Como trocar de contador na sua empresa no Canadá

Posso trocar de contador no meio do ano ou pouco antes do vencimento da T2?

Sim. Você pode nomear um novo contador durante o ano ou perto da hora de entregar a declaração. A troca não muda o prazo da T2 da corporação: a CRA exige a entrega em até seis meses após o fim do ano fiscal.

Se você é autônomo ou está em uma sociedade de pessoas, o calendário da T2 não se aplica. A T1 de um autônomo geralmente vence em 15 de junho após o ano fiscal, mas o pagamento vence em 30 de abril; um negócio de abrigo fiscal (tax shelter) pode exigir a entrega até 30 de abril (datas de entrega da CRA). A T5013, quando exigida, vence em 31 de março após o ano-calendário se todos os sócios forem pessoas físicas, cinco meses após o fim do exercício se todos forem corporações, ou na data que vencer primeiro se os sócios forem mistos (guia da T5013 da CRA).

Se o exercício da corporação já terminou, confira primeiro a data de pagamento. A maioria dos saldos de imposto corporativo vence 2 meses após o fim do exercício; corporações privadas sob controle canadense (CCPC) elegíveis podem ter 3 meses. Isso pode ser bem antes da data de entrega da T2. Informe ao novo contador a data de encerramento do exercício, a última declaração entregue, qualquer cobrança da CRA e a próxima data de pagamento ou recolhimento. Combine logo quem cuidará de cada prazo enquanto os registros são transferidos.

Quais declarações, avisos, livros e documentos de apoio devo pedir primeiro?

Primeiro, pergunte se cada declaração que já venceu ainda está sendo preparada, aguarda a sua aprovação ou já foi entregue. Peça os rascunhos disponíveis e as confirmações de entrega. A My Business Account mostra a situação da T2 e as declarações de GST/HST esperadas e entregues; diga ao novo contador o que continua incerto.

Depois, obtenha a última declaração entregue, o aviso de lançamento (notice of assessment) dela, os registros que a sustentam e os livros do ano atual. A CRA exige registros completos e comprovados, que continuem acessíveis mesmo quando um terceiro os guarda.

Peça os arquivos em formato legível e identifique meses ou anexos que estejam faltando. Se os livros precisarem ser reconstruídos, comece por como atualizar livros contábeis atrasados. Se a dúvida é quais demonstrações ou valores do GIFI uma corporação precisa, veja demonstrações financeiras de fim de exercício.

E se o contador anterior não responder ou estiver com os arquivos?

Envie um pedido por escrito listando os registros do negócio e as cópias das declarações entregues de que você precisa, com uma data de entrega viável. Continue a transição com os registros que você já controla e com a sua conta na CRA. A empresa continua responsável por proteger os registros e disponibilizá-los à CRA, mesmo quando um terceiro os guarda (responsabilidades sobre registros da CRA).

Na My Business Account, você pode ver avisos e informações da conta da corporação; a CRA também permite pedir cópias de avisos anteriores e extratos personalizados. Reconstrua os comprovantes que faltam com extratos bancários, faturas, registros da folha de pagamento e outros registros do negócio enquanto o pedido estiver pendente. Diga ao novo contador o que está faltando antes de ele aceitar um prazo de entrega. Não presuma que os papéis de trabalho internos do contador anterior pertencem à empresa; os termos do contrato de serviços e as regras profissionais provinciais aplicáveis podem importar.

Como dou ao novo contador acesso às contas da minha empresa na CRA?

Use a My Business Account para autorizar o novo representante e escolher o acesso necessário ao trabalho. Peça o RepID, o GroupID ou o número de empresa registrado (business number) dele e depois selecione Profile → Manage authorized representatives → Authorize a representative (instruções de autorização da CRA; identificadores de representantes). Se você não vê a sua empresa ali, adicione o número de empresa; o seu nome e o número de seguro social (SIN) devem corresponder aos registros da CRA, então entre em contato com a CRA se o vínculo falhar. Se o contador enviar um pedido que exige a sua confirmação, confirme-o em até 10 dias úteis.

Se todos os proprietários ou administradores constam na CRA como não residentes e não há autoridade delegada, ou se um representante legal assina o pedido, peça ao novo representante que o envie pelo Represent a Client. Assine a página de certificação gerada para que ele possa enviá-la; a confirmação pela My Business Account não está disponível nesses casos. A CRA também tem um processo alternativo para alguns autônomos sem acesso à conta.

Esses níveis e alcances são definidos pela CRA. O Nível 3 exige um RepID; um GroupID ou o número de empresa do representante não pode recebê-lo. Escolha um alcance que corresponda ao trabalho combinado; preparar apenas uma T2 não exige, por si só, acesso à folha de pagamento nem autoridade delegada. O Form AUT-01 concede apenas acesso off-line, portanto não substitui a autorização on-line quando o contador precisa consultar a conta eletronicamente. O acesso a uma conta empresarial não autoriza o acesso à T1 pessoal do proprietário; veja quando você precisa de um contador de impostos para essa transição.

