Sổ ghi hành trình xe của CRA: ghi cả năm hay mẫu ba tháng

Sổ ghi hành trình xe của CRA phải thể hiện những gì?

Sổ ghi hành trình xe của CRA (sổ ghi số dặm) liệt kê từng chuyến đi kinh doanh với ngày, nơi đến, mục đích và số ki-lô-mét, đồng thời ghi số đọc ở odometer vào đầu và cuối kỳ tài chính. CRA coi sổ ghi chính xác các chuyến đi kinh doanh trong cả năm là bằng chứng mạnh nhất cho việc dùng xe vào kinh doanh (CRA: chi phí xe cơ giới). Chi phí xe chỉ được khấu trừ khi hợp lý và bạn có biên lai cho các chi phí đó (CRA: hồ sơ về xe cơ giới).

Sau một năm ghi đầy đủ, các năm sau có thể dùng mẫu ba tháng thay thế (xem bên dưới). Nếu không có sổ, khoản yêu cầu dựa vào những hồ sơ khác hiện có; nếu CRA đã yêu cầu, hãy xem việc cần làm khi bạn chưa bao giờ lập sổ ghi hành trình.

Khoản yêu cầu sẽ không đơn giản khi xe được thuê, đồng sở hữu, đứng tên vợ/chồng hoặc đứng tên công ty, khi người nhà cũng lái, khi một phần quãng đường là đi lại giữa nhà và nơi làm việc cố định, hoặc khi các năm trước đã yêu cầu mà không có sổ. Mỗi trường hợp được nêu bên dưới. Hãy gom số đọc odometer, sổ ghi chuyến đi, và biên lai xăng, bảo hiểm, thuê xe và sửa chữa trước khi bắt đầu.

Tôi có phải ghi mọi chuyến đi trong cả năm không?

Không phải năm nào cũng vậy, nhưng năm đầu tiên cần sổ ghi đầy đủ. CRA cho phép doanh nghiệp giữ sổ ghi đầy đủ trong một năm trọn vẹn để lập năm cơ sở về mức dùng xe cho kinh doanh (CRA: hồ sơ về xe cơ giới). Chỉ sau năm đó, mẫu ba tháng mới thay được sổ đầy đủ.

CRA gắn năm cơ sở với mức sử dụng bình thường của chính chiếc xe và yêu cầu một bản ghi riêng cho từng chiếc xe, nên chiếc xe mua sau không có năm cơ sở riêng. Năm cơ sở là khoảng thời gian 12 tháng; trang của CRA không nói nó phải trùng với năm tài chính.

Mẫu ba tháng hoạt động thế nào, và kết quả phải nằm trong khoảng nào?

Sau năm cơ sở, hãy ghi sổ đầy đủ trong ba tháng, rồi điều chỉnh mức dùng xe cho kinh doanh của cả năm cơ sở theo cách ba tháng đó so với cùng các tháng trong năm cơ sở. Kết quả được chấp nhận khi nằm trong khoảng 10% so với con số cả năm của năm cơ sở và không có bằng chứng nào khác mâu thuẫn (CRA: hồ sơ về xe cơ giới).

Công thức của CRA:

(mức dùng cho kinh doanh trong các tháng lấy mẫu ÷ mức dùng cho kinh doanh trong cùng các tháng của năm cơ sở) × mức dùng cho kinh doanh của cả năm cơ sở = mức dùng cho kinh doanh cả năm đã tính

1. Hãy ghi mọi chuyến đi kinh doanh trong ba tháng lấy mẫu, cùng tổng số ki-lô-mét đã chạy trong các tháng đó (số đọc odometer ở đầu và cuối cho bạn con số này), để tính được tỷ lệ dùng cho kinh doanh.
2. Đọc tỷ lệ dùng cho kinh doanh của cùng ba tháng đó từ sổ của năm cơ sở.
3. Áp dụng công thức để có mức dùng cho kinh doanh cả năm đã tính.
4. So sánh với con số cả năm của năm cơ sở. Nếu nằm trong khoảng cho phép, hãy yêu cầu con số đã tính cho cả năm.
5. Kiểm tra xem năm cơ sở có còn phản ánh cách chiếc xe thường được dùng hay không. CRA cho biết doanh nghiệp phải chứng minh được điều đó.

