Corporação pagou despesas pessoais: benefício ou empréstimo?

O que acontece se a minha corporação pagar despesas pessoais minhas no Canadá?

A menos que exista uma dívida real a ser paga, a CRA geralmente trata a despesa pessoal que a corporação paga como benefício ao acionista (shareholder benefit). O valor é somado à renda do proprietário no ano, a corporação não pode deduzi-lo e, no caso de proprietário residente, a corporação não retém imposto sobre ele (Income Tax Act, subseção 15(1); CRA: benefícios de acionistas). A CRA também conta o benefício dado a uma pessoa relacionada ou afiliada ao acionista, como o cônjuge ou o companheiro em união estável (common-law). Itens típicos são viagens da família, compras de supermercado e despesas da casa; a CRA também lista como benefício o uso pessoal de bens da corporação, como uma casa ou um carro. Ela avalia o benefício pelo valor justo de mercado, pelo custo para a corporação ou pelo valor que a corporação deixou de ganhar; a avaliação dos itens está em benefício de acionista encontrado em uma auditoria.

Esta página presume que o proprietário é residente no Canadá. Para um acionista não residente, um valor da seção 15 é considerado, em vez disso, dividendo para fins do imposto da Parte XIII (subseção 214(3)): a corporação deve reter 25% antes de qualquer redução por tratado e responde pelo que deixar de reter (subseções 215(1) e (6)).

Para um proprietário residente, a corporação informa o benefício em um informe T4A, que, segundo a CRA, deve ser emitido quando o total do ano passa de $500 ou quando houve imposto retido; o benefício é renda de qualquer forma. O acionista paga o imposto de renda na própria declaração. A página da CRA sobre acionistas também menciona contribuições ao CPP (Canada Pension Plan, plano de previdência do Canadá), mas o CPP alcança apenas o emprego com contribuição e a renda de negócio (seção 12; seção 14); por isso, pergunte ao contador se alguma se aplica (CRA: benefícios de acionistas).

Se o proprietário e a corporação tinham um acordo real de devolução quando o dinheiro saiu, o valor é um empréstimo, e fica na conta do acionista. A CRA diz que o que decide é a substância do que aconteceu, não os lançamentos contábeis (CRA folio S3-F1-C1, parágrafos 1.13 e 1.14).

O caso deixa de ser simples quando:

• Itens pessoais já foram lançados como custos do negócio ou usados em uma declaração de GST/HST.
• As cobranças se repetem em mais de um exercício fiscal ou o saldo continua crescendo.
• Nada foi anotado por escrito quando o dinheiro saiu.
• O proprietário também trabalha para a corporação como empregado.
• Outra pessoa, e não o proprietário (cônjuge, sócio ou funcionário), fez as cobranças: o critério da CRA inclui se o acionista sabia, ou razoavelmente deveria saber, do benefício (CRA: benefícios de acionistas).
• O proprietário não é residente no Canadá.
• A corporação tem imposto em aberto: o proprietário pode responder por parte dele (veja abaixo).
• A corporação fica em Quebec, onde a Revenu Québec pode acrescentar regras próprias.

Se itens pessoais já foram lançados como custos ou usados em uma declaração de GST/HST, ou se as cobranças abrangem mais de um ano, a correção pode alcançar declarações já entregues. Essa é uma decisão para um contador, não um lançamento contábil; a última seção mostra onde buscar ajuda.

Reúna os extratos do cartão e do banco da corporação, os recibos, o livro-razão e a conta do acionista, qualquer contrato de empréstimo ou resolução dos administradores, e a T2, as declarações de GST/HST e os informes T4A já entregues.

É benefício, empréstimo, salário ou dividendo, e quem decide?

Os fatos decidem, e os registros feitos na época os comprovam. Um rótulo, um lançamento contábil ou um desejo posterior não muda o que foi o pagamento.

A corporação registra primeiro, porque entrega a T2 e os informes, mas os fatos decidem e a CRA pode discordar numa revisão. Depois que um informe T4A é entregue, a CRA diz que a natureza da renda ou do benefício nele não pode ser alterada (ela pode tratar a mudança como planejamento tributário retroativo), embora um erro de informação possa ser corrigido; por isso, defina o tratamento antes de o informe sair.

