Como fazer a primeira declaração fiscal da empresa nos EUA

O que definir antes de começar a primeira declaração?

Antes de lançar qualquer número, defina o tratamento fiscal federal da empresa, o primeiro ano fiscal e o método contábil. O tipo legal indicado nos documentos de constituição de uma LLC não diz, por si só, qual declaração de imposto de renda apresentar. Use Quais declarações a sua empresa apresenta para identificar a declaração e saber se ela é obrigatória quando não houve receita. Se uma LLC de um único membro (entidade desconsiderada, ou disregarded entity) passa a ter outro proprietário, a classificação padrão dela muda para sociedade de pessoas a partir desse evento (IRS: mudanças de classificação da LLC).

Em uma corporação S, confira o aviso de aceitação da opção pelo IRS (a receita federal dos EUA) e a data de vigência dela. O Form 2553 (opção pelo regime S) deve, em geral, ser entregue em até dois meses e 15 dias após o início do ano fiscal. Em uma entidade nova, a data de vigência no primeiro ano é, em geral, a data mais antiga em que ela teve proprietários, ativos ou atividade empresarial. Um diretor autorizado assina o Form 2553, e os acionistas exigidos dão o consentimento na Part I. O IRS informa que o Form 1120-S só deve ser apresentado para um ano coberto por uma opção aceita. Entregar apenas o Form 2553 não é confirmação. Se não chegou resposta, siga as instruções do Form 2553. Uma corporação cuja opção pelo regime S passa a valer depois do primeiro ano fiscal pode precisar de outra declaração para o período anterior. Incluir um acionista inelegível também pode encerrar o regime S (instruções do Form 1120-S).

Escolha o encerramento do ano e o método contábil que as regras permitem. Uma entidade nova, em geral, adota o ano fiscal na primeira declaração. Um autônomo, em geral, segue o ano fiscal que o proprietário já usa. Pedir um EIN ou uma prorrogação não define o ano fiscal. Sociedades de pessoas e corporações S, em geral, têm opções restritas de ano fiscal. O regime de caixa, em geral, reconhece a receita quando ela é recebida, e o regime de competência, em geral, quando ela é gerada. Mudar o ano ou o método depois pode exigir aprovação do IRS ou um pedido formal de mudança (Publication 583; Publication 538).

Quando vence a primeira declaração se a empresa começou no meio do ano?

Começar no meio do ano não muda o prazo de entrega para o aniversário da empresa. Uma sociedade de pessoas ou uma corporação nova pode ter um primeiro ano fiscal curto, que termina no encerramento escolhido ou exigido. A declaração cobre esse período, e o prazo conta a partir desse encerramento (Publication 538).

Estas são as regras gerais do calendário fiscal do IRS e das instruções do Form 1120. Se o prazo cair em fim de semana ou feriado legal, ele passa para o próximo dia útil. Antes de entregar, confira a data real do ano e qualquer alívio do IRS por desastre.

Se uma sociedade de pessoas ou uma corporação precisa de mais tempo para preparar a declaração, entregue o Form 7004 até o prazo original. Em geral, ele dá seis meses a mais para entregar. Um autônomo, em geral, pede a prorrogação do Form 1040. Nenhuma das prorrogações dá mais tempo para pagar o imposto devido (instruções do Form 7004; calendário fiscal do IRS).

O que vence no primeiro ano, e em que ordem?

Faça a conciliação dos livros e, ao mesmo tempo, verifique os prazos da folha de pagamento e das declarações informativas, que podem vencer antes da declaração de imposto de renda. Uma sociedade de pessoas ou uma corporação S entrega aos proprietários os Schedules K-1 antes de eles apresentarem as declarações que informam esses valores. Uma corporação C apresenta o Form 1120 separadamente. Os acionistas informam a própria remuneração e os dividendos tributáveis, e não o lucro que a corporação não distribuiu (prazos do IRS para impostos sobre a folha; IRS: como constituir uma corporação).

A declaração federal de imposto de renda não substitui as declarações da folha de pagamento nem as informativas. Empregadores, em geral, apresentam o Form 941 a cada trimestre e os Forms W-2 depois do fim do ano. A maioria também apresenta o Form 940 anual, do imposto federal de seguro-desemprego. Pagamentos a prestadores de serviços podem exigir o Form 1099-NEC (prazos do IRS para impostos sobre a folha). As regras exatas sobre a declaração federal e sobre a entrega sem receita estão em Quais declarações a sua empresa apresenta.

Posso deduzir custos de antes da abertura da empresa?

Alguns custos anteriores à abertura podem ser recuperados a partir do início da atividade empresarial. Mantenha esses custos separados dos custos comuns pagos depois da abertura e de ativos, como equipamentos, que seguem outras regras (Publication 583).

