הודעה מ-⁠IRS לעסק: איזה מכתב זה ומה עושים קודם

מה עושים קודם כשהעסק מקבל הודעה מ-⁠IRS?

מצאו את מספר ה-⁠CP או ה-⁠LTR בפינה הימנית של ההודעה, רשמו את תאריך התגובה וחפשו את המספר ב-⁠IRS.gov לפני כל פעולה אחרת. ה-IRS אומר שאם ההודעה דורשת תגובה, יש לפעול עד המועד שנקבע, ושתגובה עד אותו תאריך מבטיחה את זכויות הערעור שלכם אם אתם חולקים על ההודעה.

1. רשמו את מספר ההודעה, את תקופת המס, את הטופס שהיא מציינת ואת תאריך התגובה.
2. חפשו את המספר ב-חיפוש הודעות ומכתבים של IRS.
3. השוו את ההודעה לדוח שהוגש לאותה תקופה ולרישומי התשלומים שלכם.
4. מסכימים, חולקים או לא יכולים לשלם הכול. אם אתם מסכימים, עשו מה שההודעה מבקשת; אין צורך להגיב אם היא לא מבקשת זאת. אם אתם חולקים, פעלו לפי ההוראות בהודעה ושלחו עותקים של המסמכים שלכם. אם אינכם יכולים לשלם את הכול, שלמו מה שאפשר עד התאריך הנקוב; זה עשוי להקטין את הריבית והקנסות.
5. שמרו את ההודעה ועותק של כל מה ששלחתם.

הודעה אינה פשוטה כאשר היא:

• מזכירה עיקול או שעבוד מס;
• מכסה כמה תקופות או שנים;
• קשורה למס שכר;
• דורשת דוח שהעסק לא הגיש מעולם;
• מטילה קנס על דוח של שותפות או של חברת S;
• מטילה קנס על טופס 5472 בעסק שבבעלות זרה.

עיקול (levy) הוא תפיסה חוקית של הרכוש שלכם, למשל יתרה בחשבון בנק, בגלל חוב מס; שעבוד מס (lien) הוא תביעה חוקית של הממשלה על הרכוש שלכם בגלל מס שלא שולם.

פנו אל איש מקצוע מוקדם במקרים האלה; בסעיף “אילו הודעות מ-⁠IRS מחייבות לפנות מיד לעזרה מקצועית?” בהמשך מוסבר למה. אל תניחו לתאריך התגובה לעבור בזמן שאתם מחפשים עזרה.

מה לאסוף: כל עמודי ההודעה, חזית ואחור; הדוח שהוגש לאותה תקופה ומספר ה-⁠EIN; הוכחה לכל תשלום (דף חשבון בנק או צ׳ק שנפרע); הודעות קודמות באותו עניין. אם הספרים מפגרים כל כך שאי אפשר לאסוף את אלה, מתחילים בהם: ראו השלמת הנהלת חשבונות שפיגרה.

האם המכתב מ-⁠IRS לעסק שלי אמיתי?

IRS אומר שהוא יוצר קשר ראשון בדרך כלל בדואר שמועבר בשירות הדואר של ארצות הברית. שיחה, אימייל או הודעת טקסט אינם מ-⁠IRS אם הם לא צפויים, מלחיצים אתכם, מאיימים, מבקשים מידע אישי או פיננסי או דורשים תשלום מיידי; הודעה פרטית ברשת חברתית אינה מ-⁠IRS לעולם (IRS).

כדי לבדוק מכתב, חפשו את המספר שלו ב-חיפוש הודעות ומכתבים של IRS. אם הוא לא מופיע או נראה חשוד, IRS אומר להתקשר למספר ⁦800-829-1040⁩ ולפעול לפי הוראות הנציג. בדף הסיוע הטלפוני של IRS מופיע המספר ⁦800-829-4933⁩ לעסקים.

שני גורמי קשר אמיתיים מפתיעים בעלי עסקים: קצין גבייה (revenue officer) שמתקשר בנושא מס שכר עוד לפני שנשלחה הודעת חוב (IRS אומר שהוא שולח בדואר גם מכתב 5857 עם שעת שיחה; אשרו זאת במספר המופיע במכתב), ומכתבים מחברות גבייה פרטיות (IRS).

