החלפת רואה חשבון לעסק בקנדה: מה להעביר ואיך

האם אפשר להחליף רואה חשבון באמצע השנה או רגע לפני מועד ה-T2?

כן. אפשר למנות רואה חשבון חדש במהלך השנה או סמוך למועד ההגשה. ההחלפה אינה מזיזה את מועד ה-T2 של החברה: CRA דורשת הגשה בתוך שישה חודשים מסוף שנת המס.

אם אתם עצמאים או חלק משותפות, לוח הזמנים של T2 אינו חל עליכם. דוח T1 של עצמאי נדרש בדרך כלל עד 15 ביוני אחרי שנת המס, אבל התשלום נדרש עד 30 באפריל. עסק שהוא מקלט מס (tax shelter) יכול להידרש להגיש עד 30 באפריל (מועדי ההגשה של CRA). אם נדרש דוח T5013, מועדו הוא 31 במרץ אחרי שנת הלוח כשכל השותפים הם יחידים, חמישה חודשים אחרי סוף השנה כשכל השותפים הם חברות, או המועד המוקדם יותר כשהשותפים מעורבים (מדריך T5013 של CRA).

אם שנת החברה הסתיימה, בדקו קודם את מועד התשלום. רוב יתרות מס החברות לתשלום תוך 2 חודשים מסוף השנה. חברות פרטיות בשליטה קנדית (CCPC) מזכות עשויות לקבל 3 חודשים. זה יכול להיות הרבה לפני מועד הגשת ה-T2. ספרו לרואה החשבון החדש מהו סוף השנה, איזה דוח הוגש אחרון, אילו דרישות יש מ-CRA ומהו מועד התשלום או העברת התשלום הבא. הסכימו מיד מי יטפל בכל מועד בזמן שהרישומים עוברים.

אילו דוחות, הודעות, ספרים ורישומים תומכים כדאי לבקש קודם?

קודם כול, שאלו לגבי כל דוח שמועדו הגיע: האם הוא עדיין בהכנה, ממתין לאישורכם, או שכבר הוגש. בקשו טיוטות זמינות ואישורי הגשה. My Business Account מציג את סטטוס דוח T2 ואת דוחות ה-GST/HST הצפויים וההוגשים. ספרו לרואה החשבון החדש מה עדיין לא ברור.

אחר כך השיגו את הדוח האחרון שהוגש, את הודעת השומה שלו (notice of assessment), את הרישומים שמאחוריו ואת ספרי השנה הנוכחית. CRA דורשת רישומים שלמים ומגובים שנשארים נגישים גם כשצד שלישי שומר אותם.

בקשו קבצים בפורמט קריא וציינו כל חודש או נספח שחסרים. אם צריך לבנות את הספרים מחדש, התחילו בהשלמת ספרים באיחור. אם השאלה היא אילו דוחות כספיים או נתוני GIFI חברה צריכה, ראו דוחות כספיים לסוף שנה.

מה עושים אם רואה החשבון הקודם לא עונה או מחזיק בקבצים?

שלחו בקשה בכתב שמפרטת את רישומי העסק ואת העתקי הדוחות שהוגשו שאתם צריכים, עם מועד מסירה סביר. המשיכו בהעברה באמצעות הרישומים שכבר בידיכם והחשבון שלכם ב-CRA. העסק נשאר אחראי לשמור על הרישומים ולהעמיד אותם לרשות CRA גם כשצד שלישי מחזיק בהם (אחריות לרישומים של CRA).

ב-My Business Account אפשר לראות הודעות ופרטי חשבון חברה. בנוסף, CRA מאפשרת לבקש העתקים של הודעות קודמות ודפי חשבון מותאמים. בנו מחדש את הגיבוי החסר מדפי חשבון בנק, חשבוניות, רישומי שכר ורישומי עסק אחרים בזמן שהבקשה פתוחה. ספרו לרואה החשבון החדש מה חסר לפני שהוא מקבל על עצמו מועד הגשה. אל תניחו שניירות העבודה הפנימיים של רואה החשבון הקודם שייכים לעסק. תנאי ההתקשרות וכללי המקצוע הפרובינציאליים החלים עשויים להיות חשובים.

איך נותנים לרואה החשבון החדש גישה לחשבונות העסק שלי ב-CRA?

