Đổi kế toán viên cho doanh nghiệp tại Canada

Tôi có thể đổi kế toán viên giữa năm hoặc ngay trước hạn nộp T2 không?

Được. Bạn có thể chỉ định kế toán viên mới trong năm hoặc gần thời điểm nộp tờ khai. Việc đổi này không làm dời hạn nộp T2 của công ty: CRA yêu cầu nộp trong vòng sáu tháng sau khi năm thuế kết thúc.

Nếu bạn tự kinh doanh hoặc tham gia hợp danh, lịch T2 không áp dụng. Tờ khai T1 của người tự kinh doanh nói chung đến hạn ngày 15 tháng 6 sau năm thuế, nhưng hạn nộp tiền là ngày 30 tháng 4; doanh nghiệp tax shelter có thể phải nộp tờ khai trước ngày 30 tháng 4 (ngày nộp tờ khai của CRA). T5013 bắt buộc đến hạn ngày 31 tháng 3 sau năm dương lịch nếu tất cả thành viên hợp danh là cá nhân, năm tháng sau cuối năm nếu tất cả là công ty, hoặc ngày sớm hơn nếu có cả hai loại (hướng dẫn T5013 của CRA).

Nếu năm tài chính của công ty đã kết thúc, hãy kiểm tra ngày nộp tiền trước. Phần lớn số thuế công ty còn nợ đến hạn sau 2 tháng kể từ cuối năm; các công ty tư nhân do người Canada kiểm soát (CCPC) đủ điều kiện có thể được 3 tháng. Ngày này có thể sớm hơn nhiều so với ngày nộp T2. Hãy cho kế toán viên mới biết ngày kết thúc năm tài chính, tờ khai gần nhất đã nộp, mọi yêu cầu của CRA, và ngày nộp tiền hoặc nộp thuế tiếp theo. Hãy thống nhất ngay ai xử lý từng hạn trong lúc hồ sơ được chuyển giao.

Tôi nên yêu cầu những tờ khai, thông báo, sổ sách và hồ sơ hỗ trợ nào trước?

Trước hết, hãy hỏi xem từng tờ khai đang đến hạn hiện đang được soạn, chờ bạn duyệt hay đã nộp. Hãy yêu cầu các bản nháp có sẵn và xác nhận đã nộp. My Business Account cho thấy tình trạng tờ khai T2 và các tờ khai GST/HST dự kiến cũng như đã nộp; hãy báo cho kế toán viên mới những điểm còn chưa chắc.

Sau đó lấy tờ khai gần nhất đã nộp, thông báo ấn định (notice of assessment) của tờ khai đó, hồ sơ làm cơ sở và sổ sách của năm hiện tại. CRA yêu cầu hồ sơ đầy đủ, có chứng từ và luôn truy cập được, kể cả khi bên thứ ba giữ chúng.

Hãy yêu cầu tệp ở định dạng đọc được và chỉ rõ tháng hoặc schedule nào còn thiếu. Nếu cần dựng lại sổ sách, hãy bắt đầu với hoàn thiện sổ sách tồn đọng. Nếu câu hỏi là công ty cần báo cáo hoặc số liệu GIFI nào, xem báo cáo tài chính cuối năm.

Nếu kế toán viên cũ không trả lời hoặc giữ hồ sơ thì sao?

Hãy gửi yêu cầu bằng văn bản, liệt kê hồ sơ kinh doanh và bản sao tờ khai đã nộp bạn cần, kèm một ngày giao hợp lý. Hãy tiếp tục bàn giao bằng các hồ sơ bạn đang giữ và tài khoản CRA của bạn. Doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm bảo vệ hồ sơ và cung cấp cho CRA, kể cả khi bên thứ ba đang giữ (trách nhiệm về hồ sơ của CRA).

Trong My Business Account, bạn có thể xem thông báo và thông tin tài khoản của công ty; CRA cũng cho phép bạn yêu cầu bản sao các thông báo trước đó và sao kê theo yêu cầu. Trong khi chờ yêu cầu, hãy dựng lại hồ sơ còn thiếu từ sao kê ngân hàng, hóa đơn, hồ sơ bảng lương và các hồ sơ kinh doanh khác. Hãy cho kế toán viên mới biết còn thiếu gì trước khi họ nhận một hạn nộp. Đừng cho rằng giấy tờ làm việc nội bộ của kế toán viên cũ thuộc về doanh nghiệp; điều khoản hợp đồng dịch vụ và quy định nghề nghiệp của tỉnh bang có thể quan trọng.

Làm sao cấp cho kế toán viên mới quyền truy cập các tài khoản CRA của doanh nghiệp?