איפה מספר ההודעה, ואיך מחפשים מה הוא אומר?

מספר ה-⁠CP או ה-⁠LTR נמצא בפינה הימנית של המכתב (IRS). הזינו אותו בחיפוש ההודעות והמכתבים של IRS, או חפשו לפי נושא. דף ההודעה מסביר במה היא עוסקת ומה לעשות בהמשך. חלק מהמכתבים נושאים מספר Letter או LT במקום זאת, למשל Letter 1058. התקשרו למספר הטלפון המודפס בהודעה.

מה פירוש ההודעות הנפוצות של IRS לעסקים?

לכל הודעה בטבלה יש דף ב-⁠IRS שמסביר מה היא ומה הצעד הראשון. בעמודה האחרונה מופיע המדריך שמטפל בתיקון.

IRS מתאר את ⁦CP161⁩ ואת ⁦CP215⁩ רק כיתרת חוב שלא שולמה וכקנס אזרחי; בדפים שלו לא כתוב שהן מיועדות לעסקים בלבד. בדקו את השם ואת מספר הזיהוי המודפסים בהודעה כדי לדעת לאיזה חשבון היא מתייחסת.

למכתבים אחרים יש מדריכים משלהם:

• מכתב ביקורת: ביקורת של IRS בעסק קטן.
• ספק שכר שלא שילם ל-⁠IRS: ספק השכר לא שילם את המסים שלכם.
• קצין גבייה ששואל על מס שכר שלא שולם: קנס השבת כספי נאמנות.
• קנס על טופס 5472: הגשות של בעלים זרים שהוחמצו.
• קנס על טופס 1099 או ⁦W-2⁩ שהוגש באיחור (הודעה 972CG, לפי פרסום 1586): טפסי מס לקבלנים ולעובדים שהוגשו באיחור.

מה עושים אם ההודעה אומרת שאני חייב כסף שלדעתי כבר שילמתי, או שאני חולק עליה?

השוו כל תשלום ששילמתם לתשלומים ש-⁠IRS אומר שיישם. בהודעת ⁦CP161⁩, לפי הטבלה למעלה, יש רק 10 ימים מתאריך ההודעה כדי לדווח על תשלום חסר או על נתונים שגויים.

1. אספו הוכחה לכל תשלום: תאריך, סכום, התקופה והטופס שאליהם התכוונתם, ואסמכתה מהבנק. קראו את רשימת התשלומים ואת החישוב בהודעה ובדקו אותם מול הדוח שלכם.
2. בדקו את הצד של IRS. ב-חשבון המס העסקי מופיעה היתרה לפי שנים והיסטוריית התשלומים; תדפיס חשבון מס מציג תשלומים, קנסות, ריבית ויתרת חוב.
3. התקשרו למספר שבהודעה כשהמסמכים בידכם. הדף של ⁦CP215⁩ מבקש מסמכים כמו צ׳קים שנפרעו.
4. שלמו את מה שאינו שנוי במחלוקת עד התאריך המצוין. הריבית ממשיכה להצטבר על יתרת חוב שלא שולמה אחרי מועד התשלום.

לאן מפנים מחלוקת תלוי בהודעה:

