سجل رحلات المركبة لدى CRA: سنة كاملة أم عينة ثلاثة أشهر

ما الذي يجب أن يُظهره سجل رحلات المركبة لدى CRA؟

سجل رحلات المركبة لدى CRA (سجل الكيلومترات) يدرج كل رحلة عمل بتاريخها ووجهتها وغرضها وكيلومتراتها، ويسجل قراءة عداد المسافات في بداية الفترة المالية ونهايتها. وتعتبر CRA أن السجل الدقيق لرحلات العمل طوال السنة هو أقوى دليل على الاستخدام التجاري (CRA: مصروفات المركبات). وتكاليف المركبة قابلة للخصم فقط إذا كانت معقولة ولديك إيصالات بها (CRA: سجلات المركبات).

بعد سنة كاملة واحدة من التسجيل، يجوز للسنوات التالية استخدام عينة من ثلاثة أشهر بدلًا من ذلك (انظر أدناه). وإذا لم يوجد سجل، فتستند المطالبة إلى أي سجلات أخرى متاحة؛ وإذا كانت CRA تطلبه بالفعل، فانظر ماذا تفعل إذا لم تحتفظ بسجل رحلات.

لا تكون المطالبة بسيطة إذا كانت المركبة مستأجرة أو مملوكة بالاشتراك أو تخص الزوج أو الزوجة أو شركة، أو إذا كان أفراد الأسرة يقودونها أيضًا، أو إذا كان جزء من القيادة بين المنزل ومكان عمل منتظم، أو إذا طُولب بسنوات سابقة دون سجل. وتُعالَج كل حالة أدناه. اجمع قراءات العداد وسجل الرحلات وإيصالات الوقود والتأمين والإيجار والإصلاح قبل أن تبدأ.

هل يجب أن أسجل كل رحلة طوال السنة؟

ليس في كل سنة، لكن السنة الأولى تتطلب السجل الكامل. فتسمح CRA للنشاط التجاري بالاحتفاظ بسجل كامل لسنة واحدة كاملة لتحديد سنة أساس للاستخدام التجاري لمركبة (CRA: سجلات المركبات). وبعد تلك السنة فقط يمكن لعينة من ثلاثة أشهر أن تحل محل السجل الكامل.

تربط CRA سنة الأساس بالاستخدام المعتاد للمركبة نفسها، وتطلب سجلًا مستقلًا لكل مركبة، ولذلك فالمركبة المشتراة لاحقًا ليس لها سنة أساس خاصة بها. وسنة الأساس فترة من 12 شهرًا؛ ولا تقول صفحة CRA إنها يجب أن تطابق السنة المالية.

كيف تعمل عينة الأشهر الثلاثة، وما النطاق الذي يجب ألا تتجاوزه؟

بعد سنة الأساس، احتفظ بسجل كامل لثلاثة أشهر، ثم عدّل الاستخدام التجاري السنوي لسنة الأساس بحسب مقارنة هذه الأشهر بالأشهر نفسها في سنة الأساس. وتُقبل النتيجة إذا بقيت ضمن ⁦10%⁩ من الرقم السنوي لسنة الأساس ولم يناقضها دليل آخر (CRA: سجلات المركبات).

معادلة CRA:

(الاستخدام التجاري في أشهر العينة ÷ الاستخدام التجاري في الأشهر نفسها من سنة الأساس) × الاستخدام التجاري لسنة الأساس كاملة = الاستخدام التجاري السنوي المحسوب

1. سجّل كل رحلة عمل خلال أشهر العينة الثلاثة، وإجمالي الكيلومترات المقطوعة فيها (وقراءتا العداد في البداية والنهاية تعطيانه)، حتى تحسب الحصة التجارية.
2. اقرأ الحصة التجارية للأشهر الثلاثة نفسها من سجل سنة الأساس.
3. طبّق المعادلة لتحصل على الاستخدام التجاري السنوي المحسوب.
4. قارنه بالرقم السنوي لسنة الأساس. وإذا وقع داخل النطاق، فطالب بالرقم المحسوب عن السنة.
5. تأكد أن سنة الأساس ما زالت تعكس الاستخدام المعتاد للمركبة. وتقول CRA إن على النشاط التجاري أن يكون قادرًا على إثبات ذلك.

