Entregar o Form 1120-S sozinho: dá para dispensar o CPA?

Posso preparar e assinar meu próprio Form 1120-S, ou preciso de um CPA?

Sim. Uma corporação S pode preparar o próprio Form 1120-S, e um de seus diretores o assina e data. As instruções do IRS citam o presidente, o vice-presidente, o tesoureiro, o tesoureiro assistente, o diretor de contabilidade ou outro diretor autorizado a assinar.

As regras do preparador pago valem só para quem é pago. Se um empregado da corporação preenche a declaração, ou se alguém a prepara sem cobrar, a seção “Paid Preparer Use Only” (uso exclusivo do preparador pago) fica em branco. Quem é pago para prepará-la deve assinar, informar um número de identificação de preparador do IRS (PTIN) e entregar uma cópia à corporação (IRS).

Preencher os formulários é a parte mecânica. O software não decide cinco pontos dos quais a declaração depende. Cada um é tratado abaixo:

1. Pagamento do proprietário. Se o salário de um proprietário que trabalha na empresa é razoável.
2. Custo-base. O custo-base (basis) das ações e dos empréstimos de cada acionista, que decide se as distribuições são livres de imposto e se os prejuízos são dedutíveis.
3. Contabilidade. Se o balanço patrimonial da declaração bate com a contabilidade.
4. Opção. Se o IRS aceitou a opção pelo regime S e ela continua em vigor.
5. Estados. Se um estado exige uma declaração própria.

A declaração não é simples quando foram pagas distribuições, mas a folha de pagamento nunca rodou, quando o custo-base ou o balanço patrimonial não batem, quando anos anteriores foram entregues de outra forma ou não foram entregues, quando a carta de aceitação do IRS não é encontrada ou quando a renda vem de mais de um estado. As seções abaixo tratam de cada ponto, e a última seção diz para onde ir em cada caso.

Reúna antes de começar: a contabilidade e os extratos bancários do ano, os relatórios da folha de pagamento, a declaração do ano passado, os registros de ações e empréstimos de cada acionista (e qualquer Form 7203 anterior), o EIN da corporação e a carta do IRS que aceitou o Form 2553.

O que mais entrego além do 1120-S: K-1, folha de pagamento e declarações estaduais?

Além do 1120-S, a corporação entrega um Schedule K-1 para cada acionista, as declarações da folha de pagamento se paga salários e uma declaração estadual onde um estado a exigir.

Um diretor de corporação que presta mais do que serviços mínimos e recebe pagamento, ou tem direito a recebê-lo, é um empregado, e ser acionista não muda isso (IRS). Para um proprietário que trabalha na empresa, isso significa uma conta de folha de pagamento, declarações da folha e um Form W-2.

Uma opção federal pelo regime S não resolve o tratamento estadual. A Califórnia, por exemplo, geralmente exige o Form 100S de uma corporação S constituída, em operação ou registrada no estado, ou com renda de fonte californiana (California FTB). Já Nova York não trata automaticamente como corporação S de Nova York uma corporação S optante no nível federal, a menos que a lei determine (NY Tax Department). Para outros estados, veja imposto de renda de empresas em outros estados. Para o imposto opcional do estado no nível da entidade, veja imposto sobre entidades de transparência fiscal por estado.

O software de impostos prepara o 1120-S, e posso entregá-lo por e-file sozinho?

O software de impostos pode preparar o Form 1120-S. Uma corporação faz o e-file por um software para empresas aprovado pelo IRS ou por um profissional de impostos que seja provedor de e-file autorizado (IRS). O IRS mantém uma lista de provedores de e-file para empresas aprovados.

O e-file é opcional para a maioria das corporações S. Ele passa a ser obrigatório quando a corporação entrega 10 ou mais declarações de qualquer tipo no ano-calendário, contando declarações de imposto de renda, de impostos sobre a folha de pagamento, de impostos específicos e informativas (instruções do IRS). As declarações trimestrais da folha, a declaração anual do seguro-desemprego e os Forms W-2 ou 1099 contam para esse número. Por isso, uma corporação S com folha de pagamento pode chegar a ele. Pode-se pedir uma dispensa por dificuldade. Abaixo desse número, a corporação pode entregar em papel no endereço da tabela “Where To File” (onde entregar) das instruções.

Dois pontos a conferir antes de enviar qualquer coisa:

• Um diretor ainda assina. Por meio de um originador de declaração eletrônica, o diretor pode assinar com um PIN no Form 8879-CORP. Ao entregar online sem originador, o diretor assina o Form 8453-CORP, que é digitalizado em PDF e enviado com a declaração (IRS: Form 8879-CORP; IRS: Form 8453-CORP). Nenhum dos dois formulários é enviado pelo correio ao IRS. No Form 8879-CORP, o diretor declara, sob pena de perjúrio, que examinou uma cópia da declaração.
• O EIN é obrigatório. Uma corporação que faz o e-file não pode escrever “Applied for” no lugar do EIN (instruções do IRS).

