Changer de comptable pour votre entreprise canadienne

Puis-je changer de comptable en cours d'année ou juste avant la date limite de ma T2?

Oui. Vous pouvez nommer un nouveau comptable en cours d'année ou à l'approche de la production. Ce changement ne déplace pas la date limite de la T2 de la société : l'ARC exige la production dans les six mois suivant la fin de l'année d'imposition.

Si vous êtes travailleur autonome ou associé d'une société de personnes, le calendrier de la T2 ne s'applique pas. La déclaration T1 d'un travailleur autonome est généralement due le 15 juin suivant l'année d'imposition, mais le paiement est dû le 30 avril; une entreprise qui exploite un abri fiscal peut devoir produire sa déclaration le 30 avril (dates de production de l'ARC). Un formulaire T5013 exigé est dû le 31 mars suivant l'année civile lorsque tous les associés sont des particuliers, cinq mois après la fin de l'exercice lorsque tous les associés sont des sociétés, ou à la première des deux dates lorsque les associés sont de types mixtes (guide de l'ARC sur le formulaire T5013).

Vérifiez d'abord la date de paiement si l'exercice de la société est terminé. La plupart des soldes d'impôt des sociétés sont dus 2 mois après la fin de l'exercice; les sociétés privées sous contrôle canadien (SPCC) admissibles peuvent avoir 3 mois. Cette date peut tomber bien avant la date de production de la T2. Indiquez au nouveau comptable la fin d'exercice, la dernière déclaration produite, les demandes de l'ARC et la prochaine date de paiement ou de versement. Convenez tout de suite de la personne qui s'occupera de chaque date limite pendant le transfert des dossiers.

Quelles déclarations, quels avis, quels livres et quelles pièces justificatives dois-je demander en premier?

D'abord, demandez si chaque déclaration maintenant exigible est encore en préparation, attend votre approbation ou a été produite. Demandez les ébauches disponibles et les confirmations de production. Mon dossier d'entreprise indique l'état des déclarations T2 et les déclarations de TPS/TVH attendues et produites; dites au nouveau comptable ce qui reste incertain.

Obtenez ensuite la dernière déclaration produite, son avis de cotisation, les registres qui la sous-tendent et les livres de l'année en cours. L'ARC exige des registres complets et justifiés, qui demeurent accessibles même lorsqu'un tiers les conserve.

Demandez les fichiers dans un format lisible et signalez les mois ou les annexes manquants. Si les livres doivent être reconstitués, commencez par rattraper les livres en retard. Si vous vous demandez quels états financiers ou quels chiffres de l'IGRF (GIFI) une société doit produire, consultez états financiers de fin d'exercice.

Et si l'ancien comptable ne répond pas ou garde les dossiers?

Envoyez une demande écrite qui énumère les registres d'entreprise et les copies de déclarations produites dont vous avez besoin, avec une date de livraison réaliste. Poursuivez le transfert avec les registres que vous contrôlez déjà et votre compte de l'ARC. L'entreprise demeure responsable de protéger ses registres et de les rendre accessibles à l'ARC, même lorsqu'un tiers les détient (responsabilités de l'ARC à l'égard des registres).

Dans Mon dossier d'entreprise, vous pouvez consulter les avis et les renseignements sur le compte de la société; l'ARC permet aussi de demander des copies d'avis antérieurs et des relevés personnalisés. Reconstituez les pièces manquantes à partir des relevés bancaires, des factures, des registres de paie et d'autres registres d'entreprise pendant que la demande est en suspens. Informez le nouveau comptable de ce qui manque avant qu'il accepte une date limite de production. Ne présumez pas que les dossiers de travail internes de l'ancien comptable appartiennent à l'entreprise; les modalités de la mission et les règles professionnelles provinciales applicables peuvent compter.

Comment donner au nouveau comptable accès à mes comptes d'entreprise de l'ARC?

