Cómo cambiar de contador en su negocio canadiense

¿Puedo cambiar de contador a mitad de año o poco antes de que venza mi T2?

Sí. Puede nombrar a un nuevo contador durante el año o cerca de la fecha de presentación. El cambio no mueve la fecha límite de la T2 de la corporación: la CRA exige presentarla dentro de los seis meses posteriores al cierre del año fiscal.

Si es trabajador independiente o está en una sociedad de personas, el calendario de la T2 no se aplica. La T1 de un trabajador independiente por lo general vence el 15 de junio siguiente al año fiscal, pero el pago vence el 30 de abril; un negocio con refugio fiscal (tax shelter) puede exigir la presentación el 30 de abril (fechas de presentación de la CRA). Un T5013 obligatorio vence el 31 de marzo posterior al año calendario cuando todos los socios son personas, cinco meses después del cierre del año cuando todos los socios son corporaciones, o en la más temprana de las dos fechas cuando los socios son mixtos (guía del T5013 de la CRA).

Si el año de la corporación ya terminó, revise primero la fecha de pago. La mayoría de los saldos del impuesto corporativo vencen 2 meses después del cierre del año; las CCPC (sociedades privadas bajo control canadiense) que califican pueden tener 3 meses. Eso puede ser mucho antes de la fecha de presentación de la T2. Informe al nuevo contador el cierre del año, la última declaración presentada, cualquier requerimiento de la CRA y la próxima fecha de pago o remesa. Acuerden de inmediato quién se encargará de cada fecha límite mientras se traspasan los registros.

¿Qué declaraciones, notificaciones, libros y registros de respaldo debo pedir primero?

Primero, pregunte si cada declaración que ya vence aún se está preparando, espera su aprobación o ya se presentó. Pida los borradores disponibles y las confirmaciones de presentación. My Business Account muestra el estado de la T2 y las declaraciones de GST/HST esperadas y presentadas; informe al nuevo contador lo que siga sin estar claro.

Luego obtenga la última declaración presentada, su notificación de determinación (notice of assessment), los registros que la respaldan y los libros del año en curso. La CRA exige registros completos y respaldados que sigan siendo accesibles incluso cuando los conserva un tercero.

Pida los archivos en un formato legible e identifique los meses o anexos que falten. Si hay que reconstruir los libros, empiece con cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada. Si la duda es qué estados financieros o cifras GIFI necesita una corporación, consulte estados financieros de cierre de año.

¿Qué hago si el contador anterior no responde o retiene los archivos?

Envíe una solicitud por escrito que enumere los registros del negocio y las copias de las declaraciones presentadas que necesita, con una fecha de entrega razonable. Continúe el traspaso con los registros que ya controla y con su cuenta de la CRA. El negocio sigue siendo responsable de proteger los registros y de ponerlos a disposición de la CRA, aunque los tenga un tercero (responsabilidades sobre los registros de la CRA).

En My Business Account puede ver las notificaciones y la información de la cuenta de la corporación; la CRA también permite solicitar copias de notificaciones anteriores y estados de cuenta personalizados. Reconstruya el respaldo que falte con estados de cuenta bancarios, facturas, registros de nómina y otros registros del negocio mientras la solicitud sigue pendiente. Informe al nuevo contador lo que falta antes de que acepte una fecha límite de presentación. No suponga que los papeles de trabajo internos del contador anterior pertenecen al negocio; pueden importar las condiciones del contrato de servicios y las reglas profesionales provinciales aplicables.

¿Cómo doy al nuevo contador acceso a mis cuentas de negocio de la CRA?

Use My Business Account para autorizar al nuevo representante y elegir el acceso que necesita para el trabajo. Pídale su RepID, GroupID o número empresarial registrado y luego seleccione Profile → Manage authorized representatives → Authorize a representative (instrucciones de autorización de la CRA; identificadores de representantes). Si no ve su negocio allí, agregue su número empresarial; su nombre y su número de seguro social canadiense (SIN) deben coincidir con los registros de la CRA, así que comuníquese con la CRA si el enlace falla. Si el contador envía una solicitud que requiere su confirmación, confírmela dentro de 10 días hábiles.

Si la CRA tiene registrados a todos los propietarios o directores como no residentes y no hay autoridad delegada, o si firma la solicitud un representante legal, pida al nuevo representante que la envíe mediante Represent a Client. Firme la página de certificación generada para que pueda cargarla; la confirmación en My Business Account no está disponible en estos casos. La CRA también tiene un proceso alternativo para algunos propietarios únicos sin acceso a la cuenta.

