Escrituração contábil de ecommerce: custo para Shopify e Amazon

O que um responsável contábil de ecommerce faz que um responsável contábil geral pode não fazer?

O responsável contábil de ecommerce faz a conciliação no nível da loja: as vendas brutas, as taxas, os reembolsos e o imposto sobre vendas de cada canal de venda são registrados à parte, cada repasse é conciliado com um depósito bancário, os totais batem com o Form 1099-K e o estoque é levado até o custo das mercadorias vendidas. Nenhuma fonte oficial fixa quanto os responsáveis contábeis de ecommerce cobram; o valor segue os canais, o volume de pedidos, o estoque, os estados com imposto sobre vendas e o atraso, então compare os orçamentos primeiro pelo escopo. O Bureau of Labor Statistics descreve o trabalho geral como lançar transações, produzir relatórios e conciliar diferenças; a loja acrescenta o detalhe por canal. Um responsável contábil geral pode fazer esse trabalho; confira se o escopo combinado o cita.

O que torna a escrituração de uma loja complicada?

Cada um destes pontos transforma um trabalho de escrituração em uma questão de escopo:

• Repasses que já não batem com os depósitos bancários.
• Mais de um canal de venda, cada um com os próprios repasses e o próprio Form 1099-K.
• Estoque em mais de um estado, ou imposto sobre vendas devido em vários estados.
• Meses que nunca foram conciliados.
• Estoque que nunca foi contado.
• Uma sociedade de pessoas ou uma corporação, em que o custo das mercadorias vendidas vai na declaração da própria entidade.

Quando dois ou mais pontos se aplicam, o escopo e as questões fiscais por trás dele costumam vir antes do valor.

O que devo reunir primeiro?

• Os relatórios de repasse ou de liquidação de cada canal no ano.
• Todo Form 1099-K recebido.
• Extratos de banco e de cartão.
• Faturas de fornecedores e a contagem de estoque mais recente.
• Vendas por estado.
• A declaração do ano anterior.

Por que a escrituração precisa mostrar vendas brutas, taxas e reembolsos, e não só o depósito líquido?

Uma escrituração feita a partir de depósitos líquidos subestima as vendas e não mostra despesa com taxas nem com reembolsos. O IRS diz que o valor bruto do Form 1099-K não é ajustado por taxas, créditos, reembolsos, frete, equivalentes de dinheiro ou descontos, e que outros registros são necessários para chegar dele à renda a declarar. A Publication 583 diz que a escrituração da empresa deve mostrar a renda bruta, as deduções e os créditos.

Por isso, a escrituração de uma loja registra separadamente:

• As vendas brutas antes do imposto sobre vendas, por canal.
• Os reembolsos e as devoluções.
• As taxas da processadora, do marketplace e das etiquetas de envio.
• O imposto sobre vendas cobrado.
• O dinheiro que uma processadora retém como reserva (não é despesa).
• O repasse ao banco (uma transferência, não uma nova venda).

Para os lançamentos, veja como conciliar vendas, repasses e o Form 1099-K. Para a Amazon, veja como transformar um relatório de liquidação em lançamentos. Para a Shopify, veja repasses que não batem com os depósitos.

Como a escrituração bate com o Form 1099-K?

O Form 1099-K informa os pagamentos brutos recebidos por cartões de pagamento e por aplicativos de pagamento ou marketplaces, então ele bate com as vendas brutas por canal, não com os depósitos bancários. O IRS diz que a loja paga diretamente por cartão recebe o formulário seja qual for o valor. Um aplicativo de pagamento ou marketplace deve informar quando os pagamentos passam de $20.000 em mais de 200 transações, mas pode informar menos, e um estado pode fixar um limite menor. Uma loja em várias plataformas pode receber vários formulários.

A falta de um formulário não tira nada da escrituração: o IRS diz que o limite do formulário não decide se os pagamentos são tributáveis. A Publication 334 avisa que o formulário pode deixar de fora recebimentos e incluir itens que não são recebimentos, como o imposto sobre vendas.

Na prática, o responsável contábil monta uma planilha curta por formulário (uma “ponte”): ela parte das vendas brutas por canal e por período, ajusta o imposto sobre vendas incluído nos pagamentos, as vendas feitas fora dessa processadora e o efeito do fim do ano, e termina no valor da caixa 1a do formulário. Um formulário com o beneficiário errado, duplicado ou com um valor que a planilha não explica vai para o guia sobre como conciliar vendas, repasses e o Form 1099-K. Para a declaração, veja imposto de renda do vendedor online.