Hãy dùng My Business Account để ủy quyền cho người đại diện mới và chọn quyền truy cập cần cho công việc. Hãy xin RepID, GroupID hoặc mã số doanh nghiệp đã đăng ký của họ, rồi chọn Profile → Manage authorized representatives → Authorize a representative (hướng dẫn ủy quyền của CRA; mã định danh của người đại diện). Nếu bạn không thấy doanh nghiệp của mình ở đó, hãy thêm mã số doanh nghiệp; tên và Số Bảo hiểm Xã hội Canada (SIN) của bạn phải khớp với hồ sơ CRA, nên hãy liên hệ CRA nếu liên kết không hoạt động. Nếu kế toán viên gửi yêu cầu cần bạn xác nhận, hãy xác nhận trong vòng 10 ngày làm việc.

Nếu CRA ghi nhận tất cả chủ sở hữu hoặc giám đốc là người không cư trú và không có người được ủy quyền, hoặc một người đại diện pháp lý ký yêu cầu, hãy nhờ người đại diện mới gửi yêu cầu qua Represent a Client. Hãy ký trang chứng nhận được tạo ra để họ tải lên; trong các trường hợp này không thể xác nhận qua My Business Account. CRA cũng có một quy trình khác cho một số chủ doanh nghiệp một chủ không có quyền truy cập tài khoản.

Các cấp và phạm vi này do CRA quy định. Level 3 cần RepID; GroupID hoặc mã số doanh nghiệp của người đại diện không thể nhận cấp này. Hãy chọn phạm vi khớp với công việc đã thỏa thuận; chỉ lập T2 thì tự nó không đòi hỏi quyền truy cập bảng lương hay quyền ủy quyền lại. Form AUT-01 chỉ cấp quyền truy cập ngoại tuyến, nên không thay thế cho ủy quyền trực tuyến khi kế toán viên phải xem tài khoản bằng điện tử. Quyền truy cập tài khoản doanh nghiệp không cho phép truy cập T1 cá nhân của chủ sở hữu; xem khi nào bạn cần kế toán viên thuế cho việc bàn giao đó.

Làm sao thu hồi ủy quyền CRA của kế toán viên cũ?

Hãy xem toàn bộ danh sách trong Profile → Manage authorized representatives, gồm các ủy quyền cho cá nhân, nhóm và công ty. Hãy gỡ quyền truy cập của kế toán viên cũ ngay khi không còn phù hợp, kể cả khi vẫn còn hồ sơ chưa nhận về. CRA cho phép doanh nghiệp xem, sửa hoặc xóa từng ủy quyền và xem các giao dịch trực tuyến của người đại diện. Nếu không, ủy quyền vẫn có hiệu lực cho đến khi bị hủy hoặc đến ngày hết hạn đã ghi.

Hãy kiểm tra ủy quyền cũ bao quát toàn bộ mã số doanh nghiệp, một chương trình hay chỉ một tài khoản chương trình. Nếu không dùng được My Business Account, hãy gửi Form AUT-01X đến trung tâm thuế của CRA trong vòng sáu tháng sau khi ký. Tổ chức tài chính được liệt kê có thông tin QST trong tài khoản RT thì dùng RC7259X thay thế. Nếu bạn không có quyền truy cập cổng thông tin, hãy nhờ người đại diện vừa được ủy quyền lấy các thư từ CRA đang mở.

Kế toán viên mới phải đối chiếu những số dư chuyển sang năm sau nào?

Kế toán viên mới nên so số dư đầu kỳ trong sổ sách với sổ sách kết thúc kỳ trước, và so các khoản thuế chuyển sang năm sau với các schedule đã nộp và các lần ấn định của CRA. Một con số chép từ tờ khai cũ có thể đã thay đổi khi bị ấn định lại (CRA: so thông báo với tờ khai đã nộp).

Hãy ghi lại mọi chênh lệch trước khi chuyển một số dư sang tờ khai T2 kế tiếp. Nếu quyền kiểm soát công ty đã thay đổi, hãy đánh dấu ngày đó: việc này có thể tạo ra một năm T2 ngắn và hạn chế các khoản lỗ trước đó; xem thêm hoặc bớt chủ sở hữu. Nếu có bất đồng, có thể cần xem lại một tờ khai trước, nhưng công việc đó phải thuộc hợp đồng dịch vụ mới.

Làm sao kiểm tra các thông báo CRA còn mở, số dư chưa trả và các khoản nộp thuế sắp tới?

Hãy xem thư từ CRA và từng tài khoản chương trình đang hoạt động, rồi lập một danh sách có ghi ngày về các thư chưa trả lời, số dư, tờ khai đã nộp và dự kiến, và các hạn tiếp theo. Phần lớn thư từ doanh nghiệp mặc định là trực tuyến; với doanh nghiệp dùng thư trực tuyến, thư được coi là đã nhận khi được đăng lên My Business Account. Một số doanh nghiệp vẫn nhận thư giấy.