Uma retirada só se torna salário ou dividendo por meio da folha de pagamento ou de um dividendo declarado. Veja como pagar salário a si mesmo depois do fato e como declarar e pagar um dividendo.

A corporação pode deduzir uma despesa pessoal ou pedir GST/HST sobre ela?

Não. O imposto de renda só permite dedução de um gasto feito para obter renda de um negócio ou de um bem (Income Tax Act, parágrafo 18(1)(a)), e a CRA diz que a corporação não pode lançar um benefício de acionista como despesa do negócio. Um item pessoal lançado como custo pode ter sido deduzido por erro. Se uma T2 foi entregue, verifique se o Schedule 1 já o somou de volta (guia da T2 da CRA, Schedule 1) e corrija qualquer dedução realmente usada. Um item misto é dividido: só a parte feita para obter renda é dedutível. Para o que se qualifica, veja despesas do negócio que a CRA aceita.

Os mesmos dólares podem ser tributados duas vezes: a corporação não tem dedução e o proprietário paga imposto sobre o benefício. Um empréstimo documentado e pago a tempo evita que o proprietário some o valor à renda, mas ainda assim não dá dedução à corporação.

Uma empresa registrada no GST/HST só pode pedir crédito de imposto sobre insumos (input tax credit) sobre a parte de uma compra que adquiriu para uso em suas atividades comerciais (Excise Tax Act, seção 169; CRA: percentual de elegibilidade). Um item pessoal para a casa do proprietário não é adquirido para as atividades comerciais da corporação, então um crédito pedido sobre ele geralmente foi pedido a mais. Verifique cada declaração de GST/HST dos períodos em que uma cobrança pessoal foi lançada como custo.

Uma regra separada, a seção 173 do Excise Tax Act, trata do GST/HST sobre alguns benefícios que a própria empresa registrada fornece a uma pessoa física, quando o valor entra na renda pela subseção 15(1). Onde ela se aplica, o crédito sobre o item pode continuar permitido, enquanto o GST/HST é devido sobre o valor do benefício, dentro dos limites da seção 170. Se ela se aplica depende do que a corporação forneceu, por exemplo o uso de um bem próprio; por isso, converse com o contador antes de estornar um crédito. Para declarações já entregues, veja revisões, auditorias e divulgação voluntária. O imposto que uma correção acrescenta pode gerar juros desde o vencimento original (Income Tax Act, subseção 161(1); Excise Tax Act, subseção 280(1)).

Se a corporação também deve imposto que não pagou, o proprietário pode responder por parte dele. Uma transferência de bens, o que inclui dinheiro, a uma pessoa com quem o transferente tem relação de dependência (non-arm's-length), por menos que o valor justo, torna quem recebeu solidariamente responsável pelos valores em aberto do transferente nesse ano e nos anteriores, até o valor transferido menos o que foi dado em troca (Income Tax Act, subseção 160(1); Excise Tax Act, subseção 325(1) para o GST/HST). A CRA pode lançar o imposto contra quem recebeu a transferência a qualquer momento (subseções 160(2) e 325(2)). O contador decide se um pagamento é uma transferência desse tipo.

Como corrijo os livros quando a corporação pagou um item pessoal?

Tire cada item pessoal das contas de despesa, reveja o crédito de GST/HST sobre ele e depois registre-o pelo que ele foi. A conta do acionista só é o lugar certo quando existe uma dívida real.

