Buchhaltungsexperten wechseln: Unternehmen in Kanada

Kann ich den Buchhaltungsexperten mitten im Jahr oder kurz vor Fälligkeit meiner T2 wechseln?

Ja. Sie können einen neuen Buchhaltungsexperten im Laufe des Jahres oder kurz vor der Einreichung beauftragen. Der Wechsel verschiebt die T2-Frist der Kapitalgesellschaft nicht: Die CRA verlangt die Einreichung innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Steuerjahres.

Sind Sie selbstständig oder an einer Personengesellschaft beteiligt, gilt der T2-Zeitplan nicht. Eine T1 für Selbstständige ist im Allgemeinen am 15. Juni nach dem Steuerjahr fällig, die Zahlung aber am 30. April. Ein Betrieb mit Steuerverlustmodell (Tax Shelter) kann eine Einreichung bis 30. April verlangen (CRA: Abgabetermine). Eine erforderliche T5013 ist am 31. März nach dem Kalenderjahr fällig, wenn alle Gesellschafter Privatpersonen sind, fünf Monate nach Jahresende, wenn alle Gesellschafter Kapitalgesellschaften sind, und bei gemischten Gesellschaftern am früheren Termin (CRA: Leitfaden zur T5013).

Prüfen Sie zuerst den Zahlungstermin, wenn das Geschäftsjahr der Kapitalgesellschaft bereits beendet ist. Die meisten Restbeträge der Körperschaftsteuer sind 2 Monate nach Jahresende fällig; qualifizierende Canadian-controlled private corporations (von Kanadiern kontrollierte private Kapitalgesellschaften) können 3 Monate haben. Das kann deutlich vor dem T2-Abgabetermin liegen. Nennen Sie dem neuen Buchhaltungsexperten das Jahresende, die zuletzt eingereichte Erklärung, alle Zahlungsaufforderungen der CRA und den nächsten Zahlungs- oder Abführungstermin. Legen Sie sofort fest, wer sich um jede Frist kümmert, solange die Unterlagen unterwegs sind.

Welche Erklärungen, Bescheide, Bücher und Belege fordere ich zuerst an?

Fragen Sie zuerst, ob jede jetzt fällige Erklärung noch im Entwurf ist, auf Ihre Freigabe wartet oder bereits eingereicht wurde. Fordern Sie vorhandene Entwürfe und Einreichungsbestätigungen an. My Business Account zeigt den Status der T2 sowie erwartete und eingereichte GST/HST-Erklärungen. Sagen Sie dem neuen Buchhaltungsexperten, was noch unklar ist.

Holen Sie dann die zuletzt eingereichte Erklärung, den zugehörigen Steuerbescheid, die dahinterstehenden Unterlagen und die Bücher des laufenden Jahres. Die CRA verlangt vollständige, belegte Unterlagen, die auch dann zugänglich bleiben müssen, wenn ein Dritter sie verwahrt.

Bitten Sie um Dateien in lesbarem Format und benennen Sie fehlende Monate oder Schedules. Müssen die Bücher neu aufgebaut werden, beginnen Sie mit überfällige Buchführung nachholen. Wenn es darum geht, welche Abschlüsse oder GIFI-Zahlen eine Kapitalgesellschaft braucht, lesen Sie Jahresabschluss einer Kapitalgesellschaft.

Was gilt, wenn der bisherige Buchhaltungsexperte nicht antwortet oder die Unterlagen zurückhält?

Senden Sie eine schriftliche Anfrage, die die benötigten Geschäftsunterlagen und Kopien eingereichter Erklärungen auflistet, mit einem machbaren Liefertermin. Setzen Sie die Übergabe mit den Unterlagen fort, die Sie selbst haben, und über Ihr CRA-Konto. Das Unternehmen bleibt dafür verantwortlich, Unterlagen zu schützen und der CRA zugänglich zu machen, auch wenn ein Dritter sie verwahrt (CRA: Pflichten bei Unterlagen).