لا تحدد CRA المقصود بكلمة «ضمن» ⁦10%⁩. لكن مثالها المحلول، المعروض في فقرة المثال أدناه، يعاملها على أنها نقاط مئوية تُضاف إلى الرقم السنوي لسنة الأساس أو تُطرح منه، لا عُشر ذلك الرقم. كما لا تقول الصفحة هل يجب أن تكون الأشهر الثلاثة متتالية، ولا أي الأشهر تُختار؛ ومثالها يستخدم أبريل إلى يونيو.

متى يجب أن أبدأ من جديد بسجل سنة كاملة؟

تقترح CRA النظر في سنة أساس جديدة من 12 شهرًا عندما يقع الاستخدام السنوي المحسوب خارج النطاق المسموح. وعندها لا تعود سنة الأساس دليلًا موثوقًا لتلك السنة اللاحقة، وتدعم العينة الأشهر الثلاثة التي تغطيها فقط. وتقول CRA إن بقية تلك السنة تحتاج إلى سجل فعلي للتنقل «أو سجلات بديلة» ولا تعرّف المصطلح الثاني، ولذلك لا تَعِد صفحتها بقبول أي شيء أقل من سجل (CRA: سجلات المركبات).

وتشترط CRA كذلك أن يثبت النشاط التجاري أن سنة الأساس ما زالت تعكس الاستخدام المعتاد، وهو ما قد يضعه موضع شك منطقة عمل جديدة أو مركبة ثانية تتولى القيادة. ولا تذكر صفحتها ما يحدث مع مركبة بديلة؛ فالمركبة الجديدة ليس لها سنة أساس خاصة بها.

كيف تتحول الكيلومترات التجارية إلى خصم للوقود والتأمين والإصلاحات والإيجار والفوائد وCCA؟

الحصة التجارية هي الكيلومترات التجارية ÷ إجمالي الكيلومترات، وتُطبَّق على تكاليف المركبة للسنة. ويُقسَّم مخصص التكلفة الرأسمالية (CCA) بالطريقة نفسها (CRA: الاستخدام الشخصي للممتلكات). والعامل لحسابه الخاص يعمل بالتكاليف الفعلية وهذه الحصة؛ وأسعار البدل لكل كيلومتر في شراء سيارة عبر نشاطك التجاري.

التكاليف مدرجة في قائمة CRA لمصروفات المركبة القابلة للخصم. والأسقف مصدرها المادة 67.2 والمادة 67.3 واللائحة 7307، والمبالغ الحالية في إعلان وزارة المالية. ومثال CRA نفسه يطبق سقف الفوائد أولًا ثم الحصة التجارية. وفي النموذج ⁦T2125⁩، يطلب الجدول A كيلومتراتك التجارية وإجمالي كيلومتراتك، ويذهب مجموعه إلى السطر 9281 في الجزء 4؛ ويذهب CCA إلى السطر 9936 في الجزء 4 (النموذج ⁦T2125⁩؛ الدليل ⁦T4002⁩).

وللتكلفة الرأسمالية لمركبة الركاب سقف أيضًا لأغراض CCA؛ والحد الأعلى وكيفية عمل CCA على السيارة في مخصص التكلفة الرأسمالية، وللسيارة الكهربائية حد خاص بها في شطب مركبة كهربائية. وتنطبق الأسقف على مركبة الركاب، وهي عمومًا مركبة تتسع لسائق وما لا يزيد على ثمانية ركاب (CRA: نوع المركبة). وهل تُعدّ الشاحنة الصغيرة أو البيك أب منها يتوقف على مقدار استخدامها في نقل البضائع أو المعدات أو الركاب لكسب الدخل. وسجلك هو ما يثبت ذلك؛ والاختبارات في شراء سيارة عبر نشاطك التجاري.

إذا كنت مسجَّلًا في ⁦GST/HST⁩، فالضريبة على تكاليف المركبة مطالبة مستقلة؛ انظر تقديم إقرار ⁦GST/HST⁩ وائتمانات ضريبة المدخلات.

هل أحتاج إلى إيصالات البنزين إضافةً إلى سجل الكيلومترات؟

نعم، الاثنان معًا. السجل يُظهر الحصة التجارية؛ والإيصالات تُظهر كم كلّفت المركبة. وتسمح CRA بتكاليف المركبة فقط إذا كانت معقولة ومدعومة بإيصالات (CRA: مصروفات المركبات). وسجل العينة يحدد النسبة، لكن التكاليف التي تُطبَّق عليها النسبة ما زالت تحتاج إلى إيصالات عن السنة كاملة. وللاطلاع على ما يجب أن يُظهره الإيصال، انظر متطلبات إيصالات CRA.