Estos niveles y alcances los fija la CRA. El Nivel 3 requiere un RepID; un GroupID o el número empresarial de un representante no puede recibirlo. Elija un alcance que coincida con el trabajo acordado; preparar solo una T2 no exige por sí mismo acceso a la nómina ni autoridad delegada. El Form AUT-01 da solo acceso fuera de línea, por lo que no sustituye la autorización en línea cuando el contador debe revisar la cuenta de forma electrónica. El acceso a una cuenta de negocio no autoriza el acceso a la T1 personal de un propietario; consulte cuándo necesita un contador fiscal para ese traspaso.

¿Cómo retiro la autorización de la CRA del contador anterior?

Revise la lista completa en Profile → Manage authorized representatives, incluidas las autorizaciones individuales, de grupo y de despacho. Retire pronto el acceso del contador anterior cuando ya no corresponda, aunque aún falten registros por entregar. La CRA permite a un negocio ver, modificar o eliminar cada autorización e inspeccionar las transacciones en línea de un representante. Una autorización, de otro modo, sigue vigente hasta que se cancele o pase su fecha de vencimiento indicada.

Verifique si la autorización anterior cubría todo el número empresarial, un programa completo o una sola cuenta de programa. Si no puede usar My Business Account, envíe el Form AUT-01X al centro tributario de la CRA dentro de los seis meses posteriores a su firma. Una institución financiera listada seleccionada con información de QST en su cuenta RT usa en cambio el RC7259X. Si no tiene acceso al portal, haga que el representante recién autorizado obtenga la correspondencia pendiente de la CRA.

¿Qué saldos arrastrados debe conciliar el nuevo contador?

El nuevo contador debe comparar los saldos iniciales de los libros con el cierre de los libros anteriores y comparar los arrastres fiscales con los anexos presentados y las determinaciones de la CRA. Una cifra copiada de una declaración anterior puede haber cambiado en una modificación (CRA: compare la notificación con la declaración presentada).

Documente cualquier diferencia antes de trasladar un saldo a la siguiente T2. Si cambió el control de la corporación, señale la fecha: puede crear un año corto de la T2 y restringir pérdidas anteriores; consulte cómo agregar o retirar a un propietario. Un desacuerdo puede exigir revisar una declaración anterior, pero ese trabajo debe formar parte del nuevo encargo.

¿Cómo verificamos las notificaciones abiertas de la CRA, los saldos sin pagar y las próximas remesas?

Revise el correo de la CRA y cada cuenta de programa activa y luego haga una sola lista fechada de cartas sin responder, saldos, declaraciones presentadas y esperadas y próximas fechas de vencimiento. La mayor parte de la correspondencia de los negocios es en línea por defecto; para los negocios con correo en línea, se considera recibida cuando se publica en My Business Account. Algunos negocios aún reciben correo en papel.

Use View and pay account balance para verificar por período los pagos aplicados y los saldos, y luego concílielos con los registros de pagos del banco. Revise por separado el impuesto corporativo RC, el GST/HST RT y la nómina RP cuando existan esas cuentas. Un pago que aparece en un programa no prueba que se haya hecho la remesa de otro programa. Asigne un responsable a cada notificación y fecha límite abiertas; un cambio de contador no las detiene.

En Profile → Manage notification preferences, revise el correo electrónico de cada cuenta y reemplace la dirección de un despacho anterior si hace falta. Revise también la dirección postal de cada programa. Asigne a alguien para vigilar el correo nuevo y responder las consultas abiertas.

¿Qué debe acordar revisar, corregir y presentar el nuevo contador?

Ponga el alcance por escrito antes de que empiece el trabajo. Indique qué períodos fiscales y cuentas de programas se incluyen, quién prepara los libros y los anexos de respaldo, quién presenta cada declaración, quién hace los pagos y quién responde las cartas vigentes de la CRA. Un nuevo encargo no significa por sí mismo que se revisarán las declaraciones o remesas anteriores.

Señale por separado cualquier discrepancia conocida: una declaración no presentada, un posible pago de nómina omitido, una determinación en disputa o un arrastre sin respaldo. Acuerden si el nuevo contador lo investigará ahora, recomendará una corrección o lo dejará para un encargo aparte. Si nunca se presentaron T2 anteriores, siga cómo ponerse al día con declaraciones corporativas no presentadas. Si hay que cambiar una T2 presentada, use cómo presentar y corregir una declaración corporativa.

¿Qué cambia en las cuentas de GST/HST y de nómina?

El GST/HST y la nómina necesitan sus propios registros, acceso a la cuenta y revisión de fechas límite. El acceso solo al impuesto corporativo RC no da al nuevo contador acceso a RT ni a RP (reglas de alcance de la CRA).

