कनाडा में अपने व्यवसाय का लेखाकार कैसे बदलें

क्या मैं साल के बीच में या T2 की अंतिम तारीख से ठीक पहले लेखाकार बदल सकता हूँ?

हाँ। आप साल के दौरान या फ़ाइलिंग के समय के पास भी नया लेखाकार नियुक्त कर सकते हैं। इससे कंपनी के T2 की अंतिम तारीख नहीं खिसकती। CRA के अनुसार कर वर्ष खत्म होने के छह महीने के भीतर फ़ाइल करना ज़रूरी है।

अगर आप स्वरोज़गार हैं या साझेदारी में हैं, तो T2 की समय-सारणी लागू नहीं होती। स्वरोज़गार का T1 आम तौर पर कर वर्ष के बाद 15 जून तक देय है, लेकिन भुगतान 30 अप्रैल तक देय है। कर-शेल्टर (tax shelter) व्यवसाय को 30 अप्रैल तक फ़ाइल करना पड़ सकता है (CRA फ़ाइलिंग की तारीखें)। ज़रूरी T5013 कैलेंडर वर्ष के बाद 31 मार्च तक देय है अगर सभी साझेदार व्यक्ति हैं, वर्षांत के पाँच महीने बाद तक अगर सभी साझेदार कंपनियाँ हैं, और मिले-जुले साझेदारों के लिए इन दोनों में से पहले वाली तारीख तक (CRA T5013 गाइड)।

अगर कंपनी का वर्ष खत्म हो चुका है, तो सबसे पहले भुगतान की तारीख देखें। ज़्यादातर कंपनी कर बकाया वर्षांत के 2 महीने बाद देय होते हैं। पात्र कनाडाई-नियंत्रित निजी कंपनियों को 3 महीने मिल सकते हैं। यह T2 फ़ाइलिंग की तारीख से काफ़ी पहले हो सकता है। नए लेखाकार को वर्षांत, आखिरी दाखिल रिटर्न, CRA की कोई भी माँग, और अगले भुगतान या भुगतान जमा की देय तारीख बताएँ। रिकॉर्ड हस्तांतरित होने के दौरान हर समय-सीमा कौन संभालेगा, यह तुरंत तय करें।

मुझे कौन-से रिटर्न, नोटिस, बहीखाता और सहायक रिकॉर्ड सबसे पहले माँगने चाहिए?

पहले पूछें कि अभी देय हर रिटर्न का मसौदा बन रहा है, आपकी मंज़ूरी का इंतज़ार है, या वह दाखिल हो चुका है। उपलब्ध मसौदे और फ़ाइलिंग की पुष्टियाँ माँगें। My Business Account में T2 रिटर्न की स्थिति और अपेक्षित व दाखिल GST/HST रिटर्न दिखते हैं। जो बात अनिश्चित रह जाए, वह नए लेखाकार को बताएँ।

फिर आखिरी दाखिल रिटर्न, उसकी निर्धारण सूचना (notice of assessment), उसके पीछे के रिकॉर्ड, और चालू साल का बहीखाता लें। CRA को पूरे, प्रमाणित रिकॉर्ड चाहिए जो तब भी सुलभ रहें जब कोई तीसरा पक्ष उन्हें रखे।

फ़ाइलें पढ़ने लायक फ़ॉर्मेट में माँगें और छूटे हुए महीने या Schedule बताएँ। अगर बहीखाता फिर से बनाना हो, तो अधूरा बहीखाता पूरा करना से शुरू करें। अगर सवाल यह है कि कंपनी को कौन-से विवरण या GIFI आँकड़े चाहिए, तो वर्षांत के वित्तीय विवरण देखें।

अगर पुराना लेखाकार जवाब नहीं देता या फ़ाइलें रोके रखता है तो क्या करें?

