Kanadische Firma in einem US-Bundesstaat registrieren

Verlangt der Verkauf an Kunden in einem Bundesstaat eine Registrierung?

Verkäufe allein verlangen von einer kanadischen Kapitalgesellschaft in der Regel keine Registrierung in einem US-Bundesstaat. Entscheidend ist, ob die Kapitalgesellschaft innerhalb dieses Bundesstaates die Art von Geschäft betreibt, für die ihr Gesellschaftsrecht eine Zulassung verlangt. Die Adresse eines Kunden ist für sich genommen kein Büro und kein örtlicher Betrieb.

Prüfen Sie jeden Bundesstaat, in dem sich Personen, Warenbestand oder Arbeit befinden. Das Verfahren der Einreichung finden Sie unter Registrierung in einem weiteren Bundesstaat.

Ist der Versand aus Kanada oder die Annahme von Bestellungen in Kanada eine Geschäftstätigkeit dort?

Der Versand von Waren aus Kanada und die Annahme des Kundenvertrags in Kanada deuten in der Regel auf grenzüberschreitende Verkäufe hin, nicht auf einen örtlichen Geschäftsbetrieb. Florida nimmt Bestellungen ausdrücklich aus, die erst durch Annahme außerhalb von Florida zum Vertrag werden; sein Gesetz nennt zwischenstaatlichen Handel, aber nicht ausdrücklich ausländischen Handel. Kalifornien nimmt ausländischen Handel und Bestellungen aus, die eine Annahme außerhalb von Kalifornien erfordern (Florida Statutes, s. 607.1501; California Corporations Code, s. 191).

Bewahren Sie Belege über Vertragsannahme, Versand und Arbeitsorte auf. Eine Website allein entscheidet nicht über die Registrierung. Die Antwort kann sich ändern, wenn die Kapitalgesellschaft beginnt, Bestellungen aus örtlichem Warenbestand zu erfüllen, oder regelmäßig Leistungen bei Kunden vor Ort erbringt. Die Registrierung und die Sales-Tax-Genehmigung sind getrennte Fragen.

Welche örtlichen Tätigkeiten machen eine Registrierung wahrscheinlicher?

Ein örtliches Büro, Arbeitnehmer, die dauerhaft vor Ort arbeiten, ein von der Kapitalgesellschaft betriebenes Lager oder wiederholte Projekte vor Ort machen die Zulassung im Bundesstaat wahrscheinlicher. Entscheidend ist die örtliche operative Tätigkeit, beurteilt nach dem Recht jedes Bundesstaates. Kalifornien definiert Geschäfte innerhalb des Bundesstaates als wiederholte und aufeinanderfolgende Geschäftsvorgänge im Bundesstaat; Florida nennt Ausnahmen, sagt aber, dass seine Liste nicht abschließend ist (California Corporations Code, s. 191; Florida Statutes, s. 607.1501).

Ein selbstständiger Auftragnehmer, der Verkäufe vermittelt, und ein Arbeitnehmer, der Bestellungen zur Annahme in Kanada einholt, können unter ausdrückliche Ausnahmen fallen. Mitarbeiter, die zusätzlich Leistungen erbringen, verbindliche örtliche Verträge schließen oder den Betrieb leiten, brauchen eine genauere Prüfung. Ein Lager wirft weitere Fragen zu Warenbestand und Steuern auf; die Antwort zur Registrierung hängt davon ab, was die Kapitalgesellschaft dort tatsächlich tut.

Ein einzelnes Geschäft, das innerhalb von 30 Tage abgeschlossen wird, ist in Florida ausgenommen; in Kalifornien gilt eine Frist von 180 Tage. Keine der Ausnahmen deckt eine Reihe ähnlicher Projekte ab (Florida s. 607.1501; California s. 191).

Welche kanadischen Unterlagen und welchen US-Vertreter verlangt ein Bundesstaat?

Erwarten Sie einen Antrag, der die kanadische Kapitalgesellschaft benennt, einen Nachweis ihres Bestehens in der Rechtsordnung der Gründung und eine Person oder einen Rechtsträger im Bundesstaat, der rechtliche Schriftstücke entgegennimmt. Florida verlangt den Namen laut Gründungsdokumenten, die kanadische Rechtsordnung, das Gründungsdatum, Adressen, Direktoren und Amtsträger (Officers) sowie die schriftliche Annahme durch einen Registered Agent in Florida. Der Nachweis des Bestehens muss vor der Einreichung innerhalb von 90 Tage beglaubigt werden; ein nicht englischsprachiger Nachweis braucht eine beeidigte Übersetzung (s. 607.1503). Kalifornien verlangt eine Bescheinigung über den ordnungsgemäßen Status (Good Standing) der Gründungsbehörde und einen Vertreter für Zustellungen (Agent for Service of Process) (s. 2105).

