Registrar uma corporação canadense em um estado dos EUA

Vender a clientes de um estado exige registro?

Apenas vender, em geral, não obriga uma corporação canadense a se registrar em um estado dos EUA. A questão é se a corporação exerce dentro desse estado o tipo de atividade para o qual a lei societária exige autorização. O endereço de um cliente não é, por si só, um escritório nem uma operação local.

Analise cada estado em que há pessoas, estoque ou trabalho. Para o processo de registro, veja Registrar-se em outro estado.

Enviar mercadorias do Canadá ou aceitar pedidos no Canadá é fazer negócios nos EUA?

Enviar mercadorias do Canadá e aceitar o contrato do cliente no Canadá em geral indicam vendas entre países, e não operações comerciais locais. A Flórida exclui expressamente os pedidos que só se tornam contratos após a aceitação fora da Flórida; a lei dela lista o comércio interestadual, mas não lista expressamente o comércio exterior. A Califórnia exclui o comércio exterior e os pedidos que exigem aceitação fora da Califórnia (Florida Statutes, s. 607.1501; California Corporations Code, s. 191).

Guarde registros da aceitação dos contratos, do envio e dos locais de trabalho. Um site, sozinho, não decide o registro. A resposta pode mudar se a corporação passar a atender pedidos a partir de estoque local ou a prestar serviços com regularidade nas instalações dos clientes. O registro e uma licença de imposto sobre vendas são questões separadas.

Quais atividades locais tornam o registro mais provável?

Um escritório local, empregados com trabalho contínuo, um armazém operado pela corporação ou projetos repetidos no local tornam a qualificação estadual mais provável. A distinção principal é a atividade operacional local, avaliada conforme a lei de cada estado. A Califórnia define atividade intraestadual como transações comerciais repetidas e sucessivas dentro do estado; a Flórida lista exceções, mas diz que a lista não é exaustiva (California Corporations Code, s. 191; Florida Statutes, s. 607.1501).

Um prestador independente que faz vendas e um empregado que capta pedidos para aceitação no Canadá podem se enquadrar nas exceções expressas. A equipe que também presta serviços, firma contratos locais vinculantes ou administra operações exige uma análise mais atenta. Um armazém levanta outras questões de estoque e de imposto; a resposta sobre o registro depende do que a corporação realmente faz lá.

Uma transação isolada concluída em 30 dias é excluída na Flórida; o prazo da Califórnia é 180 dias. Nenhuma das exceções cobre uma série de projetos semelhantes (Florida s. 607.1501; California s. 191).

Quais documentos canadenses e qual agente nos EUA um estado exige?

Espere um pedido que identifique a corporação canadense, a prova de que ela existe na jurisdição onde foi constituída e uma pessoa ou entidade no estado para receber notificações legais. A Flórida pede o nome legal, a jurisdição canadense, a data de constituição, os endereços, os administradores e diretores, além da aceitação por escrito de um agente registrado na Flórida. O comprovante de existência deve ser autenticado em até 90 dias antes da apresentação do pedido; um registro em outro idioma precisa de tradução juramentada (s. 607.1503). A Califórnia pede um certificado de situação regular (good standing) da autoridade onde a empresa foi constituída e um agente para recebimento de citações (s. 2105).

Peça o comprovante à jurisdição cuja lei rege a corporação hoje. O Ontario Business Registry oferece um certificado de situação (certificate of status). Para uma corporação federal, o Certificate of Compliance da Corporations Canada confirma as declarações e taxas exigidas; o Certificate of Existence confirma apenas a existência. A Califórnia pede situação regular; por isso, verifique se ela aceita o certificado de conformidade. Pergunte ao estado de destino se ele exige apostila; as regras canadenses de autenticação encaminham alguns documentos provinciais às autoridades provinciais. Para o endereço e a função do agente, veja endereços e agentes de empresas nos EUA.

O registro estadual significa que há imposto de renda estadual ou declaração americana a apresentar?

Autorização estadual, imposto de renda estadual, licenças de imposto sobre vendas e declarações federais têm testes separados. A qualificação na Califórnia, por si só, exige a declaração Form 100; o imposto depende da renda, e o imposto de franquia mínimo não se aplica no primeiro ano tributável (California Franchise Tax Board). As exceções de qualificação da Flórida não determinam a exposição a imposto (s. 607.1501(4)).

Para o imposto de renda estadual e a lei P.L. 86-272, veja Imposto de renda empresarial em outros estados. Para o Form 1120-F federal, as instruções do IRS incluem a corporação estrangeira com atividade empresarial nos EUA mesmo quando o alívio do tratado pode se aplicar; veja Declarações americanas de corporação canadense.

O que acontece se a corporação operou sem se registrar?

