Como pagar menos imposto na sua empresa de forma legal

Onde uma pequena empresa pode cortar o imposto de forma legal?

Uma pequena empresa deve primeiro conferir a receita e as despesas que já estão na sua contabilidade e depois comparar deduções, créditos e opções com a declaração completa do proprietário. Uma dedução reduz a renda tributável; um crédito reduz o imposto; mas nenhum dos dois vale sem cumprir as condições e guardar a comprovação (IRS: créditos e deduções para empresas).

Siga esta ordem: concilie vendas e custos, identifique os bens colocados em serviço, estime a renda do proprietário, confira as contribuições de aposentadoria e só então teste créditos e opções estaduais. Uma compra feita apenas para gerar dedução ainda custa dinheiro à empresa. Se a contabilidade está atrasada, atualize-a antes de planejar.

Estou deduzindo todas as despesas comerciais possíveis?

As despesas comerciais geralmente devem ser comuns e necessárias para o trabalho, e a empresa precisa conseguir mostrar o que comprou e por quê. Revise custos esquecidos, como materiais, honorários profissionais, seguro empresarial e a parcela comercial do telefone ou da internet; separe os custos pessoais dos comerciais (IRS: Publication 334; IRS: registros a guardar).

Para o escritório em casa de um autônomo, geralmente vale o uso comercial regular e exclusivo, com exceções limitadas, e o espaço precisa passar em um teste de uso comercial qualificado. Para um carro que você possui, compare os custos reais com a taxa padrão por milha no primeiro ano de uso comercial: optar pela seção 179 ou pela depreciação bônus impede usar a taxa padrão por milha nesse carro depois. Mantenha um registro de quilometragem; o trajeto casa-trabalho e as viagens pessoais não viram viagem comercial só porque o veículo pertence à empresa (IRS: Publication 587; IRS: Publication 463).

Um empregador pode reembolsar as despesas comerciais documentadas de um empregado por meio de um plano contábil (accountable plan), se os custos tiverem relação com o negócio, o empregado prestar contas deles e devolver os adiantamentos excedentes. Isso importa quando o dono de uma corporação S paga custos da empresa do próprio bolso; uma ajuda de custo fixa sem essas etapas pode virar remuneração (IRS: Publication 463).

Posso deduzir equipamentos e veículos no ano em que os compro?

Equipamentos elegíveis podem ser deduzidos quando são colocados em serviço, pela seção 179 ou pela depreciação bônus. Comprar o bem não basta: ele deve estar pronto e disponível para uso comercial, e o uso pessoal, os limites para veículos e outras restrições podem reduzir a dedução. Um carro sujeito às regras de bens listados (listed property) precisa de mais de 50% de uso comercial qualificado para a seção 179 ou a depreciação bônus; uma queda posterior para esse nível ou abaixo pode gerar recuperação da dedução (recapture) (IRS: Publication 946).

A despesa imediata reduz o custo-base fiscal (tax basis) do bem, então uma venda posterior pode gerar ganho tributável ou recuperação da depreciação. Um veículo cujo uso comercial cai depois também pode gerar recuperação. Para donos de entidades de transparência fiscal, uma despesa permitida pode reduzir a renda comercial qualificada e a dedução relacionada (IRS: Publication 946; IRS: instruções do Form 8995). A Califórnia não adota a depreciação bônus federal, então uma declaração da Califórnia pode ter dedução e custo-base diferentes (California FTB).

Tenho direito à dedução de renda comercial qualificada (QBI)?

O dono de uma empresa individual, sociedade de pessoas ou corporação S pode ter direito a uma dedução federal de até 20% da renda comercial qualificada. A renda de corporação C, os salários de empregados e a renda sem vínculo efetivo com uma atividade comercial nos EUA não se qualificam. A dedução final pode ser menor por causa da renda tributável, de prejuízos qualificados anteriores, do tipo de negócio, dos salários ou dos bens do negócio (IRS: renda comercial qualificada; IRS: instruções do Form 8995).

Confira essa dedução depois de calcular as despesas comerciais e a depreciação. O proprietário que participa de forma efetiva (material participation) de um negócio qualificado pode ter direito a uma dedução mínima de $400 quando a QBI total dos negócios ativos chega a $1.000 (26 U.S.C. 199A(i)). A dedução pode reduzir o imposto de renda, mas não transforma uma despesa sem comprovação em uma despesa válida; a Califórnia não adota a dedução federal de renda comercial qualificada (IRS: instruções do Form 8995; California FTB).