Hãy dùng View and pay account balance để kiểm tra các khoản thanh toán đã ghi và số dư theo kỳ, rồi đối chiếu với hồ sơ thanh toán ngân hàng. Hãy kiểm tra riêng thuế công ty RC, GST/HST RT và bảng lương RP nếu có các tài khoản đó. Khoản thanh toán hiện ở một chương trình không chứng minh khoản nộp của chương trình khác đã được thực hiện. Hãy giao một người phụ trách cho từng thông báo và hạn đang mở; việc đổi kế toán viên không làm chúng tạm dừng.

Trong Profile → Manage notification preferences, hãy kiểm tra địa chỉ email của từng tài khoản và thay địa chỉ của công ty kế toán cũ nếu cần. Hãy kiểm tra cả địa chỉ gửi thư của từng chương trình. Hãy giao một người theo dõi thư mới và trả lời các yêu cầu còn mở.

Kế toán viên mới nên thống nhất sẽ rà soát, sửa và nộp những gì?

Hãy ghi phạm vi công việc bằng văn bản trước khi bắt đầu. Nêu rõ các kỳ thuế và tài khoản chương trình nào được bao gồm, ai lập sổ sách và các schedule hỗ trợ, ai nộp từng tờ khai, ai thanh toán, và ai trả lời các thư hiện có của CRA. Hợp đồng dịch vụ mới tự nó không có nghĩa là các tờ khai hoặc khoản nộp thuế trước đây sẽ được rà soát.

Hãy đánh dấu riêng mọi chênh lệch đã biết: tờ khai chưa nộp, khoản nộp thuế lương có thể bị bỏ sót, ấn định đang tranh chấp hoặc khoản chuyển sang năm sau không có chứng từ. Hãy thống nhất kế toán viên mới sẽ điều tra ngay, đề xuất cách sửa, hay để lại cho một hợp đồng dịch vụ riêng. Nếu các tờ khai T2 trước đây chưa từng nộp, hãy làm theo nộp bù các tờ khai công ty chưa nộp. Nếu một tờ khai T2 đã nộp cần sửa, hãy dùng nộp và sửa tờ khai công ty.

Tài khoản GST/HST và bảng lương thay đổi thế nào?

GST/HST và bảng lương cần hồ sơ, quyền truy cập tài khoản và việc kiểm tra hạn riêng. Quyền truy cập thuế công ty RC thôi thì không cho kế toán viên mới quyền truy cập RT hoặc RP (quy tắc phạm vi của CRA).

Với GST/HST, hãy chuyển tờ khai, hồ sơ bán hàng và mua hàng, chứng từ cho tín thuế đầu vào và lịch sử thanh toán. Việc nộp tờ khai và nộp tiền hằng tháng và hằng quý đến hạn một tháng sau kỳ; phần lớn việc nộp tờ khai và thanh toán cuối cùng hằng năm đến hạn ba tháng sau cuối năm. Chủ doanh nghiệp một chủ khai hằng năm với năm kết thúc ngày 31 tháng 12 và có thu nhập kinh doanh phải nộp tiền trước ngày 30 tháng 4 và nộp tờ khai trước ngày 15 tháng 6. Các tổ chức tài chính được liệt kê khác nói chung có sáu tháng sau cuối năm; những tổ chức chỉ được liệt kê vì lựa chọn theo section 150 của Excise Tax Act dùng các hạn thông thường. Hãy kiểm tra các đợt nộp thuế tạm tính; xem nộp GST/HST và tín thuế đầu vào để biết các ngoại lệ khác. Với bảng lương, hãy chuyển hồ sơ trả lương, chứng từ, xác nhận đã nộp thuế và thông báo. Khoản nộp thông thường hằng tháng đến hạn vào ngày 15 của tháng sau; người nộp theo quý và người nộp tăng tốc có các ngày khác. Hãy kiểm tra loại người nộp được chỉ định và đối chiếu mọi khoản thanh toán còn thiếu với các giao dịch của tài khoản RP.

Nộp thuế lương trễ quá $500 nói chung bị phạt 3% nếu trễ 1–3 ngày, 5% nếu trễ 4–5 ngày, 7% nếu trễ 6–7 ngày, hoặc 10% nếu trễ quá 7 ngày hoặc không nộp. Số tiền nhỏ hơn cũng có thể bị phạt nếu cố ý hoặc sơ suất nghiêm trọng khi nộp trễ. Lần vi phạm thứ hai như vậy trong một năm dương lịch có thể bị phạt 20%, cộng tiền lãi; xem tiền phạt, tiền lãi và giảm nhẹ.

