Escrituração contábil: empresa canadense e empresa dos EUA

Uma empresa canadense e sua subsidiária ou empresa irmã nos EUA precisam de escrituração, contas bancárias e declarações separadas?

Sim, para escrituração separada e, no caso de corporações, para declarações de imposto separadas: cada empresa é um contribuinte próprio, mesmo que você seja proprietário das duas. O Canadá exige registros suficientes para apurar os impostos, e o IRS (a receita federal dos EUA) exige um conjunto completo e separado de livros para cada negócio. Por isso, mantenha vendas, despesas, ativos e passivos de cada empresa no livro-razão dela. Uma conta bancária separada para cada empresa é um controle de escrituração, e não uma regra dessas fontes, mas é a forma mais simples de provar de quem é cada dinheiro. Income Tax Act, seção 230; IRS Publication 583.

Uma corporação canadense com atividade empresarial e residente no Canadá entrega a própria T2 (declaração de imposto de renda de corporação do Canadá), mesmo quando está inativa, além do CO-17 de Quebec ou do AT1 de Alberta, se tiver tido um estabelecimento nesses lugares. Uma corporação doméstica dos EUA geralmente entrega o Form 1120 (declaração de imposto de renda de corporação C). A constituição nem sempre define a residência: uma corporação dos EUA administrada a partir do Canadá pode ser residente nos dois países. Nesse caso, o tratado entre o Canadá e os EUA considera residente apenas nos EUA a empresa criada somente pela lei americana, e o Canadá respeita isso ao tratá-la como não residente. CRA: quem deve entregar; Revenu Québec: CO-17; Alberta: imposto de renda de corporações; instruções do Form 1120; tratado, artigo IV(3); Income Tax Act, seção 250(5).

Uma corporação canadense que é proprietária da empresa dos EUA também pode ter de entregar uma declaração de afiliada estrangeira (Form T1134, declaração informativa sobre afiliadas estrangeiras, com prazo de 10 meses após o fim do exercício fiscal da corporação). Já um valor que uma empresa dos EUA, que não é afiliada estrangeira da corporação, deve a ela pode contar como bem estrangeiro no Form T1135 (declaração de bens estrangeiros específicos), quando o custo total dos bens estrangeiros da corporação passa de C$100.000, a menos que o valor seja mantido apenas para a atividade empresarial ativa da própria corporação: veja bens e empresas no exterior: o que informar à CRA. Income Tax Act, seção 233.4; Income Tax Act, seção 233.3.

Uma LLC dos EUA mantém a própria escrituração, mesmo quando os EUA a ignoram para fins de imposto de renda: uma LLC de um único membro geralmente é uma entidade desconsiderada (disregarded entity), a menos que opte pelo tratamento de corporação no Form 8832 (opção de classificação da entidade). A CRA (Agência da Receita do Canadá) trata uma LLC dos EUA como corporação tributável para fins fiscais canadenses, seja qual for o tratamento nos EUA. Por isso, os dois países podem classificar a mesma LLC de formas diferentes: veja proprietário canadense de uma LLC dos EUA: o que declarar em cada país. IRS: classificação de LLC; CRA: IC71-17R6, parágrafo 88.

Como criar contas correspondentes de valores a receber e a pagar entre as empresas?

Crie, em cada livro-razão, uma conta a receber e uma conta a pagar com o nome da outra empresa. Concilie a transação de origem, a data e o valor na moeda devida; os totais dos livros-razão em dólares canadenses e em dólares americanos nem sempre serão iguais.

Use uma referência comum para cada fatura, cobrança, pagamento e acerto, e mantenha uma planilha de conciliação (o Exemplo mostra uma) com a moeda e o valor originais, a data do evento, a taxa de câmbio e o valor lançado em cada livro-razão. Mantenha empréstimos e investimentos de capital fora da conta comum de cobranças e guarde os recebimentos e pagamentos pelo valor bruto quando as empresas acertarem apenas o valor líquido. Esses nomes de conta são escolhas práticas, não exigências da CRA nem do IRS. IRS Publication 583: manutenção de registros.

O cliente pagou à outra empresa, ou só uma das empresas tem conta para receber pagamentos de clientes (merchant account): quem registra a venda?

A empresa que é a vendedora no contrato e na fatura do cliente geralmente registra a venda, não importa em qual conta o dinheiro entrou. Quem é a vendedora depende de quem se comprometeu a fornecer ao cliente, de quem emitiu a fatura, de quem assume o risco de inadimplência e de reembolsos e do que diz o contrato escrito entre as empresas.