Como removo a autorização do contador anterior na CRA?

Revise a lista completa em Profile → Manage authorized representatives, incluindo autorizações individuais, de grupo e de escritório. Remova logo o acesso do contador anterior quando ele deixar de ser adequado, mesmo que ainda haja registros pendentes. A CRA permite que a empresa veja, altere ou exclua cada autorização e consulte as operações on-line de um representante. Fora isso, uma autorização permanece em vigor até ser cancelada ou até a data de validade indicada.

Confira se a autorização antiga cobria todo o número de empresa, um programa inteiro ou uma única conta de programa. Se você não puder usar a My Business Account, envie o Form AUT-01X ao centro fiscal da CRA em até seis meses após assiná-lo. Uma instituição financeira listada selecionada, com informações do QST na sua conta RT, usa o RC7259X no lugar. Se você não tiver acesso ao portal, combine que o representante recém-autorizado busque a correspondência da CRA em aberto.

Que saldos transferidos para o ano seguinte o novo contador deve conciliar?

O novo contador deve comparar os saldos de abertura dos livros com o fechamento anterior e comparar os saldos fiscais transferidos com os anexos entregues e com os lançamentos da CRA. Um número copiado de uma declaração antiga pode ter mudado em um novo lançamento (CRA: compare o aviso com a declaração entregue).

Documente qualquer diferença antes de levar um saldo para a próxima T2. Se o controle da corporação mudou, anote a data: isso pode criar um exercício curto na T2 e restringir prejuízos anteriores; veja como incluir ou retirar um proprietário. Uma divergência pode exigir a revisão de uma declaração anterior, mas esse trabalho deve fazer parte do novo contrato de serviços.

Como conferimos avisos da CRA em aberto, saldos não pagos e próximos recolhimentos?

Consulte a correspondência da CRA e cada conta de programa ativa e depois faça uma única lista datada de cartas sem resposta, saldos, declarações entregues e esperadas e próximas datas de vencimento. A maior parte da correspondência de empresas é on-line por padrão; para empresas com correspondência on-line, ela é considerada recebida quando publicada na My Business Account. Algumas empresas ainda recebem correspondência em papel.

Use View and pay account balance para conferir pagamentos e saldos lançados por período e depois compare com os registros de pagamentos bancários. Confira separadamente o imposto corporativo (RC), o GST/HST (RT) e a folha de pagamento (RP) quando essas contas existirem. Um pagamento que aparece em um programa não prova que o recolhimento de outro programa foi feito. Designe um responsável por cada aviso e prazo em aberto; a troca de contador não os suspende.

Em Profile → Manage notification preferences, confira o endereço de e-mail de cada conta e substitua o endereço do escritório antigo, se necessário. Confira também o endereço postal de cada programa. Designe alguém para acompanhar a correspondência nova e responder às consultas em aberto.

O que o novo contador deve combinar de revisar, corrigir e entregar?

Coloque o escopo por escrito antes de o trabalho começar. Indique quais períodos fiscais e contas de programas estão incluídos, quem prepara os livros e os anexos de apoio, quem entrega cada declaração, quem faz os pagamentos e quem responde às cartas da CRA já existentes. Um novo contrato de serviços não significa, por si só, que declarações ou recolhimentos anteriores serão revisados.

Indique separadamente qualquer divergência conhecida: uma declaração não entregue, um possível recolhimento de folha de pagamento não feito, um lançamento contestado ou um saldo transferido sem comprovação. Combine se o novo contador vai investigá-la agora, recomendar uma correção ou deixá-la para um contrato separado. Se declarações T2 anteriores nunca foram entregues, siga como regularizar declarações corporativas não entregues. Se uma T2 entregue precisa ser alterada, use entrega e correção da declaração corporativa.

O que muda nas contas de GST/HST e da folha de pagamento?

O GST/HST e a folha de pagamento precisam de registros, acesso às contas e verificação de prazos próprios. O acesso ao imposto corporativo (RC), por si só, não dá ao novo contador acesso ao RT nem ao RP (regras de alcance da CRA).