هل شطب المركبة كلها كمصروف تجاري علامة تحذير؟

لا تذكر صفحات CRA عن المركبات أي نسبة استخدام تجاري على أنها علامة تحذير. والمطالبة بأن كل كيلومتر استخدام تجاري مسموحة فقط إذا أظهرت السجلات أن كل كيلومتر قُطع لكسب دخل تجاري.

تضع القواعد الضريبية العبء على المطالبة لا على النسبة. فالمصروف التجاري يجب أن يكون قد أُنفق أو تُكبِّد لكسب الدخل، والمصروفات الشخصية أو المعيشية غير قابلة للخصم (المادة 18). ولا يُحتسب إلا الجزء المعقول من النفقة (المادة 67). وتقبل CRA نتيجة العينة ما لم يناقضها دليل آخر، ولذلك فالدليل المناقض هو الأهم.

اختبر المطالبة بمقارنتها بالعداد. فيجب أن يساوي مجموع الكيلومترات في سجل الرحلات إجمالي العداد للفترة. وأي فرق هو إما قيادة شخصية، كقضاء المشاوير أو عطلات نهاية الأسبوع أو استخدام الأسرة، أو قيادة تجارية ناقصة في السجل. والمطالبة بأن كل الاستخدام تجاري لا تترك فرقًا، ولذلك يجب أن يكون كل كيلومتر في السجل.

وقد ينشأ الفرق أيضًا من القيادة بين المنزل ومكان عمل منتظم. وصفحات CRA عن مركبات العاملين لحسابهم الخاص تتناول التنقل من المنزل للمزارعين وصيادي الأسماك فقط: فالقيادة من المزرعة إلى المنزل ليست سفرًا تجاريًا إذا لم تكن تسكن في المزرعة، والقيادة إلى قارب الصيد تُحتسب إذا كان المنزل مكان عملك الرئيسي (CRA: مصروفات المركبات). وبالنسبة إلى سيارة الشركة لدى الموظف، تعامل CRA عمومًا التنقل بين المنزل ومكان عمل منتظم على أنه شخصي (CRA: سيارة يوفرها صاحب العمل). والاتجاهان متفقان: فالقيادة من المنزل إلى مكان عمل منتظم منفصل شخصية عمومًا، ولا تُحتسب إلا إذا كان المنزل مكان عملك الرئيسي. سجّلها بشكل منفصل واعرضها على مختص قبل أن تضمها إلى الاستخدام التجاري؛ انظر شراء سيارة عبر نشاطك التجاري.

لا تنشر CRA قائمة بمحفزات التدقيق. وتقول إن أنظمة تقييم المخاطر لديها تحدد الإقرارات ذات الخطر المرتفع لعدم الامتثال، ثم يقرر موظف هل التدقيق لازم (CRA: تدقيق الأنشطة التجارية)؛ انظر ما الذي يستدعي تدقيق CRA.

ماذا لو لم أكن أملك السيارة: مستأجرة أو مملوكة بالاشتراك أو تخص الزوج أو الزوجة أو مستعارة؟

المركبة المستأجرة أو المملوكة بالاشتراك لها قواعد في صفحات CRA. أما مركبة الزوج أو الزوجة أو المركبة المستعارة فلا.

أما الصف الأخير، فيسمح قانون ضريبة الدخل بالخصم فقط لنفقة أنفقها دافع الضرائب أو تكبّدها لكسب دخل تجاري. ويسمح بمخصص التكلفة الرأسمالية على التكلفة الرأسمالية الخاصة بدافع الضرائب نفسه، وبالفوائد على التزامه القانوني هو بالدفع (المادة 20)، ولذلك يتبع هذان البندان من يملك السيارة ومن اقترض لأجلها. أما هل يستوفي الوقود أو الإصلاحات التي تدفعها لسيارة غيرك هذا الشرط فيتوقف على الوقائع: من يملك السيارة، ومن يدفع تكاليفها الأخرى، ومن يقودها، وكيف تُستخدم. احتفظ بالسجل والإيصالات؛ فهذه الوقائع يستحق أن تحسمها مع مختص قبل أن تطالب.

