Inscrire une société canadienne dans un État américain

Vendre à des clients dans un État exige-t-il de s'inscrire?

Les ventes seules n'obligent généralement pas une société canadienne à s'inscrire dans un État américain. La question est de savoir si la société exerce à l'intérieur de cet État le type d'activité pour lequel son droit des sociétés exige une autorisation. L'adresse d'un client n'est pas, à elle seule, un bureau ni une exploitation locale.

Examinez chaque État où se trouvent des personnes, des stocks ou du travail. Pour la marche à suivre, consultez S'inscrire dans un autre État.

Expédier depuis le Canada ou accepter des commandes au Canada, est-ce faire affaire dans l'État?

Expédier des biens depuis le Canada et accepter le contrat du client au Canada correspondent généralement à des ventes transfrontalières, et non à des activités commerciales locales. La Floride exclut expressément les commandes qui ne deviennent des contrats qu'après leur acceptation hors de la Floride; sa loi énumère le commerce interétatique, mais n'énumère pas expressément le commerce étranger. La Californie exclut le commerce étranger et les commandes dont l'acceptation doit avoir lieu hors de la Californie (lois de la Floride, art. 607.1501; Code des sociétés de la Californie, art. 191).

Conservez des registres de l'acceptation des contrats, de l'expédition et des lieux de travail. Un site Web ne décide pas à lui seul de l'inscription. La réponse peut changer si la société commence à exécuter des commandes à partir de stocks locaux ou à fournir régulièrement des services chez des clients. L'inscription et un permis de taxe de vente sont des questions distinctes.

Quelles activités locales rendent l'inscription plus probable?

Un bureau local, des employés qui effectuent un travail continu, un entrepôt exploité par la société ou des projets répétés sur place rendent la qualification dans l'État plus probable. La distinction essentielle est l'activité d'exploitation locale, évaluée selon le droit de chaque État. La Californie définit l'activité exercée dans l'État comme des opérations commerciales répétées et successives dans l'État; la Floride énumère des exceptions, mais précise que sa liste n'est pas exhaustive (Code des sociétés de la Californie, art. 191; lois de la Floride, art. 607.1501).

Un entrepreneur indépendant qui fait des ventes et un employé qui sollicite des commandes à accepter au Canada peuvent relever des exceptions expressément prévues. Le personnel qui fournit aussi des services, conclut des contrats locaux ayant force obligatoire ou gère les activités exige un examen plus attentif. Un entrepôt soulève d'autres questions de stocks et d'impôt; la réponse sur l'inscription dépend de ce que la société y fait réellement.

Une opération isolée terminée en 30 jours est exclue en Floride; le délai de la Californie est de 180 jours. Aucune des deux exceptions ne couvre une série de projets semblables (Floride, art. 607.1501; Californie, art. 191).

Quels documents canadiens et quel agent américain un État demande-t-il?

Attendez-vous à une demande qui identifie la société canadienne, prouve qu'elle existe dans son territoire de constitution et désigne une personne ou une entité dans l'État pour recevoir les actes de procédure. La Floride demande sa dénomination sociale, son territoire canadien, sa date de constitution, ses adresses, ses administrateurs et dirigeants, ainsi que l'acceptation écrite d'un agent enregistré de la Floride. Le document attestant son existence doit être authentifié dans les 90 jours précédant le dépôt; un document rédigé dans une autre langue que l'anglais exige une traduction assermentée (art. 607.1503). La Californie demande un certificat de bonne situation de l'autorité de constitution et un mandataire pour la signification des actes de procédure (art. 2105).

Demandez le document à l'autorité sous le régime de laquelle la société existe actuellement. Le Registre des entreprises de l'Ontario offre un certificat de statut. Pour une société fédérale, le certificat de conformité de Corporations Canada confirme les dépôts et droits exigés; son certificat d'existence confirme seulement l'existence. La Californie demande une preuve de bonne situation; vérifiez donc si elle accepte le certificat de conformité. Demandez à l'État destinataire s'il exige une apostille; les règles canadiennes d'authentification renvoient certains documents provinciaux aux autorités provinciales. Pour l'adresse et le rôle de l'agent, consultez Adresses et mandataires d'affaires aux États-Unis.

L'inscription dans un État signifie-t-elle qu'un impôt d'État ou une déclaration américaine est exigible?

L'autorisation de l'État, l'impôt d'État sur le revenu, les permis de taxe de vente et les déclarations fédérales obéissent à des critères distincts. La qualification en Californie entraîne elle-même l'obligation de produire le formulaire 100; l'impôt dépend du revenu, et la taxe de franchise minimale ne s'applique pas la première année d'imposition (Franchise Tax Board de la Californie). Les exceptions de qualification de la Floride ne déterminent pas l'exposition à l'impôt (art. 607.1501(4)).

Pour l'impôt d'État sur le revenu et la loi P.L. 86-272, consultez Impôt sur le revenu des entreprises dans d'autres États. Pour le formulaire fédéral 1120-F, les instructions de l'IRS visent une société étrangère qui exerce un commerce ou une entreprise aux États-Unis, même lorsque l'allègement de la convention fiscale peut s'appliquer; consultez Déclarations fiscales américaines d'une société canadienne.

Que se passe-t-il si la société a exercé ses activités sans s'inscrire?

