Custo de contador para startup: o que define o preço anual

Quanto custa por ano um contador para startup?

Nenhuma fonte oficial fixa honorários contábeis; por isso, um preço justo depende do escopo: quais declarações e formulários a empresa entrega e quanto trabalho a contabilidade exige antes de alguém poder prepará-los. As cobranças do governo são separadas e fixas: uma corporação de Delaware paga, no mínimo, $400 de franchise tax (imposto que alguns estados cobram pelo direito de operar uma empresa) por um ano completo pelo método do capital de valor nominal presumido, mais uma taxa de relatório anual de $50 (Delaware Division of Corporations).

O caso de uma startup deixa de ser simples quando há anos sem entrega, um proprietário estrangeiro, empregados em mais de um estado, uma opção pelo crédito de pesquisa que só vale em uma declaração entregue no prazo, ou uma contabilidade atrasada em meses. Cada um desses pontos acrescenta trabalho que a proposta deve citar.

Reúna antes de pedir uma proposta: as declarações federal e estadual do ano passado, os extratos de banco e de cartão, a composição acionária com SAFEs e notas, os relatórios da folha de pagamento e quaisquer avisos de Delaware, do estado ou do IRS.

Quais cobranças são fixas, não importa quem faça o trabalho?

A franchise tax de Delaware, a taxa do relatório anual e o imposto mínimo do estado de origem são devidos qualquer que seja o preço do contador. Uma proposta barata não os reduz, e a proposta pode não os incluir.

Uma startup com milhões de ações autorizadas pode receber um aviso de Delaware muito acima desses mínimos pelo método das ações autorizadas; recalcular pelo método do capital de valor nominal presumido costuma reduzi-lo. Veja a franchise tax de Delaware.

A Califórnia cobra a franchise tax mínima de toda corporação constituída, registrada ou com atividade no estado, mas uma corporação recém-constituída ou recém-qualificada não a paga no primeiro ano fiscal (California FTB). Outros estados definem os próprios mínimos; o calendário da corporação C de Delaware tem uma linha para cada estado de origem comum.

Que declarações aumentam o custo de entregar o Form 1120?

Cada declaração abaixo é um trabalho à parte; por isso, a proposta deve dizer quais cobre. O maior salto na declaração federal é o balanço patrimonial: uma corporação só dispensa os Schedules L, M-1 e M-2 quando a receita total e o ativo total no fim do ano ficam ambos abaixo de $250.000 (Schedule K, pergunta 13 nas instruções do Form 1120).

Uma pequena empresa qualificada pode optar por usar até $500.000 do seu crédito de pesquisa contra a parte do empregador no imposto de Social Security e, depois, no de Medicare (instruções do Form 8974). A opção deve ser feita até o vencimento da declaração original, incluindo as prorrogações (instruções do Form 6765). Veja o crédito de pesquisa contra o imposto sobre a folha.

Por que o valor sobe depois que captamos dinheiro?

Uma captação põe caixa no balanço, e só isso pode levar o ativo no fim do ano acima de $250.000, o que traz os Schedules L, M-1 e M-2. O dinheiro de SAFEs ou de uma rodada precificada geralmente não é renda, mas precisa ser registrado corretamente para que o balanço bata com a composição acionária; veja SAFEs e notas conversíveis.

O dinheiro costuma pagar contratações, que trazem declarações da folha de pagamento, outorgas de opções que levam a Forms 3921 quando os empregados exercem, e gastos com pesquisa que podem sustentar Forms 6765 e 8974. Os investidores também costumam pedir demonstrações financeiras mensais, o que exige fechar a contabilidade todo mês, e não uma vez por ano. Para preparar a contabilidade antes de uma rodada, veja organizar a contabilidade antes de captar.

Quanto custa a escrituração contábil mensal de uma startup, e o que a faz variar?

O preço mensal da escrituração só faz sentido junto com o escopo: quantas contas bancárias e de cartão, quantas transações, se a folha de pagamento e os prestadores de serviços são conciliados e se a contabilidade é feita pelo regime de caixa ou de competência.

