Custo anual de contador para corporação S: folha, 1120-S e K-1

Quanto custa por ano um contador ou CPA para uma corporação S, e o que faz o preço variar?

Nenhum órgão do governo define nem publica o que os preparadores cobram, por isso esta página não traz tabela de preços. Ela mostra o que a lei obriga uma corporação S a entregar a cada ano, porque a conta anual é o custo dessas declarações e da escrituração que as sustenta.

Uma corporação S com ano-calendário, cujo proprietário trabalha na empresa, em geral tem este calendário (IRS: corporações S; instruções do Form 1120-S; IRS: datas de vencimento dos impostos sobre a folha):

Quando um vencimento cai em fim de semana ou feriado, vale o próximo dia útil. A corporação entrega o Form 1120-S em todo ano em que a opção pelo regime S continua em vigor, mesmo que não deva imposto. Essa obrigação depende de uma opção pelo Form 2553 aceita pelo IRS. Se o IRS não confirmou, as instruções mandam acompanhar o caso; se o formulário foi entregue com atraso ou nunca foi entregue, pode haver alívio para a opção tardia, se pedido dentro de 3 anos e 75 dias da data de início pretendida e atendidas as demais condições (instruções do Form 1120-S; instruções do Form 2553).

A escrituração não é uma declaração, mas cada linha acima sai dela: o balanço patrimonial do Schedule L, quando exigido, deve bater com a contabilidade da corporação, e os relatórios da folha precisam conferir com o que foi pago (instruções do Form 1120-S).

Se você tem um orçamento fechado que não diz se folha de pagamento, Form 1120-S, declarações estaduais e escrituração estão todos incluídos, ou a primeira cobrança depois de optar pelo regime S, peça o escopo por escrito antes de comparar totais. O caso também deixa de ser simples quando a escrituração está atrasada, o proprietário nunca esteve na folha, há vários acionistas, imóvel de aluguel, renda do exterior, mais de um estado, ou um proprietário que não é cidadão nem residente dos EUA (um estrangeiro não residente não pode ser acionista, segundo IRS: corporações S). Cada um desses fatores soma trabalho e pode transformar um orçamento de rotina em outro serviço.

Reúna antes de pedir um orçamento:

• O orçamento ou a carta de contratação por escrito.
• A aceitação do Form 2553 pelo IRS e o último Form 1120-S, se houver.
• Relatórios da folha: Forms 941, 940 e W-2.
• Extratos bancários e de cartão do ano.
• A lista de acionistas com as datas de participação.

O que há em uma conta fechada de corporação S: escrituração, folha, 1120-S e K-1s?

Uma conta fechada reúne em um só valor a escrituração, a folha de pagamento, a declaração federal com os K-1s, as declarações estaduais e, às vezes, o Form 1040 do proprietário; a tabela de orçamento abaixo mostra como separar esses itens. Para saber que escrituração uma corporação S precisa, veja escrituração de corporação S.

Os honorários do preparador são separados do que a corporação deve ao governo. Impostos, multas e impostos mínimos estaduais são valores devidos ao governo, não fazem parte dos honorários.

O Form 1040 pessoal do proprietário entra no pacote?

É uma declaração separada, então o orçamento pode cobrá-la em uma linha própria ou deixá-la de fora. A renda de uma corporação S é informada na declaração de cada acionista, por isso o proprietário entrega o Form 1040 com o Schedule E e os demais formulários que o K-1 exigir, e pode dever imposto estimado sobre essa renda pelo Form 1040-ES (IRS: corporações S).

O custo-base (basis) dá mais trabalho. O acionista que recebeu uma distribuição que não é dividendo, declara prejuízo agregado, vendeu ações ou teve um empréstimo quitado entrega o Form 7203, que calcula quanto dos prejuízos e das deduções da corporação o proprietário pode usar (instruções do Form 7203). O orçamento do Form 1040 deve dizer se o trabalho de custo-base está incluído; veja custo-base do acionista de corporação S.

O que dá mais trabalho no Form 1120-S e nos K-1s?

Cada acionista, anexo ou tipo de ativo adicional soma trabalho, e a multa por atraso cresce com o número de acionistas. As instruções do Form 1120-S ligam cada item a um formulário:

Por que a folha do W-2 do proprietário de uma corporação S custa dinheiro todo trimestre?

Um diretor de corporação em geral é empregado, então a corporação S cujo proprietário trabalha na empresa em geral o paga pela folha de pagamento, e a folha gera obrigações em calendário fixo mesmo quando o salário é pequeno (IRS: como pagar a si mesmo). O IRS espera uma remuneração razoável pelos serviços do proprietário antes de distribuições que não são salário, e pode reclassificar distribuições como salários (IRS: questões de remuneração).

