Como reconstruir livros com extratos bancários: T2125, T2, HST

Preciso entregar a declaração todo ano mesmo sem livros?

A falta de livros não elimina a obrigação de entregar a declaração. A corporação entrega uma T2 para cada ano fiscal, inclusive nos anos sem imposto a pagar (CRA: guia da T2). O empresário individual pode precisar entregar uma declaração T1 (declaração de imposto de renda pessoal do Canadá) com a T2125 se houver imposto a pagar ou restituição a receber, se a CRA pediu a declaração, se os ganhos de autônomo são altos o bastante para gerar contribuições ao CPP (plano de previdência do Canadá) ou por outros motivos listados (CRA: você precisa entregar uma declaração). Um negócio registrado no GST/HST entrega uma declaração para cada período de apuração, inclusive nos períodos sem vendas (CRA).

A CRA (Agência da Receita do Canadá) não espera pela declaração. Ela pode lançar o imposto sem ela, deixa de fora deduções voluntárias a que você poderia ter direito e estima as despesas do negócio com base em declarações anteriores (CRA: declarações não entregues; Income Tax Act, seção 152). Uma declaração em atraso também gera uma multa que cresce com o imposto não pago e com os meses de atraso (Income Tax Act, seção 162). Para as regras de multa, a ordem de entrega e o alívio, veja declarações pessoais não entregues e declarações corporativas não entregues.

Uma reconstrução deixa de ser simples quando vários anos estão em aberto, quando uma corporação e o proprietário dividem contas, quando dinheiro em espécie nunca chegou ao banco, quando o GST/HST se aplica ou quando chegou uma carta da CRA. A última seção lista quando buscar ajuda antes de entregar. Reúna primeiro:

• Todos os extratos de todas as contas que o negócio usou, inclusive contas pessoais e de cartão.
• Históricos de e-transfers (transferências eletrônicas Interac), relatórios de processadores de pagamento ou de plataformas e quaisquer informes que os clientes emitiram, como um T4A.
• Faturas, contratos, orçamentos, agendas de atendimento e mensagens de clientes.
• Declarações anteriores, avisos da CRA, o número de empresa (business number) e os dados do registro no GST/HST, se houver.
• No caso de uma corporação, a data de constituição e o fim do exercício.
• Para qualquer extrato que você não tenha mais: uma cópia de cada banco, emissor de cartão e processador de pagamento, inclusive de contas encerradas. Os clientes também podem reenviar faturas e confirmações de pagamento.

Guarde os registros de cada ano não entregue. Para os registros de imposto de renda, o prazo de guarda corre a partir do dia em que a declaração é entregue (Income Tax Act, seção 230); veja por quanto tempo guardar os registros do negócio.

O que as regras de registros da CRA exigem, e extratos bancários valem?

Um negócio deve guardar registros que permitam apurar o seu imposto, e a CRA diz que os registros de renda devem mostrar a data, o valor e a origem de cada recebimento. Ela também manda os negócios guardarem cópias das guias de depósito, extratos bancários e cheques compensados. Esses documentos mostram que o dinheiro se moveu, não para que serviu (CRA: registros do negócio; Income Tax Act, seção 230).

Os extratos precisam de companhia. A CRA lista faturas de venda, fitas de caixa registradora, recibos, guias de depósito bancário, extratos de honorários e contratos como os documentos que sustentam os lançamentos de renda. O GST/HST tem o seu próprio dever de guardar registros que mostrem o imposto devido (Excise Tax Act, seção 286). A CRA diz para não enviar registros junto com a declaração de imposto de renda; portanto, guarde-os para o preparador e para qualquer pedido da CRA (CRA: registros do negócio).

Levo capturas de tela dos e-transfers?

Leve primeiro os extratos do próprio banco e o histórico de e-transfers em formato eletrônico, e use capturas de tela só para preencher lacunas. O boletim da CRA sobre registros eletrônicos diz que registros que começam eletrônicos devem ser guardados em formato legível eletronicamente (CRA: guarda eletrônica de registros). O extrato eletrônico de um banco é esse original.