लिखित अनुरोध भेजें जिसमें ज़रूरी व्यावसायिक रिकॉर्ड और दाखिल रिटर्न की प्रतियाँ सूचीबद्ध हों, और सौंपने की व्यावहारिक तारीख दी हो। आपके पास पहले से मौजूद रिकॉर्ड और अपने CRA खाते की मदद से हस्तांतरण जारी रखें। रिकॉर्ड को सुरक्षित रखना और CRA को उपलब्ध कराना व्यवसाय की ही ज़िम्मेदारी रहती है, भले ही कोई तीसरा पक्ष उन्हें रखे हो (CRA रिकॉर्ड की ज़िम्मेदारियाँ)।

My Business Account में आप नोटिस और कंपनी खाते की जानकारी देख सकते हैं। CRA आपको पुराने नोटिसों की प्रतियाँ और अनुकूलित विवरण माँगने की सुविधा भी देती है। अनुरोध लंबित रहने के दौरान, बैंक विवरण, चालान, पेरोल रिकॉर्ड और दूसरे व्यावसायिक रिकॉर्ड से छूटे सहायक रिकॉर्ड फिर से बनाएँ। नया लेखाकार किसी फ़ाइलिंग की अंतिम तारीख स्वीकार करे, उससे पहले उसे बताएँ कि क्या छूटा है। यह न मानें कि पुराने लेखाकार के आंतरिक कार्य-पत्र व्यवसाय के हैं। सेवा अनुबंध की शर्तें और लागू प्रांतीय पेशेवर नियम मायने रख सकते हैं।

नए लेखाकार को अपने व्यावसायिक CRA खातों की पहुँच कैसे दूँ?

नए प्रतिनिधि को अधिकृत करने और काम के लिए ज़रूरी पहुँच चुनने के लिए My Business Account इस्तेमाल करें। उनसे RepID, GroupID या पंजीकृत व्यवसाय संख्या माँगें, फिर Profile → Manage authorized representatives → Authorize a representative चुनें (CRA प्राधिकरण निर्देश; प्रतिनिधि पहचानकर्ता)। अगर वहाँ आपका व्यवसाय नहीं दिखता, तो उसकी व्यवसाय संख्या जोड़ें। आपका नाम और सामाजिक बीमा संख्या CRA के रिकॉर्ड से मेल खानी चाहिए, इसलिए लिंक काम न करे तो CRA से संपर्क करें। अगर लेखाकार ऐसा अनुरोध भेजता है जिसमें आपकी पुष्टि चाहिए, तो उसे 10 कार्य-दिवसों के भीतर पुष्ट करें।

अगर CRA के रिकॉर्ड में सभी मालिक या निदेशक अनिवासी हैं और कोई प्रत्यायोजित अधिकार नहीं है, या कानूनी प्रतिनिधि अनुरोध पर हस्ताक्षर करता है, तो नए प्रतिनिधि से कहें कि वह इसे Represent a Client के ज़रिए जमा करे। बने हुए प्रमाणन पृष्ठ पर हस्ताक्षर करें ताकि वह उसे अपलोड कर सके। इन मामलों में My Business Account की पुष्टि उपलब्ध नहीं है। खाता पहुँच के बिना कुछ एकल स्वामियों के लिए CRA की एक वैकल्पिक प्रक्रिया भी है।

ये स्तर और दायरे CRA ने तय किए हैं। Level 3 के लिए RepID चाहिए। GroupID या प्रतिनिधि की व्यवसाय संख्या इसे नहीं पा सकती। ऐसा दायरा चुनें जो तय काम से मेल खाता हो। सिर्फ़ T2 तैयार करने के लिए पेरोल पहुँच या प्रत्यायोजित अधिकार की ज़रूरत नहीं पड़ती। Form AUT-01 सिर्फ़ ऑफ़लाइन पहुँच देता है, इसलिए जब लेखाकार को खाता इलेक्ट्रॉनिक रूप से देखना हो, तब यह ऑनलाइन प्राधिकरण की जगह नहीं लेता। व्यावसायिक खाते की पहुँच से मालिक के व्यक्तिगत T1 की पहुँच नहीं मिलती। उस हस्तांतरण के लिए आपको कर लेखाकार की ज़रूरत कब पड़ती है देखें।

पुराने लेखाकार का CRA प्राधिकरण कैसे हटाऊँ?

