Báo cáo tài chính cuối năm của công ty tại Canada

Công ty của tôi có phải nộp báo cáo tài chính cùng tờ khai T2 không?

Phần lớn công ty gửi thông tin báo cáo tài chính cùng tờ khai T2 dưới dạng mã GIFI, thay vì đính kèm báo cáo tài chính truyền thống. Nếu đã lập thuyết minh hoặc báo cáo của kiểm toán viên hay kế toán viên, hãy đính kèm cùng tờ khai. Hãy giữ lại báo cáo tài chính và hồ sơ làm việc vì CRA có thể yêu cầu xem. Công ty bảo hiểm có hoạt động bảo hiểm gốc (underwriting) phải gửi báo cáo tài chính của mình, vì GIFI không đáp ứng yêu cầu báo cáo của họ.

Với công ty nhỏ, thông tin cốt lõi gồm bảng cân đối kế toán cuối năm, báo cáo kết quả kinh doanh của năm và bảng đối chiếu lợi nhuận giữ lại. Khi dùng đầy đủ các bảng GIFI, Schedule 100 chứa bảng cân đối kế toán cuối kỳ, Schedule 125 chứa báo cáo kết quả kinh doanh, và Schedule 141 gồm các câu hỏi về người lập thông tin và việc có bảo lưu ý kiến hay không. Công ty đủ điều kiện nộp biểu mẫu giấy có thể dùng GIFI-Short (Form T1178).

Nếu công ty được thành lập theo luật liên bang, các giám đốc (thành viên hội đồng quản trị) cũng có nghĩa vụ hằng năm trình báo cáo tài chính cho cổ đông. Corporations Canada cho biết các báo cáo này phải theo các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi. Nghĩa vụ này theo luật công ty là một nghĩa vụ riêng, tách biệt với cách báo cáo trên tờ khai T2. Công ty thành lập theo luật tỉnh bang phải xem đạo luật thành lập công ty của tỉnh bang đó.

Về hạn nộp T2, các bảng khai ngoài GIFI và cách nộp, xem Nộp tờ khai của công ty.

GIFI là gì, và tôi ghép tài khoản của mình vào GIFI như thế nào?

GIFI là danh sách mã của CRA cho các khoản mục trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh. Trước hết, hãy đối chiếu các tài khoản của công ty và ghi các bút toán điều chỉnh cuối năm. Dùng số dư tài khoản thu được, gọi là bảng cân đối thử đã điều chỉnh (adjusted trial balance), để lập báo cáo tài chính. Sau đó ghép từng khoản mục với một mã theo thứ tự của CRA: khớp chính xác, khoản mục phù hợp, rồi khoản mục chung.

Với GIFI đầy đủ, hãy dùng mức chi tiết giống như báo cáo tài chính. CRA cho biết không được chỉ nộp các số tổng. Các mã bắt buộc đối với công ty không hoạt động nông nghiệp gồm 2599 (tài sản), 3499 (nợ phải trả), 3620 (vốn chủ sở hữu), 8299 (doanh thu), 9368 (chi phí) và 9999 (lợi nhuận ròng sau thuế). Hãy khai thêm mã 3849 khi báo cáo lợi nhuận giữ lại; các Schedule 100 và 101 bản giấy ghi mã này là bắt buộc. Với khoản mục bắt buộc mà không có số tiền, hãy nhập giá trị bằng không. Tài sản phải bằng nợ phải trả cộng vốn chủ sở hữu, và doanh thu trừ chi phí phải khớp với thu nhập đã báo cáo. Số dư cuối kỳ của lợi nhuận giữ lại phải khớp với bảng cân đối kế toán. Một bảng cân đối thử cân bằng chưa đủ để chứng minh các tài khoản đúng. Các số dư dài hạn và các số dư liên quan đến cổ đông là pháp nhân hoặc giám đốc dùng mã khác.