השתמשו ב-My Business Account כדי למנות את הנציג החדש ולבחור את הגישה הדרושה לעבודה. בקשו ממנו את ה-RepID, ה-GroupID או מספר העסק הרשום שלו, ואז בחרו Profile → Manage authorized representatives → Authorize a representative (הוראות ההרשאה של CRA; מזהי נציגים). אם אינכם רואים שם את העסק, הוסיפו את מספר העסק. השם ומספר הביטוח הסוציאלי שלכם חייבים להתאים לרישומי CRA, ולכן פנו ל-CRA אם הקישור נכשל. אם רואה החשבון מגיש בקשה שדורשת את אישורכם, אשרו אותה בתוך 10 ימי עסקים.

אם CRA רושמת את כל הבעלים או הדירקטורים כתושבי חוץ ואין סמכות מואצלת, או שנציג משפטי חותם על הבקשה, בקשו מהנציג החדש להגיש אותה דרך Represent a Client. חתמו על דף האישור שנוצר כדי שהנציג יוכל להעלות אותו. אישור דרך My Business Account אינו זמין במקרים האלה. ל-CRA יש גם הליך חלופי לחלק מהעצמאים שאין להם גישה לחשבון.

הרמות וההיקפים האלה נקבעים על ידי CRA. Level 3 דורש RepID. GroupID או מספר עסק של נציג אינם יכולים לקבל אותו. בחרו היקף שמתאים לעבודה שסוכמה. הכנת T2 בלבד אינה מצריכה בעצמה גישה לשכר או סמכות מואצלת. טופס AUT-01 נותן גישה לא מקוונת בלבד, ולכן אינו מחליף הרשאה מקוונת כשרואה החשבון צריך לבדוק את החשבון באופן אלקטרוני. גישה לחשבון עסקי אינה מתירה גישה ל-T1 האישי של הבעלים. על ההעברה הזו ראו מתי צריך רואה חשבון למס.

איך מסירים את ההרשאה של רואה החשבון הקודם ב-CRA?

עברו על הרשימה המלאה ב-Profile → Manage authorized representatives, כולל הרשאות של יחידים, קבוצות ומשרדים. הסירו את הגישה של רואה החשבון הקודם מיד כשהיא כבר אינה מתאימה, גם אם עדיין חסרים רישומים. CRA מאפשרת לעסק לראות, לשנות או למחוק כל הרשאה, ולבדוק את הפעולות המקוונות של נציג. הרשאה נשארת בתוקף עד שמבטלים אותה או עד שתאריך התפוגה שלה עובר.

בדקו אם ההרשאה הישנה כיסתה את כל מספר העסק, תוכנית שלמה או חשבון תוכנית אחד. אם אינכם יכולים להשתמש ב-My Business Account, שלחו את טופס AUT-01X אל מרכז המס של CRA בתוך שישה חודשים מחתימתו. מוסד פיננסי רשום נבחר שיש לו מידע על QST בחשבון RT שלו משתמש במקום זאת בטופס RC7259X. דאגו שהנציג שקיבל הרשאה חדשה ימשוך את ההתכתבות הפתוחה מ-CRA אם אין לכם גישה לפורטל.

אילו יתרות שהועברו משנה לשנה הרואה החשבון החדש צריך להתאים?

הרואה החשבון החדש צריך להשוות יתרות פתיחה בספרים ליתרות הסגירה בספרים הקודמים, ולהשוות העברות מס לשנים הבאות לנספחים שהוגשו ולשומות של CRA. מספר שהועתק מדוח ישן עשוי להשתנות בשומה מתוקנת (CRA: השוואת ההודעה לדוח שהוגש).

תעדו כל הפרש לפני שמעבירים יתרה ל-T2 הבא. אם השליטה בחברה השתנתה, סמנו את התאריך: הוא יכול ליצור שנת T2 קצרה ולהגביל הפסדים קודמים. ראו הוספת בעלים או הסרתו. מחלוקת עשויה לדרוש בדיקה של דוח קודם, אבל העבודה הזו חייבת להיות חלק מההתקשרות החדשה.

איך בודקים הודעות פתוחות מ-CRA, יתרות שלא שולמו והעברות תשלום קרובות?