Quando vence o Form 1120-S e o que o Form 7004 acrescenta?

O Form 1120-S vence no 15º dia do 3º mês após o fim do ano fiscal: 15 de março para uma corporação no ano-calendário. Se esse dia cair em sábado, domingo ou feriado nacional, vale o dia útil seguinte (instruções do IRS).

O Form 7004 dá uma prorrogação automática de seis meses para entregar, o que leva uma corporação no ano-calendário a 15 de setembro. Ele deve ser entregue até a data de vencimento regular, uma vez para cada declaração, e não precisa de assinatura. Ele não prorroga o prazo de pagamento de nenhum imposto devido (IRS: instruções do Form 7004).

Como entregá-lo, o que ele não prorroga e o que pagar agora estão em prorrogação de uma declaração de empresa quando a contabilidade não está pronta.

O software confere se o salário da minha corporação S é razoável?

Não. O software geralmente usa o valor de remuneração de diretores que foi informado e não decide se esse valor é razoável. Uma corporação S deve pagar ao acionista-empregado uma remuneração razoável pelos serviços antes de fazer distribuições que não sejam salário, e o IRS pode reclassificar pagamentos de distribuições, que não têm imposto sobre a folha, para salários (IRS).

O IRS diz que o ponto-chave é o que o proprietário fez pela corporação, julgado pela origem da receita bruta dela. Os fatores listados incluem atribuições, tempo e esforço, formação e experiência e o que empresas comparáveis pagam por serviços semelhantes. Os tribunais trataram distribuições como salário quando um proprietário que trabalhava na corporação recebeu distribuições em vez de salário (IRS).

Distribuições sem folha de pagamento são o padrão por trás desse risco de reclassificação, então a questão dos salários está em aberto antes de a declaração ser preparada. O salário em si é tratado em salário do proprietário de uma corporação S. Se nenhuma folha de pagamento rodou neste ano, veja corporação S que nunca rodou a folha de pagamento.

Quem controla o meu custo-base das ações e dos empréstimos, e quando entrego o Form 7203?

Cada acionista controla o próprio custo-base das ações e dos empréstimos. A corporação não faz isso. O custo-base é, em linhas gerais, o que o proprietário aportou (o custo das ações, mais os empréstimos que ele fez à corporação), aumentado pela parcela dele na renda e reduzido pelos prejuízos e pelas distribuições. O IRS diz que controlá-lo é responsabilidade do acionista e que o K-1 mostra o valor de uma distribuição que não é dividendo, não quanto dela é tributável (IRS).

O custo-base importa porque uma distribuição que não é dividendo (a maioria das distribuições de corporação S) só é livre de imposto até o custo-base das ações (o custo-base de empréstimos não conta para distribuições), e a dedução de um prejuízo também exige custo-base (IRS). Um acionista entrega o Form 7203 quando pede a dedução de uma parcela de um prejuízo agregado, recebe uma distribuição que não é dividendo, aliena ações ou recebe da corporação a devolução de um empréstimo (IRS: instruções do Form 7203). O IRS sugere guardar o formulário mesmo nos anos em que ele não é exigido.

O formulário de cada ano parte do custo-base final do ano anterior, então um ano inicial faltando torna mais difíceis todos os anos seguintes. Para calcular o custo-base a partir da contabilidade, veja custo-base do acionista de uma corporação S. Para distribuições acima do custo-base, veja distribuições de corporação S acima do custo-base.

O balanço patrimonial (Schedule L) e o Schedule M-2 precisam bater com a minha contabilidade?

O balanço patrimonial é o Schedule L, e ele deve bater com a contabilidade e os registros da corporação (instruções do IRS). O Schedule M-1 concilia a renda contábil com a renda tributável. Os Schedules L e M-1 não precisam ser preenchidos quando a corporação responde “Yes” à pergunta do Schedule B sobre receita total e ativo total, ambos inferiores a $250.000 (pergunta 11 no formulário de 2025; as instruções definem a receita total de modo a incluir mais do que as vendas). O formulário não cita nenhuma exceção para o Schedule M-2 (IRS: Form 1120-S).

O Schedule M-2 analisa a conta de ajustes acumulados (accumulated adjustments account), uma conta da corporação, e contas relacionadas. As instruções recomendam que toda corporação S mantenha a conta de ajustes acumulados (instruções do IRS). Ela é separada do custo-base das ações de cada acionista no Form 7203.

