Bitácora de kilometraje de la CRA: año completo o 3 meses

¿Qué debe mostrar una bitácora de vehículo ante la CRA?

Una bitácora de vehículo ante la CRA (registro de kilometraje) enumera cada viaje de negocio con su fecha, destino, propósito y kilómetros, y anota el odómetro al inicio y al final del período fiscal. La CRA considera que un registro exacto de los viajes de negocio llevado durante todo el año es la prueba más sólida de uso de negocio (CRA: gastos de vehículos de motor). Los costos del vehículo son deducibles solo cuando son razonables y usted tiene recibos que los respalden (CRA: registros de vehículos de motor).

Después de un año completo de registro, los años siguientes pueden usar una muestra de tres meses (vea abajo). Sin bitácora, el reclamo depende de los demás registros que existan; si la CRA ya los está pidiendo, vea qué hacer si nunca llevó una bitácora.

Un reclamo no es sencillo cuando el vehículo es arrendado, de propiedad conjunta, de su cónyuge o de una corporación, cuando también lo maneja la familia, cuando parte del recorrido es entre la casa y un lugar de trabajo fijo, o cuando se reclamaron años anteriores sin bitácora. Cada caso se explica abajo. Reúna las lecturas del odómetro, la bitácora de viajes y los recibos de combustible, seguro, arrendamiento y reparaciones antes de empezar.

¿Debo anotar cada viaje durante todo el año?

No todos los años, pero el primer año requiere la bitácora completa. La CRA permite que un negocio lleve una bitácora completa durante un año entero para fijar un año base de uso de negocio de un vehículo (CRA: registros de vehículos de motor). Solo después de ese año una muestra de tres meses puede reemplazar la bitácora completa.

La CRA liga el año base al uso normal del propio vehículo y pide un registro aparte para cada vehículo, así que un vehículo comprado después no tiene un año base propio. El año base es un período de 12 meses; la página de la CRA no dice que deba coincidir con el año fiscal.

¿Cómo funciona la muestra de tres meses y dentro de qué rango debe quedar?

Después de un año base, lleve una bitácora completa durante tres meses y ajuste el uso de negocio anual del año base según cómo se comparan esos meses con los mismos meses del año base. El resultado se acepta cuando queda dentro de 10% de la cifra anual del año base y ninguna otra prueba lo contradice (CRA: registros de vehículos de motor).

La fórmula de la CRA:

(uso de negocio en los meses de la muestra ÷ uso de negocio en los mismos meses del año base) × uso de negocio de todo el año base = uso de negocio anual calculado

1. Anote todos los viajes de negocio de los tres meses de la muestra y el total de kilómetros recorridos en ellos (las lecturas del odómetro al inicio y al final lo dan), para poder calcular la proporción de negocio.
2. Tome de la bitácora del año base la proporción de negocio de esos mismos tres meses.
3. Aplique la fórmula para obtener el uso de negocio anual calculado.
4. Compárelo con la cifra anual del año base. Si queda dentro del rango, reclame la cifra calculada para el año.
5. Verifique que el año base todavía refleje cómo se usa normalmente el vehículo. La CRA dice que el negocio debe poder demostrarlo.

La CRA no define qué significa «dentro de» 10%. Su propio ejemplo, que se reproduce abajo en el Ejemplo, lo trata como puntos porcentuales sumados o restados a la cifra anual del año base, no como una décima parte de esa cifra. La página tampoco dice si los tres meses deben ser consecutivos ni qué meses usar; su ejemplo usa de abril a junio.

¿Cuándo debo empezar de nuevo con una bitácora de año completo?

La CRA sugiere considerar un nuevo año base de 12 meses cuando el uso anual calculado queda fuera del rango permitido. Entonces el año base deja de ser una guía confiable para ese año posterior, y la muestra solo respalda los tres meses que cubre. La CRA dice que el resto de ese año necesita un registro real de los viajes «o registros alternativos» y nunca define este segundo término, así que nada en su página promete que se acepte algo menos que una bitácora (CRA: registros de vehículos de motor).