Im My Business Account sehen Sie Bescheide und Angaben zum Konto der Kapitalgesellschaft. Die CRA lässt Sie außerdem Kopien früherer Bescheide und individuelle Kontoauszüge anfordern. Bauen Sie fehlende Belege aus Kontoauszügen, Rechnungen, Lohnunterlagen und anderen Geschäftsunterlagen wieder auf, solange die Anfrage offen ist. Sagen Sie dem neuen Buchhaltungsexperten, was fehlt, bevor er eine Abgabefrist übernimmt. Gehen Sie nicht davon aus, dass die internen Arbeitspapiere des bisherigen Buchhaltungsexperten dem Unternehmen gehören. Die Mandatsbedingungen und die geltenden Berufsregeln der Provinz können dafür eine Rolle spielen.

Wie gebe ich dem neuen Buchhaltungsexperten Zugang zu den CRA-Konten meines Unternehmens?

Nutzen Sie My Business Account, um den neuen Vertreter zu bevollmächtigen, und wählen Sie den Zugang, den die Arbeit erfordert. Fragen Sie nach seiner RepID, GroupID oder seiner registrierten Business Number und wählen Sie dann Profil → Bevollmächtigte Vertreter verwalten → Vertreter bevollmächtigen (CRA: Anleitung zur Bevollmächtigung; Kennungen von Vertretern). Sehen Sie Ihr Unternehmen dort nicht, fügen Sie seine Business Number hinzu. Ihr Name und Ihre SIN (kanadische Sozialversicherungsnummer) müssen mit den Daten der CRA übereinstimmen, daher kontaktieren Sie die CRA, wenn die Verknüpfung fehlschlägt. Reicht der Buchhaltungsexperte eine Anfrage ein, die Ihre Bestätigung verlangt, bestätigen Sie sie innerhalb von 10 Werktagen.

Sind bei der CRA alle Eigentümer oder Direktoren als Nichtansässige erfasst und gibt es keine übertragene Vollmacht, oder unterschreibt ein gesetzlicher Vertreter die Anfrage, bitten Sie den neuen Vertreter, sie über Represent a Client einzureichen. Unterschreiben Sie die erzeugte Bestätigungsseite, damit er sie hochladen kann. Die Bestätigung über My Business Account ist in diesen Fällen nicht verfügbar. Die CRA bietet zudem für manche Einzelunternehmer ohne Kontozugang ein alternatives Verfahren an.

Diese Stufen und Umfänge legt die CRA fest. Stufe 3 setzt eine RepID voraus. Eine GroupID oder die Business Number eines Vertreters kann sie nicht erhalten. Wählen Sie einen Umfang, der zur vereinbarten Arbeit passt. Allein für die Erstellung einer T2 sind weder Zugang zur Lohnabrechnung noch eine übertragene Vollmacht nötig. Form AUT-01 gibt nur Offline-Zugang und ersetzt daher keine Online-Vollmacht, wenn der Buchhaltungsexperte das Konto elektronisch einsehen muss. Der Zugang zu einem Geschäftskonto berechtigt nicht zum Zugang zur privaten T1 eines Eigentümers. Zu dieser Übergabe siehe wann Sie einen Steuerexperten brauchen.

Wie entziehe ich dem bisherigen Buchhaltungsexperten die CRA-Vollmacht?

Prüfen Sie die vollständige Liste unter Profil → Bevollmächtigte Vertreter verwalten, einschließlich Vollmachten für Einzelpersonen, Gruppen und Kanzleien. Entziehen Sie dem bisherigen Buchhaltungsexperten den Zugang zügig, wenn er nicht mehr angemessen ist, auch wenn noch Unterlagen ausstehen. Die CRA lässt ein Unternehmen jede Vollmacht einsehen, ändern oder löschen und die Online-Vorgänge eines Vertreters prüfen. Eine Vollmacht bleibt sonst bestehen, bis sie widerrufen wird oder ihr angegebenes Ablaufdatum verstreicht.