O boletim não menciona capturas de tela. O critério dele para a imagem de um original em papel é que a imagem traga as mesmas informações e seja legível. Uma captura que corta a data, o valor ou o remetente não passaria em um critério assim, e as páginas da CRA não esclarecem se uma captura de tela basta. Use uma captura para o que o extrato não mostra, como a mensagem de um cliente, e guarde o extrato completo ao lado dela. Para papel digitalizado ou fotografado, veja recibos digitalizados para a CRA.

Como transformo extratos bancários e e-transfers em vendas, mês a mês?

Classifique cada depósito como pagamento de cliente ou outra coisa e some os pagamentos de clientes por mês. Só os pagamentos de clientes são vendas.

1. Coloque os extratos de cada conta em ordem de data e comece pelo ano mais antigo. Cada saldo inicial deve ser igual ao saldo final anterior; uma diferença indica um extrato faltando.
2. Baixe as transações de todas as contas para uma única planilha.
3. Classifique cada depósito usando a tabela abaixo.
4. Case os pagamentos de clientes com faturas, contratos, mensagens ou o nome do remetente. Liste o que você não conseguir casar para o proprietário confirmar.
5. Some os pagamentos de clientes por mês e depois por ano fiscal (no caso de uma corporação, até o seu próprio fim de exercício). O teste de registro no GST/HST é diferente: ele conta por trimestre-calendário, quando cada venda se tornou devida ou foi paga, o que ocorrer primeiro (veja a seção sobre o registro).
6. Confira a classificação: os pagamentos de clientes mais tudo o que foi classificado como não venda devem ser iguais aos depósitos nos extratos, mês a mês. Uma diferença é uma linha faltando ou classificada errado.

Tratar todo depósito como venda superestima a renda. Deixar uma conta de fora faz o contrário, porque uma transferência só se anula quando as duas contas estão no conjunto. A própria análise de depósitos bancários da CRA funciona assim: ela remove empréstimos, transferências, restituições de imposto e vendas de bens pessoais e depois pede ao contribuinte que explique o que sobra (manual de auditoria da CRA).

Os depósitos bancários mostram quando o dinheiro chegou, não quando foi ganho. O ano a que pertence uma fatura não paga depende do método contábil; veja regime de caixa ou de competência. Repasses de plataformas e renda em dólares americanos têm etapas próprias em como reconstruir renda de plataformas e em dólares americanos. Para casar e-transfers com faturas daqui em diante, veja como acompanhar pagamentos por e-transfer.

E o dinheiro em espécie que peguei e nunca depositei, ou um negócio em dinheiro sem documentação?

O dinheiro de clientes é renda, tenha ou não chegado a um banco; por isso, uma reconstrução acrescenta uma estimativa que você consiga explicar. A CRA diz para incluir toda a sua renda, e a página dela sobre a economia informal lista entre os que devem declarar os prestadores de serviço pagos em dinheiro (CRA: renda do negócio; CRA: economia informal).

Monte a estimativa com o que existir:

• Fitas de caixa registradora, talões de recibos e contagens diárias do caixa.
• Agendas de atendimento ou listas de serviços multiplicadas pelo preço realmente cobrado.
• Compras de fornecedores e o preço de venda habitual do que foi comprado.
• O relato do proprietário sobre semanas típicas, com os meses que ele cobre.

As páginas da CRA citadas aqui não fixam nenhuma fórmula de estimativa. Anote o método, os dados usados e quem os forneceu, e marque cada valor como estimativa. Registre o dinheiro em espécie pelo valor total e qualquer despesa paga com ele separadamente, em vez de compensar um contra o outro.

O dinheiro que o proprietário ficou precisa de registro próprio. Para o empresário individual, é uma retirada. Para uma corporação, classifique cada valor pelos fatos que o sustentam: remuneração, dividendo ou empréstimo. Uma retirada sem comprovação pode ser um benefício tributável ao acionista (Income Tax Act, seção 15), e um lançamento de empréstimo sozinho não cria dívida; veja renda da corporação em conta pessoal e empréstimos de acionistas.