La CRA también exige que el negocio demuestre que el año base sigue reflejando el uso normal, algo que un nuevo territorio de trabajo o un segundo vehículo que asuma el manejo pondrían en duda. Su página no dice qué pasa con un vehículo de reemplazo; un vehículo nuevo no tiene un año base propio.

¿Cómo se convierten los kilómetros de negocio en la deducción de gasolina, seguro, reparaciones, arrendamiento, intereses y CCA?

La proporción de negocio es kilómetros de negocio ÷ kilómetros totales, aplicada a los costos del vehículo del año. La deducción por costo de capital (CCA) se divide de la misma manera (CRA: uso personal de un bien). Un trabajador independiente trabaja con los costos reales y esta proporción; las tasas de asignación por kilómetro están en comprar un auto a través de su negocio.

Los costos están en la lista de gastos de vehículo deducibles de la CRA. Los topes provienen de la sección 67.2, la sección 67.3 y el reglamento 7307, y los montos vigentes están en el comunicado de Finanzas. El propio ejemplo de la CRA aplica primero el tope de intereses y después la proporción de negocio. En el T2125, el Chart A pide sus kilómetros de negocio y sus kilómetros totales, y su total va en la línea 9281 de la Parte 4; la CCA va en la línea 9936 de la Parte 4 (Form T2125; Guide T4002).

El costo de capital de un vehículo de pasajeros también tiene un tope para la CCA; el límite y cómo funciona la CCA en un auto están en deducción por costo de capital, y un auto eléctrico tiene su propio límite en depreciar un vehículo eléctrico. Los topes se aplican a un vehículo de pasajeros, generalmente uno con asientos para el conductor y no más de ocho pasajeros (CRA: tipo de vehículo). Si una camioneta tipo van o pickup lo es depende de cuánto de su uso transportó mercancías, equipo o pasajeros para generar ingresos. Su bitácora es lo que lo demuestra; las pruebas están en comprar un auto a través de su negocio.

Si usted está registrado para el GST/HST, el impuesto sobre los costos del vehículo es un reclamo aparte; vea presentar el GST/HST y los créditos fiscales por insumos.

¿Necesito recibos de gasolina además de una bitácora de kilometraje?

Sí, ambos. La bitácora muestra la proporción de negocio; los recibos muestran lo que costó el vehículo. La CRA permite los costos del vehículo solo cuando son razonables y están respaldados por recibos (CRA: gastos de vehículos de motor). Una bitácora de muestra fija el porcentaje, pero los costos a los que se aplica siguen necesitando recibos de todo el año. Para saber qué debe mostrar un recibo, vea requisitos de recibos de la CRA.

¿Deducir todo el vehículo como de negocio es una señal de alerta?

Las páginas de la CRA sobre vehículos no mencionan ningún porcentaje de uso de negocio como señal de alerta. Un reclamo de que cada kilómetro es de uso de negocio se permite solo si los registros demuestran que se condujo cada kilómetro para generar ingresos del negocio.

Las reglas tributarias ponen la carga en el reclamo, no en un porcentaje. Un gasto de negocio debe hacerse o incurrirse para generar ingresos, y los gastos personales o de subsistencia no son deducibles (sección 18). Solo cuenta la parte razonable de un desembolso (sección 67). La CRA acepta el resultado de una muestra a menos que otra prueba lo contradiga, así que lo que importa es la prueba que lo contradice.

Pruebe el reclamo contra el odómetro. Los kilómetros de la bitácora de viajes deben sumar el total del odómetro del período. Cualquier diferencia es manejo personal, como mandados, fines de semana o uso familiar, o manejo de negocio que falta en la bitácora. Un reclamo de todo como negocio no deja diferencia, así que cada kilómetro debe estar en la bitácora.