Hãy báo cáo số liệu riêng của từng công ty, không báo cáo tổng của cả nhóm. CRA nhìn chung yêu cầu dùng đô la Canada. Công ty cư trú tại Canada đủ điều kiện, ghi sổ bằng một ngoại tệ hợp lệ, có thể chọn báo cáo bằng ngoại tệ đó bằng cách nộp Form T1296, do cán bộ điều hành (officer) được ủy quyền ký, chậm nhất là 60 ngày sau ngày đầu tiên của năm thuế. Nếu sổ sách có giao dịch bằng USD, xem Doanh thu bằng USD và tiền chi trả từ sàn bán hàng.

CRA có yêu cầu CPA lập báo cáo tài chính không?

CRA không yêu cầu báo cáo tài chính do CPA lập cho một tờ khai T2 thông thường. Schedule 141 hỏi người chủ yếu thực hiện công việc có chứng chỉ kế toán hay không và có liên quan đến công ty hay không, nên thông tin do chủ sở hữu tự lập vẫn được chấp nhận. Công ty vẫn chịu trách nhiệm lưu hồ sơ đầy đủ và tài liệu hỗ trợ, kể cả khi thuê người giúp (quy định lưu hồ sơ của CRA).

Câu trả lời trên chỉ nói về yêu cầu nộp tờ khai với CRA. Đạo luật thành lập công ty, thỏa thuận cổ đông, bên cho vay hoặc nhà đầu tư có thể yêu cầu báo cáo tài chính lập theo một cơ sở kế toán nhất định hoặc kèm theo một báo cáo. Hãy kiểm tra các yêu cầu đó trước khi đặt công việc cuối năm. Người chuẩn bị tờ khai T2 và người lập báo cáo tài chính có thể là hai người khác nhau. Schedule 141 hỏi về cả hai.

Notice to reader, báo cáo tổng hợp, soát xét hay kiểm toán: cần loại nào?

Nếu chỉ để nộp tờ khai T2, không báo cáo nào trong số này tự động bắt buộc. Hãy chọn loại báo cáo theo nghĩa vụ pháp lý của công ty và nhu cầu đã nêu của những người dùng báo cáo, rồi xác nhận hợp đồng dịch vụ với kế toán viên hành nghề.

Các thuật ngữ này chỉ các mức độ công việc khác nhau, không phải các biểu mẫu T2 khác nhau. Giải thích của chính phủ liên bang về các loại báo cáo mô tả báo cáo tổng hợp là không đảm bảo và báo cáo soát xét là đảm bảo ở mức hạn chế. Hãy nêu rõ yêu cầu chấp nhận mức báo cáo nào. Nếu bên nhận yêu cầu "notice to reader", hãy xác nhận họ có chấp nhận báo cáo dịch vụ tổng hợp (compilation engagement report) theo CSRS 4200 hay không. Quy định của Ontario dùng tên gọi này cho các báo cáo tổng hợp hiện hành.

Cổ đông có thể miễn kiểm toán không?

Với công ty thành lập theo luật liên bang, cổ đông bổ nhiệm kiểm toán viên tại mỗi cuộc họp thường niên, trừ khi có việc miễn hợp lệ. Nếu công ty không phải là công ty phát hành rộng rãi (distributing corporation), mọi cổ đông, kể cả cổ đông không có quyền biểu quyết, đều phải đồng ý việc miễn. Việc miễn chỉ có hiệu lực đến cuộc họp thường niên tiếp theo. Hãy lưu nghị quyết cùng hồ sơ công ty.

Việc miễn kiểm toán viên không miễn báo cáo tài chính hằng năm, cũng không miễn yêu cầu kiểm toán riêng của bên cho vay. Đạo luật liên bang vẫn yêu cầu giám đốc trình báo cáo tài chính cho cổ đông. Công ty thành lập theo luật tỉnh bang phải xem đạo luật của tỉnh bang mình, không áp dụng quy tắc miễn của liên bang.