إذا كانت شركتي تملك السيارة، فلماذا يهم سجل الرحلات؟

الشركة التي تملك مركبة تقودها أنت أيضًا لأغراض شخصية يجب أن تحتفظ بسجل للكيلومترات التجارية والشخصية، لأن إتاحة السيارة للاستخدام الشخصي هي عمومًا ميزة خاضعة للضريبة لك، والسجل يقيس الكيلومترات الشخصية ويحدد هل يمكن تخفيض الميزة. وتقول صفحة CRA عن سيارة صاحب العمل إن الموظف الذي يستخدم مركبة يملكها صاحب العمل عليه أن يحتفظ بسجل رحلات يبين الكيلومترات التجارية والشخصية وأن يعطي صاحب العمل نسخة منه، وإن القواعد نفسها قد تنطبق على مساهم أو شخص مرتبط به (CRA: سيارة يوفرها صاحب العمل).

• رسم الاستعداد المخفَّض (reduced standby charge) يتطلب، من بين شروط أخرى، أن تزيد المسافة المقطوعة للعمل على ⁦50%⁩، والسجل هو وسيلة إثبات ذلك.
• طريقة تكاليف التشغيل الاختيارية تنطبق حين يستخدم الموظف السيارة بصورة رئيسية للعمل ويبلغ الشركة كتابةً، قبل نهاية السنة، بأنه سيستخدم هذه الطريقة (CRA: سيارة يوفرها صاحب العمل). والسجل يُظهر الاستخدام للعمل.
• دون سجل: يجب أن تكون الشركة قادرة مع ذلك على تبرير التقسيم بين الاستخدام التجاري والشخصي تبريرًا معقولًا (CRA: سيارة يوفرها صاحب العمل).
• إذا كانت الشركة تدفع لك بدل كيلومتر عن سيارتك الخاصة بدلًا من ذلك: فمع غياب سجل للكيلومترات التجارية، يكون البدل أو التعويض خاضعًا للضريبة عمومًا (CRA: بدلات السيارات).

صفحة CRA عن سجلات المركبات تقع ضمن المنشآت الفردية والشراكات، ولا تعطي صفحاتها قاعدة مستقلة لسجل الرحلات بشأن خصم الشركة نفسها، لكن المادة 230 تُلزم كل من يزاول نشاطًا تجاريًا بالاحتفاظ بسجلات تتيح تحديد الضريبة. ولمعرفة من يجب أن يملك السيارة وكيف تُحسب الميزة ورسم الاستعداد المخفَّض، انظر شراء سيارة عبر نشاطك التجاري.

كم من الوقت أحتفظ بسجل الرحلات والإيصالات؟

احتفظ بسجلات الرحلات وسجلات العينة والإيصالات ست سنوات من نهاية آخر سنة ضريبية تخصها، وبسجل سنة الأساس ست سنوات من نهاية السنة الضريبية التي استُخدم فيها آخر مرة لتحديد الاستخدام التجاري. فكل عينة لاحقة تستند إلى سنة الأساس، ولذلك قد يبقى ذلك السجل مدة طويلة بعد السنة التي أُعدّ فيها.

التأخر في التقديم، والاعتراض المفتوح أو الاستئناف أمام المحكمة الضريبية، يغيّران حساب المدة: فللإقرار غير المقدَّم في موعده تبدأ مدة ست سنوات من يوم تقديمه؛ وللاعتراض أو الاستئناف المفتوح تبقى السجلات إلى أن تنتهي مهلة الاستئناف أو ينتهي الاستئناف. ويجب أن تبقى السجلات الإلكترونية بصيغة إلكترونية مقروءة للمدة نفسها (المادة 230؛ CRA: سجلات المركبات). وللسجلات الأخرى، انظر مدة الاحتفاظ بسجلات النشاط التجاري.

مثال

هذه أمثلة توضيحية؛ وكل المبالغ بالدولار الكندي.