Utilisez Mon dossier d'entreprise pour autoriser le nouveau représentant et choisir l'accès nécessaire au travail. Demandez-lui son RepID, son GroupID ou son numéro d'entreprise enregistré, puis choisissez Profil → Gérer les représentants autorisés → Autoriser un représentant (instructions de l'ARC sur l'autorisation; identifiants des représentants). Si vous ne voyez pas votre entreprise à cet endroit, ajoutez son numéro d'entreprise; votre nom et votre numéro d'assurance sociale (NAS) doivent correspondre aux dossiers de l'ARC, alors communiquez avec l'ARC si le lien ne fonctionne pas. Si le comptable présente une demande qui exige votre confirmation, confirmez-la dans les 10 jours ouvrables.

Si l'ARC a inscrit tous les propriétaires ou administrateurs comme non-résidents et qu'il n'y a pas de pouvoir délégué, ou si un représentant légal signe la demande, demandez au nouveau représentant de la présenter au moyen de Représenter un client. Signez la page d'attestation générée pour qu'il puisse la téléverser; la confirmation dans Mon dossier d'entreprise n'est pas offerte dans ces cas. L'ARC offre aussi une autre marche à suivre pour certaines entreprises individuelles sans accès à un compte.

Ces niveaux et portées sont établis par l'ARC. Le niveau 3 exige un RepID; un GroupID ou un numéro d'entreprise de représentant ne peut pas le recevoir. Choisissez une portée qui correspond au travail convenu; la seule préparation d'une T2 n'exige pas en soi l'accès à la paie ni un pouvoir délégué. Le formulaire AUT-01 n'accorde qu'un accès hors ligne; il ne remplace donc pas l'autorisation en ligne lorsque le comptable doit consulter le compte par voie électronique. L'accès à un compte d'entreprise n'autorise pas l'accès à la T1 personnelle d'un propriétaire; consultez quand vous avez besoin d'un comptable fiscaliste pour ce transfert.

Comment retirer l'autorisation de l'ancien comptable à l'ARC?

Passez en revue la liste complète sous Profil → Gérer les représentants autorisés, y compris les autorisations individuelles, de groupe et de cabinet. Retirez rapidement l'accès de l'ancien comptable lorsqu'il n'est plus approprié, même si des registres sont encore à recevoir. L'ARC permet à une entreprise de consulter, de modifier ou de supprimer chaque autorisation et de vérifier les opérations en ligne d'un représentant. Une autorisation demeure par ailleurs en vigueur jusqu'à son annulation ou jusqu'à sa date d'expiration indiquée.

Vérifiez si l'ancienne autorisation visait le numéro d'entreprise complet, un programme entier ou un seul compte de programme. Si vous ne pouvez pas utiliser Mon dossier d'entreprise, envoyez le formulaire AUT-01X au centre fiscal de l'ARC dans les six mois suivant sa signature. Une institution financière désignée particulière dont le compte RT contient des renseignements sur la TVQ utilise plutôt le formulaire RC7259X. Si vous n'avez pas accès au portail, prenez des dispositions pour que le représentant nouvellement autorisé récupère la correspondance de l'ARC en cours.

Quels soldes reportés le nouveau comptable doit-il rapprocher?

Le nouveau comptable devrait comparer les soldes d'ouverture des livres avec les livres de clôture précédents, et comparer les reports fiscaux avec les annexes produites et les cotisations de l'ARC. Un chiffre copié d'une ancienne déclaration peut avoir changé à la suite d'une nouvelle cotisation (ARC : comparer l'avis avec la déclaration produite).

Documentez toute différence avant de reporter un solde dans la prochaine T2. Si le contrôle de la société a changé, signalez la date : il peut créer un exercice abrégé pour la T2 et restreindre les pertes antérieures; consultez ajouter ou retirer un propriétaire. Un désaccord peut justifier l'examen d'une déclaration antérieure, mais ce travail doit faire partie de la nouvelle mission.

Comment vérifier les avis de l'ARC en cours, les soldes impayés et les versements à venir?