Como reconstruo as despesas quando não há recibos?

A linha do extrato dá o beneficiário, a data e o valor; o fornecedor dá o resto. Peça primeiro a cada fornecedor uma segunda via da fatura ou o histórico da conta. Quando o vendedor não dá recibo, a CRA manda anotar no seu diário de despesas o nome e o endereço do vendedor, o valor, a data e os detalhes da transação (CRA: registros do negócio).

O extrato não mostra o que foi comprado nem quanto foi para o negócio. Custos de uso misto, como veículo ou escritório em casa, precisam de uma base de uso empresarial; para o veículo, veja como reconstruir o diário de bordo de um veículo. Retiradas do proprietário, transferências para você mesmo, compras pessoais e o principal de empréstimos não são despesas do negócio. O pagamento de um cartão de crédito também não é: as compras estão no extrato do cartão, então inclua a conta do cartão no conjunto e conte cada compra uma vez. Equipamentos e outros bens duráveis geralmente são deduzidos ao longo de vários anos como CCA (Capital Cost Allowance, depreciação fiscal canadense), e não todos no ano da compra (CRA: CCA). Para o que a CRA aceita sem recibo, veja como pedir despesas sem recibos.

O GST/HST tem um critério mais rígido. Um crédito de imposto sobre insumos (input tax credit), isto é, o GST/HST pago em compras do negócio que é descontado do imposto que você deve, exige documentação comprobatória suficiente em mãos antes de ser pedido (CRA: créditos de imposto sobre insumos); por isso, não se pode deduzir o imposto a partir de uma cobrança no cartão. A maioria dos registrados também precisa pedir o crédito dentro de quatro anos, então os créditos dos períodos mais antigos podem estar fora do prazo (Excise Tax Act, seção 225). Na T2125, mostre cada despesa líquida do crédito de imposto sobre insumos pedido sobre ela, para que o mesmo imposto não seja deduzido duas vezes (CRA: despesas da T2125).

Estou registrado no GST/HST, e como estimo o imposto que está dentro dos meus depósitos?

Um negócio registrado tem um número de conta do GST/HST junto com o número de empresa (business number) (CRA: como se registrar no GST/HST). Procure-o em cartas da CRA, declarações entregues ou na conta do negócio na CRA, em vez de confiar na memória. Se não houver nenhum, teste as suas vendas: um negócio deve se registrar quando as vendas tributáveis, inclusive as de alíquota zero, passam de $30.000 em um trimestre-calendário ou em quatro trimestres-calendário consecutivos (CRA: quando se registrar). Conte cada venda no trimestre em que ela se tornou devida, ou foi paga, se isso vier antes. A contagem é mundial e inclui as vendas de associados; deixa de fora serviços financeiros, bens de capital e ágio (goodwill) (Excise Tax Act, seção 148). Taxistas e motoristas de aplicativo comerciais devem se registrar desde a primeira corrida tributável, quaisquer que sejam as vendas (CRA: registro). A data de vigência está em quando se registrar no GST/HST.

Para um negócio registrado, ou para um período em que o registro era obrigatório:

1. Some as vendas tributáveis por trimestre-calendário, cada uma contada quando se tornou devida ou foi paga, se isso vier antes, para achar a data em que você deixou de ser pequeno fornecedor.
2. Separe as vendas que não têm imposto.
3. Nos depósitos tributáveis em que o imposto aparecia na fatura ou foi somado ao preço, retire o imposto com a fração do imposto da alíquota: a alíquota dividida por um mais a alíquota. A CRA lista as frações no RC4022, e a sua calculadora inversa separa um total com imposto incluído. Use a fração apenas sobre um total de preço mais GST/HST. Se o PST também estiver no depósito, separe-o primeiro, porque o GST é calculado sobre o preço sem o PST (CRA: qual alíquota).
4. Conte o imposto de cada fatura uma só vez, no período em que o pagamento foi recebido ou venceu, o que vier primeiro. Um registrado fica sujeito ao imposto nesse dia anterior, e a CRA em geral trata o pagamento como vencido na data da fatura (RC4022; Excise Tax Act, seção 225). Some o imposto das faturas que venceram no período mas não foram pagas e tire da etapa 3 qualquer depósito que pague uma fatura já contada em um período anterior. Mantenha uma única lista de faturas para todos os períodos.
5. Se o imposto nunca foi mencionado ao cliente, como o preço se divide é outra questão; veja preços com imposto incluído e GST/HST.