Profile → Manage authorized representatives में पूरी सूची देखें, जिसमें व्यक्तिगत, समूह और फ़र्म प्राधिकरण शामिल हैं। जब पुराने लेखाकार की पहुँच अब उचित न रहे, तो उसे तुरंत हटाएँ, भले ही रिकॉर्ड अभी बाकी हों। CRA व्यवसाय को हर प्राधिकरण देखने, बदलने या हटाने और प्रतिनिधि के ऑनलाइन लेन-देन जाँचने देती है। अन्यथा प्राधिकरण तब तक बना रहता है जब तक उसे रद्द न किया जाए या उसकी बताई समाप्ति की तारीख न आ जाए।

जाँचें कि पुराना प्राधिकरण पूरी व्यवसाय संख्या, पूरे कार्यक्रम या किसी एक कार्यक्रम खाते को कवर करता था। अगर आप My Business Account इस्तेमाल नहीं कर सकते, तो Form AUT-01X पर हस्ताक्षर के छह महीने के भीतर उसे CRA कर केंद्र को भेजें। जिस चुनी हुई सूचीबद्ध वित्तीय संस्था के RT खाते में QST की जानकारी है, वह इसके बजाय RC7259X इस्तेमाल करती है। अगर आपके पास पोर्टल पहुँच नहीं है, तो नए अधिकृत प्रतिनिधि से CRA का खुला पत्राचार निकलवाने की व्यवस्था करें।

नए लेखाकार को कौन-से आगे ले जाए गए शेष मिलाने चाहिए?

नए लेखाकार को बहीखाते के आरंभिक शेष की तुलना पिछले साल के अंतिम बहीखाते से, और कर कैरीफ़ॉरवर्ड की तुलना दाखिल Schedule और CRA निर्धारणों से करनी चाहिए। पुराने रिटर्न से कॉपी की गई संख्या पुनर्निर्धारण में बदल चुकी हो सकती है (CRA: नोटिस की तुलना दाखिल रिटर्न से करें)।

कोई शेष अगले T2 में ले जाने से पहले हर अंतर का दस्तावेज़ बनाएँ। अगर कंपनी का नियंत्रण बदला है, तो तारीख चिह्नित करें। इससे T2 का छोटा वर्ष बन सकता है और पहले की हानियों पर पाबंदी लग सकती है। देखें मालिक जोड़ना या हटाना। असहमति होने पर पहले के रिटर्न की समीक्षा करनी पड़ सकती है, लेकिन वह काम नए सेवा अनुबंध का हिस्सा होना चाहिए।

हम CRA के खुले नोटिस, बकाया रकम और आगामी भुगतान जमा कैसे जाँचें?

CRA की डाक और हर सक्रिय कार्यक्रम खाता देखें, फिर बिना जवाब वाले पत्रों, शेष राशियों, दाखिल और अपेक्षित रिटर्न और अगली देय तारीखों की तारीख-सहित एक सूची बनाएँ। ज़्यादातर व्यावसायिक पत्राचार डिफ़ॉल्ट रूप से ऑनलाइन होता है। ऑनलाइन मेल वाले व्यवसायों के लिए, पत्र My Business Account में पोस्ट होते ही प्राप्त माना जाता है। कुछ व्यवसायों को अब भी कागज़ी डाक मिलती है।

पोस्ट किए गए भुगतान और अवधि-वार शेष जाँचने के लिए खाते का शेष देखें और चुकाएँ इस्तेमाल करें, फिर उन्हें बैंक भुगतान के रिकॉर्ड से मिलाएँ। जहाँ ये खाते हैं, वहाँ RC कंपनी कर, RT GST/HST और RP पेरोल अलग-अलग जाँचें। किसी एक कार्यक्रम में भुगतान दिखने का यह मतलब नहीं कि दूसरे कार्यक्रम का भुगतान जमा हो गया। हर खुली सूचना और समय-सीमा का एक ज़िम्मेदार व्यक्ति तय करें। लेखाकार बदलने से वे रुकती नहीं।

Profile → Manage notification preferences में हर खाते का ईमेल पता जाँचें और ज़रूरत हो तो पुरानी फ़र्म का पता बदल दें। हर कार्यक्रम का डाक का पता भी जाँचें। किसी को नई डाक पर नज़र रखने और खुले सवालों का जवाब देने का ज़िम्मा दें।

नया लेखाकार किन चीज़ों की समीक्षा, सुधार और फ़ाइलिंग करने के लिए सहमत हो?