Examinez le courrier de l'ARC et chaque compte de programme actif, puis dressez une seule liste datée des lettres sans réponse, des soldes, des déclarations produites et attendues, et des prochaines dates d'échéance. La plupart de la correspondance d'entreprise est en ligne par défaut; pour les entreprises qui reçoivent leur courrier en ligne, elle est considérée comme reçue dès qu'elle est affichée dans Mon dossier d'entreprise. Certaines entreprises reçoivent encore du courrier papier.

Utilisez Consulter et payer le solde du compte pour vérifier les paiements inscrits et les soldes par période, puis rapprochez-les des relevés de paiement de la banque. Vérifiez séparément l'impôt des sociétés (RC), la TPS/TVH (RT) et la paie (RP) lorsque ces comptes existent. Un paiement qui apparaît dans un programme ne prouve pas qu'un versement a été fait dans un autre programme. Désignez un responsable pour chaque avis et chaque date limite en cours; un changement de comptable ne les suspend pas.

Sous Profil → Gérer les préférences de notification, vérifiez l'adresse courriel de chaque compte et remplacez celle d'un ancien cabinet au besoin. Vérifiez aussi l'adresse postale de chaque programme. Désignez quelqu'un pour surveiller le nouveau courrier et répondre aux demandes de renseignements en cours.

Que doit accepter de revoir, de corriger et de produire le nouveau comptable?

Mettez la portée par écrit avant le début du travail. Précisez quelles périodes d'imposition et quels comptes de programme sont visés, qui prépare les livres et les annexes justificatives, qui produit chaque déclaration, qui effectue les paiements et qui répond aux lettres de l'ARC déjà reçues. Une nouvelle mission ne signifie pas à elle seule que les déclarations ou les versements passés seront examinés.

Signalez séparément tout écart connu : une déclaration non produite, un éventuel versement de paie omis, une cotisation contestée ou un report sans pièces justificatives. Décidez ensemble si le nouveau comptable l'examinera maintenant, recommandera une correction ou le laissera à une mission distincte. Si des déclarations T2 antérieures n'ont jamais été produites, suivez rattraper les déclarations de sociétés non produites. Si une T2 produite doit être modifiée, consultez produire et corriger une déclaration de société.

Qu'est-ce qui change pour les comptes de TPS/TVH et de paie?

La TPS/TVH et la paie exigent leurs propres registres, leur propre accès aux comptes et leurs propres vérifications de dates limites. L'accès au compte d'impôt des sociétés (RC) ne donne pas à lui seul au nouveau comptable l'accès aux comptes RT ou RP (règles de portée de l'ARC).

Pour la TPS/TVH, transmettez les déclarations, les registres des ventes et des achats, les pièces justificatives des crédits de taxe sur les intrants et l'historique des paiements. La production et le paiement mensuels et trimestriels sont dus un mois après la période; la plupart des productions annuelles et des paiements finaux sont dus trois mois après la fin de l'exercice. Une entreprise individuelle à déclaration annuelle, avec une fin d'exercice au 31 décembre et un revenu d'entreprise, paie au plus tard le 30 avril et produit sa déclaration au plus tard le 15 juin. Les autres institutions financières désignées particulières disposent généralement de six mois après la fin de l'exercice; celles qui sont désignées seulement en raison d'un choix prévu à l'article 150 de la Loi sur la taxe d'accise utilisent les dates limites ordinaires. Vérifiez les acomptes provisionnels; consultez produire la TPS/TVH et demander les crédits de taxe sur les intrants pour les autres exceptions. Pour la paie, transmettez les registres de paie, les feuillets, les confirmations de versement et les avis. Les versements mensuels ordinaires sont dus le 15 du mois suivant; les déclarants trimestriels et accélérés ont des dates différentes. Vérifiez le type de déclarant attribué et rapprochez tout paiement manquant des opérations du compte RP.

Les versements de retenues sur la paie en retard de plus de 500 $ entraînent généralement 3 % pour 1 à 3 jours, 5 % pour 4 à 5 jours, 7 % pour 6 à 7 jours, ou 10 % après 7 jours ou en l'absence de paiement. Des montants moindres peuvent aussi être pénalisés s'ils sont en retard sciemment ou par négligence grave. Un deuxième manquement du même genre au cours d'une année civile peut entraîner 20 %, plus des intérêts; consultez pénalités, intérêts et allègement.

