Custo de atualização contábil: o que o orçamento deve incluir

Quanto custa a atualização da escrituração contábil?

Nenhuma fonte do governo publica um preço para a atualização ou limpeza da escrituração, então um número dado antes de alguém ver seus registros é uma estimativa. O valor segue o trabalho: quantos meses estão atrasados, quantas contas e transações há neles e quanto está faltando.

Uma limpeza não é simples quando qualquer um destes pontos se aplica:

• Anos, e não meses, estão atrasados, ou faltam extratos de alguns meses.
• A folha de pagamento, o imposto sobre vendas ou os pagamentos a prestadores de serviços fazem parte do atraso.
• As declarações de imposto desses anos também não foram entregues, ou chegou uma carta do IRS.
• Um banco, um comprador ou um prazo define a data.

Antes de pedir um orçamento, reúna os extratos de todas as contas de banco, cartão, empréstimo e pagamento, as declarações já entregues, os relatórios das plataformas e uma lista de fornecedores recorrentes.

Se você já tem um orçamento, conte os meses-conta que ele cobre (contas vezes meses de atraso) e veja se ele diz que imposto sobre vendas, folha de pagamento, formulários de prestadores de serviços e declarações atrasadas estão dentro ou fora. Se faltam extratos de anos inteiros, ou se uma carta do IRS ou um banco define a data, o prestador precisa olhar seus registros antes que um preço signifique alguma coisa. Conte com a ajuda de escrituração contábil se quiser conferir um orçamento com eles.

O que a atualização ou limpeza da escrituração envolve na prática?

Atualizar é registrar meses que nunca foram lançados; limpar é corrigir uma escrituração que existe, mas está errada. Muitos trabalhos são os dois, e seguem a mesma ordem:

1. Reúna os extratos e relatórios de cada conta e de cada mês.
2. Concilie cada conta: compare cada lançamento com o extrato do banco ou do cartão, começando pelo mês mais antigo sem lançamento, para que os saldos seguintes não herdem erros anteriores. A Publication 583 orienta o proprietário a conferir a conta da empresa, procurando erros, por meio da conciliação.
3. Classifique cada transação como venda, reembolso, taxa, despesa, transferência, empréstimo, dinheiro que o proprietário colocou ou tirou, ou gasto pessoal. Os documentos de apoio devem mostrar quem recebeu, o valor, a prova do pagamento, a data e o que foi comprado (registros do IRS).
4. Parta da última declaração entregue, se houver, e use o mesmo método contábil: a escrituração deve usar o método da declaração de imposto, e uma mudança de método geralmente precisa de aprovação do IRS, pedida no Form 3115 (Publication 583; Publication 538). Se nenhuma declaração foi entregue, o método é escolhido na primeira declaração e depois deve ser usado de forma consistente.
5. Liste o que não pode ser comprovado, para que o preparador de declarações decida o que vai na declaração.
6. Entregue uma escrituração que mostre a renda bruta, as deduções e os créditos (registros do IRS).

O que a escrituração deve mostrar está em como atualizar a escrituração atrasada. Quando não existe escrituração, veja como refazer a escrituração a partir dos extratos bancários. Para decidir entre corrigir o arquivo antigo e começar um novo, veja limpar ou recomeçar a escrituração.

Que fatores costumam afetar o preço?

Cada fator abaixo acrescenta trabalho que o orçamento deve nomear. Quanto mais deles se aplicam, menos um número redondo diz.

O orçamento de limpeza que recebi é razoável? O que ele deve listar?

Um orçamento só é comparável na medida do seu escopo. Um número baixo com escopo estreito não é mais barato do que um número maior que cobre mais. Para comparar dois orçamentos, cada um deve informar:

Trate um orçamento como difícil de avaliar quando:

• A escrituração tem preço separado das declarações atrasadas, sem ninguém responsável por encaixar as duas.
• Um preço fixo foi dado antes de alguém ver um extrato, então não está claro que escopo ele pressupõe. Peça a lista de escopo por trás dele.
• Qualquer preparação de declaração é cobrada como parte da restituição. O IRS aconselha evitar preparadores que cobram honorários como percentual da restituição (IRS Topic 254).