काम शुरू होने से पहले दायरा लिखित में तय करें। बताएँ कि कौन-सी कर अवधियाँ और कार्यक्रम खाते शामिल हैं, बहीखाता और सहायक Schedule कौन तैयार करता है, हर रिटर्न कौन फ़ाइल करता है, भुगतान कौन करता है, और मौजूदा CRA पत्रों का जवाब कौन देता है। नए सेवा अनुबंध का मतलब अपने आप यह नहीं कि पिछले रिटर्न या भुगतान जमा की समीक्षा होगी।

जो भी गड़बड़ी आपको पता हो उसे अलग से चिह्नित करें: कोई अदाखिल रिटर्न, पेरोल का संभावित छूटा भुगतान, विवादित निर्धारण, या बिना सबूत का कैरीफ़ॉरवर्ड। तय करें कि नया लेखाकार उसकी अभी जाँच करेगा, सुधार की सलाह देगा, या उसे अलग सेवा अनुबंध के लिए छोड़ देगा। अगर पिछले T2 रिटर्न कभी दाखिल नहीं हुए, तो कंपनी के अदाखिल रिटर्न पूरे करना देखें। अगर दाखिल T2 बदलना हो, तो कंपनी का रिटर्न दाखिल करना और सुधारना देखें।

GST/HST और पेरोल खातों में क्या बदलता है?

GST/HST और पेरोल के अपने रिकॉर्ड, खाता पहुँच और समय-सीमा की जाँच ज़रूरी है। सिर्फ़ RC कंपनी-कर की पहुँच से नए लेखाकार को RT या RP की पहुँच नहीं मिलती (CRA दायरे के नियम)।

GST/HST के लिए रिटर्न, बिक्री और खरीद के रिकॉर्ड, इनपुट कर क्रेडिट के सबूत और भुगतान का इतिहास सौंपें। मासिक और तिमाही फ़ाइलिंग और भुगतान अवधि के एक महीने बाद देय हैं। ज़्यादातर वार्षिक फ़ाइलिंग और अंतिम भुगतान वर्षांत के तीन महीने बाद देय हैं। 31 दिसंबर के वर्षांत वाला और व्यावसायिक आय वाला वार्षिक एकल स्वामित्व वाला मालिक 30 अप्रैल तक भुगतान करता है और 15 जून तक फ़ाइल करता है। अन्य सूचीबद्ध वित्तीय संस्थाओं के पास आम तौर पर वर्षांत के बाद छह महीने होते हैं। जो सिर्फ़ Excise Tax Act की धारा 150 के चुनाव की वजह से सूचीबद्ध हैं, वे सामान्य समय-सीमाएँ इस्तेमाल करती हैं। किस्तें जाँचें। अन्य अपवादों के लिए GST/HST फ़ाइल करना और इनपुट कर क्रेडिट देखें। पेरोल के लिए वेतन के रिकॉर्ड, पर्चियाँ, भुगतान जमा की पुष्टियाँ और नोटिस सौंपें। नियमित मासिक भुगतान जमा अगले महीने की 15 तारीख को देय हैं। तिमाही और त्वरित जमा करने वालों की तारीखें अलग हैं। CRA ने जमा करने का जो प्रकार तय किया है, उसे जाँचें और छूटे किसी भी भुगतान को RP लेन-देन से मिलाएँ।

$500 से ज़्यादा के देर से किए गए पेरोल भुगतान जमा पर आम तौर पर 1 से 3 दिन की देरी पर 3%, 4 से 5 दिन पर 5%, 6 से 7 दिन पर 7%, और 7 दिन से ज़्यादा की देरी या कोई भुगतान न होने पर 10% जुर्माना लगता है। छोटी रकमों पर भी जुर्माना लग सकता है अगर देरी जानबूझकर या घोर लापरवाही से हुई। एक कैलेंडर वर्ष में ऐसी दूसरी चूक पर 20% तक जुर्माना लग सकता है, साथ में ब्याज। देखें जुर्माना, ब्याज और राहत।