Una diferencia también puede venir del trayecto entre la casa y un lugar de negocio fijo. Las páginas de la CRA sobre vehículos de trabajadores independientes tratan los viajes desde la casa solo para agricultores y pescadores: el trayecto de la granja a la casa no es un viaje de negocio si usted no vivía en la granja, y el trayecto al barco de pesca cuenta si su casa es su lugar principal de negocio (CRA: gastos de vehículos de motor). Para el auto de la empresa de un empleado, la CRA generalmente trata el viaje entre la casa y un lugar de trabajo fijo como personal (CRA: automóvil proporcionado por el empleador). Ambos apuntan en la misma dirección: el trayecto de la casa a un lugar de trabajo fijo distinto es generalmente personal, y cuenta solo cuando la casa es su lugar principal de negocio. Regístrelo por separado y haga que lo revisen antes de incluirlo como de negocio; vea comprar un auto a través de su negocio.

La CRA no publica ninguna lista de factores que desencadenan auditorías. Dice que sus sistemas de evaluación de riesgo marcan las declaraciones con alto riesgo de incumplimiento, y luego un funcionario decide si hace falta una auditoría (CRA: auditorías de negocios); vea qué provoca una auditoría de la CRA.

¿Y si no soy propietario del auto: es arrendado, de propiedad conjunta, de mi cónyuge o prestado?

Las páginas de la CRA tienen reglas para un vehículo arrendado o de propiedad conjunta. Para el de un cónyuge o uno prestado, no.

Para la última fila, la Income Tax Act permite una deducción solo por un desembolso que el contribuyente hizo o incurrió para generar ingresos de negocio. Permite la deducción por costo de capital sobre el costo de capital propio del contribuyente y los intereses sobre su propia obligación legal de pagarlos (sección 20), así que esos dos siguen a la persona que es propietaria del auto y a la persona que pidió el préstamo. Si el combustible o las reparaciones que usted paga por el auto de otra persona cumplen esa prueba depende de los hechos: quién es el propietario del auto, quién paga sus otros costos, quién lo conduce y cómo se usa. Conserve la bitácora y los recibos; conviene definir estos hechos con un profesional antes de reclamar.

Si mi corporación es propietaria del auto, ¿por qué importa mi bitácora?

Una corporación que es propietaria de un vehículo que usted también conduce para uso personal debe llevar un registro de los kilómetros de negocio y personales, porque tener el auto disponible para uso personal es generalmente un beneficio gravable para usted, y la bitácora mide los kilómetros personales y decide si el beneficio puede reducirse. La página de la CRA sobre el automóvil del empleador dice que un empleado que usa un vehículo propiedad del empleador debe llevar una bitácora de viajes con los kilómetros de negocio y personales y entregar una copia al empleador, y que las mismas reglas pueden aplicarse a un accionista o a una persona relacionada con uno (CRA: automóvil proporcionado por el empleador).

• El cargo de disponibilidad reducido exige, entre otras condiciones, que más de 50% de la distancia recorrida sea por trabajo, y la bitácora es la forma de demostrarlo.
• El método opcional de costos de operación se aplica cuando el empleado usa el auto principalmente para trabajar y avisa por escrito a la corporación, antes de que termine el año, que usará ese método (CRA: automóvil proporcionado por el empleador). La bitácora muestra el uso para trabajo.
• Sin registro: la corporación igualmente debe poder justificar de forma razonable la división entre uso de negocio y personal (CRA: automóvil proporcionado por el empleador).
• Si la corporación le paga una asignación por kilómetro por su propio auto: sin un registro de los kilómetros de negocio, la asignación o el reembolso generalmente es gravable (CRA: asignaciones por automóvil).

La página de la CRA sobre registros de vehículos de motor está bajo empresas individuales y sociedades, y las páginas de la CRA no dan una regla de bitácora aparte para la deducción propia de una corporación, pero la sección 230 exige que toda persona que lleve un negocio mantenga registros que permitan determinar el impuesto. Para saber quién debe ser el propietario del auto y cómo se calculan el beneficio y el cargo de disponibilidad reducido, vea comprar un auto a través de su negocio.

¿Cuánto tiempo conservo la bitácora y los recibos?

Conserve las bitácoras de viajes, las bitácoras de muestra y los recibos durante seis años, contados desde el final del último año fiscal al que se refieren, y la bitácora del año base durante seis años, contados desde el final del año fiscal en que se usó por última vez para fijar el uso de negocio. Cada muestra posterior se apoya en el año base, así que esa bitácora puede durar mucho más que el año en que se llevó.