O orçamento inclui a entrega das declarações atrasadas?

Muitas vezes não, então pergunte: escrituração e declarações podem ser trabalhos separados. A escrituração fornece os números; um preparador pago, com número de identificação de preparador do IRS (PTIN), prepara e assina a declaração, e você continua responsável por cada item dela (IRS Topic 254).

Pergunte se o orçamento cobre:

• As declarações de quais anos e quais formulários (Schedule C, Form 1065, Form 1120-S ou Form 1120).
• Se uma só empresa faz as duas coisas e em que ordem.
• O que acontece se os números refeitos diferirem de uma declaração já entregue.

As declarações atrasadas podem ter multas que crescem todo mês (veja abaixo). Para a ordem de entrega, veja como regularizar declarações empresariais não entregues. Para os honorários do preparador, veja custo do contador para uma pequena empresa.

Quem está habilitado a fazer o trabalho e como verifico?

Manter a escrituração, preparar uma declaração e falar com o IRS são trabalhos diferentes, com credenciais diferentes.

Se há uma carta do IRS, vários anos sem declaração ou uma auditoria em jogo, os direitos de representação importam tanto quanto a escrituração. Para o resto da lista de contratação, veja como escolher um serviço de atualização contábil; para a diferença entre os três papéis, veja responsável contábil, contador ou CPA.

Posso fazer algo antes para reduzir o que um CPA cobra?

A preparação pode reduzir o tempo que o prestador gasta para encontrar e organizar os registros. Se isso baixa o valor é algo que o orçamento decide, não uma promessa. Leve:

• Extratos de todas as contas de banco, cartão, empréstimo e pagamento, de todos os meses. O IRS conta os extratos de conta entre os documentos de apoio (registros do IRS).
• Declarações já entregues. Se uma cópia foi perdida, uma transcrição do IRS mostra a maioria das linhas, mas não os anexos: uma transcrição fiscal da empresa para uma sociedade de pessoas ou corporação, ou uma transcrição da declaração para o proprietário que informa no Form 1040 (Schedule C). A transcrição da pessoa física cobre apenas o ano fiscal atual e os três anteriores, então declarações mais antigas podem exigir outro caminho.
• Relatórios de plataformas e processadoras, e todos os Forms 1099 que você recebeu.
• Contratos de empréstimo, contratos de aluguel e faturas de ativos.
• Relatórios da folha de pagamento e declarações de imposto sobre vendas, se alguma foi entregue.
• Uma lista de fornecedores e clientes recorrentes e do que cada um é, para que cada um seja classificado uma só vez.
• Uma nota sobre quais contas são pessoais, e o que você sabe dos depósitos e retiradas do proprietário.
• Uma lista do que você sabe que está faltando.

Guarde todos os originais; o prestador pode querer os lançamentos antigos como estão.

Quanto custa esperar para atualizar?

Esperar acrescenta multas federais que crescem todo mês, além de custos que nenhum honorário cobre. Cada estado fixa as próprias multas para declarações estaduais atrasadas.

Quando a multa por atraso na entrega e a multa por atraso no pagamento se aplicam juntas, a multa por atraso na entrega é reduzida pelo valor da multa por atraso no pagamento, então as duas não simplesmente se somam; depois de 5 meses, a multa por atraso na entrega deixa de crescer e a multa por atraso no pagamento continua (IRS).

