छोटे व्यवसाय का IRS ऑडिट: क्या होता है और कौन से रिकॉर्ड दें

क्या यह IRS पत्र असली ऑडिट है, और सबसे पहले क्या करें?

सबसे पहले तीन काम करें। पत्र में जवाब की तारीख खोजें। पत्र को अनदेखा न करें: जवाब न देने पर IRS ऑडिट पूरा कर देता है और अपने हिसाब से बदलाव प्रस्तावित करता है। और समय चाहिए तो तारीख से पहले लिखित में माँगें (नीचे समय वाला भाग देखें)।

IRS का ऑडिट डाक से आए पत्र से शुरू होता है। IRS के अनुसार वह ऑडिट फ़ोन से शुरू नहीं करता (IRS: IRS ऑडिट) और ईमेल या टेक्स्ट संदेश सिर्फ़ उन्हीं लोगों को भेजता है जिन्होंने इसके लिए सहमति दी है (IRS: कैसे पहचानें कि संपर्क IRS का ही है)। असली ऑडिट पत्र में कर वर्ष और जाँचे जा रहे मदों के नाम, संपर्क विवरण, जवाब देने के निर्देश और जवाब की तारीख होती है (IRS: IRS ऑडिट; IRS: Topic 654)।

पत्र जाँचने के लिए IRS की नोटिस और पत्रों वाली पेजों में खोजें, जैसा IRS सलाह देता है (IRS: कैसे पहचानें कि संपर्क IRS का ही है)। अगर ऑडिट पत्र में फ़ोन नंबर 866-897-0177 या 866-897-0161 दिया है, तो आपके व्यक्तिगत IRS ऑनलाइन खाते में ऑडिट शुरू होने की तारीख, भेजे गए पत्र और अगली जवाब की तारीख दिखती है (IRS: IRS ऑडिट)। यह जाँच व्यक्तिगत खाते से होती है, इसलिए साझेदारी या कंपनी के नाम आए पत्र के लिए नोटिस और पत्रों वाली खोज पर ही भरोसा करें। अचानक आए फ़ोन, ईमेल या टेक्स्ट पर कोई रिकॉर्ड या खाते की जानकारी न दें। बकाया राशि या आय के मेल न खाने का पत्र ऑडिट नहीं होता; आपके व्यवसाय को आए IRS नोटिस का मतलब देखें।

सबसे सरल मामला वह है जिसमें एक रिटर्न, एक साल, मदों की छोटी सूची और व्यवस्थित रिकॉर्ड हों। इन स्थितियों में ज़्यादा सावधानी रखें:

• ऑडिट कई सालों का है, या ऐसे सालों का जिनका रिटर्न कभी फ़ाइल नहीं हुआ;
• बैंक में जमा राशि रिपोर्ट की गई बिक्री से ज़्यादा है, या व्यवसाय नकद लेता है;
• रसीदें या बहीखाता गायब है, या साल खत्म होने के बाद दोबारा बनाया गया है;
• रिटर्न साझेदारी या S corporation का है, इसलिए स्वामियों के रिटर्न भी जाँच में आ सकते हैं;
• सूची में पेरोल या ठेकेदारों को किए गए भुगतान हैं;
• स्वामी विदेश में रहता है, कंपनी विदेशी स्वामित्व की है या दूसरे देश में उसके खाते हैं;
• ऑडिट अधिकारी (examiner) इंटरव्यू, ज़्यादा सालों की जाँच या कर निर्धारित करने की समय-सीमा बढ़ाने वाले हस्ताक्षरित समझौते (IRS के आपके खाते में कर जोड़ने की अंतिम तारीख) की माँग करता है।

इनमें से हर स्थिति से तय होता है कि आप क्या भेजें और क्या कहें, इसलिए जवाब की तारीख से पहले तय करें कि खुद जवाब देंगे या वकील, CPA या enrolled agent से अपनी ओर से काम करवाएँगे; कौन यह कर सकता है, यह नीचे प्रतिनिधियों वाले भाग में है। पहले ये इकट्ठा करें: ऑडिट किया जा रहा रिटर्न और पत्र, व्यवसाय के हर खाते के बैंक और कार्ड विवरण, चालान और बिक्री रिपोर्ट, आपको मिले Forms 1099, माइलेज लॉग, ऋण के कागज़ात, और सूची में पेरोल हो तो पेरोल रिपोर्ट।

छोटे व्यवसाय का IRS ऑडिट डाक से होता है, ईमेल से या आमने-सामने?

IRS डाक से या व्यक्तिगत इंटरव्यू से ऑडिट करता है, और पहला संपर्क डाक से आता है (IRS: IRS ऑडिट)।

रिकॉर्ड इतने ज़्यादा हैं कि डाक से भेजना मुश्किल हो, तो आप आमने-सामने ऑडिट माँग सकते हैं। समय, जगह और तरीके का अंतिम फ़ैसला IRS करता है, पर वह कोई व्यावहारिक रास्ता निकालने की कोशिश करता है, और आप केस को उस इलाके में ले जाने को कह सकते हैं जहाँ आपका बहीखाता रखा है (IRS: Publication 556)।

IRS ने मेरे व्यावसायिक रिटर्न को क्यों चुना?