Những số liệu nào trong báo cáo tài chính ảnh hưởng đến tờ khai T2, và vì sao khấu hao kế toán khác CCA?

Tờ khai T2 bắt đầu từ lợi nhuận kế toán, rồi điều chỉnh theo quy định thuế. Schedule 1 đối chiếu lợi nhuận ròng trên báo cáo kết quả kinh doanh với thu nhập tính thuế. Schedule 8 tính khấu hao theo quy định CRA (capital cost allowance, CCA) cho tài sản khấu hao đủ điều kiện.

Doanh thu, chi phí, hàng tồn kho và các khoản phải trả cuối năm quyết định lợi nhuận kế toán. Bảng cân đối kế toán chứng minh tài sản, nợ, số dư của cổ đông và lợi nhuận giữ lại. Khấu hao kế toán phân bổ nguyên giá tài sản theo cơ sở kế toán của báo cáo tài chính. CCA theo các nhóm tài sản về thuế, quy tắc tài sản sẵn sàng sử dụng, và mức khấu trừ mà công ty có thể chọn khai tối đa đến giới hạn cho phép. Hai con số này thường khác nhau, vì vậy đừng chép khấu hao kế toán vào số CCA đã khai. Bảng đối chiếu thuế cộng lại khấu hao kế toán và trừ đi CCA đã khai khi áp dụng (hướng dẫn T2 của CRA). Về cách tính mức khấu trừ, xem Khấu hao theo quy định CRA (CCA).

Tài khoản cổ đông có số dư nợ là khoản phải thu từ cổ đông, không phải chi phí kinh doanh. Cách xử lý thuế của khoản này cần được kiểm tra riêng. Xem Khoản vay của cổ đông. Để chọn giữa tiền lương và cổ tức trước cuối năm, xem Tiền lương hay cổ tức.

Cuối năm đầu tiên có gì thay đổi?

Công ty mới bắt đầu năm thuế đầu tiên vào ngày thành lập và nhìn chung chọn ngày kết thúc năm đầu tiên trên tờ khai T2 đầu tiên. Kỳ đầu tiên này không được dài quá 53 tuần, và báo cáo tài chính hoặc GIFI phải khớp với kỳ của tờ khai T2 (quy định về năm thuế của CRA). Công ty hành nghề chuyên môn (professional corporation) là thành viên hợp danh có quy tắc riêng về ngày kết thúc năm theo năm dương lịch, vì vậy hãy kiểm tra trường hợp đó trước khi chọn ngày.

Khi công ty trong năm đầu có thông tin báo cáo tài chính để khai, công ty cung cấp bảng cân đối kế toán đầu kỳ và cuối kỳ. GIFI đầy đủ dùng Schedule 101 cho số dư đầu kỳ và Schedule 100 cho số dư cuối kỳ. GIFI-Short dùng ô bảng cân đối kế toán đầu kỳ của Form T1178 (hướng dẫn GIFI của CRA). Ngoại lệ cho công ty không hoạt động bên dưới có thể áp dụng khi không có thông tin để khai. Hãy ghi vốn cổ phần ban đầu, các khoản chủ sở hữu ứng trước và mọi tài sản chuyển vào công ty tách riêng khỏi doanh thu. Kỳ đầu tiên ngắn cũng có thể làm thay đổi cách tính thuế. Xem Nộp tờ khai của công ty.

Công ty không hoạt động có còn cần thông tin báo cáo tài chính không?

Công ty không hoạt động vẫn phải xác định xem mình có thông tin nào cho bảng cân đối kế toán hoặc báo cáo kết quả kinh doanh hay không. Phí ngân hàng, tiền lãi, hóa đơn chưa thanh toán và khoản vay của cổ đông có thể phát sinh dù không có doanh thu. Nếu có thông tin để khai, hãy dùng GIFI. CRA cho biết công ty không hoạt động suốt năm và không có thông tin bảng cân đối kế toán hay báo cáo kết quả kinh doanh thì không cần đính kèm Schedule 100, 125 và 141.