Um registrado obrigado a cobrar GST/HST que não o cobrou continua sendo responsável e inclui o imposto na declaração do período em que ele deveria ter sido cobrado (RC4022); veja registrado, mas não cobrou GST/HST. Declarações faltando, datas de vencimento e lançamentos por estimativa estão em declarações de GST/HST não entregues e lançamentos por estimativa.

Qual alíquota vale na minha província, e o que muda em Quebec ou onde há PST?

A alíquota segue o local onde a venda é feita, não onde fica o negócio (CRA: local de fornecimento). Para mercadorias entregues, é a província da entrega. Para serviços, as regras gerais da CRA partem do endereço canadense que o fornecedor obteve do cliente. Com clientes em mais de uma província, veja como cobrar GST/HST, PST e QST por província.

Estas são as alíquotas de hoje, da tabela de alíquotas da CRA, que também lista intervalos de datas anteriores. Use a alíquota em vigor quando cada venda foi feita, sujeito às regras de transição da CRA. A alíquota do HST da Nova Escócia era 15% de 1º de abril de 2013 a 31 de março de 2025.

Colúmbia Britânica, Saskatchewan e Manitoba têm os seus próprios impostos sobre vendas, que se aplicam apenas a certos bens e serviços e são administrados pela província, fora da declaração de GST/HST (Colúmbia Britânica; Saskatchewan; Manitoba). Veja imposto provincial sobre vendas.

Quebec muda a entrega, e não só a alíquota. Em Quebec, a Revenu Québec em geral administra o GST/HST (RC4022), uma corporação localizada em Quebec ou em Alberta entrega uma declaração corporativa provincial separada (CRA: T2) e os residentes de Quebec podem precisar de uma declaração provincial separada (CRA: pacote de Quebec). Esta página trata apenas dos impostos administrados pela CRA.

Quais formulários entrego em cada ano: T2125 para o empresário individual, T2 para a corporação?

Cada ano fiscal exige a declaração de quem ganhou a renda: uma T2125 junto com a T1 do proprietário, no caso do empresário individual, e uma T2, no caso da corporação. A renda que uma corporação ganhou é declarada na T2 dela, não na T2125 do proprietário.

O empresário individual não tem personalidade jurídica separada do negócio e declara em uma T1 com o Form T2125 (CRA: empresa individual; Form T2125). Uma sociedade de pessoas não paga imposto de renda nem entrega uma declaração de imposto de renda ela mesma (CRA: sociedade de pessoas). Uma corporação é uma pessoa jurídica separada, com a sua própria T2 (CRA: corporação), e as corporações, exceto as seguradoras, devem preparar as informações das suas demonstrações financeiras com os códigos GIFI, a lista padrão da CRA para as linhas das demonstrações financeiras, e entregá-las com a T2 (CRA: GIFI). Assim, a reconstrução de uma corporação abrange mais do que vendas: os saldos bancários no fim do exercício, extraídos dos extratos, o que o proprietário aportou ou retirou, o GST/HST devido, os equipamentos comprados e o que se deve ao negócio e por ele.

Quando uma empresa individual e uma corporação dividem contas, cada depósito pertence a uma delas. Qual delas depende dos fatos, em geral de quem era o contrato e a fatura. A renda da corporação depositada em conta pessoal continua sendo renda da corporação; veja renda da corporação em conta pessoal.

O que a CRA pode exigir ou fazer se os meus registros forem inadequados?

