کمپنی بنانے کے بعد پہلی فائلنگز اور آخری تاریخیں

ریاست کی منظوری میں مجھے کیا جانچنا چاہیے؟

کمپنی کا نام ٹیکس فارمز یا اکاؤنٹ کی درخواستوں میں استعمال کرنے سے پہلے ریاست کی سرکاری فائلنگ دیکھیں۔ منظور شدہ قیام کی دستاویزات یا سرٹیفکیٹ اور فائلنگ کی رسید محفوظ رکھیں۔ قانونی نام، فائلنگ یا نفاذ کی تاریخ، ریاستی شناختی نمبر، کاروباری پتہ اور رجسٹرڈ ایجنٹ (وہ فرد جو کمپنی کے لیے قانونی کاغذات وصول کرتا ہے) جانچیں۔ نیویارک کے مطابق اس کی LLC فائلنگ کی رسید فائلنگ کا ثبوت ہے، اور فائل کرنے والوں کو رسید پر نام اور تاریخ جانچنے کی ہدایت دی گئی ہے۔ کیلیفورنیا کی بزنس سرچ ادارے کی فائلنگ کی تاریخ دکھاتی ہے (New York Department of State؛ California Secretary of State)۔

امریکہ میں کمپنی کی قانونی حیثیت ریاستی ریکارڈ سے طے ہوتی ہے۔ EIN کا نوٹس LLC یا کارپوریشن کو وجود نہیں دیتا۔ ریاست کی منظور شدہ فائلنگ، ترامیم اور ایجنٹ کی موجودہ رابطہ تفصیلات ایک جگہ رکھیں۔ بعد میں پتہ یا ایجنٹ بدلے تو ریاست کا اپ ڈیٹ کا طریقہ دیکھیں۔ مثال کے طور پر کیلیفورنیا میں LLC کا ایجنٹ یا پتہ بدلنے کے لیے Statement of Information استعمال ہوتا ہے (California Secretary of State)۔

مجھے EIN کب چاہیے؟

ریاست کی طرف سے LLC یا کارپوریشن بن جانے کے بعد درخواست دیں، اور اس سے پہلے کہ آپ کو کسی لازمی فائلنگ، ملازم یا کاروباری اکاؤنٹ کے لیے یہ نمبر درکار ہو۔ IRS کے مطابق پہلے ریاستی ادارہ بنانے سے EIN کی درخواست میں تاخیر سے بچا جا سکتا ہے۔ IRS سے براہ راست درخواست دیں تو EIN مفت ہے (IRS: EIN حاصل کریں)۔

جب ریاستی رجسٹریشن یا کاروباری اکاؤنٹ کمپنی کا نمبر مانگے تو بھی EIN کام آ سکتا ہے۔ اختیاری EIN کو وفاقی ٹیکس انتخاب نہ سمجھیں؛ اس درخواست کی اپنی شرائط دیکھیں۔ نظر انداز کردہ LLC کے کلائنٹ کا Form W-9 عموماً مالک کا نام اور ٹیکس شناختی نمبر استعمال کرتا ہے، LLC کا EIN نہیں (IRS: ایک رکن والی LLC)۔ IRS امریکہ میں بنی ایک مالک والی LLC کو آمدنی ٹیکس کے لیے عموماً مالک کا حصہ اور متعدد مالکان والی LLC کو شراکت داری مانتا ہے، جب تک وہ درست انتخاب نہ کرے۔ صرف میاں بیوی کی مشترکہ ملکیتی جائیداد (community property) والی اہل LLC استثنا ہو سکتی ہے؛ دیکھیں میاں بیوی اور خاندانی LLC (IRS: Form SS-4 کی ہدایات)۔