1. Liste todas as cobranças pessoais dos extratos do cartão, do banco e do caixa: data, beneficiário, valor e para quem foi.
2. Tire cada uma das contas de despesa, inclusive do custo das mercadorias vendidas (CMV), para que não reste nenhuma dedução.
3. Reveja qualquer crédito de imposto sobre insumos de GST/HST pedido sobre o item, estorne o que o item não permitia e anote o período da declaração. A seção 173 pode mudar isso quando a própria corporação forneceu o item (veja acima).
4. Verifique se a corporação já devia dinheiro ao proprietário (um saldo “devido ao acionista”, due to shareholder, formado por adiantamentos do próprio proprietário). Uma conta paga como devolução genuína dessa dívida, conforme os registros mostram, a reduz e não cria novo empréstimo; classifique apenas o excesso. Um saldo credor não cancela automaticamente um benefício (CRA folio S3-F1-C1, parágrafo 1.82; manual de auditoria da CRA, 24.10.4).
5. Registre cada item pelos fatos. Um empréstimo documentado vai para a conta do acionista como valor que o proprietário deve (“devido pelo acionista”, due from shareholder). Um valor sem dívida é um benefício ao acionista: registre-o em uma conta própria não dedutível, e não na conta de empréstimo, e informe-o em um T4A. Um benefício recebido por causa do emprego passa pela folha de pagamento.
6. Date cada item. O prazo de devolução de um empréstimo corre a partir do fim do exercício fiscal da corporação, e a lista de verificação do fechamento do exercício indica onde essa etapa se encaixa.
7. Quite qualquer saldo de empréstimo pagando-o a tempo (veja a seção sobre devolução mais abaixo) e concilie a conta com os extratos.

Lançar um item na conta do acionista não prova que ele é um empréstimo. A CRA lista pagamentos que a corporação faz a terceiros em nome de um acionista entre os itens que uma conta de empréstimo pode conter, mas, sem acordo de reembolso, a subseção 15(1) pode se aplicar em vez disso (CRA folio S3-F1-C1, parágrafos 1.11 e 1.13). A direção e os lançamentos estão em a conta de empréstimo de acionista. Se o ano já foi fechado ou a T2 foi entregue, a correção pode exigir retificar uma declaração, o que cabe ao contador.

Quando é um empréstimo, e o que prova que é?

É um empréstimo quando o proprietário devia o dinheiro de volta desde o dia em que foi gasto, e os dois lados agiram assim. A CRA diz que um empréstimo pode ser comprovado por um contrato escrito ou por outra prova convincente, como uma resolução da corporação refletida nas demonstrações financeiras (CRA folio S3-F1-C1, parágrafo 1.13).

Provas que valem a pena ter, feitas quando o dinheiro saiu:

• Uma resolução dos administradores ou um contrato escrito dizendo que a corporação pagou o item pelo proprietário e que o proprietário vai devolver o valor.
• As condições de devolução, para que se saiba a data final.
• Devoluções que o proprietário realmente fez com o próprio dinheiro.
• O item aparecendo como devido pelo proprietário nas demonstrações financeiras do fim do exercício.

A regra de um ano está em empréstimos de acionistas, e o benefício de juros está em juros sobre empréstimos de acionistas.

Posso simplesmente devolver o valor, e com que rapidez?

Devolver o valor quita um empréstimo genuíno. Isso não transforma um benefício em empréstimo depois do fato. Um empréstimo genuíno evita a inclusão na renda se for pago dentro de um ano após o fim do ano fiscal da corporação em que o empréstimo foi feito e a devolução não fizer parte de uma série de empréstimos ou de outras transações e devoluções (Income Tax Act, subseção 15(2.6)).

Devolva com dinheiro do próprio proprietário e guarde o comprovante bancário. A devolução por salário, bônus ou dividendo, e a regra sobre devolver e tomar emprestado de novo, estão em empréstimos de acionistas.

Para um valor sem dívida quando foi gasto, a página da CRA sobre benefícios de acionistas não diz nada sobre reduzir o benefício pelos valores que o proprietário devolve depois; por isso, não presuma que uma devolução tardia cancela o benefício. O manual de auditoria da CRA, que é orientação para os funcionários dela e não lei, permite o reembolso em poucos casos listados, um deles a divulgação voluntária, com devolução rápida e acordo por escrito (manual de auditoria, 24.10.4). Peça primeiro a decisão do contador; veja revisões, auditorias e divulgação voluntária.

E se o cartão de crédito da corporação tem cobranças pessoais, ou se eu pago o cartão com a corporação?

Pagar a fatura do cartão da corporação com a conta bancária da corporação é normal. As cobranças pessoais dentro dessa fatura continuam sendo despesas pessoais do proprietário pagas pela corporação e recebem o mesmo tratamento de qualquer outra despesa pessoal que a corporação paga: empréstimo, se houver dívida documentada quando o dinheiro sai; caso contrário, benefício ao acionista.