Por que o estoque muda a escrituração e a declaração, e quem o avalia?

A empresa que mantém estoque avalia as mercadorias no início e no fim de cada ano para apurar o custo das mercadorias vendidas e, em geral, usa o regime de competência para compras e vendas (Publication 538). O custo das mercadorias vendidas é o estoque inicial mais as compras e outros custos, menos o estoque final (Publication 334). Sem contagem no fim do ano, o valor final é uma estimativa, e o custo e o lucro se movem com ele.

Um pequeno empresário (pelo teste da receita bruta média) pode optar por não manter estoque, mas ainda precisa usar um método que reflita a renda com clareza (Publication 334). Um método permitido trata as mercadorias como materiais e suprimentos não incidentais, com o custo recuperado pelo custo das mercadorias vendidas no último destes dois anos: o ano em que os produtos vão para os clientes ou o ano em que o custo é pago ou incorrido (26 CFR 1.471-1). Para o teste e a escolha, veja estoque ou suprimentos para pequenos vendedores.

Onde o custo vai depende de quem entrega a declaração. O empresário individual, o que inclui a pessoa física que é o único membro de uma LLC que não optou pelo tratamento de corporação, usa o Schedule C, linhas 35 a 42 (Publication 334). A sociedade de pessoas ou a corporação anexa o Form 1125-A quando deduz o custo das mercadorias vendidas.

A empresa que mantém estoque permanente ainda precisa fazer uma contagem física em intervalos razoáveis e ajustar a escrituração para que bata (Publication 538). Para o estoque nos centros de distribuição da Amazon, veja taxas e estoque do FBA.

Quem cobra o imposto sobre vendas nas vendas de marketplace, e o que o responsável contábil acompanha na minha loja própria?

O marketplace cobra e recolhe o imposto sobre as vendas feitas por ele, onde o estado tem uma regra de marketplace; o proprietário cobra nas vendas da própria loja, onde tem esse dever. Cada estado fixa as próprias regras; Texas e Califórnia são dois exemplos.

• Texas: o provedor de marketplace deve cobrar, declarar e recolher o imposto sobre todas as vendas feitas por ele. O vendedor não precisa cobrar depois que o provedor certifica que o fará (sem a certificação, o vendedor deve cobrar), mas o vendedor do Texas ainda precisa de uma autorização e deve entregar as declarações, mesmo que toda venda passe por um marketplace.
• Califórnia: o marketplace facilitator é o vendedor das vendas facilitadas, ou seja, das vendas feitas pelo marketplace. O vendedor cujas vendas na Califórnia passam todas por um facilitator desses em geral não precisa se registrar, mas a CDTFA também considera que o vendedor que guarda estoque em um centro de distribuição na Califórnia atua no estado, e não diz como as duas regras se combinam quando um marketplace guarda o estoque; pergunte à CDTFA. O vendedor que também faz vendas diretas, por exemplo no próprio site, e tem presença física (o que inclui manter estoque no estado) ou vendas combinadas para entrega na Califórnia, feitas por ele e por suas partes relacionadas, como familiares ou empresas controladas pelo mesmo proprietário, acima de $500.000 no ano-calendário anterior ou no atual, contando as vendas de marketplace, pode ter de se registrar.

Em uma loja que o proprietário administra, o responsável contábil acompanha:

• As vendas por estado de destino e por canal, inclusive as de marketplace, porque a Califórnia as conta para o seu limite.
• As vendas de empresas relacionadas, quando o limite de um estado as soma.
• O imposto cobrado nos pedidos da própria loja, por estado, como passivo. A Publication 334 diz que o imposto sobre vendas imposto ao comprador, que você cobra e repassa, não é renda; o imposto imposto a você como vendedor faz parte da receita bruta.
• O imposto que um marketplace cobrou e recolheu, mostrado à parte do imposto que o proprietário deve.
• A certificação ou o número de conta de cada marketplace e a autorização de cada estado.
• As declarações entregues e os pagamentos feitos, conciliados com a conta de passivo.
• Onde o estoque está, porque um estado pode tratar o estoque guardado nele como presença.

Para saber em quais estados cobrar, veja imposto sobre vendas da Shopify por estado e quando você precisa cobrar imposto sobre vendas. Para as declarações, veja como entregar declarações de imposto sobre vendas.

Que registros o responsável contábil deve guardar, e com que frequência as contas devem ser conciliadas?

