Salário de fundador em C corp após rodada seed: regras e folha

Salário de fundador em uma corporação C: o que a lei exige

A lei tributária federal não fixa nenhum salário mínimo para os fundadores de uma corporação C, antes ou depois de uma captação. Quanto pagar é uma decisão do conselho, e os documentos do investimento podem dar voz aos investidores. O que a lei fixa é a forma do pagamento: o fundador que é diretor, trabalha no negócio e é pago é empregado da corporação; por isso, o pagamento passa pela folha de pagamento, com retenção e Form W-2 (26 CFR 31.3121(d)-1(b); IRS: como pagar a si mesmo).

O caso de um fundador deixa de ser simples quando:

• um cofundador recebeu com Form 1099, ou sem nenhuma retenção;
• a empresa deve aos fundadores um salário que registrou, mas não pagou;
• um fundador trabalha em um estado com regras próprias sobre horas e salários, ou mora fora dos EUA;
• a empresa pretende usar o crédito de pesquisa contra o imposto sobre a folha, o que exige salários pagos.

Reúna a aprovação do conselho (ou o plano para obtê-la), o cargo e a função de cada fundador, as porcentagens de participação, o estado em que cada fundador trabalha, a data prevista para o início da folha e qualquer salário já acumulado ou pago fora da folha.

O fundador que trabalha na corporação C é empregado para fins de imposto sobre a folha?

Sim, na maioria dos casos. Um diretor de uma corporação é empregado, a menos que preste nenhum serviço ou apenas serviços menores e não receba nem tenha direito a nenhuma remuneração (26 CFR 31.3121(d)-1(b)). A Publication 15 diz com clareza: diretores de corporação que trabalham em um negócio constituído como corporação são seus empregados.

O fundador que não é diretor é avaliado pelas regras comuns do direito comum (common-law): quem controla como, quando e onde o trabalho é feito (Publication 15-A). O fundador que constrói o produto em tempo integral sob a direção da empresa geralmente também é empregado por essas regras. Atuar apenas como administrador não é emprego (Publication 15-A).

Os fundadores podem ficar sem salário, antes ou depois de uma captação?

Para o imposto federal, sim. O fundador que trabalha como diretor continua sendo empregado mesmo sem remuneração; só o diretor que não trabalha ou trabalha pouco e não recebe nem tem direito a remuneração fica fora dessa definição (26 CFR 31.3121(d)-1(b)). Mas, sem remuneração, não há salários, então não há o que reter. Uma captação não muda isso. O que muda a resposta é uma promessa de pagamento: o salário a que o fundador tem direito por carta de oferta ou resolução do conselho é devido e passa pela folha quando é pago.

A ausência de remuneração é sobretudo uma questão de direito do trabalho. Pela lei salarial federal, o empregado que detém pelo menos 20% do negócio e o administra ativamente é um executivo isento, sem nenhum teste de salário (29 CFR 541.101). Essa isenção federal não se sobrepõe a uma lei estadual ou local com padrão mais alto (29 U.S.C. 218), e os estados definem seus próprios testes de isenção. O fundador com participação menor ou que trabalha em um estado com regras mais rígidas deve pedir a um advogado trabalhista que confirme se o trabalho sem pagamento é permitido.

Tirar dinheiro de outra forma não evita a questão. O dinheiro pago a um fundador-acionista que não é salário geralmente é dividendo, devolução de capital ou empréstimo, cada um com suas próprias regras; veja como as corporações C são tributadas.

Podemos pagar os salários dos fundadores com o dinheiro dos investidores?

A lei tributária federal não pergunta de onde veio o dinheiro. O salário é dedutível se for razoável e pago por serviços de fato prestados (26 CFR 1.162-7), quer a empresa o pague com receita, quer com um SAFE ou uma rodada precificada. Os limites para gastar o dinheiro captado vêm do conselho e dos documentos do investimento, não da lei tributária; por isso, leia os contratos de investimento antes de definir a remuneração.

O pagamento em si é tributado da mesma forma, seja qual for a fonte do dinheiro: imposto sobre a folha e retenção em cada contracheque, como descrito abaixo.

Quem define a remuneração dos fundadores, e que registro devemos guardar?

O conselho de administração normalmente define a remuneração dos diretores. Para uma corporação de Delaware, a lei dá à corporação o poder de nomear diretores e pagar-lhes remuneração adequada (Delaware Code, Title 8, seção 122), e o conselho administra os assuntos da corporação, a menos que o estatuto diga o contrário (seção 141(a)). Os documentos do investimento também podem exigir o consentimento dos investidores para mudanças na remuneração dos fundadores.

Guarde um registro escrito que sustente a dedução e as declarações da folha:

• uma resolução do conselho ou consentimento por escrito com o nome, o cargo, o salário e a data de início de cada fundador;
• uma carta de oferta ou contrato de trabalho de cada fundador;
• Forms W-4 e o registro da folha de pagamento depois que os pagamentos começarem;
• as razões do valor, como função, horas e fase de captação.