Para o GST/HST, transfira as declarações, os registros de vendas e compras, a comprovação dos créditos de imposto sobre insumos (input tax credits) e o histórico de pagamentos. A entrega e o pagamento mensais e trimestrais vencem um mês após o período; a maior parte das entregas anuais e o pagamento final vencem três meses após o fim do exercício. Um autônomo com declaração anual, exercício encerrado em 31 de dezembro e renda do negócio paga até 30 de abril e entrega até 15 de junho. Outras instituições financeiras listadas geralmente têm seis meses após o fim do exercício; as que são listadas apenas por causa de uma opção da seção 150 do Excise Tax Act usam os prazos regulares. Confira as parcelas; veja como entregar o GST/HST e os créditos de imposto sobre insumos para outras exceções. Para a folha de pagamento, transfira os registros de pagamento, os informes, as confirmações de recolhimento e os avisos. Os recolhimentos mensais regulares vencem no dia 15 do mês seguinte; quem recolhe trimestralmente ou de forma acelerada tem datas diferentes. Confira o tipo de recolhimento atribuído e concilie qualquer pagamento ausente com as transações da conta RP.

Recolhimentos atrasados da folha de pagamento acima de $500 geralmente geram 3% por atraso de 1–3 dias, 5% por atraso de 4–5, 7% por atraso de 6–7, ou 10% após 7 dias ou se não houver pagamento. Valores menores também podem ser multados se o atraso for consciente ou resultar de negligência grave. Uma segunda falha desse tipo no mesmo ano-calendário pode gerar 20%, mais juros; veja multas, juros e alívio.

O autônomo com empresa individual deve o imposto e os recolhimentos do próprio negócio. Administradores de uma corporação que estavam no cargo quando os descontos exigidos da folha de pagamento ou o imposto líquido do GST/HST não foram recolhidos podem se tornar pessoalmente responsáveis, inclusive pelos juros e multas relacionados, conforme a seção 227.1 do Income Tax Act ou a seção 323 do Excise Tax Act. A cobrança exige uma execução não satisfeita contra a corporação ou um pedido tempestivo em liquidação, dissolução ou falência; a diligência razoável é uma defesa. O limite de dois anos após a saída do administrador vale para iniciar a cobrança da folha de pagamento ou para lançar a responsabilidade do administrador por GST/HST. A seção 272.1(5) do Excise Tax Act também torna sócios atuais e antigos responsáveis pelo GST/HST da sociedade de pessoas devido durante o período em que eram sócios, e após a dissolução se eram sócios nessa época, exceto os sócios comanditários que não sejam sócios gerais. As dívidas anteriores à entrada ficam limitadas aos bens da sociedade.

Se a empresa tem uma conta de GST/HST ou de QST na Revenu Québec (autoridade tributária da província de Quebec), transfira os registros e o acesso também ali; a Revenu Québec geralmente administra essas declarações em Quebec, exceto no caso de certas instituições financeiras listadas. Uma corporação com um estabelecimento em Quebec pode precisar da declaração CO-17, com vencimento em seis meses após o fim do exercício. Uma sociedade de pessoas com atividades em Quebec ou sócios de Quebec pode precisar da declaração TP-600; os prazos usuais seguem o calendário da T5013 acima, mas a sociedade que investe apenas em ações flow-through e distribui despesas ou auxílios de exploração ou desenvolvimento deve entregar antes do fim do terceiro mês após o período. Um autônomo residente em Quebec pode precisar da declaração TP-1; a entrega de autônomos geralmente vence em 15 de junho e o pagamento em 30 de abril. Confira qualquer conta de descontos na fonte de Quebec. Gerencie a autorização separada do novo contador na Revenu Québec em My Account ou com o MR-69-V; revogue a anterior on-line ou com o MR-69.R-V.

Exemplo

Valores ilustrativos em dólares canadenses. A T2 antiga de uma corporação mostra um prejuízo não relacionado a ganhos de capital de C$40.000 transferido para o ano seguinte. Os livros dela mostram C$12.000 de descontos da folha de pagamento para o próximo período, mas o proprietário não tem confirmação do pagamento. O novo contador obtém o Schedule 4 e o aviso de lançamento para conferir o prejuízo e depois compara os registros da folha de pagamento e os pagamentos bancários com a conta RP. O contrato de serviços por escrito cobre a T2 do ano atual e uma revisão separada do recolhimento incerto da folha de pagamento. O proprietário autoriza o acesso RC e RP para esse trabalho e remove o antigo representante depois de conferir o alcance da autorização dele.

E no seu caso?

• Os livros estão incompletos: comece por como atualizar livros contábeis atrasados.
• A corporação tem vários anos sem declaração entregue: use como regularizar declarações corporativas não entregues.
• Você precisa saber quais demonstrações de fim de exercício ou valores do GIFI preparar: veja demonstrações financeiras de fim de exercício.
• Você também precisa de acesso a uma conta T1 pessoal: veja quando você precisa de um contador de impostos.
• Uma T2 entregue precisa de correção: veja como entregar a declaração corporativa.
• Um prazo da T2, uma cobrança da CRA ou um recolhimento não pago está próximo: procure ajuda com impostos corporativos levando os avisos, os saldos das contas e os livros disponíveis.