur. La loi fédérale exige toujours que les administrateurs présentent les états aux actionnaires. Une société provinciale doit vérifier sa propre loi plutôt que d'utiliser la règle de renonciation fédérale.

Quels chiffres des états influencent la T2, et pourquoi l'amortissement diffère-t-il de la DPA?

La T2 part du bénéfice comptable, puis l'ajuste aux fins de l'impôt. L'annexe 1 rapproche le revenu net de l'état des résultats du revenu aux fins de l'impôt; l'annexe 8 calcule la déduction pour amortissement (DPA) des biens amortissables admissibles.

Les chiffres de ventes, de dépenses, de stocks et de comptes fournisseurs de fin d'exercice déterminent le bénéfice comptable. Le bilan appuie l'actif, les dettes, les soldes des actionnaires et les bénéfices non répartis. L'amortissement comptable répartit le coût d'un bien selon la base comptable des états. La DPA suit les catégories fiscales, les règles sur la disponibilité pour usage et une déduction que la société peut demander jusqu'à son maximum permis. Les montants diffèrent souvent; ne copiez donc pas l'amortissement dans la demande de DPA. Le rapprochement fiscal ajoute l'amortissement comptable et déduit la DPA demandée, s'il y a lieu (guide T2 de l'ARC). Pour calculer la déduction, consultez Déduction pour amortissement.

Un compte d'actionnaire débiteur est un montant à recevoir de l'actionnaire, et non une dépense d'entreprise; son traitement fiscal exige une vérification distincte. Consultez Prêts à l'actionnaire. Pour choisir entre salaire et dividendes avant la fin de l'exercice, consultez Salaire ou dividendes.

Qu'est-ce qui change à la première fin d'exercice?

Une nouvelle société commence sa première année d'imposition à sa date de constitution et choisit généralement la fin de son premier exercice dans sa première T2. Cette première période ne peut pas dépasser 53 semaines, et les états ou l'IGRF doivent correspondre à la période de la T2 (règles de l'ARC sur l'année d'imposition). Une société professionnelle membre d'une société de personnes est soumise à une règle particulière qui fixe la fin de son exercice à la fin de l'année civile; vérifiez cette situation avant de choisir une date.

Lorsqu'une société en première année a des renseignements d'états financiers à déclarer, elle fournit un bilan d'ouverture et un bilan de clôture : l'IGRF complet utilise l'annexe 101 pour la situation d'ouverture et l'annexe 100 pour la situation de clôture; l'IGRF abrégé utilise la case du bilan d'ouverture du formulaire T1178 (guide de l'IGRF de l'ARC). L'exception pour société inactive décrite plus bas peut s'appliquer lorsqu'il n'y a aucun renseignement à déclarer. Inscrivez le capital-actions initial, les avances du propriétaire et les biens transférés à la société séparément des ventes. Une courte première période peut aussi changer le calcul de l'impôt; consultez Produire la déclaration de votre société.

Une société inactive doit-elle quand même fournir des renseignements d'états financiers?

Une société inactive doit tout de même déterminer si elle a des renseignements de bilan ou d'état des résultats. Des frais bancaires, des intérêts, des factures impayées et des prêts d'actionnaires peuvent exister sans ventes. S'il y a des renseignements à déclarer, utilisez l'IGRF. L'ARC précise qu'une société inactive pendant tout l'exercice, sans renseignements de bilan ni d'état des résultats, n'a pas à joindre les annexes 100, 125 et 141.

Il s'agit d'une exception propre à l'IGRF; elle ne répond pas à la question de savoir si une T2 est exigible. Consultez Les déclarations que produit votre entreprise.

Pendant combien de temps la société doit-elle conserver ses livres et ses états?

En général, conservez les livres, les états, les documents de travail et les pièces d'origine de la société pendant six ans après la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent (Loi de l'impôt sur le revenu, article 230). Les registres qui appuient le coût d'un bien peuvent compter pendant des années, de sorte que le délai peut courir à partir de la dernière année où le bien a une incidence fiscale, et non de son année d'achat (indications de l'ARC sur la conservation).

Si une T2 exigée a été produite en retard, les six ans courent généralement à partir du jour de sa production. Conservez les registres plus longtemps lorsqu'une opposition, un appel ou une directive de l'ARC l'exige. Conservez les procès-verbaux des administrateurs et des actionnaires, les registres de propriété des actions, le grand livre et les contrats nécessaires pour le comprendre jusqu'à au moins deux ans après la dissolution, et plus longtemps si une autre règle s'applique encore (Règlement de l'impôt sur le revenu, article 5800). Les registres électroniques doivent rester lisibles, et l'impartition du stockage ne transfère pas la responsabilité de la société (règles de l'ARC sur les registres).

Exemple

Dollars canadiens, à titre d'illustration. L'état des résultats ajusté d'une société indique 200 000 $ CA de ventes, 130 000 $ CA de coûts d'exploitation et 10 000 $ CA d'amortissement comptable. Son bénéfice comptable avant impôt est de 60 000 $ CA. Supposons qu'aucune charge d'impôt sur le revenu n'a été comptabilisée, de sorte que le revenu net après impôt est aussi de 60 000 $ CA. Elle a acheté du matériel pendant l'exercice; supposons que sa DPA, calculée séparément, est de 8 000 $ CA.

La T2 déclare l'état des résultats au moyen de l'IGRF. Dans le rapprochement fiscal, la société ajoute 10 000 $ CA d'amortissement comptable et déduit 8 000 $ CA de DPA, ce qui donne 62 000 $ CA avant les autres ajustements fiscaux. Le matériel reste au bilan à son coût moins l'amortissement comptable cumulé. Son solde fiscal est suivi séparément pour les demandes futures de DPA.

Votre situation est différente?

• Première fin d'exercice ou soldes peu fiables : rassemblez les documents de constitution, la balance de vérification ajustée, les relevés bancaires et de cartes, les contrats de prêt, les factures des biens, le dénombrement des stocks, les déclarations de paie et de TPS/TVH, et toute T2 antérieure. Consultez Aide en tenue de livres.
• Un prêteur ou un investisseur veut un rapport : demandez-lui son libellé exact, la base comptable et le niveau d'assurance exigé avant de mandater un professionnel. Consultez Aide en tenue de livres.
• Vous avez retiré de l'argent de la société : rapprochez le compte et consultez Prêts à l'actionnaire.
• Votre société a des années non produites : établissez les soldes de clôture de chaque année dans l'ordre; consultez Rattraper les déclarations de société non produites.