चुना जाना कोई आरोप नहीं है। IRS के अनुसार चयन का मतलब हमेशा कोई गड़बड़ी नहीं होता (IRS: IRS ऑडिट), और Publication 1 कहता है कि इसका मतलब यह नहीं कि आप बेईमान हैं (IRS: Publication 1)। चयन के रास्ते ये हैं:

• रैंडम चयन और कंप्यूटर स्क्रीनिंग, जिसमें समान रिटर्न के मानकों से तुलना होती है।
• संबंधित जाँचें: किसी व्यावसायिक साझेदार या निवेशक के रिटर्न की जाँच होने से भी आपका रिटर्न चुना जा सकता है।
• मेल न खाने वाली जानकारी, जैसे रिटर्न से अलग दिखने वाला Form 1099, और बाहरी जानकारी, जिसे IRS भरोसेमंद मानता है (IRS: Publication 556)।

रिफ़ंड अपने आप ऑडिट की वजह नहीं बनता, और संशोधित रिटर्न फ़ाइल करने से यह नहीं बदलता कि मूल रिटर्न चुना गया या नहीं (IRS: IRS ऑडिट)। पत्र में जाँची जा रही मदें लिखी होती हैं, और आपको उन्हीं का जवाब देना है।

मेरे पास जवाब देने के लिए कितना समय है, और क्या और समय मिल सकता है?

पत्र की तारीख तक जवाब दें, और ज़्यादा समय उस तारीख से पहले माँगें। मेल ऑडिट में पत्र पर दिए नंबर पर लिखित अनुरोध फ़ैक्स करें या पत्र पर दिए पते पर डाक से भेजें; IRS आम तौर पर एक बार का स्वचालित 30 दिन का विस्तार दे सकता है, और न दे पाए तो आपसे संपर्क करता है। आमने-सामने ऑडिट में पहले ऑडिट अधिकारी से, फिर उसके मैनेजर से माँगें। जवाब न देने पर IRS ऑडिट पूरा कर देता है और प्रस्तावित बदलावों की रिपोर्ट भेजता है (IRS: IRS ऑडिट)।

कमी का नोटिस IRS का औपचारिक कथन है कि आप पर कितना अतिरिक्त कर बकाया है, और इससे कर अदालत जाने का रास्ता खुलता है। नोटिस में याचिका दाखिल करने की अंतिम तारीख लिखी होती है (IRS: Publication 556)। प्रमाणित डाक (certified mail) से भेजे गए नोटिस के बाद IRS दस्तावेज़ों के लिए और समय नहीं दे सकता और कर अदालत की समय-सीमा भी नहीं बढ़ा सकता (IRS: IRS ऑडिट)।

IRS कौन से रिकॉर्ड माँगेगा, और मैं उन्हें कैसे भेजूँ?

IRS उन दस्तावेज़ों के नाम के साथ लिखित अनुरोध भेजता है जो उसे चाहिए। ये वही रिकॉर्ड हैं जिनसे आपने रिटर्न तैयार किया था, इसलिए कुछ नया बनाने की ज़रूरत नहीं होनी चाहिए (IRS: ऑडिट में रिकॉर्ड का अनुरोध)।

कॉपी भेजें, मूल कागज़ात कभी नहीं। उन्हें साल और आय या खर्च के प्रकार के अनुसार व्यवस्थित करें और लेन-देन का सार जोड़ें। कोई भी रिकॉर्ड अकेले काफ़ी नहीं होता: बताएँ कि हर रसीद किस चीज़ की थी और उसका व्यवसाय से क्या संबंध है (IRS: ऑडिट में रिकॉर्ड का अनुरोध)।

पत्र पर छपा जवाब का तरीका इस्तेमाल करें, जैसे डाक, फ़ैक्स या ऑनलाइन अपलोड, और IRS को पैकेज मिलने का सबूत रखें (IRS: IRS ऑडिट; IRS: Topic 654)। वही भेजें जो लिखित अनुरोध में नाम से माँगा गया है। आपको जानने का अधिकार है कि IRS जानकारी क्यों माँग रहा है, इसलिए अगर कोई माँग पत्र की मदों से ज़्यादा लगे, तो ऑडिट अधिकारी से उसे किसी मद से जोड़ने को कहें। Schedule C के किन खर्चों पर सवाल उठते हैं, यह जानने के लिए IRS किन Schedule C खर्चों पर सवाल उठाता है देखें।

IRS मेरी बिक्री को बैंक जमा राशि से कैसे मिलाता है?