مقاول في أونتاريو: سنة الأساس، ثم عينة، ثم خروج عن النطاق

مقاول يسجل كل رحلة في السنة 1. الاستخدام التجاري بحسب الربع هو ⁦52%⁩ و⁦46%⁩ و⁦39%⁩ و⁦67%⁩. ومثال CRA يعطي ⁦49%⁩ للسنة؛ وهذا ليس المتوسط البسيط للأرباع (⁦51%⁩)، ولذلك لا بد أن الأرباع تحمل كيلومترات مختلفة. وكانت نسبة أبريل إلى يونيو ⁦46%⁩. وتكاليف التشغيل 8,000 دولار كندي كل سنة.

تتبع السنتان 1 و2 مثال CRA المحلول نفسه، حيث النطاق 10 نقاط مئوية على كل جانب من ⁦49%⁩. وفي السنة 3 لا تعود سنة الأساس مناسبة، ولذلك تحتاج الأشهر التسعة الأخرى إلى سجل فعلي للتنقل أو سجلات أخرى لا تعرّفها CRA، وتقترح CRA النظر في سجل جديد لمدة 12 شهرًا.

مالك مدير في ألبرتا وسيارة SUV تملكها الشركة

شركة تملك سيارة SUV يقودها مالكها إلى مواقع العملاء وفي عطلات نهاية الأسبوع مع أسرته. ولم يُحتفظ بسجل. ويجب أن تكون الشركة قادرة مع ذلك على تبرير التقسيم بين الاستخدام التجاري والشخصي، ومع غياب السجل لا يتوفر لديها إلا ما يوجد من سجلات أخرى. وعندها تصبح المسألة ميزة خاضعة للضريبة للمالك، لا خصم الشركة للمركبة فقط، ويصبح رسم الاستعداد المخفَّض، الذي يتطلب قيادة تجارية تزيد على ⁦50%⁩، موضع شك.

مصممة في كولومبيا البريطانية تستخدم سيارة زوجها

مصممة تعمل لحسابها الخاص تزور العملاء بسيارة زوجها وتدفع ثمن الوقود. وصفحات CRA تتناول المركبات المستأجرة والمملوكة بالاشتراك، لا هذه الحالة. ويمكنها الاحتفاظ بسجل رحلات وقراءات العداد وإيصالات الوقود، لكن هل تستطيع المطالبة وبكم يتوقف على من يملك السيارة ومن يدفع تكاليفها الأخرى وكيف تُستخدم. وهذه الوقائع يستحق أن تحسمها مع مختص قبل أن تقدّم إقرارها.

هل وضعك مختلف؟

• مطالبتك بالمركبة كبيرة، أو لا سجل للسنوات السابقة، أو السيارة تخص الزوج أو الزوجة أو مستعارة، أو شركتك تدفع ثمن سيارة تقودها أنت أيضًا لأغراض شخصية: فنسبة الاستخدام التجاري التي يمكنك إثباتها، وهل تلزم سنة أساس كاملة، وما موقف مطالبات السنوات السابقة، كلها قرارات تُحسم والسجلات بين يديك. احصل على مساعدة مسك الدفاتر في السجل والإيصالات والدفاتر.
• CRA تطلب سجلًا غير موجود: انظر ماذا تفعل إذا لم تحتفظ بسجل رحلات ومراجعات CRA والتدقيق. وإذا كانت السجلات التي يستند إليها ردك ضعيفة، فاحصل على مساعدة مسك الدفاتر فيها قبل أن ترسله.
• من ينبغي أن يملك السيارة، أو شركتك تدفع بدل كيلومتر: انظر شراء سيارة عبر نشاطك التجاري.
• وجد التدقيق استخدامًا شخصيًا لمركبة شركة: انظر ميزة المساهم التي كُشفت في تدقيق.
• تقود لمنصة نقل تشاركي أو توصيل: انظر مصروفات سائقي النقل التشاركي والتوصيل.
• اشتريت السيارة بقرض أو نقلت سيارة شخصية إلى النشاط التجاري: انظر تسجيل شراء مركبة وقرضها ومخصص التكلفة الرأسمالية.
• السيارة كهربائية: انظر شطب مركبة كهربائية.
• الإيصالات مفقودة أو ضعيفة: انظر متطلبات إيصالات CRA ومصروفات بلا إيصالات.
• تقيم في كيبك: تقدّم أيضًا إقرارًا في كيبك، وتضع Revenu Québec (الجهة الضريبية في كيبك) قواعد كيبك وأرقامها. وتغطي هذه الصفحة القواعد الفيدرالية فقط.