Lance o pagamento linha por linha do extrato, e não como uma única despesa:

• Pague a fatura inteira e depois tire as linhas pessoais das contas de despesa e leve-as para a conta do acionista ou para um registro de benefícios.
• Marque as linhas pessoais de cada extrato no fechamento do mês, enquanto o proprietário ainda sabe dizer para quem foi a cobrança.
• Quando há dívida documentada, o proprietário que paga a parte pessoal com a própria conta no mesmo mês a quita antes de os livros fecharem.
• Se um custo do negócio foi parar em um cartão pessoal, é o caso inverso: veja despesas do negócio pagas do próprio bolso.

Pedem ao responsável contábil que lance itens pessoais como custos do negócio: qual é o risco?

Lançar itens pessoais como custos do negócio coloca nas declarações uma dedução e um crédito de GST/HST que a lei não permite, e isso também pode sujeitar o responsável contábil às regras de multa. Elas dependem de conhecimento, negligência grave ou conduta culposa (a lei inclui a indiferença quanto ao cumprimento dela), e não de erro honesto. As linhas 1 e 2 da tabela são calculadas sobre o imposto ou o imposto líquido da pessoa responsável, a corporação quando ela entrega a declaração; a linha 3 foi escrita para quem ajuda com a declaração de outra pessoa.

A lei diz que um consultor que confia de boa-fé nas informações dadas pelo cliente, e por isso não as verifica, não é tratado como culpado apenas por esse motivo (Income Tax Act, subseção 163.2(6)). A regra da linha 3 ainda depende do que a pessoa sabia ou razoavelmente deveria saber; assim, a boa-fé não protege uma declaração que o responsável contábil sabe ser falsa. A exceção da lei para auxiliares de escritório e de secretaria não vale para serviços de escrituração contábil (subseção 163.2(9)).

Um responsável contábil que não consegue sustentar um item como custo do negócio pode lançá-lo na conta do proprietário e pedir o recibo e a finalidade empresarial. Se o proprietário insistir em lançá-lo como custo, leve a questão ao contador antes de lançar.

E se a pessoa também é empregada?

Um acionista que também trabalha para a corporação pode receber o mesmo pagamento como empregado ou como acionista. A CRA trata a questão de qual dos dois foi como questão de fato, analisada benefício por benefício (CRA: benefícios de acionistas).

Um benefício recebido por causa do emprego é um benefício ao empregado: o valor dos benefícios recebidos em razão do cargo ou do emprego é renda de emprego (Income Tax Act, parágrafo 6(1)(a)), e as regras da folha de pagamento se aplicam. Um benefício recebido porque a pessoa possui ações é um benefício ao acionista. Para a mecânica da folha de pagamento, veja como rodar a folha de pagamento.

Que registros guardo e o que devo reunir antes que o contador ou a CRA peçam?

Guarde o que mostre o que foi cada item, para quem foi e como foi tratado. Reúna:

• Extratos do cartão e do banco da corporação de cada exercício fiscal, com as linhas pessoais marcadas.
• Recibos ou faturas de cada item.
• O livro-razão e a conta do acionista, com o saldo de fechamento do ano passado.
• Qualquer contrato de empréstimo, resolução dos administradores ou nota de devolução, e o comprovante bancário de cada devolução.
• A T2, as declarações de GST/HST e os informes T4A já entregues desses períodos.

Guarde os registros e os documentos de apoio por seis anos contados do fim do último ano fiscal a que se referem, ou da data de entrega, no caso de declaração de imposto de renda entregue em atraso; uma contestação, um recurso ou uma instrução da CRA pode exigir mais tempo. A CRA diz que o registro de ações e outras informações históricas são guardados indefinidamente; por isso, guarde junto o livro de atas e qualquer resolução de empréstimo (CRA: como manter os registros).

O guia da T2 manda preencher o Schedule 11 para transações com acionistas, diretores ou empregados fora do curso normal dos negócios; portanto, espere que o preparador pergunte (guia da T2 da CRA). Se os extratos são o único registro, veja como reconstruir os livros a partir de extratos bancários.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares canadenses, o exercício fiscal da corporação termina em 31 de dezembro, o proprietário é residente no Canadá e a corporação não devia nada ao proprietário.

Viagem da família e compras de supermercado: empréstimo ou benefício

No Ano 1, a corporação paga C$4.800 de viagem da família e compras de supermercado do proprietário.