IRS की Internal Revenue Manual ऑडिट अधिकारियों के लिए उसकी मार्गदर्शिका है (कानून नहीं)। उसके अनुसार अधिकारी रिटर्न की आय को आपके बहीखाते से मिलाता है, बिक्री की पर्चियों को बहीखाते तक खोजता है, और आपके व्यावसायिक और व्यक्तिगत बैंक खातों का विश्लेषण करता है। रिपोर्ट की गई सकल आय से ज़्यादा जमा राशि को संभावित बिना रिपोर्ट की गई आय माना जाता है (IRS: IRM 4.10.4)।

विश्लेषण में सभी खातों की जमा राशि जोड़ी जाती है, उसमें से वह पैसा हटाया जाता है जो आय नहीं है (ऋण की रकम, अपने ही खातों के बीच ट्रांसफ़र, लौटाई गई जमा, उपहार, विरासत, बीमा की रकम), और बाकी की तुलना बेची गई वस्तुओं की लागत (COGS) घटाने से पहले की सकल प्राप्तियों से होती है। जिस जमा राशि की पहचान नहीं होती, वह स्वभाव से आय जैसी दिखती है, इसलिए बिक्री न होने वाली हर जमा के पीछे का दस्तावेज़ रखें। नकद लेने वाला व्यवसाय हर बिक्री बैंक में जमा नहीं करता, इसलिए ऑडिट अधिकारी बिक्री को किसी और तरह भी परख सकता है, जैसे खरीद पर मार्कअप (आपने जो खरीदा उसकी लागत पर आपका मार्कअप लगाकर अनुमान लगाना कि आपने कितना बेचा होगा) (IRS: IRM 4.10.4)।

हर साल के लिए एक पेज का मिलान तैयार करें: खातों के हिसाब से जमा राशि, घटाएँ बिक्री न होने वाली जमा राशि (दस्तावेज़ों के साथ), जोड़ें नकद जो मिला पर जमा नहीं हुआ, बराबर बहीखाते के अनुसार बिक्री, जो रिटर्न की बिक्री के बराबर होनी चाहिए। कार्ड और पेमेंट ऐप की बिक्री रिपोर्ट भी जमा राशि से मेल खानी चाहिए (IRS: IRM 4.10.4)। प्रोसेसर की फ़ीस, रिफ़ंड और डिस्काउंट अलग लाइनों में दिखाएँ: भुगतान प्रोसेसर की रिपोर्ट की सकल रकम से कम हो सकता है, क्योंकि Form 1099-K वह रकम इन कटौतियों से पहले दिखाता है (IRS: Form 1099-K)। राज्य के लिए वसूला गया बिक्री कर भी अलग लाइन है, क्योंकि वह आम तौर पर आपकी आय नहीं होता (IRS: Publication 334)। उपार्जन पद्धति (accrual method) में साल के अंत तक वसूल न हुई बिक्री जोड़ें और पिछले साल की बिक्री की वसूली घटाएँ (IRS: IRM 4.10.4)। व्यक्तिगत और व्यावसायिक पैसे का मिश्रण इसे और कठिन बनाता है। नकद बिक्री दर्ज करने के लिए नकद व्यवसाय की बिक्री के रिकॉर्ड देखें।

अगर मेरे पास रसीदें नहीं हैं या रिकॉर्ड खो गए हैं तो क्या होगा?

IRS ऑडिट में ऑडिट अधिकारी को बताएँ कि क्या गायब है और क्यों, फिर उस मद को किसी और तरीके से साबित करें। क्या विकल्प बन सकता है, यह मद पर निर्भर करता है:

• रद्द किया गया चेक गायब है: खाता विवरण में चेक नंबर, रकम, पाने वाले का नाम और पोस्टिंग की तारीख हो तो वह भुगतान साबित कर सकता है, लेकिन सिर्फ़ भुगतान का सबूत कटौती साबित नहीं करता (IRS: Publication 583)।
• आपके नियंत्रण से बाहर कारणों से खोए रिकॉर्ड: ऑडिट अधिकारी दोबारा बनाए गए रिकॉर्ड की अनुमति दे सकता है और परख सकता है कि रकमें सामान्य और ज़रूरी हैं या नहीं (IRS: IRM 4.10.3)। यात्रा, उपहार और कार के खर्चों के लिए आग, बाढ़ और ऐसी ही आपदाओं में रिकॉर्ड दोबारा बनाने की पात्रता मिलती है (IRS: Publication 463)।
• अधूरा माइलेज या यात्रा रिकॉर्ड: ब्योरे के साथ आपका अपना बयान, और डिलीवरी चालान जैसे अन्य सबूत; उसी समय बनाया रिकॉर्ड बाद में बने रिकॉर्ड से ज़्यादा वज़न रखता है (IRS: Publication 463)। माइलेज लॉग दोबारा बनाना देखें।
• साल खत्म होने के बाद बैंक विवरण से बनाया गया बहीखाता: सिर्फ़ देर से तैयार होने के कारण ऑडिट अधिकारी अप्रत्यक्ष तरीकों से आय दोबारा नहीं बना सकता; कसौटी यह है कि क्या बिना रिपोर्ट की गई आय का कोई उचित संकेत है (IRS: IRM 4.10.4)।