• הודעת חוב או קנס (⁦CP161⁩, ⁦CP215⁩): התקשרו למספר שבהודעה. כדי לערער על קנס אפשר גם לשלוח מכתב חתום עם מסמכים תומכים שמסביר למה כדאי לשקול אותו מחדש. IRS רשאי לבטל קנס או להקטין אותו בגלל סיבה סבירה, והריבית שנצברה על הקנס נעלמת איתו (IRS). עסק עם היסטוריה של הגשה ותשלום במועד ב-⁠3 השנים הקודמות עשוי גם להיות זכאי להקלה חד-פעמית בקנס על אי-הגשה, אי-תשלום או אי-הפקדה: First Time Abate, שאותה אתם מבקשים, או הפטור האוטומטי בדוחות מתאימים (IRS: הקלה בקנסות מינהליים; התנאים מפורטים בקנסות על איחור בהגשה ובתשלום). אפשר לבטל ריבית על המס עצמו, בטופס 843 או במכתב חתום, בגלל טעות או עיכוב בלתי סבירים של IRS שהתרחשו אחרי ש-⁠IRS כתב לכם לראשונה ושהעסק לא תרם להם; יש להגיש בתוך 3 שנים אחרי הדוח המקורי או 2 שנים אחרי תשלום המס, לפי המאוחר מביניהם. ההקלה הזו אינה חלה על מס שכר (ביטול ריבית של IRS).
• הודעת ⁦CP504⁩: התקשרו מיד. ההודעה מסבירה גם איך מבקשים בדיקה בתוכנית Collection Appeals Program לפני פעולת גבייה. אם כבר שילמתם או שיש לכם הסכם תשלומים, התקשרו בכל זאת כדי שהחשבון ישקף זאת (IRS).
• הודעת ⁦LT11⁩, מכתב 1058 או ⁦CP297⁩: בקשה לדיון Collection Due Process בטופס 12153, בתוך מגבלת הזמן המתוארת בהמשך.
• עדיין תקועים: דפי ההודעות של IRS מפנים ל-⁠Taxpayer Advocate Service, גוף עצמאי בתוך IRS, ולמרפאות לנישומים בעלי הכנסה נמוכה (Low Income Taxpayer Clinics). פרסום 1660 אומר ש-⁠Taxpayer Advocate Service אינו יכול להאריך את הזמן לבקשת דיון.

האם עדיין צריך להשיב אם העסק נסגר, לא הייתה בו פעילות, או שההודעה מבקשת טופס 940 ישן?

בהודעת ⁦CP259⁩, כן. הדף של ⁦CP259⁩ אומר שעסק ללא עובדים או פעילות עסקית בתקופה אינו חייב להגיש עבורה דוח, אבל עדיין חייב להשיב להודעה, בטופס התגובה המצורף שבו מסבירים למה אין צורך בדוח. אם העסק הפקיד תשלומים, שילם או היו לו זיכויים באותה תקופה, עליו להגיש דוח חתום שמציג אותם כדי לקבל החזר. בכל הודעה אחרת, פעלו לפי ההוראות שבה.

ארבעה דברים שכדאי לדעת לפני ששולחים טופס תגובה:

• “אין פעילות” לא תמיד אומר “אין דוח”. שותפות אמריקאית מגישה טופס 1065, אלא אם אין לה הכנסות והיא לא הוציאה הוצאות מותרות בניכוי ולא קיבלה זיכויים (הוראות טופס 1065). חברה אמריקאית שאינה פטורה לפי סעיף 501 חייבת להגיש דוח מס הכנסה, בדרך כלל בטופס 1120, בין אם יש לה הכנסה חייבת ובין אם לא (הוראות טופס 1120). חברת S מגישה במקומו את טופס ⁦1120-S⁩, אבל רק כל עוד בחירה ש-⁠IRS אישר בתוקף (הוראות טופס ⁦1120-S⁩); אם הודעה מציינת טופס 1120 לעסק שאתם מתייחסים אליו כחברת S, בדקו קודם את מכתב האישור של IRS וראו הקלה בבחירת חברת S שהוגשה באיחור.
• מספר EIN קובע חובות הגשה. כשמונפק EIN, נקבעות דרישות לדוחות מסוימים, כמו טפסים 940, 941 ו-⁠1120. דוח שלא הוגש נחשב לדוח באיחור, ונשלחת הודעה נפרדת לכל טופס ולכל תקופה (⁦CP259⁩). משום כך עסק שמעולם לא העסיק עובדים עשוי לקבל הודעה על שכר.
• הודעה על טופס 940 או 941 ישן. הדף של ⁦CP259⁩ אומר שאין חובה להגיש דוח לתקופה ללא עובדים או פעילות עסקית, אבל עדיין משיבים בטופס התגובה. עם זאת, אחרי טופס 941 הראשון עסק מגיש בדרך כלל בכל רבעון, גם בלי שכר, עד שהוא מגיש דוח אחרון (הוראות טופס 941), ובטופס 940 יש תיבה לתשלום אפס למעסיק שלא שילם לאיש בשנה ותיבה לדוח אחרון לעסק שנסגר (הוראות טופס 940). הדף של ⁦CP259⁩ לא מסביר איך כל זה מסתדר יחד, ולכן בדקו את היסטוריית השכר באותה תקופה לפני שאתם משיבים; ראו חובות מס שכר שפיגרו, והשלמת דוחות עסקיים שלא הוגשו כדי לדעת כמה שנים אחורה IRS מבקש בדרך כלל דוחות חסרים.
• הודעת ⁦CP259⁩ עשויה להצטלב עם ההגשה שלכם. בדף של ⁦CP259⁩ IRS אומר שאם הגשתם ב-ארבעה שבועות האחרונים באותם שם ו-⁠EIN שמופיעים בהודעה, אפשר להתעלם ממנה. הוא לא אומר דבר כזה על הודעות אחרות.