A CRA pode determinar registros específicos daí em diante e testar a renda por métodos indiretos, como a análise de depósitos bancários. Tanto o Income Tax Act quanto o Excise Tax Act permitem que a CRA exija que quem não manteve registros adequados passe a manter os que ela especificar (Income Tax Act, seção 230; Excise Tax Act, seção 286).

Se os auditores não conseguem determinar a renda ou o imposto líquido a partir de registros incompletos, a CRA diz que eles usam outros métodos (CRA: registros a guardar). O manual de auditoria dela cita livros inadequados ou pouco confiáveis como motivo para verificação indireta, e a análise de depósitos bancários faz parte desse teste (manual de auditoria da CRA). Registros sujeitos a erros e contas do negócio e pessoais usadas de forma intercambiável estão entre os gatilhos, e uma auditoria pode pedir os extratos bancários pessoais do proprietário (CRA: auditorias de negócios). Classificar você mesmo os depósitos antes significa poder responder quando a CRA perguntar o que cada um era.

Um negócio deve colocar os seus registros e documentos de apoio à disposição da CRA quando ela pedir (CRA: suas responsabilidades). Para uma guia de depósito faltando, o manual de auditoria da CRA manda os auditores pedirem uma autorização bancária para obter uma cópia do banco (manual de auditoria da CRA). Uma declaração falsa ou uma omissão na declaração, feita sabendo ou por negligência grave, gera uma multa de 50% do imposto subdeclarado e de certos valores relacionados, nunca inferior a $100 (Income Tax Act, seção 163).

Quando uma reconstrução deve ir para um profissional antes de qualquer entrega?

Vale considerar a ajuda de um profissional antes de entregar qualquer coisa quando alguma destas situações se aplica. Elas decidem qual entidade declara cada depósito, qual ano é entregue primeiro e como o GST/HST é estimado, e uma decisão errada se repete em todos os anos seguintes.

• Mais de um ano não foi entregue, ou chegou uma carta da CRA, uma notificação de cobrança ou um lançamento por estimativa.
• Há uma corporação envolvida, ou uma empresa individual e uma corporação dividem contas.
• Dinheiro em espécie que nunca chegou a um banco é uma parte grande das vendas, ou não existe registro dele.
• As vendas tributáveis passaram de $30.000 e o negócio nunca se registrou, ou se registrou e não cobrou imposto.
• Os depósitos não conciliam, ou faltam contas.
• O caso envolve Quebec ou mais de uma província.
• A renda chega em moeda estrangeira ou em uma conta fora do Canadá, ou o proprietário da corporação mora no exterior.
• Uma declaração já entregue deixou de fora renda.

Parte da exposição é pessoal. Os administradores de uma corporação podem responder pelo GST/HST que ela não recolheu, com juros e multas, a menos que tenham agido com o cuidado de uma pessoa razoavelmente prudente; a CRA deve lançar dentro de dois anos depois que alguém deixou de ser administrador pela última vez (Excise Tax Act, seção 323). O Voluntary Disclosures Program (Programa de Divulgação Voluntária) pode cobrir uma declaração com pelo menos um ano de atraso, mas só se o pedido for feito antes de uma auditoria ou investigação começar (CRA: elegibilidade ao VDP); veja declarações pessoais não entregues.

O trabalho cresce com o número de anos, de contas, a parte em dinheiro e o número de entidades. Reúna primeiro os extratos e depois converse sobre a entidade, a ordem dos anos e as questões de GST/HST com a ajuda com escrituração contábil.

Exemplo

Valores ilustrativos em dólares canadenses.

Cabeleireira em Alberta, primeiro ano de negócio

Ela depositou C$55.000. Desse total, C$8.000 foram transferências pessoais, o que deixa C$47.000: C$44.000 de honorários e C$3.000 de gorjetas. Gorjetas são renda, então ficam na renda bruta dela, acompanhadas separadamente dos honorários.