बहीखाता गायब या अधूरा हो तो ऑडिट अधिकारी बैंक जमा राशि से आय दोबारा बना सकता है और अपर्याप्त रिकॉर्ड का नोटिस (inadequate records notice) दे सकता है, जिसमें आपसे रिकॉर्ड रखने का तरीका सुधारने को कहा जाता है (IRS: IRM 4.10.3)। जो भी दोबारा बनाएँ, उस पर साफ़ लिखें कि वह दोबारा बनाया गया है और बनाने की तारीख डालें। किसी रिकॉर्ड में कभी बदलाव न करें और उस पर पिछली तारीख न डालें। व्यावसायिक खर्चों की खोई रसीदें, बैंक विवरण से बहीखाता दोबारा बनाना और ऑडिट किए गए सालों के लिए पिछड़े बहीखाते को पूरा करना देखें।

क्या मुझे कर वकील, CPA या enrolled agent चाहिए, और Form 2848 क्या करता है?

ऑडिट में प्रतिनिधि रखना किसी नियम से ज़रूरी नहीं है: आप खुद जवाब दे सकते हैं, किसी को अपना प्रतिनिधि बना सकते हैं, या किसी को अपने साथ ला सकते हैं (IRS: Publication 556)। शुरुआती सूची की कोई भी स्थिति लागू हो तो प्रतिनिधि रखने पर विचार करें।

वकील, CPA या enrolled agent (EA) IRS के किसी भी ऑफ़िस में आपका प्रतिनिधित्व कर सकता है और वेवर (waivers), कर निर्धारण का समय बढ़ाने की सहमति और क्लोज़िंग समझौते (closing agreements) पर हस्ताक्षर कर सकता है (IRS: Publication 947)। इनमें से कोई न होने वाला तैयारकर्ता आपकी ओर से सिर्फ़ उसी रिटर्न की जाँच में बोल सकता है जिसे उसने तैयार किया और जिस पर हस्ताक्षर किए, वह भी तभी जब उसके पास वैध preparer tax ID (PTIN) हो और Annual Filing Season Program के रिकॉर्ड रिटर्न पर हस्ताक्षर के साल और हर उस साल के लिए हों जिसमें वह प्रतिनिधित्व करता है; IRS Appeals के सामने वह कभी प्रतिनिधित्व नहीं कर सकता, और न वह वेवर या कर निर्धारण का समय बढ़ाने के समझौतों पर हस्ताक्षर कर सकता है (IRS: Form 2848 के निर्देश)। जिस बहीखाता विशेषज्ञ ने रिटर्न तैयार करके उस पर हस्ताक्षर नहीं किए, वह आम तौर पर आपका प्रतिनिधित्व नहीं कर सकता; Form 8821 से कोई व्यक्ति आपकी कर जानकारी पा सकता है, पर आपकी ओर से बोल नहीं सकता (IRS: Publication 947)। अगर ऑडिट अधिकारी धोखाधड़ी की बात उठाए या आपराधिक जोखिम की चिंता हो, तो रिकॉर्ड साझा करने से पहले किसी कर वकील से अपने अधिकारों के बारे में पूछें: संघीय रूप से अधिकृत विशेषज्ञों, जिनमें CPA और EA शामिल हैं, से बातचीत की IRS गोपनीयता सुरक्षा सिर्फ़ गैर-आपराधिक कर मामलों पर लागू होती है (IRS: Publication 556)। Form 2848 में एक से ज़्यादा प्रतिनिधियों के नाम हो सकते हैं, इसलिए बहीखाता जानने वाला लेखाकार और एक वकील, दोनों के नाम दिए जा सकते हैं; IRS नोटिस की कॉपी सिर्फ़ दो को मिल सकती है (IRS: Form 2848 के निर्देश)।

Form 2848 लिखित प्राधिकरण है। इससे नामित व्यक्ति आपकी गोपनीय कर जानकारी पा सकता है और आपके बताए मामलों, फ़ॉर्मों और सालों पर आपकी ओर से काम कर सकता है, जिसमें समझौतों और सहमतियों पर हस्ताक्षर भी शामिल हैं। इससे वह IRS के चेक नहीं भुना सकता, और आपकी कर संबंधी ज़िम्मेदारियाँ खत्म नहीं होतीं (IRS: Form 2848 के निर्देश)।