Se a outra empresa apenas recebe como agente da vendedora, ela registra o dinheiro e um valor a pagar à vendedora, não receita. Se a empresa que recebeu foi quem emitiu a fatura ao cliente, por exemplo porque a outra empresa não tem conta para receber pagamentos, ela geralmente é a vendedora, e o repasse que fizer depois não é o acerto de uma cobrança: classifique-o como na seção abaixo e veja preços de transferência entre empresas do Canadá e dos EUA.

Em uma escrituração pelo regime de competência, suponha que a empresa dos EUA é a vendedora e a empresa canadense recebe como agente dela:

Troque os nomes das empresas quando a vendedora for a empresa canadense. Se a vendedora dos EUA usa o regime de caixa, o recebimento por seu agente autorizado geralmente conta como recebimento da própria vendedora; assim, ela registra a venda e o valor a receber da empresa canadense na data da cobrança. IRS Publication 538: recebimento presumido (constructive receipt). Se a empresa dos EUA é uma LLC de um único membro, a declaração que informa a venda pode ser diferente em cada país: veja proprietário canadense de uma LLC dos EUA: o que declarar em cada país.

Mantenha taxas, reembolsos e impostos cobrados dos clientes identificáveis em separado; um repasse líquido, sozinho, não comprova as vendas. Para os registros de repasses, veja vendas em dólares americanos e repasses de marketplaces e, para o Form 1099-K, conciliação de vendas e repasses.

E se uma empresa paga as contas ou os salários da outra?

Quando uma empresa paga uma obrigação que pertence à outra, quem pagou registra um valor a receber da outra, e a empresa responsável registra o próprio custo e um valor a pagar a quem pagou. Registre a despesa uma só vez: o pagamento mostra a movimentação do dinheiro, e o documento do fornecedor mostra o que foi comprado. IRS Publication 583. Por exemplo, a empresa canadense paga uma fatura de fornecedor que já estava registrada na empresa dos EUA:

Com salários é diferente, porque o empregador deve recolher descontos na fonte sobre a folha de pagamento. Se a empresa canadense é a empregadora e seus empregados trabalham para a empresa dos EUA, a folha de pagamento fica no livro-razão da empresa canadense, que refatura o custo à empresa dos EUA:

Se a empresa dos EUA é a empregadora e a empresa canadense só adiantou o dinheiro, trate o caso como a fatura paga acima; veja contratar empregado entre EUA e Canadá: folha de pagamento. Para a cobrança e seus documentos, veja preços de transferência entre empresas do Canadá e dos EUA; para o GST/HST (imposto federal sobre bens e serviços do Canadá) na fatura, veja cobrar HST de clientes dos EUA.

Qual moeda e qual taxa de câmbio cada livro-razão deve usar?

Mantenha cada livro-razão na moeda do próprio país (dólares canadenses para a empresa canadense, dólares americanos para a empresa dos EUA), que é o padrão para o resultado fiscal de cada país. Converta cada lançamento entre as empresas pela taxa de câmbio do dia (a taxa à vista, ou spot) e guarde ao lado o valor na moeda original.

No Canadá, o imposto usa a taxa do Banco do Canadá do dia em que o valor surgiu, a menos que a CRA aceite outra. Uma corporação residente no Canadá só pode declarar em moeda estrangeira se optar pela declaração em moeda funcional (functional currency) no Form T1296 em até 60 dias após o primeiro dia do ano fiscal, e só se essa moeda for uma moeda qualificada, como o dólar americano, em que ela mantém principalmente sua escrituração; livros em dólares americanos ou uma conta bancária em dólares americanos, por si sós, não mudam a moeda fiscal. Income Tax Act, seção 261; CRA: moeda funcional. A opção é explicada em vendas em dólares americanos e repasses de marketplaces. Nos EUA, a moeda funcional fiscal de uma empresa dos EUA geralmente é o dólar americano, e o imposto usa a taxa à vista (spot) do dia em que um item é recebido, pago ou apropriado (accrued); o IRS aceita qualquer taxa publicada, desde que usada de forma consistente. 26 CFR 1.985-1; IRS: taxas de câmbio.

Um ajuste cambial contábil não gera automaticamente renda tributável nem dedução. CRA Folio S5-F4-C1, parágrafos 1.4–1.6.1.

O saldo é de uma operação comercial, um empréstimo, um aporte de capital ou um dividendo?