O risco imediato costuma ser a suspensão de uma ação judicial até a corporação se qualificar, além de taxas atrasadas e possíveis multas. Na Flórida, uma corporação não qualificada que exerce atividade não pode propor ação até obter a autorização. A corporação deve ao estado as taxas e multas que teriam se aplicado; um tribunal também pode impor US$500–US$1.000 por ano ou fração de ano (s. 607.1502). Os contratos dela continuam válidos, e ela pode se defender em uma ação. Acionistas, diretores e administradores não respondem pessoalmente apenas porque a corporação deixou de se qualificar.

Na Califórnia, uma corporação que inicia uma ação sobre atividade intraestadual antes de se qualificar não pode prosseguir com ela até se qualificar e comprovar o pagamento das taxas de registro, de uma multa de US$250 e dos impostos atrasados aplicáveis. A corporação também pode ter de pagar US$20 por dia em que exerça atividade não autorizada de forma intencional (s. 2203). Qualificar-se antes de entrar com a ação evita essa restrição judicial, mas não a exposição a impostos passados nem a outras multas.

Devo registrar a corporação canadense ou abrir uma subsidiária americana?

Registre a corporação canadense quando essa mesma entidade jurídica for exercer a operação nos EUA. Uma subsidiária americana é outra corporação, com suas próprias obrigações de constituição e de declaração. Constituir uma subsidiária não qualifica retroativamente a controladora canadense pelos negócios que ela já exerceu.

A escolha afeta a responsabilidade, os contratos e as declarações fiscais nos dois países. Antes de apresentar o pedido, identifique qual entidade vai empregar a equipe, ser dona do estoque, assinar os contratos com clientes e receber a renda. Compare as estruturas em Empresa canadense que se expande para os EUA.

O que mantém o registro em situação regular?

Apresente o relatório periódico do estado, pague a taxa e mantenha atualizados o agente registrado e os endereços. Na Flórida, apresente o relatório anual entre 1º de janeiro e 1º de maio, a partir do ano-calendário seguinte à qualificação, mesmo que nada tenha mudado. Um relatório não apresentado pode revogar a autorização e impedir uma ação judicial na Flórida até que o relatório, as taxas e as multas sejam pagos (s. 607.1622). Na Califórnia, apresente o primeiro Statement of Information (declaração de informações) em até 90 dias após a qualificação e, depois, uma vez por ano no período de seis meses terminados no mês do registro; apresente uma nova declaração quando o agente de recebimento de citações mudar (s. 2117; calendário de apresentação).

Mantenha também a corporação canadense ativa: o estado americano depende da situação dela na jurisdição onde foi constituída. Se a atividade nos EUA terminar, consulte o processo de retirada do estado em vez de simplesmente parar de apresentar os relatórios. O calendário de declarações estaduais e o calendário societário canadense são separados.

Exemplo

Pedidos em Toronto, clientes na Flórida

Uma corporação de Ontário vende C$100.000 em mercadorias a clientes na Flórida. Ela aceita cada pedido em Toronto e envia do seu armazém em Toronto. Sem pessoas nem instalações na Flórida, essas vendas em geral se encaixam na exceção da Flórida para pedidos aceitos fora do estado. Uma licença de imposto sobre vendas da Flórida é um teste separado.

Armazém na Flórida e representante de vendas

A mesma corporação aluga um armazém na Flórida, atende pedidos a partir do estoque lá e deixa o empregado local assinar contratos com clientes. Essas operações locais tornam mais provável um certificado de autorização na Flórida; o aluguel ou a captação de pedidos, sozinhos, não resolvem a questão. Ela reúne o certificate of status de Ontário, nomeia um agente registrado na Flórida e verifica se a Flórida quer mais autenticação.

Trabalho em projetos na Califórnia e uma fatura não paga

Uma corporação canadense conclui projetos repetidos no local, na Califórnia, durante dois anos e depois processa um cliente por US$40.000 antes de se qualificar. Se esse trabalho foi atividade intraestadual, ela não pode prosseguir com a ação até se qualificar e comprovar o pagamento das taxas exigidas, da multa de US$250 e dos impostos atrasados aplicáveis. O resultado depende do trabalho e das datas.

Sua situação é diferente?

• Você vende para vários estados: compare o teste de atividade de cada estado em Registrar-se em outro estado.
• Você mantém estoque nos EUA: veja Vendedores canadenses com estoque nos EUA.
• Você precisa de uma licença de imposto sobre vendas: veja Vendedores estrangeiros e imposto sobre vendas.
• Você pode ter declarações de imposto de renda estadual ou federal a apresentar: veja Imposto de renda empresarial estadual e Declarações americanas de corporação canadense.
• Você precisa escolher entre filial e subsidiária, ou corrigir anos de operação sem registro: veja Empresa canadense que se expande para os EUA e peça ajuda com abertura de empresas, levando seus contratos, locais de trabalho e datas de operação.