Contabilidade de family office: escrituração, K-1 e declarações

Escrituração e declarações: single-family office, multi-family office ou escritório de CPA terceirizado?

Um único escritório de CPA terceirizado pode coordenar a escrituração, as conciliações dos fundos e as declarações de toda a família. Comece listando as entidades e as pessoas incluídas no contrato de serviços.

A tabela mostra quem normalmente faz o trabalho, conforme o contrato de serviços; não se trata de pacotes de serviços exigidos pelo governo.

Peça um escopo por escrito que cubra cada entidade e cada membro da família, as entregas e as informações que faltam; veja impostos e contabilidade para fundos e family offices. Um contrato que cobre só as declarações pode deixar com a família a escrituração contínua, o pagamento de contas e os relatórios de patrimônio líquido.

Dúvidas sobre a estrutura jurídica e a dedução dos custos do escritório ficam em Estrutura tributária do family office.

Quais declarações uma estrutura familiar típica entrega todo ano?

A classificação fiscal de cada contribuinte define a declaração federal que ele entrega. Só o nome de uma LLC não mostra se ela declara como sociedade de pessoas, como corporação ou dentro da declaração do proprietário.

Nos EUA, uma LLC constituída no país com vários membros, em geral, é tratada por padrão como sociedade de pessoas (regras de classificação do IRS).

A tabela mostra os prazos normais para quem usa o ano-calendário, sem prorrogação. Regras de fim de semana e feriado podem mudar um prazo; exercícios fiscais diferentes do ano-calendário, períodos curtos e arranjos especiais de trust têm datas próprias.

Um trust tratado como inteiramente do grantor, em geral, usa uma declaração do proprietário (owner statement) em vez de um K-1 de beneficiário ao entregar o Form 1041; trusts que são grantor só em parte exigem tratamento separado das duas partes (instruções do Form 1041).

Quando o grantor de um trust revogável morre, obtenha um novo EIN e avalie a entrega de um Form 1041 separado. O trustee e o inventariante do espólio, se houver, podem optar pelo tratamento como espólio pela seção 645 no Form 8855 até o prazo da primeira declaração de imposto de renda do espólio ou do trust declarante, incluindo prorrogações (IRS).

Antes de transferir ações de uma corporação S para um trust, confira se o trust é elegível. Se for preciso uma nova opção, o beneficiário atual da renda assina a opção de qualified subchapter S trust (QSST); o trustee assina a declaração de opção de electing small business trust (ESBT). O prazo normal de entrega é de 2 meses e 16 dias contados a partir da data da transferência. Certos trusts pós-falecimento podem optar durante os 2 anos de elegibilidade temporária ou no período de opção que começa no dia seguinte (regulamento). Perder o prazo pode encerrar o status S, mas há alívio para opção tardia qualificada em até 3 anos e 75 dias da data de vigência pretendida (IRS); veja Como a corporação S é tributada.

Quem paga o imposto sobre doações é o doador. Se o imposto não for pago, a seção 6324(b) pode tornar quem recebeu a doação pessoalmente responsável até o valor da doação. O gravame (lien) do imposto sobre doações pode durar 10 anos a partir da doação; um lançamento separado contra quem recebeu a doação, em geral, permite 10 anos para a cobrança, sujeito a prorrogações (IRS).

Entregue o Form 7004 separadamente para cada declaração de empresa ou de trust aplicável até o prazo original dela (IRS). Peça as prorrogações de declarações de pessoa física ou de doações até os prazos aplicáveis; veja Quais declarações sua empresa entrega. Em geral, a prorrogação da entrega não prorroga o prazo de pagamento (declarações de pessoa física, Form 709).

As declarações estaduais exigem uma análise separada de residência, investimentos e atividade das entidades; veja Declarações estaduais para investidores de fundos.

Esta tabela cobre as declarações federais mais comuns de entidades e pessoas dos EUA. Sinalize proprietários estrangeiros, familiares no exterior e bens fora dos EUA para uma análise de obrigações entre países; veja O que uma LLC estrangeira de um único membro declara ao IRS para as declarações informativas que podem se aplicar mesmo sem uma declaração de imposto de renda separada da LLC (IRS).

Como chamadas de capital, distribuições e extratos dos fundos se conciliam com os K-1?

Mantenha identificáveis, para cada fundo, as movimentações de caixa, o valor reportado e os registros fiscais. A conciliação explica as diferenças; ela não força cada saldo a ficar igual ao K-1.