Prüfen Sie, ob die alte Vollmacht die gesamte Business Number, ein ganzes Programm oder ein einzelnes Programmkonto abdeckte. Können Sie My Business Account nicht nutzen, senden Sie Form AUT-01X innerhalb von sechs Monaten nach der Unterschrift an das Steuerzentrum der CRA. Ein ausgewähltes Listed Financial Institution (gelistetes Finanzinstitut) mit QST-Angaben in seinem RT-Konto verwendet stattdessen RC7259X. Sorgen Sie dafür, dass der neu bevollmächtigte Vertreter offene Post der CRA abrufen kann, wenn Sie selbst keinen Portalzugang haben.

Welche vorgetragenen Salden muss der neue Buchhaltungsexperte abstimmen?

Der neue Buchhaltungsexperte sollte die Eröffnungssalden der Bücher mit den Schlussbüchern des Vorjahres und steuerliche Vorträge mit den eingereichten Schedules und den Steuerbescheiden der CRA abgleichen. Eine Zahl aus einer alten Erklärung kann sich durch einen geänderten Steuerbescheid verändert haben (CRA: Bescheid mit eingereichter Erklärung vergleichen).

Dokumentieren Sie jede Abweichung, bevor Sie einen Saldo in die nächste T2 übernehmen. Hat sich die Kontrolle über die Kapitalgesellschaft geändert, vermerken Sie das Datum: Es kann ein T2-Rumpfjahr auslösen und frühere Verluste beschränken. Siehe Eigentümer aufnehmen oder ausscheiden lassen. Eine Abweichung kann die Prüfung einer früheren Erklärung erfordern, aber diese Arbeit muss Teil des neuen Mandats sein.

Wie prüfen wir offene CRA-Bescheide, unbezahlte Salden und anstehende Abführungen?

Sichten Sie die Post der CRA und jedes aktive Programmkonto. Erstellen Sie dann eine datierte Liste unbeantworteter Schreiben, Salden, eingereichter und erwarteter Erklärungen und der nächsten Fälligkeiten. Der meiste Schriftverkehr für Unternehmen läuft standardmäßig online. Bei Unternehmen mit Online-Post gilt er als zugegangen, sobald er im My Business Account bereitgestellt wird. Manche Unternehmen erhalten weiterhin Papierpost.

Nutzen Sie Kontosaldo ansehen und bezahlen, um verbuchte Zahlungen und Salden je Zeitraum zu prüfen, und gleichen Sie sie mit den Bankzahlungen ab. Prüfen Sie RC (Körperschaftsteuer), RT (GST/HST) und RP (Lohnabrechnung) getrennt, soweit diese Konten bestehen. Eine Zahlung in einem Programm beweist nicht, dass die Abführung in einem anderen Programm erfolgt ist. Weisen Sie jedem offenen Bescheid und jeder Frist eine verantwortliche Person zu. Ein Wechsel des Buchhaltungsexperten hält sie nicht an.

Prüfen Sie unter Profil → Benachrichtigungseinstellungen verwalten die E-Mail-Adresse jedes Kontos und ersetzen Sie die Adresse einer alten Kanzlei bei Bedarf. Prüfen Sie auch die Postadresse jedes Programms. Bestimmen Sie jemanden, der neue Post überwacht und offene Anfragen beantwortet.

Was sollte der neue Buchhaltungsexperte prüfen, korrigieren und einreichen?

Legen Sie den Umfang schriftlich fest, bevor die Arbeit beginnt. Halten Sie fest, welche Steuerzeiträume und Programmkonten eingeschlossen sind, wer die Bücher und Belegaufstellungen erstellt, wer jede Erklärung einreicht, wer Zahlungen leistet und wer bestehende Schreiben der CRA beantwortet. Ein neues Mandat bedeutet für sich genommen nicht, dass frühere Erklärungen oder Abführungen geprüft werden.