Um balanço patrimonial que não bate, ou uma contabilidade que não confere com o banco, indica um problema na contabilidade a corrigir antes da declaração, não um problema do software. Veja balanço patrimonial de corporação S que não fecha.

Quanto custa um erro ou um Form 1120-S atrasado?

Um Form 1120-S atrasado pode ser cobrado por acionista e por mês, mesmo quando não há imposto a pagar.

A estrutura vem das instruções do Form 1120-S. O valor por acionista é ajustado pela inflação e definido pelo ano em que a declaração venceu. Para um ano anterior, use as instruções daquele ano. A causa razoável (reasonable cause) pode afastar as multas. As instruções dizem para não anexar uma explicação à declaração. Se chegar uma carta, envie então uma explicação ao IRS. Para pedir a retirada da multa, veja multas por atraso na entrega e no pagamento.

O imposto da folha de pagamento não pago traz um risco pessoal. Uma pessoa responsável (um diretor, empregado, administrador ou acionista pode ser uma) que deixa intencionalmente de reter ou de recolher os impostos da folha de pagamento retidos pode responder pessoalmente, conforme o 26 U.S.C. 6672, por todo o imposto de renda retido e as contribuições de Social Security e Medicare do empregado não pagos (IRS). O IRS geralmente tem 10 anos após o lançamento para cobrar (26 U.S.C. 6502). Veja salário do proprietário de uma corporação S.

Um erro também atinge a declaração de cada acionista. O acionista deve informar os itens do K-1 como a corporação os informou, ou entregar o Form 8082 para sinalizar a diferença, e deve pedir à corporação um K-1 corrigido em vez de alterar a cópia (IRS: instruções do K-1). Para corrigir uma declaração já entregue, veja como corrigir uma declaração de empresa já entregue.

Como sei se a minha opção pelo regime S é válida, e e se o Form 2553 nunca foi aceito?

Uma corporação entrega o Form 1120-S apenas se optou pelo regime S no Form 2553, o IRS aceitou a opção e ela continua em vigor (instruções do IRS). Procure a carta de aceitação do IRS.

Quatro conferências:

• Elegibilidade. Uma corporação americana apenas com acionistas permitidos (pessoas físicas, certos trusts e espólios; não sociedades, corporações nem estrangeiros não residentes), com no máximo 100 acionistas e uma única classe de ações (IRS).
• Assinaturas. Todo acionista assina o Form 2553. Um cônjuge com participação comunitária nas ações ou na renda delas também deve consentir (IRS: instruções do Form 2553).
• Prazo. O formulário está no prazo se entregue em qualquer momento do ano fiscal anterior àquele em que a opção passa a valer, ou até 2 meses e 15 dias após o início do ano em que ela passa a valer. Se o IRS não tiver respondido em 2 meses após a entrega, as instruções dizem para fazer o acompanhamento (IRS: instruções do Form 2553).
• Ainda em vigor. A opção continua em vigor até terminar. Ela termina automaticamente no dia em que a corporação deixa de atender às regras de elegibilidade, por exemplo quando um estrangeiro não residente se torna acionista ou passa a existir uma segunda classe de ações, e termina se os titulares de mais da metade das ações a revogarem. Uma nova opção após o término geralmente exige o consentimento do IRS para qualquer ano anterior a quinto ano fiscal após o primeiro ano fiscal em que o encerramento passou a valer (IRS: instruções do Form 1120-S).

Uma carta de aceitação perdida pode ser substituída, e perdê-la não afeta uma opção aceita (Rev. Proc. 2022-19). Se o IRS não tem nenhuma opção registrada, a corporação pode não ser uma corporação S nos anos em questão. Um Form 2553 entregue junto com o Form 1120-S geralmente é uma opção fora do prazo (IRS: instruções do Form 1120-S). O alívio para uma opção fora do prazo depende dos fatos, como a causa razoável e se a corporação e todos os acionistas informaram a renda como se a opção estivesse em vigor, e geralmente deve ser pedido em até 3 anos e 75 dias da data de vigência pretendida (IRS: alívio para opção entregue fora do prazo). Ele cobre apenas uma opção que seria válida de outra forma. O pedido deve trazer todos os consentimentos de acionistas exigidos, e um consentimento que falta pode ser corrigido pelo procedimento adequado ao pedido (instruções do Form 2553; Rev. Proc. 2022-19). Um acionista inelegível torna a opção inválida naquele ano, embora certos defeitos involuntários possam ser relevados pela seção 1362(f) (IRS). Veja alívio para opção tardia pelo regime de corporação S.