A data de abertura importa: um gasto anterior ao início das operações não é automaticamente uma despesa operacional do período. Registre o que cada pagamento comprou, a data dele e a data em que a empresa ficou pronta para operar. Se a empresa ainda não começou a atividade, não presuma que a dedução de abertura começa só porque a entidade foi constituída (26 U.S.C. § 195).

Quais escolhas do primeiro ano são difíceis de mudar depois?

A primeira declaração pode definir métodos que valem para os anos seguintes. Antes de entregar, revise o ano fiscal permitido, o método de caixa ou de competência, o tratamento do estoque quando houver e qualquer classificação da LLC ou opção pelo regime de corporação S (Publication 538; instruções do Form 2553).

Essas regras e os procedimentos de mudança estão na Publication 583, na Publication 538 e nas instruções do Form 1120-S. Se a opção não foi feita ou não foi confirmada, veja Alívio por opção tardia pelo regime de corporação S antes de tratar a entidade como corporação S.

Quais registros preciso reunir?

Reúna documentos que expliquem tanto os números quanto quem é dono deles. O IRS exige registros que mostrem as receitas e despesas da empresa. Um pagamento no banco, sozinho, não prova que uma despesa pode ser deduzida (Publication 583; IRS: manutenção de registros).

• Documentos de constituição, data de início, aviso do EIN, opções fiscais e respostas do IRS, acordo entre os proprietários e, de cada proprietário, nome, endereço, número de identificação fiscal e participação nos lucros e prejuízos (instruções do Form 1065).
• Extratos bancários e de cartão da empresa, relatórios de vendas, faturas, recibos e os Forms 1099-K, 1099-NEC ou 1099-MISC recebidos. Concilie os pagamentos brutos com vendas, reembolsos, tarifas e depósitos. Separe empréstimos e aportes dos proprietários das vendas, e retiradas e distribuições das despesas (IRS: Form 1099-K).
• Recibos de antes da abertura, com a finalidade de cada custo e a data em que a atividade começou.
• Registros de compra de ativos, datas do primeiro uso, contagens de estoque quando houver e saldos de empréstimos.
• Registros da folha de pagamento, Forms 941 e W-2, registros de pagamentos a prestadores de serviços, Forms 1099 e pagamentos de imposto estimado.
• Em uma sociedade de pessoas ou corporação S, os valores que cada proprietário aportou, emprestou, retirou e recebeu. A declaração pode exigir balanço patrimonial e anexos específicos de cada proprietário (instruções do Form 1065; instruções do Form 1120-S).

Se a escrituração contábil está atrasada, use Atualização de livros contábeis em atraso antes de copiar para a declaração totais não conciliados. Para decidir como manter os registros no dia a dia, veja Fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil.

Posso preparar sozinho o meu Form 1120-S ou Form 1065?

Sim, as instruções do IRS permitem que a empresa prepare e apresente a própria declaração. O teste prático é se você consegue conciliar os livros e informar corretamente a participação de cada proprietário, os aportes, as distribuições, os empréstimos e os anexos exigidos, e não apenas lançar vendas menos despesas (instruções do Form 1065; instruções do Form 1120-S).

A declaração de uma sociedade de pessoas distribui os valores entre os sócios e fornece a cada sócio o Schedule K-1. A declaração de uma corporação S fornece a cada acionista o Schedule K-1 e precisa refletir uma opção válida pelo regime S. Ambas podem exigir balanço patrimonial e anexos de conciliação, conforme os fatos. As instruções do formulário listam as exceções. Uma mudança na participação em uma sociedade de pessoas aciona regras especiais de alocação. Se um acionista de corporação S sai, a corporação pode optar por alocar como se o ano tivesse encerrado nessa data. Todos os acionistas afetados precisam consentir, e a declaração vai junto com o Form 1120-S original entregue no prazo ou com a versão retificadora (instruções do Form 1065; instruções do Form 1120-S). Uma declaração com bens aportados, mudança de proprietários, dívidas, prejuízos ou atividade em mais de um estado exige revisão mais cuidadosa. Para a mecânica de cada tipo de entidade, veja Como as sociedades de pessoas são tributadas ou Como as corporações S são tributadas.

Revise a declaração pronta e guarde os registros de apoio, seja você quem a prepara ou um preparador pago. As orientações do IRS sobre como escolher um profissional fiscal explicam que os preparadores pagos têm qualificações diferentes. Pergunte quem vai preparar e assinar a declaração e como os anexos dos proprietários serão conferidos.

Preciso enviar a declaração eletronicamente ou posso mandar pelo correio?

Se você prepara o seu próprio Form 1040 com o Schedule C, pode enviá-lo eletronicamente ou pelo correio. Verifique as regras de envio eletrônico das declarações de folha de pagamento ou informativas que a sua empresa precisa apresentar (IRS: como apresentar a declaração).