CRA không định nghĩa "within" 10% nghĩa là gì. Ví dụ minh họa của chính CRA, được nêu lại trong phần Ví dụ bên dưới, coi đó là số điểm phần trăm cộng thêm hoặc trừ đi so với con số cả năm của năm cơ sở, chứ không phải một phần mười của con số đó. Trang này cũng không nói ba tháng có phải liên tiếp hay nên chọn tháng nào; ví dụ của CRA dùng tháng 4 đến tháng 6.

Khi nào tôi phải làm lại từ đầu với một sổ ghi cả năm mới?

CRA gợi ý cân nhắc một năm cơ sở 12 tháng mới khi mức dùng cả năm đã tính nằm ngoài khoảng cho phép. Khi đó năm cơ sở không còn là chỉ dẫn đáng tin cho năm sau đó, và mẫu chỉ chứng minh được ba tháng mà nó bao gồm. CRA cho biết phần còn lại của năm đó cần một bản ghi thực tế về các chuyến đi "or alternative records" và không bao giờ định nghĩa cụm thứ hai, nên không có gì trên trang của CRA bảo đảm rằng thứ gì kém hơn một cuốn sổ sẽ được chấp nhận (CRA: hồ sơ về xe cơ giới).

CRA cũng yêu cầu doanh nghiệp chứng minh năm cơ sở vẫn phản ánh mức sử dụng bình thường; một khu vực làm việc mới hoặc một chiếc xe thứ hai nhận phần lớn quãng đường lái sẽ khiến điều đó bị nghi ngờ. Trang của CRA không nói gì về xe thay thế; xe mới không có năm cơ sở riêng.

Ki-lô-mét kinh doanh được chuyển thành khoản khấu trừ cho xăng, bảo hiểm, sửa chữa, thuê xe, lãi vay và CCA như thế nào?

Tỷ lệ dùng cho kinh doanh là số ki-lô-mét kinh doanh ÷ tổng số ki-lô-mét, áp dụng cho chi phí xe trong năm. Khấu hao theo quy định của CRA (capital cost allowance, CCA) cũng được chia theo cách đó (CRA: dùng tài sản cho mục đích cá nhân). Người tự kinh doanh làm việc với chi phí thực tế và tỷ lệ này; các mức phụ cấp theo ki-lô-mét có trong mua xe qua doanh nghiệp của bạn.

Các chi phí này nằm trong danh sách chi phí xe được khấu trừ của CRA. Các mức giới hạn đến từ section 67.2, section 67.3 và regulation 7307, còn các mức hiện hành có trong thông cáo của Bộ Tài chính. Ví dụ của chính CRA áp dụng mức giới hạn lãi trước, rồi tỷ lệ dùng cho kinh doanh sau. Trên T2125, Chart A hỏi số ki-lô-mét kinh doanh và tổng số ki-lô-mét, và tổng của nó ghi ở dòng 9281 trong Phần 4; CCA ghi ở dòng 9936 trong Phần 4 (Form T2125; Guide T4002).

Giá trị vốn của xe chở khách cũng bị giới hạn khi tính CCA; mức trần và cách CCA hoạt động với ô tô nằm trong khấu hao theo quy định của CRA (CCA), còn xe điện có giới hạn riêng trong khấu trừ chi phí xe điện. Các mức giới hạn áp dụng cho xe chở khách, nhìn chung là xe có chỗ cho tài xế và không quá tám hành khách (CRA: loại xe). Xe van hay xe bán tải có thuộc loại này không tùy vào mức độ xe được dùng để chở hàng hóa, thiết bị hoặc hành khách nhằm tạo thu nhập. Sổ ghi hành trình của bạn là thứ cho thấy điều đó; các tiêu chí nằm trong mua xe qua doanh nghiệp của bạn.

Nếu bạn đã đăng ký GST/HST, thuế trên chi phí xe là một khoản yêu cầu riêng; xem nộp GST/HST và tín thuế đầu vào.

Ngoài sổ ghi hành trình, tôi có cần biên lai xăng không?