כדי לסיים את חובות ההגשה של עסק, ראו אילו דוחות העסק שלכם מגיש וסגירת חברה.

כמה זמן יש, ומה קורה אם מחמיצים את התאריך?

התאריך המודפס בהודעה הוא הקובע; IRS לא קובע מועד אחד לכל ההודעות, ובחלקן יש בתוכן חלון זמן קצר יותר.

שלושה דברים שכדאי לדעת על הודעות עיקול:

• ⁦CP504⁩ אינה הודעת הדיון, ואחריה לא בהכרח תגיע הודעת דיון. השאלות הנפוצות של IRS על ערעורים אומרות ש-⁠IRS אינו יכול לעקל על סמך ⁦CP504⁩ בלבד: אחריה מגיעה הודעה רשמית על כוונה לעקל ועל הזכות לדיון (IRS). אבל ההודעה הזו נדרשת רק פעם אחת לכל מס ולכל תקופה (סעיף ⁦6330(a)(1)⁩; פרסום 1660), והדף של ⁦CP504⁩ אומר שהיא מגיעה רק אם עוד לא קיבלתם הודעה כזו. בדקו הודעות קודמות על אותו מס ואותה תקופה: אם נשלחה הודעה כזו, אפשר לעקל בלי הודעה נוספת, וחלון הבקשה שלה עשוי להיות בעיצומו או שכבר חלף. אפשר לעקל החזר מס מדינתי גם בלי ההודעה. כך גם את הרכוש של עסק שביקש דיון בנושא מס שכר בשנתיים שלפני התקופה שעוקלה (עיקול מס שכר של נישום פסול, disqualified employment tax levy); הדיון שלו מתקיים אחרי העיקול, כפי שמתאר הדף של ⁦CP297A⁩ (סעיף ⁦6330(f)⁩ ו-⁠(h)). פרסום 1660 מפרט את החריגים האחרים. IRS עדיין אומר להגיב להודעת ⁦CP504⁩ עכשיו ולא לחכות.
• ספרו את 30 ימים מהיום שאחרי התאריך שבהודעה. התקנה סופרת מתאריך ההודעה ולא מיום הקבלה, ולכן הודעה שנקראה באיחור אינה מאריכה את המועד; גם התקשרות ל-⁠IRS אינה מאריכה אותו, וגם מגורים מחוץ לארצות הברית אינם מאריכים אותו (Treas. Reg. 301.6330-1; פרסום 1660). בשאלות הנפוצות על ערעורים כתוב “מיום הקבלה”; פעלו לפי התקנה. אם היום האחרון הוא שבת, ראשון או חג רשמי, בקשה עם חותמת דואר של היום הבא שאינו אחד מאלה נחשבת במועד (סעיף 7503). IRS רשאי לשלוח את ההודעה לכתובת הידועה האחרונה של העסק (סעיף ⁦6330(a)(2)⁩), ולכן אחרי מעבר דירה או החלפת גורם אחראי, עדכנו אותה ב-טופס ⁦8822-B⁩. בדרך כלל אסור לעקל במהלך הימים האלה או כל עוד תלויה ועומדת בקשה שהוגשה במועד.
• בקשה מאוחרת חלשה יותר. בקשה עם חותמת דואר בתוך שנה אחת מתאריך הודעת העיקול עדיין יכולה לזכות בדיון שווה ערך, אבל העיקול אינו אסור ואת ההחלטה אי אפשר להביא לבית משפט (פרסום 1660).

על שעבודי מס, דיונים ומה שעוצר גבייה, ראו תוכניות תשלומים של IRS לחוב מס עסקי.