A declaração de sociedade de pessoas ou de corporação S é cobrada pelo número de proprietários vezes os meses de atraso, haja ou não imposto a pagar. Para as declarações do Form 1040 e do Form 1120, a multa aumenta com o imposto devido, com um mínimo para uma declaração com mais de 60 dias de atraso: um valor fixo ou o imposto total devido, o que for menor (IRS). Nenhuma das duas é inevitável. O IRS pode retirar uma multa por motivo razoável. O First Time Abate e a mais recente Automatic Exemption from Penalty (isenção automática de multa) também podem retirar as multas por atraso na entrega e no pagamento, mas só se o mesmo tipo de declaração foi entregue no prazo no período de 3 anos anteriores, então uma empresa já com anos de atraso geralmente não se qualifica (IRS). Presume-se que sociedades de pessoas nacionais com no máximo 10 sócios têm motivo razoável se todos os sócios são pessoas físicas que não são estrangeiros não residentes (ou um espólio), todos os itens são divididos nas mesmas proporções e todos os sócios informaram sua parte em uma declaração entregue no prazo (IRS); o guia de multas traz as condições completas e o processo de alívio.

O imposto da folha de pagamento retido e não pago também pode ser cobrado de uma pessoa responsável que deixa de recolhê-lo de propósito, como um diretor de corporação ou um membro de sociedade de pessoas (IRS); veja atraso nos impostos da folha de pagamento.

A limpeza não remove uma multa; ela permite que as declarações sejam entregues, então pergunte quando elas serão entregues, além de quanto custará a escrituração. Para os valores por data de vencimento, veja multas por atraso na entrega e no pagamento.

Por hora, valor fixo ou mensalidade: quem assume o risco?

Assume o risco quem fica com o excesso segundo o contrato, e em uma limpeza o risco é o estado dos registros.

Um valor fixo é tão firme quanto a lista de escopo. Para ver em que um valor fixo se apoiaria, peça ao prestador que revise antes uma amostra, como um mês de cada conta, e fixe o preço pelo que ela mostrar. Para os preços mensais depois que a escrituração estiver em dia, veja custo mensal da escrituração contábil.

A mesma lógica vale para um orçamento canadense em dólares canadenses?

Sim. Os fatores e o conteúdo do orçamento são os mesmos: meses de atraso, contas, transações, registros que faltam e se folha de pagamento, GST/HST (imposto federal sobre bens e serviços do Canadá) e declarações atrasadas estão dentro ou fora. Peça cada item em uma linha separada, com preço em dólares canadenses.

A regra de registros também é parecida. A CRA (Agência da Receita do Canadá) exige registros de todas as transações para sustentar os pedidos de renda e despesa, guardados em geral por no mínimo seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem (CRA). Em uma declaração entregue com atraso, os seis anos contam a partir da data da entrega (CRA). Em Quebec, os empregadores enviam os descontos do QPP, do QPIP e do imposto de renda de Quebec à Revenu Québec, e não à CRA (CRA), então um orçamento em Quebec também deve listar essas entregas como dentro ou fora. Para as multas por atraso na entrega, inclusive a multa de reincidência da CRA, veja multas, juros e alívio.

Para os preços mensais no Canadá, veja custo mensal da escrituração contábil no Canadá. Para preparar a escrituração canadense para uma declaração, veja como atualizar a escrituração atrasada no Canadá.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares americanos.

Loja online, 14 meses de atraso

Um proprietário tem duas contas bancárias, um cartão de crédito e uma conta em plataforma de pagamento, todos com 14 meses de atraso. O orçamento deve listar as 4 contas em 14 meses, ou seja, 56 conciliações mensais. Deve dizer se as taxas e os reembolsos da plataforma são lançados a partir dos relatórios dela e se o imposto sobre vendas cobrado dos clientes é conciliado por estado. Um orçamento que diz apenas “14 meses de escrituração, um preço” é difícil de comparar com um segundo orçamento. Peça a cada prestador que informe a quantidade de meses-conta que está precificando.

LLC com dois membros, três anos de atraso

Uma LLC tributada como sociedade de pessoas está três anos atrasada e não tem extratos de um dos anos. O orçamento deve dizer o que o prestador faz se o banco não conseguir fornecer esse ano (pedir, refazer a partir de outros registros ou deixar em aberto) e se isso custa a mais. Deve dizer também quem prepara as três declarações atrasadas da sociedade de pessoas, e por qual preço.