עברו על הדואר מ-CRA ועל כל חשבון תוכנית פעיל, ואז הכינו רשימה אחת מתוארכת של מכתבים שלא נענו, יתרות, דוחות שהוגשו ודוחות צפויים, ומועדי הפירעון הבאים. רוב ההתכתבות העסקית היא מקוונת כברירת מחדל. עסקים שנמצאים בדואר מקוון נחשבים כמי שקיבלו אותה כשהיא מתפרסמת ב-My Business Account. חלק מהעסקים עדיין מקבלים דואר בנייר.

השתמשו ב-View and pay account balance כדי לבדוק תשלומים ויתרות שנרשמו לפי תקופה, ואז התאימו אותם לרישומי תשלום בבנק. בדקו בנפרד את RC למס חברות, את RT ל-GST/HST ואת RP לשכר, במקום שבו החשבונות האלה קיימים. תשלום שמופיע בתוכנית אחת אינו הוכחה שהועבר תשלום של תוכנית אחרת. מנו אחראי לכל הודעה פתוחה ולכל מועד. החלפת רואה חשבון אינה משהה אותם.

ב-Profile → Manage notification preferences, בדקו את כתובת הדוא״ל של כל חשבון והחליפו כתובת של משרד קודם אם צריך. בדקו גם את כתובת הדואר של כל תוכנית. מנו מישהו שיעקוב אחרי דואר חדש ויענה על פניות פתוחות.

על מה כדאי שהרואה החשבון החדש יסכים לבדוק, לתקן ולהגיש?

קבעו את ההיקף בכתב לפני תחילת העבודה. ציינו אילו תקופות מס וחשבונות תוכנית כלולים, מי מכין את הספרים ואת הנספחים התומכים, מי מגיש כל דוח, מי מבצע תשלומים, ומי עונה למכתבים קיימים מ-CRA. התקשרות חדשה אינה אומרת בעצמה שדוחות או העברות תשלום מהעבר ייבדקו.

סמנו בנפרד כל פער ידוע: דוח שלא הוגש, תשלום שכר שאולי הוחמץ, שומה שנויה במחלוקת, או העברה לשנים הבאות ללא גיבוי. הסכימו אם הרואה החשבון החדש יחקור אותו עכשיו, ימליץ על תיקון או ישאיר אותו להתקשרות נפרדת. אם דוחות T2 קודמים לא הוגשו מעולם, פעלו לפי השלמת דוחות חברה שלא הוגשו. אם דוח T2 שהוגש צריך שינוי, השתמשו בהגשה ותיקון של דוח חברה.

מה משתנה בחשבונות GST/HST ושכר?

ל-GST/HST ולשכר דרושים רישומים, גישה לחשבון ובדיקות מועדים משלהם. גישה ל-RC למס חברות בלבד אינה נותנת לרואה החשבון החדש גישה ל-RT או ל-RP (כללי ההיקף של CRA).

ב-GST/HST, העבירו דוחות, רישומי מכירות ורכישות, גיבוי לזיכויי מס תשומות והיסטוריית תשלומים. הגשה ותשלום חודשיים ורבעוניים נדרשים חודש אחרי התקופה. רוב ההגשות השנתיות והתשלום הסופי נדרשים שלושה חודשים אחרי סוף השנה. עצמאי שמגיש דוח GST/HST שנתי, עם סוף שנה ב-31 בדצמבר והכנסה מעסק, משלם עד 30 באפריל ומגיש עד 15 ביוני. מוסדות פיננסיים רשומים אחרים מקבלים בדרך כלל שישה חודשים אחרי סוף השנה. מוסדות שרשומים רק בגלל בחירה לפי סעיף 150 של חוק מס הבלו (Excise Tax Act) משתמשים במועדים הרגילים. בדקו מקדמות. על חריגים נוספים ראו הגשת GST/HST וזיכויי מס תשומות. בשכר, העבירו רישומי תשלום, טפסים, אישורי העברת תשלום והודעות. העברות חודשיות רגילות נדרשות ב-15 בחודש הבא. למעבירים רבעוניים ומואצים יש מועדים אחרים. בדקו את סוג המעביר שהוקצה והתאימו כל תשלום חסר לתנועות ב-RP.

העברות שכר באיחור מעל $500 גוררות בדרך כלל קנס של 3% על איחור של 1-3 ימים, 5% על 4-5 ימים, 7% על 6-7 ימים, או 10% אחרי 7 ימים או כשלא שולם כלל. גם סכומים קטנים יותר עלולים להיענש אם האיחור היה ביודעין או ברשלנות חמורה. כישלון שני כזה בשנת לוח אחת יכול לגרור 20%, בתוספת ריבית. ראו קנסות, ריבית והקלות.