Quanto o plano de aposentadoria do proprietário pode proteger do imposto?

Os aportes antes do imposto e as contribuições dedutíveis do empregador podem reduzir o imposto de renda atual; os aportes Roth não. O valor depende do tipo de plano, da remuneração, de outros planos e dos empregados elegíveis (IRS: contas Roth). Para o dono de uma corporação S, as contribuições se baseiam nos salários do W-2, e não nas distribuições (IRS: contribuições de aposentadoria em corporação S). A contribuição de um autônomo é calculada a partir do rendimento líquido ajustado, e não simplesmente multiplicando o lucro do Schedule C (IRS: Publication 560).

Para o plano de um único empregador, não some o limite de aporte ao 401(k) ao limite total de empregado e empregador: os aportes entram nesse total, exceto as contribuições de recuperação elegíveis. As contribuições ao SEP são financiadas pelo empregador e têm um cálculo de remuneração separado (IRS: limites de contribuição; IRS: limites do SEP).

Os prazos dos planos são diferentes. Um SEP geralmente pode ser aberto e financiado até o vencimento da declaração, incluindo prorrogações. O empregador também pode adotar um novo plano qualificado até essa data e tratá-lo como adotado no último dia do ano, o que permite contribuições do empregador para esse ano. A maioria das opções de aporte ao 401(k) exige ação até o fim do ano. Um autônomo (sole proprietor) sem empregados que adota um novo 401(k) depois do fim do ano pode fazer os aportes do primeiro ano até o prazo de entrega da declaração sem prorrogação (IRS: Publication 560; IRS: perguntas sobre o SEP; IRS: planos adotados depois do fim do ano).

A opção pelo regime de corporação S reduziria o meu imposto de autônomo (self-employment tax)?

O lucro repassado de uma corporação S geralmente não paga imposto de autônomo, mas o acionista que trabalha na empresa deve receber uma remuneração razoável, sujeita aos impostos sobre a folha. O IRS pode reclassificar distribuições como salário se o pagamento pelos serviços for baixo demais; a folha de pagamento, os impostos estaduais e os custos de declaração também pesam (IRS: remuneração em corporação S). Uma corporação com acionista estrangeiro não residente (nonresident alien) não pode fazer a opção, e uma opção existente termina quando a corporação deixa de se qualificar, por exemplo quando um acionista passa a ser estrangeiro não residente (IRS: requisitos para ser corporação S; 26 U.S.C. 1362(d)(2)); veja o guia para proprietários no exterior. Veja quando a opção pela corporação S compensa e como definir o salário do proprietário.

Pagar familiares ou o plano de saúde do proprietário reduz o imposto?

O pagamento a um familiar é dedutível quando a pessoa realmente trabalha para o negócio e o valor é razoável para esse trabalho; guarde os registros de função, horas e folha de pagamento (IRS: Publication 334). O parentesco afeta os impostos sobre a folha, então use o guia sobre contratar familiares antes de mudar a remuneração.

O plano de saúde do proprietário também pode gerar uma dedução, mas o caminho é diferente para o autônomo (sole proprietor), o sócio e o acionista de corporação S. Veja as deduções do plano de saúde do proprietário antes de lançar mensalidades ou reembolsos (IRS: seguro médico em corporação S).

A opção estadual pelo imposto da entidade de transparência fiscal (pass-through entity tax) ajuda?

Um imposto estadual qualificado pago por uma sociedade de pessoas ou corporação S pode ser dedutível no nível da entidade para fins federais, segundo orientação do IRS. Se a opção ajuda o proprietário depende do prazo de pagamento do estado, do crédito do proprietário e das declarações federal e estadual completas dele (IRS: Notice 2020-75). Veja o guia da opção pelo imposto da entidade de transparência fiscal para a decisão estado por estado.

Que créditos fiscais uma pequena empresa pode pedir?

Os créditos existem para atividades específicas, e não para ser uma pequena empresa em geral. Relacione cada crédito à sua atividade, aos registros de empregados e despesas e ao formulário exigido; o mesmo custo pode não sustentar ao mesmo tempo uma dedução integral e um crédito (IRS: créditos para empresas).