Para el GST/HST, traspase las declaraciones, los registros de ventas y compras, el respaldo de los créditos por impuestos pagados en insumos y el historial de pagos. La presentación y el pago mensuales y trimestrales vencen un mes después del período; la mayoría de las presentaciones anuales y el pago final vencen tres meses después del cierre del año. Un propietario único con presentación anual, cierre de año el 31 de diciembre e ingresos de negocio paga a más tardar el 30 de abril y presenta a más tardar el 15 de junio. Otras instituciones financieras listadas por lo general tienen seis meses después del cierre del año; las que están listadas solo por una elección de la sección 150 del Excise Tax Act usan las fechas límite regulares. Revise los pagos a plazos; consulte cómo presentar GST/HST y créditos por impuestos pagados en insumos para otras excepciones. Para la nómina, traspase los registros de pago, los comprobantes, las confirmaciones de remesas y las notificaciones. Las remesas mensuales regulares vencen el día 15 del mes siguiente; los remitentes trimestrales y acelerados tienen otras fechas. Revise el tipo de remitente asignado y concilie cualquier pago faltante con las transacciones de la cuenta RP.

Las remesas de nómina tardías superiores a $500 por lo general generan 3% por 1 a 3 días, 5% por 4 a 5, 7% por 6 a 7, o 10% después de 7 días o sin pago. También pueden multarse montos menores si el retraso es a sabiendas o por negligencia grave. Un segundo incumplimiento de este tipo en un año calendario puede generar 20%, más intereses; consulte multas, intereses y alivio.

Un propietario único debe su propio impuesto del negocio y sus remesas. Los directores de una corporación que estaban en funciones cuando no se remitieron las retenciones de nómina requeridas o el impuesto neto de GST/HST pueden resultar personalmente responsables, incluidos los intereses y multas relacionados, conforme a la sección 227.1 del Income Tax Act o a la sección 323 del Excise Tax Act. El cobro requiere una ejecución insatisfecha contra la corporación o una reclamación oportuna en una liquidación, disolución o quiebra; la diligencia debida razonable es una defensa. El límite de dos años después de que un director deja el cargo se aplica al inicio de los procedimientos de cobro de la nómina o a la determinación de la responsabilidad del director por el GST/HST. La sección 272.1(5) del Excise Tax Act también hace responsables a los socios actuales y anteriores, salvo los socios comanditarios que no son socios generales, del GST/HST de la sociedad de personas que venció durante el tiempo en que fueron socios, y después de la disolución si eran socios en ese momento. Las deudas anteriores al ingreso se limitan a los bienes de la sociedad de personas.

Si el negocio tiene una cuenta de GST/HST o QST de Revenu Québec, traspase allí sus registros y su acceso; Revenu Québec por lo general administra estas declaraciones en Quebec, excepto en el caso de algunas instituciones financieras listadas. Una corporación con un establecimiento en Quebec puede necesitar una declaración CO-17, que vence dentro de los seis meses posteriores al cierre del año. Una sociedad de personas con actividades en Quebec o con socios de Quebec puede necesitar una declaración TP-600; sus fechas límite habituales siguen el calendario del T5013 descrito arriba, pero la que solo invierte en acciones flow-through y asigna gastos o ayudas de exploración o desarrollo debe presentar antes del fin del tercer mes posterior a su período. Un propietario único residente de Quebec puede necesitar una declaración TP-1; la presentación de un trabajador independiente por lo general vence el 15 de junio y el pago el 30 de abril. Revise cualquier cuenta de retenciones en la fuente de Quebec. Administre la autorización aparte del nuevo contador en Revenu Québec en My Account o con el MR-69-V; revoque la anterior en línea o con el MR-69.R-V.

Ejemplo

Montos ilustrativos en dólares canadienses. La T2 anterior de una corporación muestra una pérdida no de capital de C$40,000 arrastrada. Sus libros muestran C$12,000 de retenciones de nómina del siguiente período, pero el propietario no tiene confirmación de pago. El nuevo contador obtiene el Anexo 4 y la notificación de determinación para verificar la pérdida y luego concilia los registros de nómina y los pagos bancarios con la cuenta RP. El encargo por escrito cubre la T2 del año en curso y una revisión aparte de la remesa de nómina dudosa. El propietario autoriza el acceso RC y RP para ese trabajo y retira al representante anterior después de verificar su alcance.

¿Su situación es distinta?

• Los libros están incompletos: empiece con cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada.
• La corporación tiene varios años sin presentar: use cómo ponerse al día con declaraciones corporativas no presentadas.
• Necesita saber qué estados financieros o cifras GIFI de cierre de año debe preparar: consulte estados financieros de cierre de año.
• También necesita acceso a una cuenta de T1 personal: consulte cuándo necesita un contador fiscal.
• Una T2 presentada necesita corrección: consulte cómo presentar su declaración corporativa.
• Se acerca la fecha de una T2, un requerimiento de la CRA o una remesa sin pagar: obtenga ayuda con impuestos corporativos con las notificaciones, los saldos de las cuentas y los libros disponibles.