Une entreprise individuelle doit son propre impôt d'entreprise et ses propres versements. Les administrateurs d'une société en poste au moment où les retenues sur la paie exigées ou la taxe nette de TPS/TVH n'ont pas été versées peuvent devenir personnellement responsables, y compris des intérêts et des pénalités connexes, selon l'article 227.1 de la Loi de l'impôt sur le revenu ou l'article 323 de la Loi sur la taxe d'accise. Le recouvrement exige une saisie-exécution infructueuse contre la société ou une réclamation présentée à temps en cas de liquidation, de dissolution ou de faillite; la diligence raisonnable est un moyen de défense. La limite de deux ans après le départ d'un administrateur s'applique à l'introduction d'une procédure de recouvrement visant la paie ou à l'établissement d'une cotisation de responsabilité d'administrateur pour la TPS/TVH. L'article 272.1(5) de la Loi sur la taxe d'accise rend aussi les associés actuels et anciens, sauf les commanditaires qui ne sont pas commandités, responsables de la TPS/TVH de la société de personnes exigible pendant leur participation, et après la dissolution s'ils étaient alors associés. Les dettes antérieures à l'entrée sont limitées aux biens de la société de personnes.

Si l'entreprise a un compte de TPS/TVH ou de TVQ auprès de Revenu Québec, transmettez-y les registres et l'accès; Revenu Québec administre généralement ces déclarations au Québec, sauf pour certaines institutions financières désignées particulières. Une société qui a un établissement au Québec peut devoir produire une déclaration CO-17, exigible dans les six mois suivant la fin de l'exercice. Une société de personnes qui exerce des activités au Québec ou qui compte des associés du Québec peut devoir produire une déclaration TP-600; ses dates limites habituelles suivent le calendrier du formulaire T5013 ci-dessus, mais une société de personnes qui investit uniquement dans des actions accréditives et attribue des frais ou de l'aide à l'exploration ou à la mise en valeur doit produire sa déclaration avant la fin du troisième mois suivant sa période. Une entreprise individuelle dont le propriétaire réside au Québec peut devoir produire une déclaration TP-1; la production d'un travailleur autonome est généralement due le 15 juin et le paiement le 30 avril. Vérifiez tout compte de retenues à la source du Québec. Gérez l'autorisation distincte du nouveau comptable auprès de Revenu Québec dans Mon dossier ou au moyen du formulaire MR-69-V; révoquez l'ancienne en ligne ou au moyen du formulaire MR-69.R-V.

Exemple

Montants à titre d'illustration, en dollars canadiens. L'ancienne T2 d'une société indique une perte autre qu'une perte en capital de 40 000 $ CA reportée prospectivement. Ses livres montrent 12 000 $ CA de retenues sur la paie pour la période suivante, mais le propriétaire n'a aucune confirmation de paiement. Le nouveau comptable obtient l'annexe 4 et l'avis de cotisation pour vérifier la perte, puis rapproche les registres de paie et les paiements bancaires du compte RP. La lettre de mission écrite couvre la T2 de l'année en cours et un examen distinct du versement de paie incertain. Le propriétaire autorise l'accès RC et RP pour ce travail et retire l'ancien représentant après avoir vérifié la portée de son autorisation.

Votre situation est différente?

• Les livres sont incomplets : commencez par rattraper les livres en retard.
• La société a plusieurs années non produites : consultez rattraper les déclarations de sociétés non produites.
• Vous devez savoir quels états financiers de fin d'exercice ou quels chiffres de l'IGRF (GIFI) préparer : consultez états financiers de fin d'exercice.
• Vous avez aussi besoin d'un accès à un compte T1 personnel : consultez quand vous avez besoin d'un comptable fiscaliste.
• Une T2 produite doit être corrigée : consultez produire votre déclaration de société.
• Une date limite de T2, une demande de l'ARC ou un versement impayé approche : obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés en fournissant les avis, les soldes des comptes et les livres disponibles.