• Em dia, todo mês: cada fechamento é pequeno e a declaração do fim do ano parte de uma contabilidade pronta.
• Meses de atraso: alguém precisa reconstruir os meses faltantes a partir dos extratos antes de a declaração poder ser preparada, o que costuma ser cobrado como um trabalho de atualização à parte. Veja atualizar a contabilidade atrasada.
• Regime de caixa ou de competência: a contabilidade pelo regime de competência acompanha contas a pagar, adiantamentos de clientes e despesas pagas antecipadamente; por isso, cada mês dá mais trabalho. Uma corporação C geralmente deve usar o regime de competência para fins fiscais quando a receita bruta média passa de $32.000.000; os investidores podem querer demonstrações pelo regime de competência bem antes disso. Veja passar do regime de caixa para o de competência.

O Schedule M-1 concilia a renda da contabilidade com a renda tributável da declaração (IRS); por isso, uma contabilidade desorganizada encarece tanto a declaração quanto a escrituração.

A folha de pagamento ou uma equipe em outro estado aumenta o custo?

Sim. Empregados trazem o Form 941 federal a cada trimestre, o Form 940 a cada ano e os Forms W-2, com vencimento em 1º de fevereiro de 2027 para os salários pagos no ano fiscal desta página (Publication 15). Depósitos atrasados de imposto sobre a folha geram multas de 2% a 15% do valor em atraso, conforme o atraso e se o IRS já enviou um aviso (Publication 15). Se o imposto de renda retido, o de Social Security e o de Medicare não são pagos, o IRS pode cobrar a trust fund recovery penalty (multa de recuperação de impostos retidos), igual ao valor não pago, de cada pessoa responsável por pagá-los que deixou de fazê-lo de propósito, como um fundador que assina os cheques (Publication 15).

Um empregado que trabalha em outro estado costuma significar registrar a empresa lá para a retenção na folha e o seguro-desemprego, e pode dar à corporação presença suficiente para dever a declaração de imposto de renda ou de franchise tax daquele estado. Cada estado define as próprias regras; veja imposto de renda de empresas em outros estados.

Um preço baseado na nossa restituição ou no nosso crédito é um sinal de alerta?

Sim. O IRS orienta os contribuintes a evitar preparadores que cobram um percentual da restituição (IRS Topic 254). As regras do IRS para profissionais, a Circular 230, tratam a cobrança baseada em percentual da restituição ou do imposto economizado como honorários contingentes e restringem esses honorários em trabalhos de declaração (31 CFR 10.27). Um tribunal federal impediu o IRS de aplicar essa restrição aos honorários de pedidos comuns de restituição (Ridgely v. Lew); por isso, o alerta do IRS é o guia mais firme.

O mesmo cuidado vale para a oferta de pedir um crédito de pesquisa em troca de uma parte do crédito. Um preço atrelado ao resultado premia um pedido maior, enquanto só a corporação responde ao IRS por ele. Um preço fixo ou por hora, para um escopo definido, evita esse incentivo. Para outras perguntas a fazer, veja escolher um contador para uma startup.

O que uma proposta deve listar, e o que costuma ser extra?

Uma proposta deve listar cada declaração e formulário pelo nome e pelo ano, para que duas propostas possam ser comparadas linha por linha. O trabalho fora dessa lista costuma ser cobrado à parte.

Que multas os atrasos acrescentam?

Entregas em atraso custam as multas abaixo, mais o trabalho de atualização, o que costuma fazer um ano esquecido custar mais do que custaria um ano em dia. Uma declaração corporativa em atraso recebe multa de 5% do imposto não pago por mês ou fração de mês, até 25% (instruções do Form 1120).

Uma corporação de Delaware que passa um ano sem pagar a franchise tax ou sem entregar o relatório anual tem o estatuto declarado nulo (Delaware Code, title 8, section 510), e restabelecê-lo exige mais um procedimento.

Uma startup com prejuízo e sem imposto devido não deve multa federal por atraso no Form 1120, porque essa multa é calculada sobre o imposto não pago. Ainda assim, uma declaração atrasada perde a opção pelo crédito de pesquisa contra a folha daquele ano, que precisa constar em uma declaração entregue até o vencimento, incluindo as prorrogações. Uma corporação de propriedade estrangeira enfrenta multas separadas do Form 5472; veja o que um preparador precisa para uma corporação de propriedade estrangeira. Para pedir alívio, veja multas por atraso na entrega e no pagamento.

Fazer nós mesmos custa menos no final?

Em um ano sem receita, abaixo do teste de $250.000, sem folha de pagamento e com um só estado, entregar a declaração por conta própria pode ser viável; veja a primeira declaração da corporação de uma startup sem receita.