O que a folha de pagamento exige:

• A cada data de pagamento: reter o imposto de renda e a parte do empregado do imposto de Social Security e Medicare, e pagar a parte do empregador (Publication 15).
• Depósitos: em geral em calendário mensal ou semanal (semiweekly). O imposto do Form 941 abaixo de $2.500 no trimestre atual ou no anterior pode ser pago com a declaração entregue no prazo, em vez de depósito, a menos que tenha surgido um depósito para o dia seguinte nesse trimestre. Acumular $100.000 ou mais em um período de depósito exige o depósito até o próximo dia útil (Publication 15).
• A cada trimestre: Form 941. O pequeno empregador aprovado pelo IRS entrega o Form 944 uma vez por ano em seu lugar (IRS: datas de vencimento dos impostos sobre a folha).
• A cada ano: Form 940, do imposto federal de seguro-desemprego sobre os primeiros $7.000 pagos a cada empregado, e Forms W-2 e W-3 até 31 de janeiro. A maioria dos empregadores também paga um imposto estadual de seguro-desemprego (IRS: Topic 759).

Se o proprietário que é diretor for tratado como não empregado, a corporação responde pelo imposto sobre a folha que não reteve e, possivelmente, pela multa de recuperação de imposto retido (trust fund recovery penalty), aplicada quando o imposto retido da folha não foi repassado (IRS: como pagar a si mesmo). Para saber quanto salário receber, veja salário do proprietário de corporação S. Se a folha nunca foi feita, veja corporação S sem folha de pagamento.

O que as declarações estaduais acrescentam à conta?

A opção federal pelo regime S não define o tratamento estadual, então os itens estaduais do orçamento dependem de onde a corporação opera e onde moram os proprietários: alguns estados tributam a própria corporação S, e outros exigem retenção sobre a renda de proprietários que moram em outro estado. Consulte a página do departamento de receita de cada estado. Três exemplos:

O K-1 deve trazer as informações de que os acionistas precisam para as declarações estaduais e locais (instruções do Form 1120-S). Os estados que permitem à corporação S pagar imposto no nível da entidade, por opção, estão em imposto de entidade de transparência fiscal por estado.

Quanto custa uma declaração ou um depósito da folha atrasado, além dos honorários?

As multas recaem sobre a corporação, além dos honorários do preparador, e a multa do Form 1120-S vale mesmo quando não há imposto a pagar (instruções do Form 1120-S; IRS: multa por atraso na entrega).

Quando uma declaração e o seu pagamento atrasam no mesmo mês, o percentual da multa por atraso na entrega é reduzido pelo percentual da multa por atraso no pagamento, então as duas não se somam. Ambos incidem sobre o imposto devido com a declaração, não sobre os salários (Publication 15). As multas por atraso na entrega, atraso no pagamento, atraso no depósito e nos informes não se aplicam a uma falha por motivo razoável. Um Form 7004 entregue no prazo adia para a data prorrogada o início da multa do Form 1120-S; ele não prorroga o prazo de pagamento, e os juros correm sobre o imposto pago com atraso (instruções do Form 7004; instruções do Form 1120-S). Para pedidos de alívio e avisos, veja multas por atraso na entrega e no pagamento.

Estou pagando demais? Como ler um orçamento fechado linha por linha?

Compare linhas, não totais. Um orçamento que lista folha de pagamento, Form 1120-S com K-1s, declarações estaduais e escrituração como serviços separados pode ser conferido com as declarações que a corporação deve entregar; uma linha única como “preparação de impostos” não pode. Um total menor que deixa de fora a folha ou as declarações estaduais não é um orçamento mais barato para o mesmo trabalho.

Quem tem um PTIN (número de identificação de preparador do IRS) pode preparar declarações mediante pagamento, e as credenciais diferem. O IRS mantém um diretório de preparadores com credenciais reconhecidas (IRS: como escolher um profissional fiscal). Para comparar outros orçamentos, veja custo de contador para pequenas empresas e custo mensal de escrituração contábil.

Um CPA pode cobrar honorários com base na minha restituição ou no imposto economizado?

Em geral, não. A Circular 230 proíbe o profissional habilitado, como advogado, CPA (contador público habilitado) ou enrolled agent, de cobrar honorários contingentes em assuntos perante o IRS, com poucas exceções (31 CFR 10.27; 31 CFR 10.3).

A regra define honorários contingentes como aqueles que dependem, no todo ou em parte, de uma posição na declaração escapar de questionamento do IRS ou ser mantida. Isso inclui honorários calculados como percentual da restituição ou dos impostos economizados, então honorários cotados como parte do que a opção pelo regime S economiza podem se enquadrar na definição. Um assunto perante o IRS inclui planejamento e consultoria tributária e a preparação ou entrega de declarações e pedidos.

As exceções são poucas: fiscalizações ou contestações do IRS, certas declarações retificadoras e pedidos de restituição, pedidos limitados a juros ou multas, e processos judiciais. A regra também proíbe honorários abusivos. Honorários fixos ou por hora não dependem do resultado.

Há um limite: em 2014, um tribunal distrital federal decidiu que o IRS não tem autoridade para regular honorários de pedidos comuns de restituição, isto é, pedidos entregues depois da declaração original e antes de qualquer fiscalização do IRS (Ridgely v. Lew). A decisão trata apenas desses pedidos, e o regulamento continua com o texto acima.

A regra é escrita para profissionais habilitados, então pergunte qual credencial seu preparador tem.