Para um aporte em dinheiro em um fundo constituído como sociedade de pessoas, lance o pagamento na conta de investimento da entidade que subscreveu e guarde o aviso de chamada de capital (capital call). O compromisso ainda não integralizado fica em um quadro de compromissos separado. Antes de escolher os lançamentos, peça ao contador que analise avisos que incluam taxas, empréstimos ou aportes que não sejam em dinheiro.

Para uma distribuição, confira o recebimento com o aviso do fundo e o registro bancário. Identifique se o pagamento reduz o saldo do investimento ou tem outro tratamento pela base contábil da escrituração; não lance automaticamente todo recebimento como renda tributável. A renda da sociedade de pessoas deve ser declarada mesmo que não seja distribuída, e as distribuições têm tratamento fiscal próprio (instruções do K-1 para o sócio).

Mantenha um quadro para cada entidade investidora e cada fundo com:

• Saldo inicial do investimento e a base contábil usada.
• Aportes, distribuições e transferências, vinculados a avisos datados e a lançamentos bancários.
• Renda, variações de valor e outros ajustes por essa base contábil.
• Saldo final, data do extrato e qualquer diferença ainda não resolvida.
• Uma conciliação separada do capital fiscal, o registro do custo-base fiscal e os anexos dos K-1.

O extrato de valor patrimonial líquido (NAV) emitido pelo administrador do fundo mede o valor do investimento pela base de relatório do administrador, enquanto o item L do K-1 informa o capital fiscal quando exigido; veja Capital fiscal e alocações do fundo para entender por que os dois diferem (instruções do Form 1065).

O custo-base fiscal é o valor usado, para fins fiscais, para medir o ganho e limitar a dedução de prejuízos da participação no fundo; o saldo de capital do item L do K-1 não o define. Cada sócio deve manter um registro do custo-base, incluindo as dívidas relevantes e os ajustes específicos do sócio (IRS). Leve esse registro adiante ao trocar de contador.

Como organizar a escrituração quando o software não consegue consolidar 20 a 30 entidades?

Mantenha um livro-razão separado para cada entidade, com contas padronizadas para transações comparáveis. Monte o resumo da família a partir desses livros.

O IRS diz que negócios separados devem ter registros completos e separados, incluindo os documentos de suporte (Publication 583). Para sociedades de pessoas que preenchem o Schedule L, o balanço patrimonial deve bater com a contabilidade da sociedade; anexe uma declaração explicando as diferenças (instruções do Form 1065).

Use os mesmos nomes de conta para caixa, investimentos, empréstimos, aportes, distribuições e despesas quando significarem a mesma coisa. Só crie contas novas quando a atividade da entidade exigir. Mantenha o proprietário legal, o contribuinte, a conta bancária e a subscrição do fundo vinculados a cada transação.

Documente se cada transferência é empréstimo, aporte, distribuição ou reembolso e lance a transferência de forma coerente na contabilidade das duas entidades. Concilie contas a receber e a pagar quando um valor continuar em aberto. Lance aportes e distribuições nas contas de investimento e de capital adequadas, em vez de criar automaticamente um saldo de empréstimo (IRS). O fato de a família ser dona das duas entidades não decide, sozinho, o lançamento.

O que inclui o relatório consolidado de um family office?

Defina o relatório no contrato de serviços: patrimônio líquido gerencial, previsão de caixa ou demonstrações financeiras para um credor. Em um relatório gerencial, especifique as entidades incluídas, as participações, as datas de avaliação e a base contábil. Elimine saldos duplicados dentro desse escopo, para que um empréstimo da família a uma LLC incluída não infle o patrimônio líquido. Mantenha esses ajustes no quadro do relatório e preserve os registros de cada entidade.

Como acompanhar 30 ou mais K-1, prorrogações e impostos estimados?

Use um único controle que ligue cada K-1 esperado ao seu destinatário legal e à declaração que o utiliza. Uma LLC da família que investe em fundos precisa das informações fiscais dos fundos antes de finalizar as próprias alocações e os K-1 dos membros.