Uma sociedade de pessoas deve, em geral, enviar o Form 1065 eletronicamente se precisa apresentar ao menos 10 declarações de qualquer tipo durante o ano-calendário que termina com o seu ano fiscal ou dentro dele. Uma corporação S deve, em geral, enviar o Form 1120-S eletronicamente se precisa apresentar ao menos 10 declarações nesse período do ano-calendário. Uma corporação C deve, em geral, enviar o Form 1120 eletronicamente se ela, ou o seu grupo controlado no total, atinge esse limite nesse período. Em um primeiro ano fiscal curto, use o ano-calendário em que ele termina. Conte declarações de renda, de folha de pagamento, de impostos especiais de consumo (excise) e informativas, incluindo os Forms W-2, 1099 e 941, pelo momento em que devem ser entregues, e não pelo ano fiscal a que se referem (IRS: regras de envio eletrônico).

Uma sociedade de pessoas com mais de 100 sócios diretos ao longo do ano fiscal deve enviar o Form 1065 eletronicamente, independentemente dessa contagem geral (IRS: regras de envio eletrônico). Se a empresa está abaixo do limite aplicável e as instruções do formulário permitem, a apresentação em papel é uma opção. Use as instruções atuais de endereço postal dessa declaração. Quando o envio eletrônico é obrigatório, o IRS tem procedimentos de dispensa por dificuldade e de isenção religiosa, com condições próprias (IRS Topic 803). Guarde a prova de que o envio eletrônico foi aceito ou de que a declaração em papel foi postada no prazo.

Quando a primeira declaração costuma exigir um profissional?

Peça uma revisão antes de entregar quando um fato do primeiro ano muda o tratamento fiscal ou exige uma opção, uma avaliação ou uma alocação que você não consegue comprovar. Os principais sinais são uma opção pelo regime S sem confirmação, um bem aportado por um proprietário, uma divisão complexa de participações, vários estados, proprietários estrangeiros ou um prejuízo da empresa que você pretende usar na declaração pessoal (instruções do Form 1120-S; instruções do Form 1065).

Leve os registros de constituição e das opções, os livros conciliados, os recibos de antes da abertura, a lista de ativos, as declarações da folha de pagamento e o histórico das operações dos proprietários. Assim o preparador pode conferir a declaração com os registros, em vez de reconstruir o ano a partir dos depósitos. Se o prazo está próximo, peça a prorrogação aplicável a tempo e pague o imposto devido. A prorrogação não resolve posições incertas da declaração (instruções do Form 7004).

Exemplo

Os valores são ilustrativos e estão em dólares americanos. Uma sociedade de pessoas com dois proprietários pessoas físicas, com ano-calendário, é constituída em 1º de julho, abre em 1º de setembro e usa 31 de dezembro como encerramento do ano. O primeiro Form 1065 cobre o período curto que termina em 31 de dezembro, com prazo geral em 15 de março do ano seguinte, ajustado para fins de semana e feriados.

Entre a constituição e a abertura, a sociedade de pessoas gastou US$8.000 em custos qualificados de abertura. Se todos os US$8.000 atendem às regras de abertura, ela deduz US$5.000 quando a empresa começa e distribui os US$3.000 restantes em 180 meses, a partir de setembro. De setembro a dezembro, isso dá US$3.000 ÷ 180 × 4 = cerca de US$67 de amortização, e uma dedução total de abertura no primeiro ano de cerca de US$5.067. Um equipamento comprado por US$4.000 é classificado separadamente. Os sócios concluem os livros e o Form 1065 antes de usar os Schedules K-1 nas declarações pessoais.

O seu caso é diferente?

• A empresa não teve receita, ou você não sabe qual declaração se aplica: veja Quais declarações a sua empresa apresenta.
• A sua opção pelo regime S não foi feita ou não foi aceita: veja Alívio por opção tardia pelo regime de corporação S.
• O proprietário da sua corporação S trabalhou na empresa sem folha de pagamento: veja Salário do proprietário de corporação S.
• Você espera compensar o salário com um prejuízo do primeiro ano: veja Prejuízos da empresa.
• A sua empresa é uma LLC ou corporação na Califórnia: veja Imposto mínimo e taxa de LLC da Califórnia para as regras do primeiro ano e do estado.
• Uma pessoa estrangeira é dona da empresa: uma LLC de um único membro pode precisar de declaração de LLC de um único membro de propriedade estrangeira. Uma sociedade de pessoas ou LLC com vários membros pode precisar de retenção sobre sócios estrangeiros. Uma corporação C pode precisar de declaração de corporação C de propriedade estrangeira.
• A primeira declaração já está atrasada: veja Multas por atraso na entrega e no pagamento.
• Uma opção no meio do ano, bens aportados ou vários estados complicam a declaração: reúna os registros da opção, da transferência e dos estados para a preparação de declarações.