Classifique um saldo pela transação e por seus termos, não pelo nome da conta. Mover uma conta a pagar antiga para o patrimônio líquido não comprova um aporte.

A relação de propriedade entre as empresas muda a classificação. Entre empresas irmãs (de mesma propriedade), um saldo normalmente é comercial ou um empréstimo; dinheiro movimentado sem fatura nem condições de pagamento precisa ser revisado por um contador, e uma transferência por valor inferior ao valor de mercado pode tornar a empresa que recebe solidariamente responsável pelo imposto não pago de quem transferiu, até o valor da diferença (Income Tax Act, seção 160). Entre controladora e subsidiária, o dinheiro que desce pode ser empréstimo ou investimento, e o dinheiro que sobe pode ser pagamento de empréstimo, dividendo ou devolução de capital. Dinheiro que passa pela conta pessoal do proprietário é uma questão de empréstimo de acionista.

Sinalize saldos antigos nos dois sentidos, mesmo quando a conta é classificada como comercial:

• Devido à empresa canadense. Se um não residente deve a uma corporação canadense um valor por mais de um ano sem juros a uma taxa razoável, a corporação pode ter de incluir juros presumidos na renda. A exceção para operações comerciais comuns exige, entre outras condições, que as empresas não sejam relacionadas; portanto, considere que ela não se aplica a empresas sob a mesma propriedade. Valores devidos por uma afiliada estrangeira controlada, em razão de sua atividade empresarial ativa, têm uma exceção própria (subseção 17(8)). Income Tax Act, seção 17.
• Devido pela empresa canadense. Uma despesa dedutível que ela deve a uma empresa relacionada, ou a outra pessoa com quem tenha relação de dependência (non-arm's-length), é somada à sua renda do ano fiscal seguinte se ainda estiver sem pagamento no fim do ano de verificação (segundo ano fiscal após o ano da despesa). As duas empresas podem, em vez disso, entregar um acordo em formulário prescrito até o prazo de entrega da declaração desse ano seguinte; o acordo trata o valor como pago e emprestado de volta. Income Tax Act, seção 78.
• Devido pela empresa dos EUA. Ela geralmente não pode deduzir juros apropriados (accrued) mas ainda não pagos (mesmo quando um tratado os isenta do imposto dos EUA), nem alguns aluguéis e royalties de fonte americana, devidos a uma pessoa estrangeira relacionada, enquanto não os pagar. 26 CFR 1.267(a)-3.

O guia sobre preços de transferência trata dessas regras e de suas exceções.

O que devo conciliar no fim do mês?

Primeiro concilie cada conta bancária; depois confira as movimentações e os saldos finais entre as empresas, cada um na moeda original. Explique cada diferença com comprovantes; não lance a diferença em uma conta de despesa sem explicação.

1. Exporte os dois livros-razão entre as empresas com a mesma data de corte.
2. Confira se os saldos iniciais batem com a planilha anterior, já aprovada.
3. Confira cada fatura, cobrança, pagamento e acerto pela referência, pela data e pelo valor na moeda original.
4. Investigue lançamentos que faltam, lançamentos duplicados, notas de crédito, tarifas e transferências em trânsito; mantenha a data real da transação em cada banco.
5. Mostre o saldo inicial, os aumentos brutos, as reduções brutas e o saldo final de cada moeda e de cada tipo de saldo.
6. Registre os ajustes cambiais aprovados separadamente dos valores conciliados.
7. Revise os itens vencidos e combine a planilha de fechamento com quem faz a escrituração da outra empresa.

Guarde a planilha aprovada junto com os extratos e os documentos de apoio, para que outra pessoa consiga refazer o caminho. IRS Publication 583. Um credor que queira números consolidados (combinados) parte das demonstrações de cada empresa e desta planilha; combiná-los é um trabalho de contador, não abordado aqui.

Onde os saldos aparecem nas declarações e nas demonstrações?

Um valor a receber fica entre os ativos de quem é credor, e o valor a pagar correspondente fica entre os passivos de quem é devedor; um aporte de capital segue, em vez disso, a classificação de investimento e de patrimônio líquido.

Se a empresa dos EUA é uma LLC, não presuma que a linha do Form 1120 se aplica a ela: veja proprietário canadense de uma LLC dos EUA: o que declarar em cada país. CRA: GIFI; instruções do Form 1120: Schedule L. Para os formulários que informam as transações com partes relacionadas em um ano (T106 e Form 5472), veja preços de transferência entre empresas do Canadá e dos EUA.