• लाइन 2 में व्यक्तियों के नाम लिखे जाते हैं, फ़र्मों के नहीं। लाइन 3 में मामला, फ़ॉर्म और साल बताना ज़रूरी है; "All years" अस्वीकार कर दिया जाता है।
• एकल स्वामी को व्यवसाय के पेरोल कर के लिए सामाजिक सुरक्षा संख्या (SSN) और नियोक्ता पहचान संख्या (EIN), दोनों लिखने चाहिए। कंपनी की ओर से हस्ताक्षर वही अधिकारी करता है जिसे कंपनी को बाध्य करने का अधिकार हो। S corporation के लिए "Income including pass-through items", फ़ॉर्म और साल लिखें।
• संयुक्त रिटर्न में दोनों जीवनसाथी अलग-अलग Form 2848 पर हस्ताक्षर करते हैं (IRS: Form 2848 के निर्देश)।
• केंद्रीकृत ऑडिट नियमों के तहत (जहाँ IRS से हर साझेदार नहीं, बल्कि साझेदारी खुद निपटती है) साझेदारी अपने रिटर्न पर अपने साझेदारी प्रतिनिधि (partnership representative) का नाम देती है, यानी उस व्यक्ति का जो उसकी ओर से काम करता है; यह Form 2848 से नहीं हो सकता। इसके बाद साझेदारी प्रतिनिधि साझेदारी की ओर से Form 2848 पर हस्ताक्षर करता है, जिसमें मामला "Centralized Partnership Audit Regime (BBA)", Form 1065 और साल लिखा होता है, ताकि वकील, CPA या enrolled agent काम कर सके (IRS: Form 2848 के निर्देश)।
• प्रतिनिधि आपके बिना सिर्फ़ लिखित प्राधिकरण के साथ उपस्थित हो सकता है; रिटर्न पर third-party designee का box Form 2848 की जगह नहीं लेता (IRS: Publication 556)।

अगर आप इंटरव्यू के दौरान साफ़ कहते हैं कि आप वकील, CPA या EA से सलाह लेना चाहते हैं, तो IRS को इंटरव्यू रोकना होगा, और IRS की Internal Revenue Manual ऑडिट अधिकारी से कम से कम 10 कार्यदिवस देने को कहती है। यह उस इंटरव्यू पर लागू नहीं होता जिसे IRS ने administrative summons से शुरू किया हो (US Code: 26 USC 7521; IRS: IRM 4.10.3)। अगर आपके प्रतिनिधि के पास हस्ताक्षरित Form 2848 है और वह आपकी ओर से इंटरव्यू में जाता है, तो IRS आपको उपस्थित होने के लिए मजबूर नहीं कर सकता, जब तक वह आपको administrative summons जारी न करे (US Code: 26 USC 7521)।

कम आय वाले करदाताओं का क्लिनिक (low-income taxpayer clinic) मुफ़्त या मामूली शुल्क पर मदद कर सकता है (IRS: Topic 654)।

IRS ऑडिट कितने साल पीछे तक जा सकता है?

IRS के पास आम तौर पर अतिरिक्त कर निर्धारित करने के लिए तीन साल होते हैं, और कुछ तथ्य इस घड़ी को लंबा कर देते हैं (IRS: IRS कर कब तक निर्धारित कर सकता है)। यह तालिका उन रिटर्न के लिए है जो साझेदारी के केंद्रीकृत ऑडिट नियमों के अधीन नहीं हैं। उन नियमों के अधीन साझेदारी की अपनी अवधि होती है (US Code: 26 USC 6235), जिसे बाद का संशोधित फ़ाइलिंग (administrative adjustment request) या ऑडिट के बाद के कदम बढ़ा सकते हैं; फ़ंड साझेदारी रिटर्न का IRS ऑडिट देखें।

व्यवसाय के लिए उस परीक्षण में "सकल आय" का मतलब बिक्री या सेवाओं से कुल प्राप्तियाँ हैं, उन बिक्री की लागत घटाने से पहले (US Code: 26 USC 6501(e))। IRS के अनुसार वह बड़ी गलती मिलने पर और साल जोड़ सकता है, और आम तौर पर छह साल से ज़्यादा पीछे नहीं जाता (IRS: IRS ऑडिट)।

समय बढ़ाने के लिए सहमत होना ज़रूरी नहीं है। आप मना कर सकते हैं, या विस्तार को खास मुद्दों या तय अवधि तक सीमित कर सकते हैं (US Code: 26 USC 6501); IRS के अनुसार मना करने पर ऑडिट अधिकारी दी गई जानकारी के आधार पर फ़ैसला करता है (IRS: IRS ऑडिट)। सही अधिकार वाला प्रतिनिधि आपकी ओर से विस्तार पर हस्ताक्षर कर सकता है (IRS: Publication 947)।

ऑडिट कैसे खत्म होता है, और असहमत हूँ तो क्या करें?