O responsável contábil deve guardar todo registro que prove a renda e o custo da escrituração e conciliar a conta bancária da empresa todo mês. O IRS aceita qualquer sistema que mostre com clareza a renda e as despesas; o proprietário ainda precisa conseguir comprovar cada lançamento.

A Publication 583 diz que você deve manter uma conta da empresa separada da pessoal e conciliar a conta corrente todo mês. Ela acrescenta que os registros eletrônicos devem bater com a escrituração e com a declaração e identificar os documentos de origem. O fechamento mensal de uma loja também concilia as transações de cada repasse com o respectivo depósito; isso é prática de escrituração, não regra do IRS.

Guarde os registros pelo tempo em que eles possam provar uma declaração. O limite geral para o lançamento de mais imposto é 3 anos depois da entrega da declaração (uma declaração entregue antes do prazo conta como entregue na data de vencimento), e prazos maiores valem em casos listados (Publication 583, Table 3). Os registros de imposto sobre vendas e de marketplace seguem as regras estaduais, que podem ser mais longas: o Texas, por exemplo, exige que o vendedor remoto que vende só por um marketplace que certifica cobrar o imposto guarde os registros dessas vendas por pelo menos 4 anos (Texas Comptroller). Para o prazo de cada registro, veja por quanto tempo guardar os registros da empresa.

O que define o valor cobrado por um responsável contábil de ecommerce, e estou pagando demais?

O valor segue o quanto precisa ser conciliado, e nenhuma fonte oficial publica quanto os responsáveis contábeis de ecommerce cobram. Por isso, esta página dá os fatores, não um preço.

Compare qualquer orçamento com estas linhas; um orçamento que deixa várias em branco ainda não é comparável. Um valor que deixa de fora o estoque ou o imposto sobre vendas cobre menos trabalho, então compare orçamentos para o mesmo escopo. Uma loja de um só canal e sem estoque pode não precisar do escopo completo de loja. Para o custo de um atraso, veja custo da atualização contábil; para um preço mensal de qualquer pequena empresa, veja custo mensal da escrituração contábil.

O que devo procurar em um responsável contábil de Shopify ou Amazon, e o que ele deve me mostrar antes de eu contratar?

Procure a prova de que ele já conciliou os repasses de uma loja com os depósitos, não uma lista de softwares. Peça ao candidato que mostre:

1. Um repasse conciliado com um depósito bancário, com vendas brutas, taxas e reembolsos visíveis (um exemplo sem nomes).
2. Como ele faz a loja com dois canais bater com seus Forms 1099-K.
3. Como o estoque é tratado: quem conta, com que frequência, como o custo é levado (inclusive se o custo do estoque inclui frete de entrada e tarifas de importação) e o que acontece quando a contagem e a escrituração diferem.
4. Quais deveres de imposto sobre vendas ele acompanha, se entrega as declarações ou só informa os números, e como registra o imposto que um marketplace cobra.
5. O que ele precisa de você quando um canal de venda não exporta o detalhe.
6. Quando cada mês fecha, de quem é o arquivo de contabilidade e que acesso ele precisa.
7. Como são registrados os pedidos atendidos por um fornecedor ou por um parceiro de impressão sob demanda (sem estoque próprio).

Para perguntas gerais de contratação, veja perguntas para fazer antes de contratar um responsável contábil. Para conferir um responsável contábil que você já tem, veja como conferir o trabalho do responsável contábil.

Responsável contábil local, especializado em lojas ou só software?

Um responsável contábil local geral pode servir a uma loja de um só canal com estoque simples; uma loja com vários canais, estoque ou vários estados com imposto sobre vendas costuma querer alguém que já tenha conciliado repasses de lojas.

Seja quem for que mantém a escrituração, o proprietário carrega o ônus da prova do que a declaração informa, ou seja, precisa conseguir mostrar de onde veio cada número. Para o que a plataforma de loja faz e não faz, veja a Shopify faz escrituração contábil?. Para saber onde o responsável contábil fica, veja responsável contábil local ou online.

O que ainda preciso enviar todo mês?

O proprietário envia o que o responsável contábil não consegue puxar de uma conexão automática:

• Relatórios de qualquer canal ou conta de pagamento que não exporta o detalhe.
• Faturas dos fornecedores do estoque comprado.
• Estoque que entrou ou saiu de um armazém ou centro de distribuição.
• Avisos de imposto sobre vendas, cartas de autorização e certificações de marketplace.
• Observações sobre reembolsos, contestações ou valores retidos fora do comum.
• Quais transações são pessoais.