Le risque immédiat est souvent une poursuite bloquée jusqu'à ce que la société se qualifie, avec des droits arriérés et d'éventuelles pénalités. En Floride, une société non qualifiée qui exerce des activités ne peut pas intenter d'action tant qu'elle n'a pas obtenu l'autorisation. La société doit à l'État les droits et pénalités qui se seraient appliqués; un tribunal peut aussi ordonner 500 US$–1 000 US$ pour chaque année ou partie d'année (art. 607.1502). Ses contrats demeurent valides, et elle peut se défendre dans une poursuite. Les actionnaires, dirigeants et administrateurs ne sont pas personnellement responsables du seul fait que la société ne s'est pas qualifiée.

En Californie, une société qui intente une poursuite relative à une activité exercée dans l'État avant de se qualifier ne peut pas la poursuivre tant qu'elle ne s'est pas qualifiée et n'a pas démontré le paiement des droits de dépôt, d'une pénalité de 250 US$ et des impôts arriérés applicables. La société peut aussi s'exposer à 20 US$ pour chaque jour d'activité non autorisée exercée volontairement (art. 2203). Se qualifier avant de poursuivre évite cette restriction judiciaire, mais pas l'exposition aux impôts passés ni aux autres pénalités.

Faut-il inscrire la société canadienne ou former une filiale américaine?

Inscrivez la société canadienne lorsque cette même entité juridique exercera l'activité américaine. Une filiale américaine est une autre société, avec ses propres obligations de constitution et de déclaration. Constituer une filiale ne qualifie pas rétroactivement sa société mère canadienne pour les activités que celle-ci a déjà exercées.

Le choix influe sur la responsabilité, les contrats et la déclaration fiscale dans les deux pays. Avant le dépôt, déterminez quelle entité emploiera le personnel, détiendra les stocks, signera les contrats avec les clients et recevra les revenus. Comparez les structures dans Société canadienne qui prend de l'expansion aux États-Unis.

Qu'est-ce qui maintient l'inscription en règle?

Produisez le rapport périodique de l'État, payez ses droits de dépôt et tenez à jour l'agent enregistré et les adresses. En Floride, produisez un rapport annuel entre 1er janvier et 1er mai, à compter de l'année civile suivant la qualification, même si rien n'a changé. Un rapport omis peut révoquer l'autorisation et bloquer une poursuite en Floride jusqu'au paiement du rapport, des droits et des pénalités (art. 607.1622). En Californie, produisez le premier Statement of Information (déclaration de renseignements) dans les 90 jours suivant la qualification, puis chaque année pendant six mois se terminant durant son mois d'inscription; produisez une nouvelle déclaration lorsque le mandataire pour la signification change (art. 2117; calendrier de dépôt).

Gardez aussi la société canadienne active : l'État américain se fie à son statut dans son territoire de constitution. Si l'activité américaine prend fin, vérifiez la procédure de retrait de l'État plutôt que de simplement cesser de produire les rapports. Le calendrier de dépôt de l'État et le calendrier des sociétés canadiennes sont distincts.

Exemple

Commandes de Toronto, clients de la Floride

Une société ontarienne vend pour 100 000 $ CA de marchandises à des clients de la Floride. Elle accepte chaque commande à Toronto et expédie depuis son entrepôt de Toronto. Sans personnel ni locaux en Floride, ces ventes correspondent généralement à l'exception de la Floride pour les commandes acceptées hors de l'État. Un permis de taxe de vente de la Floride est un critère distinct.

Entrepôt en Floride et représentant des ventes

La même société loue un entrepôt en Floride, y exécute des commandes à partir de stocks et laisse son employé local signer des contrats avec les clients. Ces activités locales rendent un certificat d'autorisation de la Floride plus probable; le bail ou la sollicitation de commandes ne règle pas la question à lui seul. La société réunit son certificat de statut de l'Ontario, nomme un agent enregistré en Floride et vérifie si la Floride exige une authentification supplémentaire.

Travaux en Californie et facture impayée

Une société canadienne réalise des projets répétés sur place en Californie pendant deux ans, puis poursuit un client pour 40 000 $ US avant de se qualifier. Si ce travail constituait une activité exercée dans l'État, elle ne peut pas poursuivre l'action tant qu'elle ne s'est pas qualifiée et n'a pas démontré le paiement des droits exigés, de la pénalité de 250 US$ et des impôts arriérés applicables. Le résultat dépend des travaux et du moment.

Votre situation est différente?

• Vous vendez dans plusieurs États : comparez le critère d'activité de chaque État dans S'inscrire dans un autre État.
• Vous gardez des stocks aux États-Unis : consultez Vendeurs canadiens avec des stocks aux États-Unis.
• Vous avez besoin d'un permis de taxe de vente : consultez Vendeurs étrangers et taxe de vente.
• Vous devez peut-être produire des déclarations d'impôt d'État ou fédérales : consultez Impôt d'État sur le revenu des entreprises et Déclarations fiscales américaines d'une société canadienne.
• Vous devez choisir entre une succursale et une filiale, ou corriger des années d'activités non inscrites : consultez Société canadienne qui prend de l'expansion aux États-Unis et obtenez de l'aide à la création d'entreprise en fournissant vos contrats, vos lieux de travail et vos dates d'exploitation.