האם רואה החשבון או איש הנהלת החשבונות שלי יכולים לטפל מול IRS במקומי?

רואה חשבון (CPA), עורך דין או סוכן מס מורשה (enrolled agent) יכולים, אחרי שהעסק חותם על טופס 2848. ההוראות של IRS אומרות שהנציג חייב להיות זכאי לייצג מול IRS; חלק II מפרט מי זכאי, ובהם עורכי דין, CPA, סוכני מס מורשים, נושאי משרה ועובדים במשרה מלאה.

איש הנהלת חשבונות שאינו באחת הקבוצות האלה יכול לקבל טופס 8821 כדי לעיין במידע מס ולקבל אותו, אבל לא כדי לייצג את העסק. מכין דוחות שאינו רשום (מכין בתשלום שאינו עורך דין, CPA או סוכן מס מורשה) רשאי לייצג נישום רק בביקורת של דוח שהוא עצמו הכין וחתם עליו, וצריך PTIN וגם רישום בתוכנית Annual Filing Season Program של IRS. זה לא כולל הודעת חוב או עיקול, ומכין כזה לא יכול לייצג נישום מול קציני גבייה או מול קציני ערעורים לעולם.

IRS מחזיר טופס 2848 שבשורה 3 שלו לא מצוינים העניין, הטופס והתקופות (הוא מחזיר טפסים עם “כל השנים” או “כל המסים”), או שנחתם בידי אדם לא נכון. בקנס שאינו קשור לדוח, בשורה 3 צריך לכתוב “Civil Penalty” או לתאר את הקנס. בחברה חותם נושא משרה שמוסמך לחייב אותה. בשותפות חותמים כל השותפים, או שותף אחד שמוסמך לפי חוק המדינה לפעול בשמה, עם עותק של ההרשאה. על שאר הטופס ראו ביקורת של IRS בעסק קטן והחלפת רואה חשבון.

הטופס אינו פוטר את העסק מחובות המס שלו.

איפה אפשר לראות את כל המכתבים והיתרות של IRS לעסק שלי?

ב-חשבון המס העסקי של IRS מופיעים החוב לפי שנים, היסטוריית התשלומים, תדפיסי מס, הודעות ומכתבים. בדף של IRS לא כתוב שכל מכתב מופיע שם, ולכן פעלו לפי ההודעה בנייר ולפי התאריך המודפס בה.

גורם מוגדר מחדש את התפקיד מדי שנה. בלי חשבון, אפשר לקבל תדפיס עסקי בדואר בטופס ⁦4506-T⁩ או בטלפון לקו העסקים של IRS (IRS). תדפיס ישות מציג את חובות ההגשה של העסק, וזה עוזר כשהודעה מבקשת דוח שלא ידעתם שאתם חייבים. “No record of return filed” זמן קצר אחרי ההגשה (המתינו 2 עד 3 שבועות אחרי הגשה בדוא״ל, 6 עד 8 שבועות אחרי שליחה בדואר) עשוי רק לומר שהדוח עדיין לא עובד.

אילו הודעות מ-⁠IRS מחייבות לפנות מיד לעזרה מקצועית?

פנו לעזרה מוקדם כשצעד ראשון שגוי יקר או קשה לתיקון, והחזיקו את תאריך התגובה לנגד עיניכם בינתיים. המאפיינים האלה מעלים את הסיכון:

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה בלבד; הסכומים בדולרים אמריקאיים.

שתי שנים של טופס 1065 שלא הוגשו

LLC עם שני חברים שממוסה כשותפות הרוויח בשתי השנים הראשונות שלו ולא הגיש מעולם טופס 1065.