Có, cần cả hai. Sổ cho thấy tỷ lệ dùng cho kinh doanh; biên lai cho thấy chiếc xe tốn bao nhiêu. CRA chỉ cho phép chi phí xe khi hợp lý và có biên lai chứng minh (CRA: chi phí xe cơ giới). Sổ mẫu xác định tỷ lệ phần trăm, nhưng các chi phí mà tỷ lệ đó áp dụng vẫn cần biên lai của cả năm. Về những gì biên lai phải thể hiện, xem yêu cầu của CRA về biên lai.

Khai toàn bộ chiếc xe là chi phí kinh doanh có phải dấu hiệu đáng ngờ không?

Các trang về xe của CRA không nêu tỷ lệ dùng cho kinh doanh nào là dấu hiệu đáng ngờ. Khoản yêu cầu cho rằng mọi ki-lô-mét đều là dùng cho kinh doanh chỉ được chấp nhận nếu hồ sơ cho thấy mọi ki-lô-mét đều được lái để tạo thu nhập kinh doanh.

Quy định thuế đặt gánh nặng chứng minh lên chính khoản yêu cầu, không phải lên một con số phần trăm. Chi phí kinh doanh phải được chi hoặc phát sinh để tạo thu nhập, còn chi phí cá nhân hay sinh hoạt thì không được khấu trừ (section 18). Chỉ phần hợp lý của một khoản chi mới được tính (section 67). CRA chấp nhận kết quả của mẫu trừ khi có bằng chứng khác mâu thuẫn, nên bằng chứng mâu thuẫn mới là điều quan trọng.

Hãy đối chiếu khoản yêu cầu với odometer. Số ki-lô-mét trong sổ ghi chuyến đi phải cộng lại bằng tổng trên odometer của kỳ đó. Mọi chênh lệch là quãng đường lái việc riêng, như đi việc vặt, cuối tuần hay người nhà dùng, hoặc quãng đường kinh doanh còn thiếu trong sổ. Khoản yêu cầu toàn bộ cho kinh doanh không để lại chênh lệch nào, nên mọi ki-lô-mét đều phải có trong sổ.

Chênh lệch cũng có thể đến từ quãng đường giữa nhà và nơi làm việc cố định. Các trang của CRA về xe của người tự kinh doanh chỉ nói đến việc đi từ nhà với nông dân và ngư dân: quãng đường từ trang trại về nhà không phải chuyến đi kinh doanh nếu bạn không sống ở trang trại, và việc lái xe đến thuyền đánh cá được tính nếu nhà là nơi kinh doanh chính của bạn (CRA: chi phí xe cơ giới). Với xe công ty của nhân viên, CRA nhìn chung coi việc đi lại giữa nhà và nơi làm việc cố định là việc riêng (CRA: xe do người sử dụng lao động cấp). Cả hai cùng chỉ một hướng: quãng đường từ nhà đến một nơi làm việc cố định riêng biệt nhìn chung là việc riêng, và chỉ được tính khi nhà là nơi kinh doanh chính của bạn. Hãy ghi riêng quãng đường này và nhờ người có chuyên môn xem lại trước khi tính vào kinh doanh; xem mua xe qua doanh nghiệp của bạn.

CRA không công bố danh sách các yếu tố dẫn đến kiểm tra thuế. CRA cho biết hệ thống đánh giá rủi ro của họ đánh dấu các tờ khai có nguy cơ không tuân thủ cao, và sau đó một nhân viên quyết định có cần kiểm tra thuế hay không (CRA: kiểm tra thuế đối với doanh nghiệp); xem điều gì khiến CRA kiểm tra thuế.

Nếu xe không phải của tôi: xe thuê, đồng sở hữu, của vợ/chồng hoặc mượn thì sao?

Xe thuê hoặc xe đồng sở hữu có quy tắc trên các trang của CRA. Xe của vợ/chồng hoặc xe mượn thì không.

Với dòng cuối, Income Tax Act chỉ cho phép khấu trừ khoản chi mà người nộp thuế đã chi hoặc phát sinh để tạo thu nhập kinh doanh. Luật cho phép CCA trên chi phí vốn của chính người nộp thuế và lãi trên nghĩa vụ thanh toán hợp pháp của chính người nộp thuế (section 20), nên hai khoản đó đi theo người sở hữu chiếc xe và người đã vay để mua. Nhiên liệu hoặc sửa chữa bạn trả cho xe của người khác có đạt tiêu chí đó hay không tùy vào các sự kiện: ai sở hữu xe, ai trả các chi phí khác, ai lái và xe được dùng ra sao. Hãy giữ sổ ghi hành trình và biên lai; những sự kiện này đáng được xác định với chuyên gia trước khi bạn yêu cầu.