Para a lista completa, veja o que seu responsável contábil precisa de você e o que um serviço mensal de escrituração inclui.

Quando uma loja precisa de um CPA e não só de um responsável contábil?

Uma loja costuma precisar da opinião de um CPA (contador público habilitado) quando a questão é uma posição fiscal, não um registro. O responsável contábil registra o que aconteceu; a declaração decide como isso é informado.

Se duas ou mais linhas se aplicam, leve os relatórios de repasse, os Forms 1099-K e os registros de estoque para a escrituração contábil, para que o escopo e as questões fiscais sejam resolvidos juntos. Para saber quem faz o quê, veja responsável contábil, contador ou CPA.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

Um canal Shopify, sem contagem de estoque

Uma loja vende US$400.000 por ano por um canal e uma processadora de cartão, com cerca de 3.000 pedidos, e o imposto sobre vendas fica fora deste exemplo. Os reembolsos são de US$16.000 e as taxas da processadora, de US$12.000, então o banco recebe US$372.000. A escrituração registra US$400.000 de vendas, US$16.000 de reembolsos e US$12.000 de taxas. O Form 1099-K mostra cerca de US$400.000, que batem com as vendas, não com os depósitos.

O estoque inicial era de US$50.000 e as compras foram de US$180.000, e o proprietário mantém estoque, mas não fez contagem no fim do ano. Com uma contagem de US$60.000, o custo das mercadorias vendidas é de US$170.000. Sem contagem, o valor final, e portanto o lucro, é uma estimativa.

Amazon com centro de distribuição mais uma loja Shopify

Um vendedor tem US$900.000 de vendas por ano nos dois canais. Em um mês movimentado, o relatório de vendas da Amazon mostra US$85.000 e o repasse é de cerca de US$75.000. A diferença de US$10.000 são taxas e reembolsos, digamos US$8.000 e US$2.000, não vendas perdidas. A escrituração registra US$85.000 de vendas, US$8.000 de taxas e US$2.000 de reembolsos. Registrar US$75.000 como vendas subestimaria as vendas em US$10.000 e esconderia os US$8.000 de taxas. Com estoque em vários estados e imposto sobre vendas em vários estados, o proprietário também precisa de resposta para as questões fiscais, não só dos lançamentos mensais.

Uma pequena loja de artesanato

Um proprietário vende US$25.000 por ano em um marketplace e concilia a conta bancária todo mês. Em uma loja desse porte, um registro mensal dos repasses que mostre vendas brutas, taxas e reembolsos, uma contagem de estoque no fim do ano e uma revisão podem cobrir a escrituração; um segundo canal, mais estoque ou um dever de imposto sobre vendas em outro estado ampliam o que precisa ser coberto.

E no seu caso?

• Seus repasses, seu estoque e seu imposto sobre vendas já não batem, ou você vende por mais de um canal ou para vários estados: isso é uma questão de escopo antes de ser uma questão de preço. Leve os relatórios de repasse, os Forms 1099-K e os registros de estoque para a escrituração contábil.
• Meses ou anos estão sem conciliação: veja como atualizar a escrituração atrasada e depois conte com a escrituração contábil para refazê-los.
• Você revendeu mercadorias sem controlar estoque nem recibos: veja estoque e custo das mercadorias sem registros.
• Você guarda estoque em vários estados ou pode dever imposto sobre vendas em vários: veja quando você precisa cobrar imposto sobre vendas e limites de nexus econômico por estado, e leve suas vendas por estado e os locais do estoque para a escrituração contábil.
• O Form 1099-K não bate com suas vendas, chegou uma carta sobre renda ou imposto sobre vendas, ou o imposto que você cobrou nunca foi repassado: veja como conciliar vendas, repasses e o Form 1099-K e imposto sobre vendas a pagar que não bate com a declaração; se a diferença vem de um ano já entregue, leve os formulários e os relatórios para a escrituração contábil.
• A Amazon é seu canal principal: veja escrituração contábil para vendedores da Amazon.
• Você tem uma pequena loja de artesanato: veja escrituração contábil para uma pequena loja online.
• O proprietário mora fora dos EUA, ou a conta de vendedor está em uma LLC de propriedade de alguém no exterior: veja repasses de marketplace em uma LLC de propriedade estrangeira, e depois leve os relatórios de repasse para a escrituração contábil.
• Sua empresa é canadense e vende em dólares americanos: veja vendas em dólares americanos e repasses de marketplace.