نظر انداز کردہ LLC کی آمدنی اور خود روزگار ٹیکس فرد خود ظاہر کرتا ہے۔ شراکت دار اور S کارپوریشن کے حصص دار اپنا حصہ ظاہر کرتے ہیں، چاہے رقم تقسیم نہ ہوئی ہو۔ C کارپوریشن عموماً اپنا آمدنی ٹیکس خود ادا کرتی ہے۔ دیکھیں آپ کا کاروبار کون سے گوشوارے جمع کراتا ہے (IRS: ایک رکن والی LLC؛ IRS: Form 1065 کی ہدایات؛ IRS: Form 1120-S کی ہدایات؛ IRS: کارپوریشن بنانا)۔

کیا ذمہ دار فرد سوشل سیکیورٹی نمبر کی جگہ ITIN استعمال کر سکتا ہے؟

جی ہاں۔ ذمہ دار فرد (وہ شخص جو آخر کار کمپنی کا مالک ہے یا اسے کنٹرول کرتا ہے) EIN کی درخواست میں انفرادی ٹیکس دہندہ شناختی نمبر (ITIN) استعمال کر سکتا ہے۔ اگر درخواست باقی شرائط پوری کرتی ہو، جن میں امریکہ میں کاروبار کا بنیادی مقام بھی شامل ہے، تو IRS کا آن لائن ٹول ذمہ دار فرد کا SSN یا ITIN قبول کرتا ہے (IRS: EIN حاصل کریں؛ IRS: Form SS-4 کی ہدایات)۔

ذمہ دار فرد عموماً وہ شخص ہونا چاہیے جو آخر کار کمپنی کا مالک ہے یا اسے کنٹرول کرتا ہے، کوئی نامزد کمپنی نہیں۔ اگر اس شخص کے پاس نہ SSN ہے نہ ITIN اور وہ دونوں کے لیے اہل نہیں، تو Form SS-4 کی ہدایات کے مطابق وہ ذمہ دار فرد کی شناخت والی سطر میں «foreign» یا «N/A» لکھے۔ جس کاروبار کا بنیادی مقام امریکہ سے باہر ہو وہ IRS کا آن لائن ٹول استعمال نہیں کر سکتا (IRS: Form SS-4 کی ہدایات؛ IRS: EIN حاصل کریں)۔ اس درخواست کے طریقے کے لیے دیکھیں بیرون ملک سے کمپنی بنانا اور چلانا۔

اگر ریاستی فائلنگ اور EIN کے خط میں نام مختلف ہوں تو کیا کریں؟

کوئی ریکارڈ بدلنے سے پہلے ریاست کی منظور شدہ دستاویز، EIN کی درخواست اور IRS کے جاری کردہ نوٹس کا موازنہ کریں۔ Form SS-4 میں قانونی نام ویسا ہی لکھنا ہوتا ہے جیسا چارٹر یا دیگر قانونی دستاویز پر ہے؛ تجارتی نام الگ سطر میں آتا ہے (IRS: Form SS-4 کی ہدایات)۔

اگر فرق صرف اکاؤنٹ کی درخواست میں ہے تو فراہم کنندہ کو دونوں ریکارڈ دیں اور پوچھیں کہ اسے کون سا نام چاہیے۔ صرف اس لیے EIN کی دوسری درخواست جمع نہ کرائیں کہ فراہم کنندہ نے نام کا فرق بتایا ہے: IRS کے مطابق ڈپلیکیٹ EIN سے بچنے کے لیے ہر ادارے کے لیے درخواست کا ایک ہی طریقہ استعمال کریں (IRS: Form SS-4 کی ہدایات)۔

اکاؤنٹ کھولنے سے پہلے مالکان کو کن باتوں پر اتفاق کرنا چاہیے؟

ملکیت اور دستخط کا اختیار تحریری کریں، پھر ریاست کی منظور شدہ فائلنگ، جاری ہو چکا ہو تو EIN کا نوٹس، مالکان کی شناخت، اور اکاؤنٹ فراہم کنندہ کا مطلوبہ معاہدہ یا کمپنی کی اجازت جمع کریں۔ ہر مالک کا حصہ، لگائی گئی رقم، انتظامی اختیار، منافع کے حقوق، اور فیصلوں اور علیحدگی کا طریقہ لکھیں؛ اکیلا مالک بھی یہ فیصلے لکھ سکتا ہے۔ اکاؤنٹ کھولنے کی شرائط ادارے کے لحاظ سے مختلف ہیں؛ درخواست سے پہلے اس کی دستاویزات کی فہرست دیکھیں۔