Tenho um emprego com W-2 e uma corporação S como negócio paralelo: o que torna uma declaração feita por conta própria mais simples ou mais difícil?

Um emprego com W-2 em outro lugar não muda o que a corporação S entrega. O teste do IRS olha os serviços que o acionista presta à corporação S e o que ele recebe dela. As páginas do IRS citadas acima não abrem exceção para um acionista com outro emprego. Se vale a pena manter a corporação S é outra questão, tratada em vale a pena optar pelo regime de corporação S.

A tabela mostra onde o trabalho é mais leve ou mais pesado. Ela não decide se uma declaração está correta.

Para saber quanto custam uma declaração anual e a contabilidade, veja custo da contabilidade de uma corporação S.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares americanos. Os valores de salário são dados inventados, não uma referência de salário razoável.

Um negócio paralelo sem folha de pagamento

Uma designer ganha US$90.000 em um emprego com W-2 e é proprietária de uma corporação S que lucrou US$40.000, todos pagos como distribuições, sem folha de pagamento. O software produz uma declaração com esses números. Mas US$40.000 em distribuições a uma proprietária que trabalha na empresa, sem salário, é o padrão que o IRS diz poder reclassificar como salário. A questão dos salários fica em aberto até ser resolvida, e ela afeta a declaração.

Uma declaração simples com três pontos a conferir

Um consultor é o único acionista. A corporação nunca foi uma corporação C e não tem empréstimos de acionistas. A corporação tem US$150.000 de renda antes do pagamento ao proprietário, paga ao consultor US$60.000 em salários e distribui US$50.000. A renda comercial ordinária depois dos salários é de cerca de US$90.000, sem contar os impostos sobre a folha de pagamento. Suponha que o consultor comece o ano com US$10.000 de custo-base ajustado das ações (o valor pago pelas ações) e não tenha outros ajustes de custo-base. Assim, o custo-base final das ações é de cerca de US$50.000 (US$10.000 mais US$90.000 menos US$50.000). Como o consultor recebeu uma distribuição que não é dividendo, o Form 7203 é entregue com a declaração pessoal dele. A declaração só é simples se a folha de pagamento rodar, se o Schedule L bater com a contabilidade e se o custo-base for levado adiante desde o primeiro ano.

Uma declaração atrasada com dois acionistas

Uma corporação S com dois acionistas entrega, quatro meses depois do vencimento, uma declaração que venceu em 2026. À taxa federal de US$255 por acionista por mês para uma declaração com vencimento em 2026, a multa é de 2 acionistas x 4 meses x US$255, ou US$2.040, antes dos juros e de qualquer multa calculada sobre o imposto. A contagem é por acionista e por mês, então acrescentar um acionista a aumenta.

E no seu caso?

• A corporação pagou distribuições, mas nunca rodou a folha de pagamento: os salários e as declarações da folha vêm primeiro. Veja corporação S que nunca rodou a folha de pagamento e salário do proprietário de uma corporação S. Se a folha de pagamento falta na contabilidade, a ajuda com a escrituração contábil vem primeiro. A ajuda com declarações fiscais corporativas vem depois, se a declaração for afetada.
• O custo-base ou o balanço patrimonial não bate: veja balanço patrimonial de corporação S que não fecha, custo-base do acionista de uma corporação S e distribuições acima do custo-base. Uma contabilidade que não bate com o banco é um problema de escrituração contábil a resolver antes de a declaração ser preparada. Um custo-base que continua sem conciliar é uma questão para a ajuda com declarações fiscais corporativas.
• Anos anteriores foram entregues no Schedule C ou não foram entregues: veja corporação S informada no Schedule C e como regularizar declarações de empresa não entregues. Anos faltando exigem atualização contábil e ajuda com declarações fiscais corporativas para definir quais declarações precisam ser corrigidas.
• A carta da opção não é encontrada: veja alívio para opção tardia pelo regime de corporação S. Quais anos são afetados é uma questão para a ajuda com declarações fiscais corporativas.
• A renda vem de mais de um estado: veja imposto de renda de empresas em outros estados e imposto sobre entidades de transparência fiscal por estado, com a ajuda com declarações fiscais corporativas se mais de um estado exigir uma declaração.
• Um acionista mora no exterior ou não é cidadão dos EUA: um estrangeiro não residente não pode ser acionista, então a situação de cada proprietário nos EUA importa. Veja proprietário de corporação S dos EUA que mora no Canadá e conte com a ajuda tributária entre países antes de a declaração ser preparada.
• A declaração já está atrasada ou foi entregue errada: veja multas por atraso na entrega e no pagamento e como corrigir uma declaração de empresa já entregue, com a ajuda com declarações fiscais corporativas se chegou uma carta.