Registre os nomes do fundo e do investidor, os números de identificação fiscal, a data prevista de chegada, a data de recebimento, os anexos, as correções e o revisor. Anote o prazo original e o prorrogado de cada declaração afetada, a aceitação da prorrogação e a aceitação da entrega. Para cada pagamento de imposto estimado ou de prorrogação, registre o contribuinte, a autoridade fiscal, a data de vencimento, o valor previsto, quem prepara, quem aprova e quem envia o pagamento, e a confirmação do pagamento.

Trabalhe pelos níveis de participação, nesta ordem:

1. Concilie a escrituração das entidades e peça aos fundos todos os pacotes fiscais esperados.
2. Identifique os pacotes que faltam antes do prazo original de cada declaração afetada.
3. Prorrogue separadamente as entidades e as pessoas físicas afetadas e providencie os pagamentos exigidos.
4. Revise os K-1 e os anexos recebidos dos fundos; depois prepare as declarações das entidades que os recebem e os K-1 que essas entidades emitem.
5. Conclua as declarações dos membros e dos beneficiários depois que as informações das entidades estiverem prontas.

Sociedades de pessoas devem fornecer os K-1 até o prazo da declaração, incluindo prorrogações; prorrogar a declaração de um fundo não prorroga automaticamente a dos investidores (instruções do Form 1065). Reserve tempo de revisão entre os níveis, em vez de planejar terminar todas as declarações no último dia.

Um Form 1065 obrigatório entregue com atraso pode custar à sociedade de pessoas $260 por sócio presente em qualquer parte do ano fiscal, por mês ou fração de mês, por até 12 meses, mesmo sem imposto de renda devido (IRS, valor atual). Pode haver alívio para sociedades pequenas ou por causa razoável. A isenção automática de multa (Automatic Exemption from Penalty) pode impedir o lançamento da multa para uma declaração original elegível entregue em até 3 anos da data de vencimento original, com histórico de conformidade qualificado nos 3 anos anteriores (IRS). Veja Multas por atraso na entrega e no pagamento.

Em geral, o Form 1041 entregue com atraso gera multa de 5% do imposto não pago por mês ou fração, até 25%, antes de qualquer ajuste pela sobreposição com a multa por atraso no pagamento. Se o atraso passar de 60 dias, o mínimo é $535 ou o imposto que deveria constar da declaração, se for menor; a causa razoável pode afastar a multa (IRS, mínimo atual). Para lidar com formulários fiscais que faltam, veja Formulários fiscais de fundos atrasados.

Como prever pagamentos de imposto quando os relatórios dos fundos não mostram a renda tributável?

Preveja separadamente a necessidade de caixa e a renda tributável. Distribuições dos fundos e variações no valor reportado não substituem as alocações tributáveis (instruções do K-1 para o sócio).

Para pessoas físicas, compare o imposto projetado do ano atual com as regras de pagamento aplicáveis baseadas no ano anterior, considere anualizar a renda irregular e veja Formulários fiscais de fundos atrasados para o método de estimativa (Publication 505).

Peça aos fundos informações fiscais preliminares e marque as premissas como provisórias. Separe o caixa necessário para chamadas de capital do caixa reservado para pagar impostos. Registre cada pagamento no nome do contribuinte que deve o imposto; o pagamento de uma pessoa física não é automaticamente pagamento de um trust. O imposto estimado de trusts exige análise separada pelo Form 1041-ES. O trustee pode alocar aos beneficiários os pagamentos de imposto estimado do trust assinando e entregando o Form 1041-T até o 65º dia após o fim do exercício, com ajuste para fins de semana e feriados (formulário e instruções).

Como um novo escritório assume quando nosso controller sai ou nosso CPA se aposenta?

Uma nova equipe contábil precisa de uma lista completa de entidades, saldos iniciais e histórico de entregas antes de assumir a responsabilidade por toda a família. Comece pelos prazos próximos e pelos saldos não resolvidos; depois concilie a transição de cada entidade.

Reúna:

• O organograma societário, os nomes legais, os EIN, as classificações fiscais e os fins de exercício.
• Acordos operacionais (operating agreements), instrumentos de trust, alterações e poderes de assinatura.
• Declarações anteriores, K-1, opções fiscais, quadros de depreciação e registros de custo-base fiscal.
• O representante de cada sociedade de pessoas perante o IRS (partnership representative) e qualquer pessoa física designada para os anos em aberto, a menos que a sociedade tenha optado validamente por sair do regime federal de auditoria de sociedades. O Form 8821 não os substitui; mudanças pelo Form 8979 só são permitidas nas situações que as instruções do formulário especificam, não como rotina na transição (IRS). Veja Como sociedades e LLCs com vários sócios são tributadas.
• Exportações do livro-razão, balancetes, conciliações bancárias e saldos entre entidades.
• Subscrições em fundos, extratos de capital, avisos de chamada de capital e de distribuição, e compromissos não integralizados.
• Aceitações de entregas e de prorrogações, confirmações de pagamento de impostos, avisos e listas de anos faltantes.
• Definições dos relatórios, aprovações de contas a pagar e acessos autorizados para a nova equipe.