ریاست کا آپریٹنگ معاہدے کا قاعدہ دیکھیں۔ نیویارک اپنی LLC کے اراکین سے فائلنگ سے پہلے، اس کے وقت یا اس کے 90 دن کے اندر تحریری معاہدہ اپنانے کا تقاضا کرتا ہے؛ کیلیفورنیا بھی معاہدہ LLC کے ریکارڈ کے ساتھ رکھنے کا تقاضا کرتا ہے (New York Department of State؛ California Secretary of State)۔ کارپوریشن کو ملکیت کا ریکارڈ اور بورڈ کی کارروائی کے منٹس رکھنے چاہئیں، جن میں اکاؤنٹ پر دستخط کرنے والوں کی اجازت بھی شامل ہو (IRS: Publication 583)۔

ذاتی رقم سے الگ کاروباری اکاؤنٹ کھولیں۔ IRS الگ کاروباری چیکنگ اکاؤنٹ اور ایسے ریکارڈ کی سفارش کرتا ہے جن سے ظاہر ہو کہ ہر جمع شدہ رقم فروخت ہے، مالک کی لگائی ہوئی رقم ہے یا قرض (IRS: Publication 583)۔

کیا منظوری کے بعد ریاست کوئی اور فائلنگ مانگتی ہے؟

جس ریاست میں کمپنی بنی ہے اس کی نئے ادارے کی ہدایات فوراً دیکھیں: منظوری کے بعد ابتدائی رپورٹ، ملکیت کا بیان، اشاعت، لائسنس یا ٹیکس رجسٹریشن لازم ہو سکتی ہے۔ شرط اور مدت ریاست اور ادارے کی قسم پر منحصر ہیں؛ صرف ریاستی منظوری سے یہ بعد کے مراحل مکمل نہیں ہوتے۔

کیلیفورنیا کی جن LLC پر نظر انداز کردہ ادارے یا شراکت داری کے طور پر ٹیکس لگتا ہے، وہ سالانہ ٹیکس $800، اگر واجب ہو، FTB 3522 کے ساتھ 4 ویں مہینے کی 15 تاریخ تک ادا کریں، جس میں فائلنگ کا مہینہ پہلا مہینہ گنا جاتا ہے۔ جو LLC استعمال میں نہ آئی ہو اور SOS Form LLC-4/8 کی شرائط پوری کرتی ہو وہ پہلے سال کا ٹیکس بچانے کے لیے قیام کے 12 ماہ کے اندر منسوخی کرا سکتی ہے؛ منسوخی کے لیے اب bizfile Online کی مکمل رسائی ضروری ہے (California Franchise Tax Board؛ California Secretary of State)۔ دیکھیں کیلیفورنیا کا کم از کم ٹیکس اور LLC فیس۔ کیلیفورنیا میں Statement of Information آن لائن جمع کرانے کے لیے bizfile Online کا صارف اکاؤنٹ چاہیے۔ اگر نادہندگی کے نوٹس کے بعد 60 دن تک بیان جمع نہ ہو تو ریاست $250 جرمانہ لگا سکتی ہے (California Secretary of State؛ California Secretary of State: عمومی سوالات؛ California Franchise Tax Board)۔

جہاں کمپنی کام کرے گی وہاں کے شہر، کاؤنٹی اور ریاستوں میں سرگرمی کے مطابق لائسنس بھی دیکھیں۔ نیویارک کے مطابق بعض کاروباروں کو ریاستی یا مقامی اجازت نامے چاہییں؛ کیلیفورنیا مالکان کو لائسنس اور اجازت نامے تلاش کرنے کے ٹول کی طرف رہنمائی کرتا ہے (New York Department of State؛ California Secretary of State)۔