Nếu công ty của tôi sở hữu chiếc xe, vì sao sổ ghi hành trình của tôi vẫn quan trọng?

Công ty sở hữu chiếc xe mà bạn cũng lái vì việc riêng nên giữ bản ghi số ki-lô-mét kinh doanh và cá nhân, vì việc có xe sẵn để dùng cá nhân nhìn chung là lợi ích chịu thuế đối với bạn, và sổ đo số ki-lô-mét cá nhân đồng thời quyết định lợi ích đó có thể được giảm hay không. Trang về xe do người sử dụng lao động cấp của CRA cho biết nhân viên được dùng xe thuộc người sử dụng lao động phải giữ sổ các chuyến đi ghi số ki-lô-mét kinh doanh và cá nhân và đưa bản sao cho người sử dụng lao động, và các quy tắc tương tự có thể áp dụng cho cổ đông hoặc người có quan hệ với cổ đông (CRA: xe do người sử dụng lao động cấp).

• Phí chờ xe giảm (reduced standby charge) cần hơn 50% quãng đường lái dành cho công việc, cùng các điều kiện khác, và sổ ghi hành trình là cách chứng minh điều đó.
• Phương pháp chi phí vận hành tùy chọn áp dụng khi nhân viên dùng xe chủ yếu cho công việc và thông báo bằng văn bản cho công ty, trước cuối năm, rằng sẽ dùng phương pháp này (CRA: xe do người sử dụng lao động cấp). Sổ ghi hành trình cho thấy mức dùng cho công việc.
• Không có hồ sơ: công ty vẫn phải có khả năng giải trình hợp lý việc phân chia giữa dùng cho kinh doanh và dùng cá nhân (CRA: xe do người sử dụng lao động cấp).
• Nếu công ty trả phụ cấp theo ki-lô-mét cho xe riêng của bạn: khi không có hồ sơ về số ki-lô-mét kinh doanh, khoản phụ cấp hoặc hoàn chi phí nhìn chung chịu thuế (CRA: phụ cấp xe).

Trang hồ sơ về xe cơ giới của CRA nằm trong mục doanh nghiệp một chủ và hợp danh, và các trang của CRA không đưa ra quy tắc sổ ghi hành trình riêng cho khoản khấu trừ của chính một công ty, nhưng section 230 yêu cầu mọi người đang kinh doanh phải giữ hồ sơ đủ để xác định số thuế. Về việc ai nên đứng tên chiếc xe và cách tính lợi ích cùng phí chờ xe giảm, xem mua xe qua doanh nghiệp của bạn.

Tôi phải giữ sổ ghi hành trình và biên lai bao lâu?

Hãy giữ sổ ghi chuyến đi, sổ mẫu và biên lai sáu năm tính từ cuối năm thuế cuối cùng mà chúng liên quan, và giữ sổ của năm cơ sở sáu năm tính từ cuối năm thuế mà sổ đó được dùng lần cuối để xác định mức dùng cho kinh doanh. Mọi mẫu về sau đều dựa vào năm cơ sở, nên cuốn sổ đó có thể phải giữ lâu hơn nhiều so với năm nó được lập.

Nộp trễ và một khiếu nại đang mở hoặc kháng cáo lên Tax Court làm thay đổi thời hạn: với tờ khai nộp không đúng hạn, sáu năm tính từ ngày nộp; với khiếu nại hoặc kháng cáo đang mở, hồ sơ phải được giữ cho đến khi hết thời hạn kháng cáo hoặc vụ kháng cáo kết thúc. Hồ sơ điện tử phải được giữ ở định dạng điện tử đọc được trong cùng khoảng thời gian (section 230; CRA: hồ sơ về xe cơ giới). Về các hồ sơ khác, xem giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Canada.