Guarde os registros de origem, não apenas um relatório resumido; as orientações do IRS sobre guarda de registros exigem documentos que comprovem renda, deduções e créditos (Publication 583).

Para acessar as informações no IRS, providencie um Form 8821 separado para cada entidade contribuinte, listando os formulários e períodos relevantes; trate também cada pessoa física contribuinte separadamente. O Form 8821 permite acessar informações fiscais, mas não autoriza representação, que em geral exige o Form 2848 (sobre o Form 8821, instruções e regras de assinatura). Associe uma entidade desconsiderada ou um grantor trust ao contribuinte que de fato declara a renda, em vez de supor que toda entidade jurídica tem uma conta separada de imposto de renda.

No caso de um trust, um trustee autorizado assina o Form 8821. Se o trust ainda não enviou o Form 56 identificando o trustee atual, envie também esse aviso (IRS).

O que inclui a contabilidade mensal ou trimestral e quem cuida do resto?

Defina por escrito o pacote contábil recorrente. Ele pode incluir escrituração conciliada das entidades, quadros dos fundos, saldos entre entidades, previsões de caixa, controle de documentos fiscais e relatórios combinados com a família.

A periodicidade mensal ou trimestral é uma escolha de serviço, não um prazo federal universal de relatório para family offices. Defina essa periodicidade conforme o volume de transações, as chamadas de capital e a necessidade de a família aprovar pagamentos.

Se um credor, trustee ou beneficiário precisar de uma demonstração financeira ou de um serviço específico, defina isso separadamente.

Exemplo

Apenas ilustrativo; todos os valores estão em dólares americanos.

Uma família tem 18 entidades e espera 40 K-1 de fundos. Uma LLC da família com seis membros começa com um investimento integralizado em dinheiro, registrado a US$100.000, aporta mais US$20.000 e recebe uma distribuição em dinheiro de US$10.000.

Suponha que não haja dívidas, ajustes de avaliação nem outros ajustes de custo-base. O fundo informa US$30.000 de renda tributável no K-1 da LLC. O custo-base fiscal é US$100.000 + US$20.000 aportados + US$30.000 de renda alocada − US$10.000 distribuídos = US$140.000. O recebimento de US$10.000 em dinheiro, sozinho, não mediu a renda tributável.

A equipe finaliza as alocações da LLC antes de preparar as declarações dos membros. Suponha que o Form 1065 obrigatório da LLC vença em 2027 e seja entregue com dois meses completos de multa por atraso, sem prorrogação válida. Uma multa por atraso na entrega não revertida nos três anos anteriores impede o alívio automático, e nenhum alívio para sociedades pequenas ou de outro tipo se aplica. Só a multa por atraso na declaração é de 6 × 2 × US$260 = US$3.120.

O seu caso é diferente?

• Você tem 10 ou mais entidades, um controller que está saindo ou uma entidade com declarações faltando: reúna o organograma das entidades, os EIN, os contratos, as últimas declarações e os extratos de capital dos fundos para a coordenação contábil e fiscal.
• Você precisa de ajuda para escolher a estrutura do escritório ou avaliar deduções: veja Estrutura tributária do family office.
• Filhos, pais ou cônjuges são donos da LLC juntos: veja LLC de casal ou de família nos EUA.
• O problema é a declaração de uma pessoa física com muitos K-1 de fundos: veja Como escolher um CPA para muitos investimentos em fundos.
• A escrituração está atrasada e uma declaração vai vencer: veja Como atualizar a escrituração contábil atrasada.
• Uma entidade nunca entregou declaração ou deixou de entregar vários anos: veja Declarações empresariais não apresentadas e peça ajuda com a contabilidade e as entregas das entidades.
• Você está decidindo quem deve cuidar da escrituração do dia a dia: veja Escrituração própria ou responsável contábil.