اگر کمپنی کسی دوسری ریاست میں کام کرے گی تو دیکھیں کہ کیا اسے وہاں بیرونی ریاست کے ادارے کے طور پر رجسٹر ہونا ہے۔ مثال کے طور پر کیلیفورنیا ریاست کے اندر کاروبار شروع کرنے سے پہلے رجسٹریشن کا تقاضا کرتا ہے (California Secretary of State)۔

کیا امریکہ میں نئی بنائی گئی کمپنی کو وفاقی حقیقی مالکان کی رپورٹ جمع کرانی ہوگی؟

امریکہ میں بنائے گئے ادارے کے لیے اس وقت FinCEN کو وفاقی حقیقی مالکان کی رپورٹ جمع کرانا لازم نہیں۔ FinCEN کا موجودہ حتمی قاعدہ امریکی کمپنیوں اور ان کے حقیقی مالکان کو اس رپورٹنگ سے مستثنیٰ قرار دیتا ہے (FinCEN: BOI رپورٹنگ)۔

غیر ملکی قانون کے تحت بنے اور امریکہ میں کاروبار کے لیے رجسٹرڈ بعض اداروں کے لیے قاعدہ مختلف ہے۔ اگر کمپنی ایسی ہے تو FinCEN کا تازہ قاعدہ دیکھیں۔ ریاستی ملکیت کے انکشافات یا اکاؤنٹ فراہم کنندہ کی شناخت کی درخواستیں وفاقی FinCEN رپورٹ سے الگ ہیں (FinCEN: BOI رپورٹنگ)۔

ٹیکس حیثیت کے انتخاب کی کون سی تاریخ کیلنڈر میں لکھنی چاہیے؟

اگر مالکان S کارپوریشن کی ٹیکس حیثیت پر غور کر رہے ہیں تو Form 2553 کی مدت ابھی کیلنڈر میں لکھ لیں۔ عام آخری تاریخ اس ٹیکس سال کے آغاز کے 2 ماہ اور 15 دن بعد ہے جس سے انتخاب کو نافذ ہونا ہے؛ اس سے پہلے والے ٹیکس سال میں فائل کرنا بھی جائز ہے۔ نئی کمپنی کے لیے مؤثر ٹیکس سال اس وقت شروع ہو سکتا ہے جب اس کے پاس پہلی بار مالکان، اثاثے یا کاروباری سرگرمی ہو، جو بھی پہلے ہو (IRS: Form 2553 کی ہدایات)۔

Form 2553 پر مجاز افسر دستخط کرتا ہے، اور ہر مطلوبہ مالک اس کے Part I کی رضامندی پر دستخط کرتا ہے (IRS: Form 2553)۔ اگر LLC بننے کے دن سے C کارپوریشن کی ٹیکس حیثیت چاہتی ہے تو Form 8832 فوراً دیکھیں: اس کی مؤثر تاریخ عموماً فائلنگ سے 75 دن سے زیادہ پہلے کی نہیں ہو سکتی۔ اس کے Part I کی رضامندی پر تمام موجودہ اراکین، یا مجاز افسر، منیجر یا رکن دستخط کرتا ہے؛ ماضی کی مدت کے کسی سابق مالک کو بھی دستخط کرنے ہوں گے (IRS: Form 8832)۔

EIN لینے یا Form SS-4 پر «1120-S» لکھنے سے S کا انتخاب نہیں ہوتا۔ IRS کو Form 2553 موصول ہو کر منظور ہونا ضروری ہے؛ اہل LLC کو اس انتخاب کے لیے عموماً Form 8832 بھی نہیں چاہیے (IRS: Form SS-4 کی ہدایات؛ IRS: Form 2553 کی ہدایات)۔ اہلیت اور مالک کی ادائیگی پر اثر کا الگ فیصلہ چاہیے: کیا آپ کو S کارپوریشن کی حیثیت منتخب کرنی چاہیے؟۔