Nennen Sie jede bekannte Abweichung gesondert: eine nicht eingereichte Erklärung, eine möglicherweise versäumte Lohnabführung, einen strittigen Steuerbescheid oder einen nicht belegten Vortrag. Vereinbaren Sie, ob der neue Buchhaltungsexperte sie jetzt untersucht, eine Korrektur empfiehlt oder sie einem gesonderten Mandat überlässt. Wurden frühere T2-Erklärungen nie eingereicht, lesen Sie nicht eingereichte Unternehmenssteuererklärungen nachholen. Muss eine eingereichte T2 geändert werden, nutzen Sie Unternehmenssteuererklärung einreichen und korrigieren.

Was ändert sich bei GST/HST- und Lohnabrechnungskonten?

GST/HST und Lohnabrechnung brauchen jeweils eigene Unterlagen, eigenen Kontozugang und eigene Fristprüfungen. Der RC-Zugang für die Körperschaftsteuer allein gibt dem neuen Buchhaltungsexperten keinen RT- oder RP-Zugang (CRA: Regeln zum Umfang).

Übergeben Sie für GST/HST die Erklärungen, Verkaufs- und Einkaufsunterlagen, Belege für Vorsteuerabzüge (Input Tax Credits) und den Zahlungsverlauf. Monatliche und vierteljährliche Einreichung und Zahlung sind einen Monat nach dem Zeitraum fällig. Die meisten jährlichen Einreichungen und die Schlusszahlung sind drei Monate nach Jahresende fällig. Ein Einzelunternehmer mit jährlicher Meldung, Jahresende am 31. Dezember und betrieblichen Einkünften zahlt bis zum 30. April und reicht bis zum 15. Juni ein. Andere Listed Financial Institutions haben im Allgemeinen sechs Monate nach Jahresende. Wer nur wegen einer Wahl nach Abschnitt 150 des Excise Tax Act gelistet ist, nutzt die regulären Fristen. Prüfen Sie Vorauszahlungsraten. Weitere Ausnahmen lesen Sie unter GST/HST einreichen und Vorsteuerabzüge. Übergeben Sie für die Lohnabrechnung Lohnunterlagen, Bescheinigungen, Abführungsbestätigungen und Bescheide. Reguläre monatliche Abführungen sind am 15. des Folgemonats fällig. Vierteljährliche und beschleunigte Abführer haben andere Termine. Prüfen Sie den zugewiesenen Abführungstyp und stimmen Sie jede fehlende Zahlung mit den Buchungen im RP-Konto ab.

Verspätete Abführungen von Lohnabzügen über $500 ziehen im Allgemeinen 3 % bei 1–3 Tagen, 5 % bei 4–5, 7 % bei 6–7 oder 10 % nach 7 Tagen oder bei Nichtzahlung nach sich. Auch kleinere Beträge können mit Strafzuschlägen belegt werden, wenn sie wissentlich oder grob fahrlässig verspätet sind. Ein zweites solches Versäumnis in einem Kalenderjahr kann 20 % zuzüglich Zinsen nach sich ziehen. Siehe Strafzuschläge, Zinsen und Entlastung.

Ein Einzelunternehmer schuldet seine eigene Betriebssteuer und seine Abführungen. Direktoren einer Kapitalgesellschaft, die im Amt waren, als vorgeschriebene Lohnabzüge oder die GST/HST-Nettosteuer nicht abgeführt wurden, können persönlich haften, einschließlich zugehöriger Zinsen und Strafzuschläge, nach Income Tax Act, Abschnitt 227.1 oder Excise Tax Act, Abschnitt 323. Die Inanspruchnahme setzt eine erfolglose Vollstreckung gegen die Kapitalgesellschaft oder eine rechtzeitige Forderungsanmeldung bei Liquidation, Auflösung oder Insolvenz voraus. Angemessene Sorgfalt ist ein Verteidigungsgrund. Die Zweijahresgrenze nach dem Ausscheiden eines Direktors gilt für die Einleitung von Verfahren zur Einziehung von Lohnabzügen oder die Festsetzung der Haftung eines Direktors für GST/HST. Excise Tax Act, Abschnitt 272.1(5) macht außerdem aktuelle und frühere Gesellschafter, außer Kommanditisten, die nicht zugleich Komplementäre sind, für GST/HST der Personengesellschaft haftbar, die während ihrer Mitgliedschaft fällig wurde, und nach einer Auflösung, wenn sie dann Gesellschafter waren. Schulden aus der Zeit vor dem Eintritt sind auf das Vermögen der Personengesellschaft begrenzt.