Đây là ngoại lệ của GIFI, không phải câu trả lời cho việc có phải nộp tờ khai T2 hay không. Xem Doanh nghiệp của bạn phải nộp những tờ khai nào.

Công ty phải lưu sổ sách và báo cáo tài chính trong bao lâu?

Nhìn chung, hãy lưu sổ sách, báo cáo tài chính, hồ sơ làm việc và chứng từ gốc của công ty trong sáu năm sau khi kết thúc năm thuế cuối cùng mà chúng liên quan (Income Tax Act, section 230). Hồ sơ chứng minh nguyên giá tài sản có thể còn cần ở những năm sau, nên thời hạn có thể tính từ năm cuối cùng tài sản đó ảnh hưởng đến thuế, không phải năm mua (hướng dẫn lưu giữ của CRA).

Nếu tờ khai T2 bắt buộc được nộp trễ, sáu năm nhìn chung được tính từ ngày nộp tờ khai. Hãy lưu hồ sơ lâu hơn khi có khiếu nại, kháng cáo hoặc chỉ đạo của CRA yêu cầu. Hãy lưu biên bản họp của giám đốc và cổ đông, hồ sơ sở hữu cổ phần, sổ cái và các hợp đồng cần để hiểu sổ cái cho đến ít nhất hai năm sau khi giải thể, và lâu hơn nếu còn quy định khác áp dụng (Income Tax Regulations, section 5800). Hồ sơ điện tử phải còn đọc được, và việc thuê ngoài lưu trữ không chuyển trách nhiệm của công ty cho bên khác (quy định lưu hồ sơ của CRA).

Ví dụ

Số liệu đô la Canada minh họa. Báo cáo kết quả kinh doanh đã điều chỉnh của một công ty cho thấy doanh thu C$200.000, chi phí hoạt động C$130.000 và khấu hao kế toán C$10.000. Lợi nhuận kế toán trước thuế là C$60.000. Giả sử công ty không ghi nhận chi phí thuế thu nhập, nên lợi nhuận ròng sau thuế cũng là C$60.000. Công ty mua thiết bị trong năm. Giả sử mức CCA tính riêng là C$8.000.

Tờ khai T2 trình bày báo cáo kết quả kinh doanh qua mã GIFI. Trong bảng đối chiếu thuế, công ty cộng lại C$10.000 khấu hao kế toán và trừ C$8.000 CCA, cho ra C$62.000 trước các điều chỉnh thuế khác. Thiết bị vẫn nằm trên bảng cân đối kế toán theo nguyên giá trừ khấu hao kế toán lũy kế. Số dư thuế của thiết bị được theo dõi riêng cho các lần khai CCA sau này.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Cuối năm đầu tiên hoặc số dư chưa đáng tin cậy: hãy gom hồ sơ thành lập công ty, bảng cân đối thử đã điều chỉnh, sao kê ngân hàng và thẻ, hợp đồng vay, hóa đơn mua tài sản, kết quả kiểm kê hàng tồn kho, hồ sơ nộp thuế lương và GST/HST, cùng tờ khai T2 của năm trước (nếu có). Xem Hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bên cho vay hoặc nhà đầu tư yêu cầu báo cáo: hãy hỏi chính xác từ ngữ yêu cầu, cơ sở kế toán và mức đảm bảo cần thiết trước khi thuê kế toán viên hành nghề. Xem Hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn đã rút tiền từ công ty: hãy đối chiếu tài khoản và xem Khoản vay của cổ đông.
• Công ty của bạn còn các năm chưa nộp tờ khai: hãy xác lập số dư cuối kỳ của từng năm theo thứ tự. Xem Hoàn tất các tờ khai công ty chưa nộp.