اگر کمپنی سے آخری تاریخ نکل گئی ہو تو اہل رعایت میں S انتخاب کے لیے Form 2553 اور C کارپوریشن کی درجہ بندی کے لیے Form 8832 استعمال ہوتا ہے، عموماً مطلوبہ مؤثر تاریخ سے 3 سال اور 75 دن کے اندر۔ دونوں کے لیے معقول وجہ اور یکساں گوشوارے ضروری ہیں؛ بعض کارپوریشنوں کے لیے S انتخاب میں استثنا ہے۔ دیکھیں کیا آپ کو S کارپوریشن کی حیثیت منتخب کرنی چاہیے؟ (IRS: تاخیر سے انتخاب میں رعایت؛ IRS: Rev. Proc. 2009-41)۔

پہلی انوائس یا پہلی تنخواہ سے پہلے کیا تیار ہونا چاہیے؟

لین دین شروع ہونے سے پہلے ریکارڈ اور مطلوبہ ٹیکس رجسٹریشنز بنائیں۔ EIN، ریاستی قیام، سیلز ٹیکس پرمٹ، آجر اکاؤنٹ اور کاروباری لائسنس الگ مقاصد کے لیے ہیں؛ ایک مل جانے سے باقی کی جگہ نہیں بھرتی (IRS: Publication 583؛ New York Department of State)۔

ریاستی ٹیکس محکمہ سے کمپنی کے آمدنی یا فرنچائز ٹیکس اکاؤنٹ کے بارے میں پوچھیں اور یہ کہ کیا اس کے لیے الگ رجسٹریشن لازم ہے۔ اس کے نوٹس EIN کے خط کے ساتھ رکھیں (California Secretary of State)۔

جو مالک، منیجر یا افسر تنخواہوں کے ٹیکس کا ذمہ دار ہو اور جان بوجھ کر روکا ہوا ٹیکس ادا نہ کرے، وہ Internal Revenue Code کی دفعہ 6672 کے تحت واجب الادا روکی ہوئی رقم کا 100% ذاتی طور پر ادا کرنے کا پابند ہو سکتا ہے، چاہے ملازمت کا ٹیکس LLC یا کارپوریشن کے ذمے ہو۔ جمع کرائے گئے تنخواہ کے گوشوارے پر تشخیص عموماً اس کی فائلنگ کی تاریخ سے تین سال تک رہتی ہے (اگر پہلے فائل ہو تو اگلی 15 اپریل سے)، اور وصولی تشخیص کے بعد دس سال تک، مستثنیات کے ساتھ۔ جس شخص کو مجوزہ جرمانے کا خط ملے اس کے پاس اپیل کے لیے 60 دن ہیں، یا اگر خط کا پتہ امریکہ سے باہر ہو تو 75 دن (IRS: Trust Fund Recovery Penalty؛ IRC کی دفعات 6501 اور 6502)۔

ریکارڈ رکھنے کا ایسا طریقہ چنیں جو آمدنی اور اخراجات صاف دکھائے، اور قیام کی دستاویزات، EIN کا نوٹس، مالکان کا ریکارڈ، ریاستی فائلنگز، اجازت نامے، انوائسیں اور رسیدیں ایک جگہ رکھیں (IRS: Publication 583)۔ اس کے بعد کون سے وفاقی اور ریاستی آمدنی ٹیکس گوشوارے آتے ہیں، یہ آپ کا پہلا کاروباری ٹیکس گوشوارہ اور آپ کا کاروبار کون سے گوشوارے جمع کراتا ہے میں ہے۔