• שנים 1 ו-⁠2: טופס 1065 של כל שנה אמור להיות מוגש אחרי סוף השנה (ב-⁠15 במרץ לשותפות שנת מס קלנדרית, לפי הוראות טופס 1065); אף אחד מהם לא הוגש.
• שנה 3 או מאוחר יותר: מגיעות שתי הודעות ⁦CP259⁩, אחת לכל שנה. כל אחת מבקשת מה-⁠LLC להגיש עכשיו או להסביר בטופס התגובה למה אין צורך בדוח.
• התגובה: ל-⁠LLC הייתה הכנסה, ולכן טופס 1065 היה נדרש בכל שנה. הדף של ⁦CP259⁩ אומר להגיש מיד, ולכן ה-⁠LLC בונה את הספרים לשתי השנים מתוך דפי הבנק ומגיש את שני הדוחות עם כל הנספחים.
• אחר כך: יכולה להגיע הודעת קנס (⁦CP162C⁩) לכל שנה שבאיחור. מדריכי הקנסות וההקלות מראים מה החיוב. הקלה לשותפות קטנה עשויה להתאים אם ה-⁠LLC עומד בתנאים שבדף של ⁦CP162C⁩, למשל שכל חבר הוא אדם פרטי שאינו זר שאינו תושב ושדיווח על חלקו בדוח שהוגש במועד (IRS).

חברת S ותשלום חסר

חברת S מקבלת הודעת ⁦CP161⁩ על ⁦US$8,000⁩. בדף החשבון של הבנק שלה מופיע תשלום של ⁦US$5,000⁩ שאינו ברשימת התשלומים שיושמו בהודעה.

היא מתאימה את התאריך, הסכום והתקופה של התשלום להודעה, בודקת את חשבון המס העסקי, ופונה ל-⁠IRS תוך 10 ימים מתאריך ההודעה עם האסמכתה מהבנק. אם IRS מאשר את התשלום, היתרה עשויה לרדת לכ-⁦US$3,000⁩, לפני ריבית וקנס. חברת S משלמת את היתרה עד התאריך המצוין, או שואלת על תוכנית תשלומים.

הודעה על קנס אזרחי

LLC לייעוץ מקבל הודעת ⁦CP215⁩ על ⁦US$2,400⁩. ההודעה מציינת את מועד התשלום, את הסכום ואת אפשרויות התשלום. הבעלים מחפש בה את שם הקנס ואת תקופת המס, ואז מתאים אותו למדריך שמטפל בו: קנס על דוח שהוגש באיחור או הפרה בטופס 5472. אם ההגשה הייתה במועד, או שההודעה אינה מבהירה את הקנס, הבעלים מתקשר למספר שבהודעה לפני התשלום, עם הוכחה להגשה. אם הקנס נכון, תשלום כל ⁦US$2,400⁩ עד מועד התשלום עוצר הצטברות של קנסות וריבית נוספים.

המצב שלכם שונה?

• ההודעה מזכירה עיקול, מפרטת כמה תקופות, קשורה למס שכר או מבקשת דוח שלא הגשתם, ותאריך התגובה קרוב: התאריך הוא השעון. איזה בעלים ההודעה נוגעת בו, איזה דוח להגיש קודם, אם נציג צריך להשיב ואם הקלה בקנס מתאימה, תלוי בעובדות שההודעה לא מראה. קבלו עכשיו עזרה במיסוי חברות, והחזיקו את תאריך התגובה לנגד עיניכם בינתיים.
• חסרים דוחות לכמה שנים, או שהספרים מפגרים כל כך שאי אפשר למצוא את הדוח או הוכחה לתשלום: עקבו אחרי השלמת דוחות עסקיים שלא הוגשו. הדוחות האלה נבנים מהספרים, ולכן בדרך כלל מתחילים בספרים: ראו השלמת הנהלת חשבונות שפיגרה ועזרה בהנהלת חשבונות.
• ההודעה היא על קנס: ראו קנסות על איחור בהגשה ובתשלום, והקלה בקנס לשותפות קטנה לחיוב על טופס 1065.
• ההודעה היא על מס שכר: ראו חובות מס שכר שפיגרו ואם מעורב קצין גבייה, קנס השבת כספי נאמנות.
• העסק חייב יותר ממה שהוא יכול לשלם: ראו תוכניות תשלומים של IRS לחוב מס עסקי.
• המכתב הוא ביקורת: ראו ביקורת של IRS בעסק קטן.
• דוח שהוגש היה שגוי וההודעה מציגה נתון אחר: ראו תיקון דוח עסקי שהוגש.
• העסק בבעלות מחו״ל והקנס הוא על טופס 5472: ראו הגשות של בעלים זרים שהוחמצו.
• ההודעה היא ⁦CP2000⁩ על הדוח האישי שלכם: ראו המדריך להודעת underreporter.