Nhà thầu ở Ontario: năm cơ sở, một mẫu, rồi lệch khỏi khoảng cho phép

Một nhà thầu ghi mọi chuyến đi trong năm 1. Mức dùng cho kinh doanh theo quý là 52%, 46%, 39% và 67%. Ví dụ của CRA cho ra 49% cho cả năm; con số này không phải trung bình đơn giản của các quý (51%), nên các quý hẳn đã có số ki-lô-mét khác nhau. Tháng 4 đến tháng 6 là 46%. Chi phí vận hành là C$8.000 mỗi năm.

Năm 1 và năm 2 theo đúng ví dụ minh họa của CRA, trong đó khoảng cho phép là 10 điểm phần trăm về mỗi phía của 49%. Ở năm 3, năm cơ sở không còn phù hợp, nên chín tháng còn lại cần một bản ghi thực tế về các chuyến đi hoặc các hồ sơ khác mà CRA không định nghĩa, và CRA gợi ý cân nhắc một sổ ghi 12 tháng mới.

Chủ kiêm quản lý ở Alberta và chiếc SUV của công ty

Một công ty sở hữu chiếc SUV mà chủ công ty lái đến chỗ khách hàng và trong các cuối tuần của gia đình. Không có sổ ghi hành trình nào được lập. Công ty vẫn phải giải trình được việc phân chia giữa dùng cho kinh doanh và dùng cá nhân, và khi không có sổ thì chỉ có những hồ sơ khác hiện có. Khi đó vấn đề là lợi ích chịu thuế của chủ công ty, không chỉ khoản khấu trừ xe của công ty, và phí chờ xe giảm, vốn cần hơn 50% quãng đường lái cho kinh doanh, bị đặt vào nghi vấn.

Nhà thiết kế ở BC dùng xe của vợ/chồng

Một nhà thiết kế tự kinh doanh đến gặp khách hàng bằng xe của vợ/chồng và tự trả tiền xăng. Các trang của CRA đề cập xe thuê và xe đồng sở hữu, không đề cập trường hợp này. Cô có thể giữ sổ ghi chuyến đi, số đọc odometer và biên lai xăng, nhưng cô có được yêu cầu hay không và được bao nhiêu còn tùy vào ai sở hữu xe, ai trả các chi phí khác và xe được dùng ra sao. Những sự kiện này đáng được xác định với chuyên gia trước khi cô nộp tờ khai.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Khoản yêu cầu cho xe của bạn lớn, các năm trước không có sổ, xe là của vợ/chồng hoặc xe mượn, hoặc công ty của bạn trả chi phí cho chiếc xe mà bạn cũng lái việc riêng: tỷ lệ dùng cho kinh doanh bạn chứng minh được, có cần một năm cơ sở đầy đủ hay không và các khoản yêu cầu của những năm trước đang ở đâu là những việc cần quyết định cùng với hồ sơ trong tay. Hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán về sổ ghi hành trình, biên lai và sổ sách.
• CRA đang yêu cầu một cuốn sổ không tồn tại: xem việc cần làm khi bạn chưa bao giờ lập sổ ghi hành trình và rà soát và kiểm tra thuế của CRA. Nếu hồ sơ làm cơ sở cho thư trả lời còn yếu, hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán trước khi gửi.
• Ai nên đứng tên chiếc xe, hoặc công ty của bạn trả phụ cấp theo ki-lô-mét: xem mua xe qua doanh nghiệp của bạn.
• Một cuộc kiểm tra thuế phát hiện việc dùng xe của công ty vào mục đích cá nhân: xem lợi ích cổ đông bị phát hiện khi kiểm tra thuế.
• Bạn lái xe cho nền tảng rideshare hoặc giao hàng: xem chi phí của tài xế rideshare và giao hàng.
• Bạn mua xe bằng khoản vay hoặc chuyển xe cá nhân sang doanh nghiệp: xem ghi sổ việc mua xe và khoản vay và khấu hao theo quy định của CRA (CCA).
• Xe là xe điện: xem khấu trừ chi phí xe điện.
• Biên lai bị thiếu hoặc yếu: xem yêu cầu của CRA về biên lai và chi phí không có biên lai.
• Bạn sống tại Quebec: bạn còn nộp tờ khai của Quebec, và Revenu Québec đặt ra các quy tắc và số liệu của Quebec. Trang này chỉ nói về quy tắc cấp liên bang.