एकल स्वामित्व वाला मालिक अपने व्यवसाय का कर और भुगतान जमा खुद चुकाता है। जब ज़रूरी पेरोल कटौतियाँ या GST/HST का शुद्ध कर जमा नहीं हुआ, उस समय पद पर रहे कंपनी निदेशक Income Tax Act की धारा 227.1 या Excise Tax Act की धारा 323 के तहत ब्याज और जुर्मानों समेत व्यक्तिगत रूप से ज़िम्मेदार बन सकते हैं। वसूली के लिए कंपनी के खिलाफ़ अधूरा रहा निष्पादन (unsatisfied execution) या परिसमापन, विघटन या दिवालियापन में समय पर किया गया दावा ज़रूरी है। उचित सावधानी बरतना बचाव का आधार है। निदेशक के पद छोड़ने के बाद की दो साल की सीमा पेरोल वसूली की कार्यवाही शुरू करने या GST/HST निदेशक देनदारी का निर्धारण करने पर लागू होती है। Excise Tax Act की धारा 272.1(5) मौजूदा और पूर्व साझेदारों को भी, उन सीमित साझेदारों को छोड़कर जो सामान्य साझेदार नहीं हैं, सदस्यता के दौरान देय साझेदारी GST/HST के लिए ज़िम्मेदार बनाती है, और विघटन के बाद भी, अगर वे तब साझेदार थे। शामिल होने से पहले के कर्ज़ साझेदारी की संपत्ति तक सीमित हैं।

अगर व्यवसाय के पास Revenu Québec का GST/HST या QST खाता है, तो उसके रिकॉर्ड और पहुँच भी वहाँ सौंपें। चुनी हुई सूचीबद्ध वित्तीय संस्थाओं को छोड़कर, Revenu Québec आम तौर पर क्यूबेक में ये रिटर्न संभालता है। क्यूबेक में प्रतिष्ठान वाली कंपनी को CO-17 रिटर्न भरना पड़ सकता है, जो वर्षांत के छह महीने के भीतर देय है। क्यूबेक में गतिविधि या क्यूबेक के सदस्यों वाली साझेदारी को TP-600 रिटर्न भरना पड़ सकता है। इसकी सामान्य अंतिम तारीखें ऊपर बताई T5013 समय-सारणी जैसी हैं, लेकिन जो साझेदारी सिर्फ़ फ़्लो-थ्रू शेयरों में निवेश करती है और अन्वेषण या विकास खर्च या सहायता आवंटित करती है, उसे अपनी अवधि के तीसरे महीने के अंत से पहले फ़ाइल करना होता है। क्यूबेक के निवासी एकल स्वामित्व वाले मालिक को TP-1 रिटर्न भरना पड़ सकता है। स्वरोज़गार की फ़ाइलिंग आम तौर पर 15 जून तक और भुगतान 30 अप्रैल तक देय है। कोई भी क्यूबेक स्रोत-कटौती खाता जाँचें। नए लेखाकार का अलग Revenu Québec प्राधिकरण My Account में या MR-69-V से संभालें। पुराने प्राधिकरण को ऑनलाइन या MR-69.R-V से रद्द करें।

उदाहरण

कनाडाई डॉलर में समझाने के लिए रकमें। किसी कंपनी के पुराने T2 में C$40,000 की गैर-पूँजीगत हानि आगे ले जाई गई दिखती है। उसके बहीखाते में अगली अवधि की C$12,000 की पेरोल कटौतियाँ हैं, लेकिन मालिक के पास भुगतान की कोई पुष्टि नहीं है। नया लेखाकार हानि जाँचने के लिए Schedule 4 और निर्धारण सूचना (notice of assessment) लेता है, फिर पेरोल रिकॉर्ड और बैंक भुगतानों को RP खाते से मिलाता है। लिखित सेवा अनुबंध में चालू T2 और अनिश्चित पेरोल भुगतान जमा की अलग समीक्षा शामिल है। मालिक उस काम के लिए RC और RP पहुँच अधिकृत करता है और दायरा जाँचने के बाद पुराने प्रतिनिधि को हटा देता है।

आपके लिए अलग हो तो?

• बहीखाता अधूरा है: अधूरा बहीखाता पूरा करना से शुरू करें।
• कंपनी के कई साल के रिटर्न अदाखिल हैं: कंपनी के अदाखिल रिटर्न पूरे करना इस्तेमाल करें।
• आपको जानना है कि कौन-से वर्षांत विवरण या GIFI आँकड़े तैयार करने हैं: वर्षांत के वित्तीय विवरण देखें।
• आपको व्यक्तिगत T1 खाते की पहुँच भी चाहिए: आपको कर लेखाकार की ज़रूरत कब पड़ती है देखें।
• दाखिल T2 में सुधार चाहिए: अपनी कंपनी का रिटर्न दाखिल करना देखें।
• T2 की अंतिम तारीख, CRA की माँग या बकाया भुगतान जमा पास है: नोटिसों, खाता शेष और उपलब्ध बहीखाते के साथ कंपनी कर में मदद लें।