Hat das Unternehmen ein GST/HST- oder QST-Konto bei Revenu Québec, übergeben Sie dort ebenfalls Unterlagen und Zugang. Revenu Québec verwaltet diese Erklärungen in Québec im Allgemeinen, außer bei ausgewählten Listed Financial Institutions. Eine Kapitalgesellschaft mit einer Betriebsstätte in Québec braucht möglicherweise eine CO-17-Erklärung, fällig innerhalb von sechs Monaten nach Jahresende. Eine Personengesellschaft mit Tätigkeit in Québec oder Gesellschaftern aus Québec braucht möglicherweise eine TP-600-Erklärung. Ihre üblichen Fristen folgen dem oben genannten T5013-Zeitplan. Eine Gesellschaft, die nur in Flow-through-Aktien investiert und Aufwendungen oder Beihilfen für Exploration oder Erschließung zuteilt, muss vor Ende des dritten Monats nach ihrem Zeitraum einreichen. Ein in Québec ansässiger Einzelunternehmer braucht möglicherweise eine TP-1-Erklärung. Die Einreichung für Selbstständige ist im Allgemeinen am 15. Juni fällig, die Zahlung am 30. April. Prüfen Sie jedes Konto für Abzüge an der Quelle in Québec. Verwalten Sie die gesonderte Vollmacht des neuen Buchhaltungsexperten bei Revenu Québec in My Account oder mit MR-69-V. Widerrufen Sie die bisherige Vollmacht online oder mit MR-69.R-V.

Beispiel

Beispielbeträge in kanadischen Dollar. Die alte T2 einer Kapitalgesellschaft zeigt einen vorgetragenen Non-Capital Loss von C$40.000. Ihre Bücher weisen für den nächsten Zeitraum C$12.000 Lohnabzüge aus, aber der Eigentümer hat keine Zahlungsbestätigung. Der neue Buchhaltungsexperte besorgt Schedule 4 und den Steuerbescheid, um den Verlust zu prüfen, und gleicht dann Lohnunterlagen und Bankzahlungen mit dem RP-Konto ab. Das schriftliche Mandat umfasst die laufende T2 und eine gesonderte Prüfung der unsicheren Lohnabführung. Der Eigentümer erteilt für diese Arbeit Zugang zu RC und RP und entzieht dem bisherigen Vertreter nach Prüfung des Umfangs die Vollmacht.

Anders bei Ihnen?

• Die Bücher sind unvollständig: Beginnen Sie mit überfällige Buchführung nachholen.
• Die Kapitalgesellschaft hat mehrere nicht eingereichte Jahre: Nutzen Sie nicht eingereichte Unternehmenssteuererklärungen nachholen.
• Sie müssen wissen, welche Jahresabschlüsse oder GIFI-Zahlen zu erstellen sind: Lesen Sie Jahresabschluss einer Kapitalgesellschaft.
• Sie brauchen auch Zugang zu einem privaten T1-Konto: Lesen Sie wann Sie einen Steuerexperten brauchen.
• Eine eingereichte T2 muss korrigiert werden: Lesen Sie Unternehmenssteuererklärung einreichen.
• Eine T2-Frist, eine Zahlungsaufforderung der CRA oder eine unbezahlte Abführung steht kurz bevor: Holen Sie sich Hilfe bei Unternehmenssteuern und bringen Sie Bescheide, Kontosalden und vorhandene Bücher mit.