Os honorários dela por trimestre-calendário, contados quando devidos, foram C$10.000, C$11.000, C$12.000 e C$11.000. Isso conta apenas os honorários para o limite do GST/HST; se as gorjetas contam depende dos fatos. Depois do terceiro trimestre, os honorários acumulados somam C$33.000, acima do limite. Ela deixa de ser pequena fornecedora no fim de outubro, o mês seguinte a esse trimestre, e deve cobrar GST a partir do primeiro fornecimento depois disso. Alberta tem apenas GST. Se os honorários de novembro e dezembro foram C$7.500 e os clientes pagaram preços que já incluíam o imposto, o GST embutido é C$7.500 × 5/105 = cerca de C$357. Os honorários até outubro não levam GST.

Corporação de Ontário, negócio em dinheiro

Três anos de depósitos somam C$300.000, sem registro de vendas em dinheiro.

“Não são vendas” é um empréstimo do proprietário no ano 1 e uma transferência de outra conta do proprietário no ano 3. A estimativa em dinheiro vem do proprietário e dos registros de agendamento, com o método anotado. Se os clientes pagaram preços que incluíam 13% de HST, o ano 1 contém C$90.000 × 13/113 = cerca de C$10.354 de imposto, e as vendas antes do imposto são cerca de C$79.646. Com C$90.000 de vendas tributáveis, a corporação passou do limite de pequeno fornecedor, então o HST era devido desde a data em que o limite foi ultrapassado, tenham ou não os clientes sido cobrados; se os preços nunca mencionaram imposto, veja preços com imposto incluído e GST/HST. A corporação entrega uma T2 para cada um dos três anos. Ela rastreia os C$53.000 em dinheiro até gastos do negócio, dinheiro em caixa e retiradas do proprietário e depois classifica cada retirada pelos fatos que a sustentam.

Empresária individual na Colúmbia Britânica

Ela recebeu C$40.000 em e-transfers em cada um de dois anos. Ela casa cada um por remetente, mensagem e fatura. No ano 1, C$6.000 eram dinheiro da família, o que deixa C$34.000 de receita do negócio. No ano 2, C$4.000 eram dinheiro da família, o que deixa C$36.000. Ela entrega uma T2125 por ano, cada uma no formulário daquele ano. Se a receita dela é de vendas tributáveis, o total de cada ano passa do limite de pequeno fornecedor; por isso, ela confere se o registro no GST era obrigatório e se o PST da Colúmbia Britânica se aplica ao que ela vende.

E no seu caso?

• Anos sem declaração, dinheiro em espécie que você não consegue documentar, depósitos que não conciliam, ou uma empresa individual e uma corporação nas mesmas contas: tudo isso pode depender de a qual entidade cada depósito pertence, de quais anos vêm primeiro e de como o GST/HST é estimado. Reúna todos os extratos e converse com a ajuda com escrituração contábil.
• Seus livros existem, mas estão meses atrasados: veja como pôr em dia livros atrasados.
• Suas declarações pessoais não foram entregues: veja como pôr em dia declarações não entregues.
• A T2, o GST/HST e as declarações de folha de pagamento da sua corporação não foram entregues: veja como regularizar declarações corporativas não entregues.
• A CRA estimou o seu GST/HST: veja declarações de GST/HST não entregues e lançamentos por estimativa.
• Você nunca se registrou, ou nunca cobrou imposto: veja quando se registrar no GST/HST e registrado, mas não cobrou GST/HST.
• Uma declaração que você já entregou deixou de fora renda: veja renda não declarada e divulgação voluntária.
• A CRA enviou uma carta de revisão ou de auditoria: veja revisões, auditorias e divulgação voluntária.
• Seus clientes pagaram em moeda estrangeira ou por aplicativo de pagamento, ou o proprietário da sua corporação mora no exterior: veja como reconstruir renda de plataformas e em dólares americanos e corporação de propriedade de não residente que nunca entregou declaração.
• Seu negócio fica em Quebec: classificar os depósitos funciona do mesmo jeito, mas as declarações de GST/QST e de imposto de renda de Quebec ficam fora desta página (veja o parágrafo sobre Quebec acima). Para a parte dos livros, veja ajuda com escrituração contábil.