A opção pelo regime S ainda compensa depois desses custos?

A opção acrescenta à conta anual a folha de pagamento do proprietário que trabalha na empresa, um Form 1120-S com K-1s e qualquer declaração estadual ou imposto mínimo. Ela só compensa se o imposto economizado for maior que esse custo adicional.

Onde há economia de imposto, a fonte costuma ser esta: o pagamento ao proprietário pelos serviços é salário, enquanto distribuições que não são salário não estão sujeitas aos impostos sobre a folha; o IRS pode reclassificar distribuições como salários se o salário for baixo demais (IRS: questões de remuneração). Outros efeitos, como os impostos estaduais sobre a entidade citados acima, também mudam o resultado. A economia depende de quanto lucro fica acima de um salário razoável, então uma corporação com lucro próximo ou abaixo desse salário pode ter pouco a economizar. A conta do ponto de equilíbrio está em quando a opção pelo regime S compensa.

Exemplo

Estes exemplos usam dólares americanos e números redondos. Mostram escopo, não preços nem aconselhamento.

Corporação de consultoria com um proprietário

Uma corporação S tem US$180.000 de lucro e paga ao seu único proprietário um salário de US$90.000. Esse valor é uma ilustração, não uma opinião sobre o que é razoável. O trabalho do ano é:

• Doze meses de escrituração.
• Quatro Forms 941 e um Form 940.
• Um Form W-2, com um Form W-3.
• Um Form 1120-S com um K-1.
• Qualquer declaração estadual ou imposto mínimo.
• O Form 1040 do proprietário com o Schedule E, e o Form 7203 se houve distribuições.

O orçamento deve nomear cada linha e dizer se as declarações estaduais e o Form 1040 estão incluídos. Um orçamento que diz apenas “preparação de impostos” não responde a isso.

Dois acionistas, declaração entregue com dois meses de atraso

Uma corporação S com dois acionistas entrega o Form 1120-S dois meses depois do vencimento, sem prorrogação. Para uma declaração com entrega exigida em 2026, a multa é US$255 x 2 acionistas x 2 meses = US$1.020 antes de qualquer alívio, usando o valor por acionista da tabela de multas acima. Ela é cobrada além dos honorários do preparador, mesmo que a corporação não deva imposto. Se os dois K-1s também chegaram aos acionistas dois meses depois do vencimento, as instruções os tratam como atrasados (a lei fixa a data do K-1 no dia da entrega da declaração), e a multa separada por K-1 na tabela é de US$130 cada (US$340 cada se entregue depois de 1º de agosto), a menos que haja motivo razoável.

Uma LLC de um único membro opta pelo regime S no meio do ano

Uma LLC de um único membro, tributada até agora na declaração pessoal do proprietário, entrega o Form 2553 com data de início em 1º de julho, até 2 meses e 15 dias depois dessa data, ou seja, 15 de setembro. Uma entrega posterior exige alívio para opção tardia, que em geral deve ser pedido dentro de 3 anos e 75 dias de 1º de julho. A partir dessa data, a LLC é tratada como corporação (instruções do Form 2553). O pagamento ao proprietário pelos serviços a partir de 1º de julho passa pela folha, então, se não houve folha antes de 1º de julho, o primeiro ano tem dois Forms 941 (terceiro e quarto trimestres), não quatro. A corporação entrega um Form 1120-S para o período que começa em 1º de julho, e sua escrituração deve manter salário separado de distribuições a partir dessa data. Antes de 1º de julho, a renda da LLC continua na declaração pessoal do proprietário (IRS: LLCs de um único membro).

E no seu caso?

• Você tem um orçamento fechado ou a primeira cobrança depois de optar pelo regime S e não sabe dizer se folha de pagamento, 1120-S, declarações estaduais e escrituração estão todos cobertos, ou sua escrituração ou a folha do proprietário está atrasada: um profissional pode definir quais declarações a corporação deve entregar, o que cada linha do orçamento cobre e se o regime S ainda faz sentido. Veja escrituração contábil para a escrituração e declarações de imposto de corporações para o 1120-S e os K-1s.
• Você nunca fez folha de pagamento para si mesmo: veja corporação S sem folha de pagamento e busque ajuda com a escrituração contábil.
• Este é o primeiro ano depois da opção pelo regime S: veja escrituração depois da opção pelo regime S.
• Uma declaração ou entrega da folha está atrasada, ou chegou um aviso de multa: veja multas por atraso na entrega e no pagamento.
• A escrituração está meses ou anos atrasada: veja atualização contábil de corporação S e custo da atualização contábil.
• O balanço patrimonial do Schedule L não fecha: veja balanço patrimonial de corporação S que não fecha.
• Você está decidindo se opta pelo regime S ou quanto salário receber: veja quando a opção pelo regime S compensa e salário do proprietário de corporação S.
• Você pensa em preparar o Form 1120-S por conta própria: veja como entregar a própria declaração de corporação S.
• Um proprietário mora no exterior ou não é cidadão nem residente dos EUA: veja LLC ou corporação S morando no exterior.