Quais registros cada empresa deve guardar, onde e por quanto tempo?

Entregar a escrituração das duas empresas a um mesmo responsável contábil não substitui as obrigações de guarda de registros de nenhuma delas.

Registros guardados no exterior e acessados eletronicamente do Canadá não estão guardados no Canadá; por isso, confirme o local e qualquer autorização por escrito antes de contar com hospedagem no exterior. Os registros eletrônicos canadenses devem continuar legíveis, e uma declaração entregue em atraso, uma contestação, um recurso ou uma exigência de retenção da CRA podem prolongar o prazo de guarda. CRA: local e prazo de guarda dos registros; Income Tax Act, seção 230; Income Tax Regulations, seção 5800; IRS Publication 583.

Os registros da seção 6038A geralmente devem ser guardados nos EUA. Eles podem ficar no exterior, por exemplo com um responsável contábil canadense, se a empresa conseguir entregar ao IRS os registros pedidos em até 60 dias após o pedido, e as traduções em até 30 dias após o pedido delas, ou se transferi-los para os EUA nesse mesmo prazo, com um índice e um custodiante nos EUA, e mantê-los lá. 26 CFR 1.6038A-3(f)–(g); 26 CFR 1.6038A-1. As exceções para empresas pequenas estão em preços de transferência entre empresas do Canadá e dos EUA, e os registros de uma LLC de um único membro de propriedade estrangeira estão em o guia de declaração dessa LLC. Os requisitos estaduais e provinciais para corporações exigem uma verificação à parte.

Guarde as faturas de clientes e fornecedores, as instruções de cobrança, os registros da folha de pagamento, os extratos bancários, os acordos entre as empresas, as fontes das taxas de câmbio, as duas planilhas de conciliação e as aprovações de empréstimos e de movimentações de capital.

Quando devo contratar um responsável contábil ou um contador especializado em questões entre países?

Um responsável contábil pode cuidar da conciliação mensal quando já estão claros quem é a vendedora, como é feito o pagamento e qual é a política de lançamentos. Um contador deve definir a estrutura quando isso não está claro, quando os saldos viram financiamento ou quando a moeda da escrituração e a moeda fiscal são diferentes.

Leve os registros listados acima, mais os saldos de fim de ano, as fontes das taxas e os itens não conciliados, e diga quem é o proprietário de cada empresa e qual delas contrata com os clientes e emprega os empregados. Um livro-razão conciliado prova a aritmética; ele não define a classificação fiscal nem o efeito de uma dívida antiga entre países. Quando uma empresa canadense precisa de um contador especializado em questões entre países explica o que esse contador faz e como o trabalho se divide com o seu responsável contábil.

Exemplo

A empresa dos EUA vende serviços por US$10.000. A empresa canadense recebe a fatura apenas como agente. Suponha escrituração pelo regime de competência, sem impostos nem tarifas cobrados do cliente, que o banco converta o valor recebido em dólares canadenses de imediato e que não haja reavaliação entre as duas datas. Todos os números e taxas são ilustrativos.

O saldo na moeda original fecha em cada etapa e é zerado nos dois lados. A perda cambial da empresa canadense explica o dinheiro canadense a mais que ela gastou; não é uma venda a cliente, e o contador define o tratamento fiscal dessa perda. Aqui, o acordo faz com que quem recebeu deva US$10.000, qualquer que seja a taxa; quem assume o risco cambial é uma condição do acordo, e uma empresa que recebe e assume esse risco é um fato contra tratá-la apenas como agente.

E no seu caso?

• Cobranças cruzadas frequentes ou diferenças entre duas moedas: use o serviço de escrituração contábil para a conciliação mensal; leve os dois livros-razão, os extratos e a lista de itens não conciliados.
• Dúvida sobre quem é a vendedora ou a empregadora, sobre a classificação da LLC ou sobre financiamentos antigos entre os países: use o suporte tributário entre países para revisar a estrutura e as consequências fiscais antes de alterar os lançamentos.
• Dúvida se você mesmo mantém a escrituração: veja contabilidade própria ou responsável contábil no Canadá ou escrituração própria ou responsável contábil nos EUA.
• O saldo é com você, pessoa física: veja empréstimo de acionista.
• A escrituração canadense está meses atrasada: veja como pôr a contabilidade atrasada em dia antes da declaração.
• Você só precisa de uma conta bancária nos EUA para a corporação canadense: veja conta bancária nos EUA para corporação canadense: o que informar.