O teste de dedução considera os fatos de quando a remuneração foi combinada, não de quando é questionada depois (26 CFR 1.162-7(b)(3)); por isso, um registro do conselho com data importa.

Quanto custa um salário de fundador para a empresa e para o fundador em impostos?

A empresa paga sua parte de Social Security e Medicare e o imposto federal de seguro-desemprego sobre o salário; o fundador tem a parte correspondente e o imposto de renda retidos. Todos os valores vêm da Publication 15.

Alguns estados deixam os salários de diretores de corporação fora do imposto estadual de seguro-desemprego, embora o FUTA se aplique; a empresa pode então dever mais do que 0,6% de FUTA sobre esses salários (Publication 15). Confira o estado onde o trabalho é feito.

A empresa deduz o salário e seus próprios impostos sobre a folha. Uma corporação C lucrativa economiza imposto federal de 21% sobre essas deduções. Antes de o negócio começar, a remuneração que não é custo de pesquisa pode ser um custo de abertura, com limites na dedução (26 U.S.C. 195); veja custos antes de abrir a empresa. Uma startup com prejuízo os soma ao seu prejuízo fiscal (NOL); veja como as corporações C são tributadas.

Uma corporação C tem uma regra de salário razoável como a da corporação S?

Não da mesma forma. Uma corporação S deve pagar salário razoável ao proprietário que trabalha antes de fazer distribuições; veja salário do proprietário de uma corporação S. Uma corporação C não tem esse piso. O teste de razoabilidade dela impõe um teto à dedução: a remuneração deve ser razoável e exclusivamente por serviços, e uma remuneração muito acima do mercado que acompanhe a participação acionária pode ser tratada como dividendo não dedutível (26 CFR 1.162-7).

A orientação do próprio IRS acrescenta que a remuneração de um diretor deve, em geral, ser compatível com suas funções e que o IRS pode ajustar as declarações da corporação e do acionista se um diretor receber menos do que deveria (IRS: como pagar a si mesmo). Essa orientação não cita nenhum valor nem fórmula.

Um cofundador pode receber com Form 1099 em vez de pela folha?

Em geral, não, se o cofundador é diretor e faz trabalho de verdade. O formulário não define o status: uma empresa não pode transformar um trabalhador, inclusive um diretor de corporação, em prestador de serviços emitindo o Form 1099-NEC (IRS: como pagar a si mesmo). Dar outro nome à relação é irrelevante se existe uma relação de empregador e empregado (26 CFR 31.3121(d)-1(a)(3)).

Quando uma corporação trata um diretor-empregado como prestador, ela responde pelo Social Security, pelo Medicare e pelo imposto de renda que não reteve, em valores reduzidos pela seção 3509 quando a classificação incorreta não foi intencional (IRS: como pagar a si mesmo; 26 U.S.C. 3509). As pessoas responsáveis por repassar o imposto que agirem de propósito podem responder pessoalmente pela multa de recuperação do imposto retido (trust fund recovery penalty), de 100% do imposto retido e não pago (Publication 15); veja impostos sobre a folha em atraso. Passe o cofundador para a folha a partir do próximo pagamento e depois trate dos períodos passados. As correções, inclusive declarações retificadas e programas de acordo, estão em prestadores que podem ser empregados.

O fundador que não é diretor e trabalha de fato de forma independente, como um consultor em um projeto curto, pode ser prestador de serviços pelo teste do direito comum (common-law) (Publication 15-A). Isso é uma questão de fato, não uma escolha.

E se acumularmos o salário do fundador agora e o pagarmos depois?

O salário acumulado devido a um fundador que controla a empresa não é dedutível até ser pago. Se um fundador detém, direta ou indiretamente, mais de 50% das ações da corporação por valor, a corporação só deduz o salário no dia em que o fundador o inclui na renda, que para uma pessoa física no regime de caixa é o dia do pagamento (26 U.S.C. 267(a)(2) e (b)(2)). As ações detidas pela família do fundador contam para essa participação (26 U.S.C. 267(c)). Em uma corporação de serviços pessoais, como uma consultoria cujos proprietários fazem o trabalho, a mesma regra cobre todo fundador que detém qualquer ação (26 U.S.C. 267(a)(2); 26 U.S.C. 441(i)(2)).

Para os outros fundadores, uma corporação no regime de competência só pode deduzir o salário no ano em que ele é devido se for pago em cerca de 2½ meses após o fim do ano, até o 15º dia do terceiro mês; a remuneração paga depois disso é presumida como remuneração diferida e é deduzida quando paga (26 CFR 1.404(b)-1T). Uma corporação no regime de caixa deduz todo o salário quando pago.