Para ter uma ideia da escala, considere declarações com vencimento em 2023, 2024 e 2025, com os dois membros como sócios o ano todo e cada declaração com pelo menos 12 meses de atraso, de modo que cada uma paga os 12 meses completos. O valor-base do IRS segue a data de vencimento, então as três declarações não pagam o mesmo:

São US$16.800 antes de qualquer alívio (IRS). Uma declaração com vencimento em 2026 paga um valor maior, então pode chegar a 2 × $255 × 12 = US$6.120 quando completar 12 meses de atraso. A presunção de motivo razoável para sociedades de pessoas pequenas, mencionada acima, não vale se um dos membros for estrangeiro não residente, se os itens forem divididos em proporções diferentes ou se as declarações dos próprios membros foram entregues com atraso. De qualquer forma, as declarações atrasadas pertencem ao escopo do orçamento.

Construtora com empregados e sem relatórios da folha de pagamento

Uma construtora tem US$300.000 de receita, empregados e nenhum relatório trimestral da folha de pagamento nos últimos oito trimestres. Um orçamento de “escrituração” que nunca menciona a folha de pagamento deixa uma grande exposição sem preço. A conciliação da folha de pagamento liga salários, retenções e depósitos a um Form 941 para cada um dos oito trimestres, e o imposto retido e deliberadamente não pago pode levar a uma multa pessoal para as pessoas responsáveis. O orçamento deve mostrar a conciliação da folha de pagamento como uma linha com preço próprio e dizer quem entrega os relatórios que faltam. Veja atraso nos impostos da folha de pagamento.

E no seu caso?

• Você tem um orçamento que não consegue avaliar, ou está prestes a pedir um com meses ou anos de registros faltando: compare-o com as tabelas acima. Um orçamento confiável vem depois de olhar seus extratos e nomeia seus períodos, contas, declarações atrasadas e a base do preço. Conte com a ajuda de escrituração contábil se quiser conferir o escopo com seus registros antes de fechar.
• As declarações de vários anos também não foram entregues, ou você recebeu uma carta do IRS: veja como regularizar declarações empresariais não entregues e multas por atraso na entrega e no pagamento, e conte com a ajuda de escrituração contábil para a escrituração em que essas declarações se apoiam.
• Impostos da folha de pagamento ou imposto sobre vendas não foram declarados: veja atraso nos impostos da folha de pagamento e como regularizar imposto sobre vendas não cobrado, e conte com a ajuda de escrituração contábil para conciliar os registros da folha de pagamento ou do imposto sobre vendas em que essas declarações se apoiam.
• Um banco, um comprador ou um prazo define a data: um pedido de empréstimo empresarial exige cópias das declarações entregues, então a escrituração e as declarações atrasadas precisam ficar prontas primeiro. Conte com a ajuda de escrituração contábil para ver o que dá para fazer até lá.
• Uma corporação cuja opção pelo regime S foi tardia ou nunca foi confirmada: a declaração devida, Form 1120-S ou Form 1120, depende dela, e o alívio por opção tardia geralmente deve ser pedido em até 3 anos e 75 dias da data de vigência pretendida (IRS). Veja alívio para opção tardia pelo regime de corporação S antes de preparar as declarações.
• Não existe escrituração, ou o arquivo antigo está muito errado: veja como refazer a escrituração a partir dos extratos bancários ou limpar ou recomeçar a escrituração.
• Você ainda não escolheu um prestador: veja como escolher um serviço de atualização contábil.
• Você quer um serviço mensal depois de ficar em dia: compare o custo mensal da escrituração contábil com o que um serviço mensal de escrituração inclui, ou pese fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil.
• A empresa é canadense: use responsável contábil, contador ou CPA no Canadá para combinar o trabalho com a credencial.