La presentación tardía y una objeción o apelación abierta ante el Tax Court cambian el reloj: para una declaración no presentada a tiempo, el plazo de seis años corre desde el día en que se presenta; para una objeción o apelación abierta, los registros se conservan hasta que venza el plazo para apelar o termine la apelación. Los registros electrónicos deben mantenerse en un formato electrónico legible durante el mismo período (sección 230; CRA: registros de vehículos de motor). Para otros registros, vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares canadienses.

Contratista de Ontario: año base, una muestra y luego una muestra fuera de rango

Un contratista anota todos los viajes en el año 1. El uso de negocio por trimestre es 52%, 46%, 39% y 67%. El ejemplo de la CRA da 49% para el año; esa cifra no es el promedio simple de los trimestres (51%), así que los trimestres deben tener kilómetros distintos. De abril a junio fue 46%. Los costos de operación son C$8,000 cada año.

Los años 1 y 2 siguen el ejemplo resuelto de la propia CRA, donde el rango es de 10 puntos porcentuales a cada lado de 49%. En el año 3 el año base ya no sirve, así que los otros nueve meses necesitan un registro real de los viajes u otros registros que la CRA no define, y la CRA sugiere considerar una nueva bitácora de 12 meses.

Propietario-administrador en Alberta y la SUV de la corporación

Una corporación es propietaria de una SUV que su propietario conduce a los sitios de sus clientes y en los fines de semana con la familia. No se llevó ninguna bitácora. La corporación igualmente debe poder justificar la división entre uso de negocio y personal, y sin bitácora solo tiene los demás registros que existan. La cuestión pasa a ser un beneficio gravable para el propietario, y no solo la deducción del vehículo de la corporación, y el cargo de disponibilidad reducido, que exige más de 50% de manejo de negocio, queda en duda.

Diseñadora de Columbia Británica que usa el auto de su cónyuge

Una diseñadora trabajadora independiente visita a sus clientes en el auto de su cónyuge y paga el combustible. Las páginas de la CRA cubren los vehículos arrendados y los de propiedad conjunta, no este caso. Ella puede llevar una bitácora de viajes, lecturas del odómetro y recibos de combustible, pero si puede reclamar algo y cuánto depende de quién es propietario del auto, quién paga sus otros costos y cómo se usa. Conviene definir esos hechos con un profesional antes de presentar su declaración.

¿Su caso es distinto?

• Su reclamo de vehículo es grande, los años anteriores no tienen bitácora, el auto es de su cónyuge o prestado, o su corporación paga un auto que usted también conduce para uso personal: el porcentaje de uso de negocio que puede respaldar, si hace falta un año base completo y cómo quedan los reclamos de años anteriores son decisiones que se toman con los registros en mano. Reciba ayuda con la contabilidad con la bitácora, los recibos y los libros.
• La CRA le pide una bitácora que no existe: vea qué hacer si nunca llevó una bitácora y revisiones y auditorías de la CRA. Si los registros que respaldan una respuesta son débiles, reciba ayuda con la contabilidad antes de enviarla.
• Quién debe ser el propietario del auto, o su corporación paga una asignación por kilómetro: vea comprar un auto a través de su negocio.
• Una auditoría encontró uso personal de un vehículo de la corporación: vea beneficios para accionistas hallados en una auditoría.
• Usted maneja para una plataforma de transporte o de reparto: vea gastos de conductores de transporte por aplicación y de reparto.
• Compró el auto con un préstamo o pasó un auto personal al negocio: vea registrar la compra de un vehículo y su préstamo y deducción por costo de capital.
• El auto es eléctrico: vea depreciar un vehículo eléctrico.
• Faltan recibos o son débiles: vea requisitos de recibos de la CRA y gastos sin recibos.
• Vive en Quebec: también presenta una declaración de Quebec, y Revenu Québec fija las reglas y cifras de Quebec. Esta página cubre solo las reglas federales.