مثال

صرف مثال کے لیے؛ رقوم امریکی ڈالر میں ہیں۔ ایک امریکی شخص مالک والی کیلیفورنیا کی LLC 1 ستمبر کو رجسٹر ہوتی ہے۔ مالک US$2,000 کی مشاورت کی انوائس کا ارادہ رکھتا ہے اور نئے کاروباری اکاؤنٹ میں US$1,000 ذاتی رقم جمع کراتا ہے۔ مالک منظور شدہ قیام کی دستاویزات محفوظ کرتا ہے، ریاستی نام اور ایجنٹ جانچتا ہے، اور US$1,000 کو فروخت کے بجائے مالک کی لگائی ہوئی رقم کے طور پر درج کرتا ہے۔

اگر ملازم، متعلقہ ایکسائز ٹیکس یا کارپوریٹ انتخاب نہ ہو تو LLC الگ وفاقی EIN کے بغیر کام کر سکتی ہے، حالانکہ اکاؤنٹ کی درخواست اسے مانگ سکتی ہے۔ مالک کیلیفورنیا کا ابتدائی Statement of Information 30 نومبر کے لیے کیلنڈر میں لکھتا ہے، یعنی رجسٹریشن کے 90 دن بعد۔ اگر LLC نظر انداز کردہ ہی رہے تو کیلیفورنیا کے پہلے سالانہ ٹیکس کی ادائیگی 15 دسمبر کو واجب ہے۔ اگر LLC کے پہلے ٹیکس سال سے S حیثیت زیر غور ہو تو مالک تنخواہیں دینے یا پہلی انوائس کی رپورٹنگ طے کرنے سے پہلے Form 2553 کی مؤثر تاریخ اور فائلنگ کی مدت جانچتا ہے۔ مالک مقامی لائسنس اور یہ بھی دیکھتا ہے کہ جہاں خدمت بیچی جاتی ہے وہاں وہ ٹیکس کے قابل ہے یا نہیں۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• آپ S حیثیت پر غور کر رہے ہیں یا انتخاب کی مدت نکل چکی ہے: کیا آپ کو S کارپوریشن کی حیثیت منتخب کرنی چاہیے؟ میں اہلیت اور فائلنگ بیان ہے؛ تاخیر سے یا غیر یقینی انتخاب پر عمل سے پہلے کاروبار کے قیام میں مدد لیں۔
• آپ کسی کارکن کو یا خود کو تنخواہ کے نظام سے ادائیگی کریں گے: تنخواہوں کا نظام شروع کرنا میں رجسٹریشن اور پہلی ادائیگی جمع کرانے کا طریقہ ہے۔
• آپ ٹیکس کے قابل اشیا یا خدمات بیچیں گے: سیلز ٹیکس کب وصول کرنا لازم ہے میں پرمٹ اور وصولی کے محرکات بیان ہیں۔
• آپ بیرون ملک رہتے ہوئے کمپنی کے مالک ہیں: بیرون ملک سے کمپنی بنانا اور چلانا میں EIN کے مسائل ہیں؛ امریکی کاروباری پتہ اور بینک اکاؤنٹ میں ایجنٹ اور دستاویزات کے سوالات ہیں۔
• آپ کو پہلے گوشوارے پہچاننے یا جمع کرانے ہیں، بشمول بغیر آمدنی والا سال: دیکھیں آپ کا کاروبار کون سے گوشوارے جمع کراتا ہے اور آپ کا پہلا کاروباری ٹیکس گوشوارہ۔
• ریاستی ریکارڈ، IRS کا ریکارڈ، ملکیت کے کاغذات یا پہلی مقررہ تاریخ واضح نہیں: منظور شدہ فائلنگ، EIN کا نوٹس، مالکان کی شناخت، ایجنٹ کی تفصیلات اور پہلی بھرتی اور فروخت کا منصوبہ جمع کریں؛ فائل کرنے یا اکاؤنٹ کھولنے سے پہلے انہیں ملانے کے لیے کاروبار کے قیام میں مدد لیں۔