עצמאי חייב במס העסק ובהעברות התשלום של עצמו. דירקטורים של חברה שכיהנו כשניכויי שכר נדרשים או מס נטו ב-GST/HST לא הועברו עלולים להיות אחראים אישית, כולל ריבית וקנסות קשורים, לפי סעיף 227.1 של חוק מס ההכנסה או סעיף 323 של חוק מס הבלו. גבייה מהם דורשת הוצאה לפועל שלא נפרעה נגד החברה, או תביעה בזמן בפירוק, בסגירה או בפשיטת רגל. שקידה סבירה היא הגנה. המגבלה של שנתיים אחרי שדירקטור עוזב חלה על פתיחת הליכי גבייה בשכר או על קביעת אחריות דירקטור ב-GST/HST. סעיף 272.1(5) של חוק מס הבלו גם מטיל אחריות על שותפים נוכחיים וקודמים, מלבד שותפים מוגבלים שאינם שותפים כלליים, לגבי GST/HST של השותפות שנדרש בזמן החברות, ואחרי פירוק אם היו אז שותפים. חובות שקדמו לכניסה מוגבלים לרכוש השותפות.

אם לעסק יש חשבון GST/HST או QST ב-Revenu Québec, העבירו שם את הרישומים והגישה. Revenu Québec מנהלת בדרך כלל את הדוחות האלה בקוויבק, פרט למוסדות פיננסיים רשומים נבחרים. חברה עם מוסד קבע בקוויבק עשויה להצטרך דוח CO-17, שמועדו בתוך שישה חודשים מסוף השנה. שותפות עם פעילות בקוויבק או עם חברים מקוויבק עשויה להצטרך דוח TP-600. המועדים הרגילים שלו תואמים את לוח T5013 שלמעלה, אבל שותפות שמשקיעה רק במניות flow-through ומקצה הוצאות או סיוע לחיפוש או לפיתוח חייבת להגיש לפני סוף החודש השלישי אחרי התקופה. עצמאי תושב קוויבק עשוי להצטרך דוח TP-1. הגשה של עצמאי נדרשת בדרך כלל עד 15 ביוני, והתשלום עד 30 באפריל. בדקו כל חשבון ניכויים במקור בקוויבק. נהלו את ההרשאה הנפרדת של הרואה החשבון החדש ב-Revenu Québec דרך My Account או באמצעות MR-69-V. את ההרשאה הקודמת בטלו באינטרנט או באמצעות MR-69.R-V.

דוגמה

סכומים להמחשה בדולרים קנדיים. ב-T2 הישן של חברה מופיע הפסד שאינו הפסד הון בסך C$40,000 שמועבר לשנים הבאות. בספרים שלה מופיעים ניכויי שכר בסך C$12,000 לתקופה הבאה, אבל לבעלים אין אישור תשלום. הרואה החשבון החדש משיג את Schedule 4 ואת הודעת השומה כדי לבדוק את ההפסד, ואז מתאים את רישומי השכר ואת תשלומי הבנק לחשבון RP. ההתקשרות הכתובה כוללת את ה-T2 הנוכחי ובדיקה נפרדת של העברת השכר שלא ברור אם בוצעה. הבעלים נותן הרשאת גישה ל-RC ול-RP לצורך העבודה הזו, ומסיר את הנציג הקודם אחרי שבדק את היקף ההרשאה שלו.

המצב שלכם שונה?

• הספרים חלקיים: התחילו בהשלמת ספרים באיחור.
• לחברה יש כמה שנים שלא הוגשו: השתמשו בהשלמת דוחות חברה שלא הוגשו.
• אתם צריכים לדעת אילו דוחות כספיים או נתוני GIFI להכין לסוף השנה: ראו דוחות כספיים לסוף שנה.
• אתם צריכים גם גישה לחשבון T1 אישי: ראו מתי צריך רואה חשבון למס.
• דוח T2 שהוגש דורש תיקון: ראו הגשת דוח החברה.
• מועד T2, דרישה מ-CRA או העברת תשלום שלא שולמה קרובים: קבלו עזרה במס חברות עם ההודעות, יתרות החשבון והספרים הזמינים.