• Uma resolução escrita na época diz que o proprietário vai devolver: é um empréstimo. O proprietário devolve o valor com o próprio dinheiro até 31 de dezembro do Ano 2. Se a devolução não faz parte de uma série, o valor do empréstimo em si não é somado à renda do proprietário; os juros sobre ele são outra questão. Se ainda estiver em aberto depois dessa data, a subseção 15(2) soma C$4.800 à renda do Ano 1 do proprietário, e a declaração pessoal do Ano 1 é retificada.
• Nada foi escrito e nada foi devolvido: geralmente é tratado como benefício ao acionista. Os C$4.800 são somados à renda do proprietário no Ano 1 e informados em um T4A, e a corporação não tem dedução. Lançar o valor depois na conta do acionista não muda isso.

Compras pessoais lançadas como custo das mercadorias vendidas

O responsável contábil lançou C$6.000 de compras pessoais do proprietário como custo das mercadorias vendidas, e a corporação pediu os C$780 de HST que pagou (13% neste exemplo). Suponha que o proprietário comprou os itens para uso pessoal e a corporação só pagou as contas; ela não forneceu mercadorias ao proprietário (se forneceu, a seção 173 pode mudar o resultado do HST). A dedução de C$6.000 é estornada, e o crédito de C$780 também. Os C$6.780 pagos vão para a conta do acionista, ou são tratados como benefício se nenhuma dívida for comprovada. Se o benefício é medido pelo custo, a subseção 15(1.3) inclui o HST: C$6.780, e não C$6.000; o contador confirma a base. Em seguida, revisam-se a T2 (os C$6.000 já foram somados de volta no Schedule 1?) e a declaração de GST/HST.

O cartão com cobranças pessoais

A corporação paga uma fatura de cartão de C$3.400. Desse total, C$2.500 são do negócio e C$900 são gastos pessoais do proprietário. A corporação paga a fatura inteira. Os C$2.500 continuam como custos do negócio. Os C$900 vão para a conta do acionista se houver dívida documentada; caso contrário, são um benefício. Se havia dívida documentada e o proprietário transfere C$900 da própria conta naquele mês, a conta do acionista se zera antes de os livros fecharem. Se era um benefício, a transferência não o desfaz por si só.

E no seu caso?

• Cobranças pessoais ficam no cartão da corporação há um ano ou mais, e algumas já foram lançadas como custos do negócio ou usadas em uma declaração de GST/HST, de modo que as declarações entregues levam a dedução ou o crédito: o custo, o crédito e as declarações entregues pedem, cada um, uma decisão. Leve os extratos para a ajuda com escrituração contábil para definir como cada item é tratado. Veja também revisões, auditorias e divulgação voluntária e até quando a CRA pode lançar novamente.
• O proprietário mora fora do Canadá ou mudou a residência fiscal: a retenção da Parte XIII e uma declaração NR4 podem se aplicar em vez de um T4A. Reúna as datas dos pagamentos e o histórico de residência para a ajuda com impostos entre países.
• A corporação deve imposto que não pagou: os pagamentos podem tornar o proprietário responsável por parte dele. Leve os extratos de impostos e os registros de pagamento para a ajuda com escrituração contábil; veja também benefício de acionista encontrado em uma auditoria.
• Um saldo é mais antigo que um exercício fiscal ou continua crescendo: o prazo de devolução pode ter passado. Veja empréstimos de acionistas e ajuda com escrituração contábil.
• Os livros estão atrasados: veja como pôr em dia livros atrasados e ajuda com escrituração contábil.
• A CRA fez auditoria e lançou novamente um benefício: veja benefício de acionista encontrado em uma auditoria.
• Retiradas passadas devem virar salário: veja como pagar salário a si mesmo depois do fato.
• A corporação é dona de uma casa ou condomínio onde você mora: veja imóvel pertencente à sua corporação.
• A renda do negócio foi parar na sua conta pessoal: veja renda da corporação em conta pessoal.
• Dois ou mais proprietários retiram valores diferentes: veja acionistas que retiram valores diferentes.
• Sua corporação fica em Quebec: as regras da Revenu Québec não são tratadas aqui. Peça que sejam conferidas junto com as regras federais.