ऑडिट तीन तरह से खत्म होता है: कोई बदलाव नहीं, सहमति वाले बदलाव, या ऐसे बदलाव जिनसे आप असहमत हैं (IRS: IRS ऑडिट)। सहमत हों तो आप ऑडिट रिपोर्ट या समझौता फ़ॉर्म पर हस्ताक्षर करते हैं और बकाया अतिरिक्त कर चुकाते हैं; जोड़े गए कर पर ब्याज आम तौर पर रिटर्न की देय तारीख से (विस्तार छोड़कर) भुगतान के दिन तक चलता है (IRS: Publication 556)। हस्ताक्षर तभी करें जब आप हर बदलाव समझ लें।

अगर आप असहमत हैं, तो रास्ते में तय कदम और समय-सीमाएँ हैं (IRS: Publication 556; US Code: 26 USC 7463):

यह तालिका रिटर्न पर आयकर के बदलावों का रास्ता है। अगर ऑडिट में सवाल है कि कामगार कर्मचारी हैं या ठेकेदार, तो IRS Notice of Determination (निर्धारण का नोटिस) भेजता है, जिसमें कर अदालत (Tax Court) में याचिका दाखिल करने के लिए 90 दिन मिलते हैं (नोटिस अमेरिका के बाहर के पते पर हो तो 150 दिन), और आपको पहले भुगतान नहीं करना पड़ता (IRS: Publication 556)। केंद्रीकृत ऑडिट नियमों के तहत साझेदारी का मामला अलग नोटिस और अपनी तय समय-सीमाओं के साथ खत्म होता है; फ़ंड साझेदारी रिटर्न का IRS ऑडिट देखें।

अगर आपके ऑडिट में शामिल न होने के कारण कर निर्धारण हो गया, या आपके पास नए दस्तावेज़ हैं, तो कर बकाया रहते हुए आप ऑडिट पुनर्विचार (audit reconsideration) माँग सकते हैं; अगर आप भुगतान कर चुके हैं, तो उसकी जगह औपचारिक रिफ़ंड दावा करना होगा (IRS: Publication 3598)। ऑडिट में जो रिटर्न गलत निकला उसे सुधारने के लिए दाखिल किए गए व्यावसायिक रिटर्न में सुधार देखें।

कर के अलावा ऑडिट की और क्या कीमत हो सकती है?

ब्याज और जुर्माने कर में जुड़ सकते हैं। ब्याज बिना चुकाए कर, जुर्माने और ब्याज पर चलता है और रोज़ चक्रवृद्धि होता है। दर हर तिमाही बदलती है; इस पेज की जाँच के समय वह 7% थी, और बड़ी कंपनियों की बड़ी रकम के कम-भुगतान पर ऊँची दर लगती है (IRS: तिमाही ब्याज दरें)। जिस कर या जुर्माने पर ब्याज बना है, वह घटे या ब्याज IRS की अपनी अनुचित गलती या देरी से बना हो, तो IRS ब्याज घटा देता है (IRS: ब्याज)। समय पर फ़ाइल किए गए व्यक्ति के आयकर रिटर्न के लिए, जिसमें एकल स्वामी का Form 1040 भी शामिल है, अगर IRS फ़ाइलिंग की तारीख या मूल देय तारीख, जो भी बाद की हो, के 36 महीने के भीतर देनदारी का नोटिस नहीं भेजता, तो ब्याज और कुछ जुर्माने निलंबित भी हो जाते हैं। यह नियम कंपनी या साझेदारी के अपने रिटर्न पर लागू नहीं होता, और इसके अपवादों में देर से फ़ाइल करने और देर से भुगतान के जुर्माने और धोखाधड़ी शामिल हैं (US Code: 26 USC 6404(g); IRS: Publication 556)।

IRS लापरवाही के दो उदाहरण देता है: Form 1099 जैसे सूचना रिटर्न में दिखी आय को छोड़ देना, और ऐसी कटौती लेना जो सच होने से बहुत अच्छी लगे और जिसकी जाँच न की गई हो। अगर आपने नेक नीयत से काम किया और उचित कारण दिखा सकें, तो वह कुछ जुर्माने हटा या घटा सकता है (IRS: सटीकता से जुड़ा जुर्माना)।

अगर आपको कर चुकाना पड़ने की आशंका है, तो ऑडिट खत्म होने से पहले पैसे भेजकर किसी रकम पर ब्याज रोक सकते हैं; पहले से जमा हो चुके ब्याज पर ब्याज चलता रहता है, जब तक वह भी न चुकाया जाए। आप इसे भुगतान (payment) के रूप में या जमा (deposit) के रूप में भेज सकते हैं, और जमा की वापसी लिखित में माँग सकते हैं (US Code: 26 USC 6603; IRS: Publication 556)। यह चुनाव मायने रखता है: अगर आप प्रस्तावित पूरी रकम या उससे ज़्यादा भेजते हैं और लिखित में नहीं कहते कि इसे deposit माना जाए, तो IRS कमी का नोटिस नहीं भेजेगा, और आप कर अदालत (Tax Court) नहीं जा सकेंगे। भुगतान से कर अदालत का रास्ता बंद हो सकता है, इसलिए पैसे भेजने से पहले ऑडिट अधिकारी से, या प्रतिनिधि हो तो उससे पूछें कि रकम को कैसे माना जाएगा। पहले से चुकाए गए कर का रिफ़ंड दावा एक अलग रास्ता है (IRS: Publication 556)।