Uma empresa que cumpre os testes de receita bruta e de tempo de atividade do crédito de pesquisa pode optar por aplicar parte do crédito contra o imposto sobre a folha do empregador, usando os Forms 6765 e 8974. O prazo da opção é o vencimento da declaração original de imposto de renda, incluindo prorrogações; uma sociedade de pessoas ou corporação S faz a opção no nível da entidade (IRS: instruções do Form 6765).

O crédito de abertura de plano de aposentadoria não pode ser pedido junto com a dedução dos mesmos custos de abertura. A opção do crédito reduzido de pesquisa, pela seção 280C, no Item A do Form 6765, muda a dedução da despesa relacionada; ela deve ser feita em uma declaração original entregue no prazo, incluindo prorrogações, e não pode ser feita nem alterada em uma declaração retificadora, então calcule as duas alternativas antes de entregar (IRS: crédito de abertura de plano; IRS: instruções do Form 6765).

O que ainda posso fazer antes do fim do ano?

Antes de o ano fiscal fechar, concilie a demonstração do resultado do ano até agora e a folha de pagamento, revise as compras de bens que realmente podem ser colocados em uso comercial e confira as opções dos planos e os prazos estaduais. Para uma empresa no regime de caixa, pagar uma conta dedutível pode trazer a dedução para este ano, mas um pagamento antecipado não é automaticamente dedutível agora; o momento da dedução no regime de competência segue regras diferentes (IRS: Publication 334; IRS: Publication 560).

Reúna a última declaração entregue, a demonstração do resultado atual, o balanço patrimonial, os relatórios da folha de pagamento, os registros de quilometragem e do escritório em casa, as datas de compra dos bens e os documentos do plano de aposentadoria. Se você espera um prejuízo no negócio, confira se o proprietário consegue usá-lo antes de comprar bens apenas para uma dedução no ano.

De quais esquemas de economia de imposto o IRS alerta os donos de empresas?

O IRS alerta contra créditos fabricados, retenção inflada e pedidos baseados em dicas fiscais enganosas, incluindo um falso crédito amplo sobre o imposto de autônomo. Um custo comercial real ainda precisa de registros e de uma regra fiscal que o permita; a promessa de um preparador não transfere a responsabilidade pela declaração (IRS: Dirty Dozen).

A multa por imprecisão pode ser de 20% da parte de um pagamento a menos causada por negligência ou por uma subdeclaração substancial. Revise deduções e créditos agressivos com base nas fontes oficiais antes de entregar a declaração (IRS: multa por imprecisão).

Exemplo

Apenas para ilustração; todos os valores são em dólares americanos, e nenhum imposto é calculado. Um autônomo (sole proprietor) tem US$200.000 em vendas, US$80.000 de despesas operacionais documentadas e uma máquina de US$20.000 comprada para o negócio e colocada em serviço antes do fim do ano. Se a máquina se qualifica para a despesa integral no primeiro ano, o lucro do negócio antes das contribuições de aposentadoria do proprietário é de US$100.000. Esse é o lucro do Schedule C, e não necessariamente a QBI: a parte dedutível do imposto de autônomo e o plano de saúde e as contribuições de aposentadoria elegíveis do proprietário atribuíveis ao negócio podem reduzir a QBI (IRS: renda comercial qualificada). A dedução da máquina pode reduzir tanto a renda tributável do negócio quanto a dedução de renda comercial qualificada; uma declaração estadual pode depreciar a máquina de outra forma.

Seu caso é diferente?

• Você está mudando o tipo de empresa ou espera um lucro muito acima do que precisa gastar: compare uma LLC com uma corporação C e busque ajuda com a declaração de imposto antes de fazer uma opção.
• Você tem uma corporação S e planeja distribuições: confira a remuneração razoável do proprietário antes de retirar dinheiro.
• Você tem prejuízo, e não lucro: veja os limites para prejuízos do negócio.
• Seu estado oferece uma opção de imposto no nível da entidade ou você opera em vários estados: use o guia da opção estadual e busque ajuda com a declaração de imposto antes do prazo.
• Sua empresa tem imóveis de aluguel: use as regras fiscais de imóveis de aluguel para essas despesas.
• O fim do ano está perto e você está escolhendo compras, contribuições de aposentadoria ou créditos: leve a sua última declaração, a contabilidade atual, a folha de pagamento e as compras planejadas para a declaração de imposto.