Chủ doanh nghiệp một chủ tự chịu thuế và các khoản nộp của doanh nghiệp mình. Giám đốc công ty đang tại chức khi các khoản khấu trừ tiền lương bắt buộc hoặc thuế ròng GST/HST không được nộp có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân, gồm cả tiền lãi và tiền phạt liên quan, theo Income Tax Act, section 227.1 hoặc Excise Tax Act, section 323. Việc thu hồi đòi hỏi một lệnh thi hành án chưa được thực hiện đủ đối với công ty hoặc một yêu cầu đúng hạn trong quá trình thanh lý, giải thể hoặc phá sản; sự cẩn trọng hợp lý là một lý lẽ bào chữa. Giới hạn hai năm sau khi giám đốc rời chức áp dụng cho việc bắt đầu thủ tục thu hồi thuế lương hoặc ấn định trách nhiệm GST/HST của giám đốc. Excise Tax Act, section 272.1(5) cũng quy định các thành viên hợp danh hiện tại và cũ, trừ thành viên hợp danh hữu hạn không đồng thời là thành viên hợp danh chung, chịu trách nhiệm về GST/HST của hợp danh đến hạn trong thời gian họ là thành viên, và sau khi giải thể nếu khi đó họ là thành viên. Các khoản nợ có trước khi gia nhập chỉ giới hạn trong tài sản của hợp danh.

Nếu doanh nghiệp có tài khoản GST/HST hoặc QST tại Revenu Québec, hãy chuyển hồ sơ và quyền truy cập ở đó; Revenu Québec nói chung quản lý các tờ khai này tại Quebec, trừ một số tổ chức tài chính được liệt kê. Công ty có cơ sở tại Quebec có thể cần tờ khai CO-17, đến hạn trong vòng sáu tháng sau cuối năm. Hợp danh có hoạt động tại Quebec hoặc thành viên tại Quebec có thể cần tờ khai TP-600; các hạn thông thường theo lịch T5013 ở trên, nhưng hợp danh chỉ đầu tư vào cổ phiếu flow-through và phân bổ chi phí hoặc hỗ trợ thăm dò hay phát triển phải nộp trước cuối tháng thứ ba sau kỳ của mình. Chủ doanh nghiệp một chủ cư trú tại Quebec có thể cần tờ khai TP-1; người tự kinh doanh nói chung nộp tờ khai trước ngày 15 tháng 6 và nộp tiền trước ngày 30 tháng 4. Hãy kiểm tra mọi tài khoản khấu trừ tại nguồn của Quebec. Hãy quản lý riêng ủy quyền Revenu Québec cho kế toán viên mới trong My Account hoặc bằng MR-69-V; thu hồi ủy quyền cũ trực tuyến hoặc bằng MR-69.R-V.

Ví dụ

Số tiền chỉ để minh họa, tính bằng đô la Canada. Tờ khai T2 cũ của một công ty ghi khoản lỗ không phải vốn chuyển sang năm sau là C$40.000. Sổ sách cho thấy C$12.000 khoản khấu trừ tiền lương của kỳ kế tiếp, nhưng chủ sở hữu không có xác nhận thanh toán. Kế toán viên mới lấy Schedule 4 và thông báo ấn định để kiểm tra khoản lỗ, rồi đối chiếu hồ sơ bảng lương và các khoản thanh toán ngân hàng với tài khoản RP. Hợp đồng dịch vụ bằng văn bản bao gồm T2 của năm hiện tại và một cuộc rà soát riêng về khoản nộp thuế lương chưa chắc chắn. Chủ sở hữu cấp quyền truy cập RC và RP cho công việc đó và gỡ người đại diện cũ sau khi kiểm tra phạm vi.

Trường hợp của bạn khác?

• Sổ sách chưa đầy đủ: hãy bắt đầu với hoàn thiện sổ sách tồn đọng.
• Công ty có nhiều năm chưa nộp tờ khai: dùng nộp bù các tờ khai công ty chưa nộp.
• Bạn cần biết nên lập báo cáo tài chính cuối năm hoặc số liệu GIFI nào: xem báo cáo tài chính cuối năm.
• Bạn cũng cần quyền truy cập tài khoản T1 cá nhân: xem khi nào bạn cần kế toán viên thuế.
• Một tờ khai T2 đã nộp cần sửa: xem nộp tờ khai công ty.
• Hạn T2, yêu cầu của CRA hoặc một khoản nộp thuế chưa trả sắp đến: hãy nhờ hỗ trợ thuế công ty kèm các thông báo, số dư tài khoản và sổ sách hiện có.