Fordern Sie den Nachweis bei der Stelle an, nach deren Recht die Kapitalgesellschaft jetzt besteht. Das Ontario Business Registry stellt eine Statusbescheinigung (Certificate of Status) aus. Für eine Bundesgesellschaft bestätigt das Certificate of Compliance von Corporations Canada die erforderlichen Einreichungen und Gebühren; das Certificate of Existence bestätigt nur das Bestehen. Kalifornien verlangt den ordnungsgemäßen Status, prüfen Sie daher, ob es das Certificate of Compliance akzeptiert. Fragen Sie den Bundesstaat, der die Unterlagen erhält, ob er eine Apostille verlangt; die kanadischen Regeln zur Beglaubigung verweisen manche Dokumente der Provinzen an Behörden der Provinzen. Zu Adresse und Rolle des Vertreters lesen Sie US-Geschäftsadressen und Vertreter.

Bedeutet die Registrierung im Bundesstaat, dass Einkommensteuer des Bundesstaates oder eine US-Erklärung fällig ist?

Zulassung im Bundesstaat, Einkommensteuer des Bundesstaates, Sales-Tax-Genehmigungen und Bundessteuererklärungen haben getrennte Tests. Die Zulassung in Kalifornien löst selbst die Pflicht zur Einreichung einer Form 100 aus; die Steuer hängt vom Einkommen ab, und die Mindest-Franchise-Tax gilt im ersten Steuerjahr nicht (California Franchise Tax Board). Die Ausnahmen von der Zulassung in Florida bestimmen nicht das Steuerrisiko (s. 607.1501(4)).

Zur Einkommensteuer der Bundesstaaten und zu P.L. 86-272 lesen Sie Einkommensteuer für Unternehmen in anderen Bundesstaaten. Für die bundesrechtliche Form 1120-F erfassen die IRS-Anleitungen eine ausländische Kapitalgesellschaft mit US-Geschäftsbetrieb auch dann, wenn Abkommensentlastung möglich ist; lesen Sie US-Steuererklärungen einer kanadischen Kapitalgesellschaft.

Was passiert, wenn die Kapitalgesellschaft ohne Registrierung tätig war?

Das unmittelbare Risiko ist oft eine blockierte Klage, bis die Kapitalgesellschaft zugelassen ist, dazu Gebührennachzahlungen und mögliche Strafzuschläge. In Florida kann eine nicht zugelassene Kapitalgesellschaft, die Geschäfte betreibt, keine Klage führen, bis sie die Zulassung erhält. Die Kapitalgesellschaft schuldet dem Bundesstaat die Gebühren und Strafzuschläge, die angefallen wären; ein Gericht kann zudem US$500–US$1.000 für jedes Jahr oder Teiljahr anordnen (s. 607.1502). Ihre Verträge bleiben wirksam, und sie kann sich gegen eine Klage verteidigen. Aktionäre, Amtsträger und Direktoren haften nicht persönlich allein deshalb, weil die Kapitalgesellschaft nicht zugelassen war.

In Kalifornien kann eine Kapitalgesellschaft, die eine Klage über Geschäfte innerhalb des Bundesstaates vor ihrer Zulassung beginnt, sie nicht fortsetzen, bis sie zugelassen ist und die Zahlung der Einreichungsgebühren, eines Strafzuschlags von US$250 und der fälligen Steuernachzahlungen nachweist. Zudem kann der Kapitalgesellschaft US$20 für jeden Tag vorsätzlicher nicht zugelassener Geschäftstätigkeit drohen (s. 2203). Die Zulassung vor der Klage vermeidet diese gerichtliche Beschränkung, aber nicht das Risiko für frühere Steuern oder andere Strafzuschläge.

Sollten Sie die kanadische Kapitalgesellschaft registrieren oder eine US-Tochtergesellschaft gründen?

Registrieren Sie die kanadische Kapitalgesellschaft, wenn dieser Rechtsträger den US-Betrieb selbst führt. Eine US-Tochtergesellschaft ist eine andere Kapitalgesellschaft mit eigener Gründung und eigenen Einreichungspflichten. Die Gründung einer Tochtergesellschaft macht die kanadische Muttergesellschaft nicht rückwirkend für Geschäfte zugelassen, die sie bereits betrieben hat.