राज्य भी कदम उठा सकता है: IRS ऑडिट के नतीजे राज्य की कर एजेंसियों को बता सकता है (US Code: 26 USC 6103(d)), और संघीय बदलाव की रिपोर्ट करने की राज्य की समय-सीमाएँ अलग होती हैं। राज्य का बिक्री कर ऑडिट अलग है; बिक्री कर ऑडिट देखें।

क्या साझेदारी या S corporation का ऑडिट एकल स्वामी के ऑडिट से अलग होता है?

हाँ। IRS ऑडिट में कौन जवाब देता है और किसका रिटर्न बदलता है, यह संस्था के प्रकार पर निर्भर करता है।

IRS की Internal Revenue Manual में ऑडिट अधिकारियों से कहा गया है कि वे महत्वपूर्ण स्वामियों के रिटर्न की समीक्षा करें और उन्हें खोलें, जब व्यावसायिक आय रिपोर्ट नहीं हुई हो या, जैसे, व्यवसाय ने निजी खर्च काटे हों (IRS: IRM 4.10.4)। अधिकारी का वेतन S corporation का आम सवाल है: शेयरधारक-कर्मचारी को वितरण से पहले किए गए काम का उचित वेतन मिलना चाहिए, और IRS वितरण को वेतन में बदल सकता है (IRS: S corporation का पारिश्रमिक)। क्या उचित है, यह S corporation स्वामी का वेतन में है। फ़ंड या कई निवेशकों वाली साझेदारी के लिए फ़ंड साझेदारी रिटर्न का IRS ऑडिट देखें।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं और अमेरिकी डॉलर में हैं।

एक प्लंबर का मेल ऑडिट

Schedule C पर US$180,000 की प्राप्तियों वाले एक प्लंबर को वाहन और सामान पर मेल ऑडिट का पत्र मिलता है, जिसमें जवाब के लिए 30 दिन हैं। उसके माइलेज लॉग में खाली जगहें हैं, इसलिए वह पत्र की तारीख से पहले और समय के लिए लिखित अनुरोध फ़ैक्स करता है। वह कार्ड विवरण, सप्लायर चालान और लॉग की कॉपी साल और प्रकार के हिसाब से छाँटता है, एक पेज का सार जोड़ता है, और पत्र में बताए रास्ते से भेजता है, डिलीवरी का सबूत रखते हुए। लॉग की खाली जगहों के लिए वह ऐसे काम के चालान जोड़ता है जिनसे दिखता है कि ट्रक कहाँ गया, और एक हस्ताक्षरित बयान कि लॉग कैसे रखा गया।

S corporation और ऑफ़िस में बैठक

US$600,000 के राजस्व वाली एक S corporation से अधिकारी के वेतन और वितरण के बारे में पूछा जाता है, और ऑडिट अधिकारी लेखाकार के ऑफ़िस में मिलना चाहता है। बैठक से पहले स्वामी कंपनी के अधिकारी के रूप में कंपनी के लिए Form 2848 पर हस्ताक्षर करती है, जिसमें "Income including pass-through items", Form 1120-S और साल लिखे हैं। अगर पेरोल रिटर्न की भी जाँच हो रही हो, तो लाइन 3 में उन्हें भी, हर एक के फ़ॉर्म और अवधियों के साथ, लिखना होगा। अगर उसका अपना Form 1040 भी खोला जाए, तो उसके लिए अलग Form 2848 चाहिए। ऑडिट अधिकारी पूछता है कि वह कौन सा काम करती है और उसके वेतन की तुलना वितरण से करता है। अगर उस काम के हिसाब से वेतन कम लगे, तो IRS वितरण के एक हिस्से को वेतन मान सकता है, जिससे पेरोल कर लगता है और उसके K-1 में बदलाव होता है।

एक बेकरी की जमा राशि

Schedule C पर रिपोर्ट करने वाली एक बेकरी LLC US$250,000 की बिक्री दिखाती है, और उसके दो बैंक खातों में US$270,000 की जमा राशि दिखती है। ऑडिट अधिकारी वह हटाता है जो बिक्री नहीं है: ऋण के कागज़ों से साबित US$12,000 का ऋण, और स्वामी की बचत से आया US$5,000 का ट्रांसफ़र, जो दोनों विवरणों में दिखता है। इससे रिपोर्ट की गई बिक्री से US$3,000 ज़्यादा जमा राशि बचती है: संभावित बिना रिपोर्ट की गई आय, जब तक स्वामी यह न दिखा दे कि वह क्या थी। अगर वह बिक्री है जो बहीखाते में छूट गई, तो वह जोड़ी गई आय है; अगर वह बिक्री नहीं है, तो यह सिर्फ़ रिकॉर्ड से साबित हो सकता है। बेकरी नकद भी लेती है जो कभी जमा नहीं होता, इसलिए ऑडिट अधिकारी बिक्री को किसी और तरह भी परख सकता है, जैसे आटे और सप्लाई की खरीद पर मार्कअप। हर साल के लिए एक पेज का जमा-मिलान हर जमा राशि को इन्हीं समूहों में से एक में रख देता है।

आपके मामले में अलग?