Quando a empresa capta, contrata ou pede créditos, o risco passa para o que é difícil de consertar depois. A opção pelo crédito de pesquisa contra a folha e a escolha de crédito reduzido da seção 280C só podem ser feitas em uma declaração original entregue no prazo, e a escolha da seção 280C não pode ser feita nem alterada em uma declaração retificadora (instruções do Form 6765). Um balanço que não bate com a contabilidade segue para todas as declarações seguintes e para a due diligence dos investidores.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

Pré-seed, sem receita, operando a partir da Califórnia

Uma corporação de Delaware constituída em 1º de julho, com 10.000.000 de ações autorizadas, não capta nada e gasta o dinheiro dos fundadores. Delaware calcula proporcionalmente o primeiro ano parcial; assim, pelo método do capital de valor nominal presumido, ela paga cerca de metade do mínimo anual de US$400, ou seja, US$200, mais a taxa do relatório de US$50; a partir do segundo ano, US$400 mais US$50. Ela se registra na Califórnia no ano em que é constituída; como corporação recém-qualificada, não deve a franchise tax mínima da Califórnia no primeiro ano fiscal, e deve US$800 a partir do segundo. A receita e os ativos ficam abaixo de US$250.000, então o Form 1120 não tem Schedule L. O escopo é uma declaração federal, uma declaração da Califórnia e o relatório de Delaware.

Rodada seed: US$2.000.000 em SAFEs, quatro empregados em dois estados

O caixa no fim do ano leva os ativos muito acima de US$250.000; por isso, o Form 1120 precisa dos Schedules L, M-1 e M-2. Empregados em dois estados significam registro e declarações da folha de pagamento nos dois e, possivelmente, duas declarações estaduais de imposto de renda ou de franchise tax. A folha federal traz quatro Forms 941, um Form 940 e quatro Forms W-2. Dois empregados exerceram opções de ações incentivadas, então são dois Forms 3921. Como pequena empresa qualificada, a empresa pede o crédito de pesquisa no Form 6765 e opta por usá-lo contra o imposto sobre a folha; depois, anexa o Form 8974 aos seus Forms 941 a partir do primeiro trimestre após entregar o Form 1120. Cada item é escopo que uma proposta deve listar.

Dois anos sem entregar

• Primeiro ano: prejuízo e sem imposto devido, então sem multa federal por atraso; porém, qualquer opção pelo crédito de pesquisa contra a folha daquele ano está perdida. O imposto de Delaware de US$400 do ano inteiro não foi pago e o relatório não foi entregue, o que soma uma multa de US$200 e juros de 1,5% ao mês sobre os US$600, cerca de US$9 por mês.
• Segundo ano: a mesma situação de novo, com um segundo relatório de Delaware em atraso e os juros do primeiro ainda correndo. Um ano depois do primeiro pagamento não feito, Delaware trata o estatuto como nulo; assim, a empresa precisa ser restabelecida antes de voltar à situação regular.
• Terceiro ano: a declaração do ano corrente, preparada só depois de dois anos de contabilidade reconstruídos.

A atualização custa a contabilidade reconstruída, duas declarações em atraso, as multas de Delaware, os juros, o restabelecimento e as opções perdidas: mais do que entregar cada ano no prazo.

E no seu caso?

• Você está escolhendo quem contratar: veja escolher um contador para uma startup.
• Uma pessoa ou empresa estrangeira é dona da corporação: veja o que um preparador precisa para uma corporação de propriedade estrangeira e conte com ajuda com impostos de corporação.
• Você quer entregar o primeiro Form 1120 por conta própria: veja a primeira declaração da corporação de uma startup sem receita.
• Faltam declarações de anos anteriores: veja regularizar declarações empresariais não entregues e conte com ajuda com impostos de corporação.
• A contabilidade está meses atrasada: veja atualizar a contabilidade atrasada ou conte com ajuda com escrituração contábil.
• Os investidores querem contabilidade pelo regime de competência, ou a receita passou do limite: veja passar do regime de caixa para o de competência.
• O aviso de Delaware veio com valor alto: veja a franchise tax de Delaware.
• Uma captação está chegando: veja organizar a contabilidade antes de captar.
• Você quer o crédito de pesquisa contra a folha de pagamento: veja o crédito de pesquisa contra o imposto sobre a folha e conte com ajuda com impostos de corporação.