Die Wahl beeinflusst Haftung, Verträge und steuerliche Meldungen in beiden Ländern. Klären Sie vor der Einreichung, welcher Rechtsträger Personal beschäftigt, Warenbestand besitzt, Kundenverträge unterschreibt und Einkünfte erhält. Vergleichen Sie die Strukturen unter Kanadische Firma in den USA.

Was ist nötig, damit die Registrierung im Good Standing bleibt?

Reichen Sie den regelmäßigen Bericht des Bundesstaates ein, zahlen Sie die Gebühr und halten Sie Registered Agent und Adressen aktuell. In Florida reichen Sie zwischen 1. Januar und 1. Mai einen Jahresbericht ein, beginnend im Kalenderjahr nach der Zulassung, auch wenn sich nichts geändert hat. Ein versäumter Bericht kann die Zulassung widerrufen und eine Klage in Florida blockieren, bis Bericht, Gebühren und Strafzuschläge bezahlt sind (s. 607.1622). In Kalifornien reichen Sie die erste Statement of Information (Jahresmeldung) innerhalb von 90 Tage nach der Zulassung ein, danach jährlich im sechs Monate bis zum Ende des Registrierungsmonats; bei einem Wechsel des Zustellungsvertreters reichen Sie eine neue Meldung ein (s. 2117; Zeitplan der Einreichung).

Halten Sie auch die kanadische Kapitalgesellschaft aktiv: Der US-Bundesstaat stützt sich auf ihren Status in der Rechtsordnung der Gründung. Endet die US-Tätigkeit, prüfen Sie das Verfahren des Bundesstaates für den Rückzug (Withdrawal), statt einfach keine Berichte mehr einzureichen. Der Einreichungskalender des Bundesstaates und der kanadische Gesellschaftskalender sind getrennt.

Beispiel

Bestellungen aus Toronto, Kunden in Florida

Eine Kapitalgesellschaft aus Ontario verkauft Waren für C$100.000 an Kunden in Florida. Sie nimmt jede Bestellung in Toronto an und versendet aus ihrem Lager in Toronto. Ohne Personen oder Räume in Florida fallen diese Verkäufe in der Regel unter die Ausnahme Floridas für außerhalb des Bundesstaates angenommene Bestellungen. Ob eine Sales-Tax-Genehmigung in Florida nötig ist, wird gesondert geprüft.

Lager in Florida und Vertriebsmitarbeiter

Dieselbe Kapitalgesellschaft mietet ein Lager in Florida, erfüllt Bestellungen aus dem dortigen Bestand und lässt ihren örtlichen Arbeitnehmer Kundenverträge unterschreiben. Diese örtlichen Tätigkeiten machen ein Certificate of Authority in Florida wahrscheinlicher; Mietvertrag oder Einholen von Bestellungen allein entscheiden es nicht. Sie beschafft ihre Statusbescheinigung aus Ontario, bestellt einen Registered Agent in Florida und prüft, ob Florida eine weitere Beglaubigung verlangt.

Projektarbeit in Kalifornien und eine unbezahlte Rechnung

Eine kanadische Kapitalgesellschaft führt zwei Jahre lang wiederholt Projekte vor Ort in Kalifornien aus und verklagt dann einen Kunden auf US$40.000, bevor sie zugelassen ist. War diese Arbeit ein Geschäft innerhalb des Bundesstaates, kann sie die Klage nicht fortsetzen, bis sie zugelassen ist und die Zahlung der erforderlichen Gebühren, des Strafzuschlags von US$250 und der fälligen Steuernachzahlungen nachweist. Das Ergebnis hängt von Arbeit und Zeitpunkt ab.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie verkaufen in mehrere Bundesstaaten: vergleichen Sie den Tätigkeitstest jedes Bundesstaates unter Registrierung in einem weiteren Bundesstaat.
• Sie halten US-Warenbestand: lesen Sie Kanadische Verkäufer mit US-Warenbestand.
• Sie brauchen eine Sales-Tax-Genehmigung: lesen Sie Ausländische Verkäufer und Sales Tax.
• Sie schulden möglicherweise Einreichungen zur Einkommensteuer von Bundesstaat oder Bund: lesen Sie Einkommensteuer für Unternehmen in den Bundesstaaten und US-Steuererklärungen einer kanadischen Kapitalgesellschaft.
• Sie müssen zwischen Niederlassung und Tochtergesellschaft wählen oder Jahre ohne Registrierung bereinigen: lesen Sie Kanadische Firma in den USA und holen Sie sich Hilfe bei der Unternehmensgründung mit Ihren Verträgen, Arbeitsorten und Betriebsdaten.