• ऑडिट कई सालों का है, या ऐसे सालों का जिनका रिटर्न आपने कभी फ़ाइल नहीं किया: जब रिटर्न फ़ाइल ही नहीं हुआ, तब समय-सीमा की कोई हद नहीं होती। फ़ाइल न किए व्यावसायिक रिटर्न को पूरा करना देखें, और जवाब देने से पहले कंपनी कर में मदद लें।
• बैंक में जमा राशि रिपोर्ट की गई बिक्री से ज़्यादा है, आपका बहीखाता बैंक से नहीं मिलता, या रिकॉर्ड गायब हैं: ऑडिट किए गए सालों को पिछड़े बहीखाते को पूरा करना से दोबारा बनाएँ, और क्या भेजना है और ज़्यादा समय माँगना है या नहीं, यह तय करने के लिए बहीखाता सहायता और कंपनी कर में मदद लें।
• साझेदारी या S corporation का रिटर्न, जिसमें स्वामी भी शामिल हैं: केंद्रीकृत नियमों के तहत साझेदारी आम तौर पर कर खुद चुकाती है, जब तक वह समायोजन आगे न डाल दे, और स्वामियों के रिटर्न भी खोले जा सकते हैं, इसलिए संस्था और स्वामियों का तालमेल बैठाने के लिए कंपनी कर में मदद लें। फ़ंड के लिए फ़ंड साझेदारी रिटर्न का IRS ऑडिट देखें।
• ऑडिट अधिकारी इंटरव्यू, ज़्यादा सालों की जाँच या समय बढ़ाने पर आपके हस्ताक्षर माँगता है: समय बढ़ाने के लिए सहमत होना ज़रूरी नहीं है, और Form 2848 वाला वकील, CPA या enrolled agent आपकी ओर से हस्ताक्षर कर सकता है। किसी भी बात पर सहमत होने से पहले कंपनी कर में मदद लें।
• स्वामी विदेश में रहता है, कंपनी विदेशी स्वामित्व की है या दूसरे देश में उसके खाते हैं: अंतरराष्ट्रीय फ़ॉर्म न होने से साल खुले रह सकते हैं। विदेश से कंपनी का रिटर्न फ़ाइल करना और विदेश में कंपनी के खातों के लिए FBAR देखें, और सीमा-पार कर में मदद लें।
• सूची में पेरोल या ठेकेदारों को भुगतान है: जिस व्यक्ति पर काटा गया कर वसूलकर जमा करने की ज़िम्मेदारी है और वह जानबूझकर ऐसा नहीं करता, उस पर वह कर व्यक्तिगत रूप से निर्धारित हो सकता है (US Code: 26 USC 6672), और अगर तीन शर्तें पूरी हों तो धारा 530 राहत से उन कामगारों के लिए व्यवसाय की पेरोल कर देनदारी खत्म हो सकती है जिन्हें उसने ठेकेदार माना (IRS: धारा 530 राहत)। ठेकेदार जो कर्मचारी हो सकते हैं और पेरोल कर में पिछड़ना देखें। अगर कोई revenue officer बिना चुकाए पेरोल कर के बारे में पूछ रहा है, तो समय-सीमा के लिए ट्रस्ट फ़ंड रिकवरी जुर्माना (trust fund recovery penalty) देखें।
• कमी का नोटिस आया है: कर अदालत की समय-सीमा बढ़ाई नहीं जा सकती, इसलिए उससे काफ़ी पहले कंपनी कर में मदद लें।
• पत्र ऑडिट नहीं है, या ऑडिट के बाद जुर्माना, गलत रिटर्न या बकाया रकम बची है: IRS नोटिस का मतलब, देर से फ़ाइल करने और भुगतान के जुर्माने, दाखिल किए गए व्यावसायिक रिटर्न में सुधार और व्यावसायिक कर बकाया के लिए IRS भुगतान योजनाएँ देखें।
• कोई special agent आपसे संपर्क करता है, या ऑडिट अधिकारी धोखाधड़ी की बात उठाता है: special agent कर अपराधों की जाँच करते हैं (IRS: कैसे पहचानें कि संपर्क IRS का ही है)। जवाब देने से पहले किसी कर वकील से अपने अधिकारों के बारे में पूछें; ऊपर प्रतिनिधियों वाला भाग देखें।