Mais dois pontos:

• Os depósitos do imposto sobre a folha seguem a data em que os salários são pagos, não a data em que são acumulados (Publication 15).
• O salário devido pago depois dessa mesma janela de 2½ meses pode ser remuneração diferida pela seção 409A, que tem regras rígidas de prazo (26 CFR 1.409A-1(b)(4)). Peça a revisão de qualquer plano de pagar salário em um ano posterior antes de assiná-lo.

Para uma startup com prejuízo, adiar a dedução muitas vezes muda apenas em qual ano o prejuízo entra, mas o registro ainda precisa estar correto.

Pagar salário aos fundadores ajuda no crédito de pesquisa contra a folha de pagamento?

Sim, se os fundadores fazem trabalho de pesquisa. Os salários pagos a um empregado por serviços de pesquisa qualificada contam para o crédito de pesquisa, e “salários” significa salários conforme definidos para a retenção do imposto de renda (26 U.S.C. 41(b)). O tempo de um fundador sem remuneração não soma nada. Uma pequena empresa qualificada pode optar por usar o crédito contra o imposto sobre a folha do empregador e calcula esse crédito no Form 8974 (IRS: sobre o Form 8974); assim, o crédito pode importar antes de a empresa dever qualquer imposto de renda.

A elegibilidade, o limite anual e a opção estão em crédito de pesquisa contra o imposto sobre a folha.

O que preparamos antes do primeiro pagamento de fundador?

Registre-se como empregador no estado onde o trabalho é feito, configure os depósitos de imposto federal, colete o Form W-4 e o Form I-9 de cada fundador e passe todo pagamento de fundador pela folha. Depois disso, a empresa entrega o Form 941 a cada trimestre, o Form 940 a cada ano e os Forms W-2 de cada ano-calendário, com vencimento em 1º de fevereiro de 2027 para os salários deste ano (Publication 15).

A abertura das contas, os cronogramas de depósito e o registro de novos contratados estão explicados etapa por etapa em como montar a folha de pagamento.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Dois fundadores com salário após uma rodada seed

Uma startup capta US$1.500.000 e o conselho aprova US$120.000 por ano para cada um dos dois fundadores, ambos diretores.

A empresa também paga o seguro-desemprego estadual pela alíquota do seu estado. Se esse estado deixa os salários de diretores fora do seu imposto de seguro-desemprego, o FUTA pode chegar a US$420 por fundador (6,0% de US$7.000). Os mesmos US$9.180 são retidos do pagamento de cada fundador, além do imposto de renda conforme os Forms W-4 deles. A empresa entrega o Form 941 a cada trimestre e o Form 940 a cada ano, e entrega a cada fundador um Form W-2 até o prazo.

Cofundador pago com Form 1099

O CTO da empresa, um diretor que trabalha em tempo integral, recebe US$8.000 por mês por transferência bancária com um Form 1099-NEC. Um diretor que faz esse trabalho é empregado. A empresa responde pelo Social Security, pelo Medicare e pelo imposto de renda que não reteve, e multas são possíveis. Ela passa o CTO para a folha a partir do próximo período de pagamento e revisa os períodos passados.

Salário devido a um fundador majoritário no fim do ano

Uma startup no regime de competência deve ao seu fundador de 60% um salário não pago de US$200.000 em 31 de dezembro do Ano 1.

• Ano 1: nenhuma dedução, porque o fundador detém mais da metade das ações e não foi pago.
• Ano 2: a empresa paga os US$200.000, passa o valor pela folha e o deduz nesse ano; o fundador o declara nesse ano.

Se o mesmo salário fosse devido a um fundador de 10% sem participação da família, em uma empresa que não é corporação de serviços pessoais, e fosse pago até 15 de março do Ano 2, a empresa poderia deduzi-lo no Ano 1.

E no seu caso?

• A empresa é uma LLC, não uma corporação: veja como os proprietários de uma LLC se pagam.
• A empresa optou pelo regime de corporação S: veja salário do proprietário de uma corporação S.
• Um fundador mora fora dos EUA: veja como pagar a si mesmo como proprietário estrangeiro.
• Um fundador trabalha em um estado diferente do da empresa: veja empregados em outro estado.
• Um cofundador ou outro trabalhador foi pago como prestador: veja prestadores que podem ser empregados e peça ajuda com impostos de corporação para corrigir as declarações passadas.
• O salário foi acumulado e não pago, ou a folha foi esquecida: peça ajuda com impostos de corporação; veja também impostos sobre a folha em atraso.
• Você pretende pedir o crédito de pesquisa contra o imposto sobre a folha: veja crédito de pesquisa contra o imposto sobre a folha.
• Você vai montar a folha de pagamento pela primeira vez: veja como montar a folha de pagamento.
• As ações dos seus fundadores têm aquisição gradual de direitos (vesting): veja ações de fundadores com vesting.
• A startup é canadense e pede o SR&ED: veja salário de fundador em uma startup que pede o SR&ED.