Diário de bordo do veículo (CRA): ano inteiro ou 3 meses

O que um diário de bordo de veículo da CRA deve mostrar?

Um diário de bordo de veículo da CRA (logbook, um registro de quilometragem) lista cada viagem de negócio com data, destino, finalidade e quilômetros, e registra o odômetro no início e no fim do exercício fiscal. A CRA considera um registro exato das viagens de negócio, mantido durante o ano inteiro, a prova mais forte de uso no negócio (CRA: despesas com veículos automotores). Os custos do veículo são dedutíveis somente quando são razoáveis e você tem recibos deles (CRA: registros de veículos automotores).

Depois de um ano inteiro de registros, os anos seguintes podem usar uma amostra de três meses (veja abaixo). Sem diário, a dedução depende dos outros registros que existirem; se a CRA já está pedindo, veja o que fazer quando você nunca manteve um diário de bordo.

Uma dedução deixa de ser simples quando o veículo é de leasing, tem mais de um proprietário, é do cônjuge ou de uma corporação, quando a família também o dirige, quando parte do trajeto é entre a casa e um local de trabalho fixo, ou quando anos anteriores foram deduzidos sem diário. Cada caso é tratado abaixo. Reúna as leituras do odômetro, o diário de viagens e os recibos de combustível, seguro, leasing e reparos antes de começar.

Preciso registrar todas as viagens durante o ano inteiro?

Não todo ano, mas o primeiro ano exige o diário completo. A CRA permite que um negócio mantenha o diário completo durante um ano inteiro para definir um ano-base de uso no negócio de um veículo (CRA: registros de veículos automotores). Só depois desse ano uma amostra de três meses pode substituir o diário completo.

A CRA liga o ano-base ao uso normal do próprio veículo e pede um registro separado para cada veículo; por isso, um veículo comprado depois não tem ano-base próprio. O ano-base é um período de 12 meses; a página da CRA não diz que ele precise coincidir com o exercício fiscal.

Como funciona a amostra de três meses e dentro de que faixa ela precisa ficar?

Depois de um ano-base, mantenha o diário completo por três meses e depois ajuste o uso anual no negócio do ano-base conforme a comparação desses meses com os mesmos meses do ano-base. O resultado é aceito quando fica a até 10% do número anual do ano-base e nenhuma outra prova o contradiz (CRA: registros de veículos automotores).

A fórmula da CRA:

(uso no negócio nos meses da amostra ÷ uso no negócio nos mesmos meses do ano-base) × uso no negócio de todo o ano-base = uso anual calculado no negócio

1. Registre todas as viagens de negócio dos três meses da amostra e o total de quilômetros rodados neles (as leituras do odômetro no início e no fim dão esse total), para calcular a parcela de uso no negócio.
2. Leia no diário do ano-base a parcela de uso no negócio dos mesmos três meses.
3. Aplique a fórmula para obter o uso anual calculado no negócio.
4. Compare-o com o número anual do ano-base. Dentro da faixa, deduza o número calculado para o ano.
5. Confirme que o ano-base ainda reflete o uso normal do veículo. A CRA diz que o negócio precisa conseguir demonstrar isso.

A CRA não define o que significa ficar “dentro de” 10%. O exemplo prático da própria CRA, reproduzido no Exemplo abaixo, trata o valor como pontos percentuais somados ou subtraídos do número anual do ano-base, e não como um décimo desse número. A página também não diz se os três meses precisam ser consecutivos nem quais meses usar; o exemplo dela usa abril a junho.

Quando preciso recomeçar com um novo diário de um ano inteiro?

A CRA sugere considerar um novo ano-base de 12 meses quando o uso anual calculado fica fora da faixa permitida. O ano-base deixa então de ser um guia confiável para aquele ano posterior, e a amostra sustenta apenas os três meses que cobre. A CRA diz que o resto desse ano precisa de um registro real das viagens “ou registros alternativos” e nunca define o segundo termo; por isso, nada na página dela promete que algo menos que um diário seja aceito (CRA: registros de veículos automotores).

A CRA também exige que o negócio demonstre que o ano-base ainda reflete o uso normal, o que um novo território de trabalho ou um segundo veículo que assume as viagens colocaria em dúvida. A página dela não diz o que acontece com um veículo substituto; um veículo novo não tem ano-base próprio.

Como os quilômetros de negócio viram a dedução de combustível, seguro, reparos, leasing, juros e CCA?

A parcela de uso no negócio é quilômetros de negócio ÷ quilômetros totais, aplicada aos custos do veículo no ano. A CCA (Capital Cost Allowance, depreciação fiscal canadense) é dividida da mesma forma (CRA: uso pessoal de bens). O autônomo trabalha com os custos reais e essa parcela; as taxas de ajuda de custo por quilômetro estão em comprar um carro pelo seu negócio.

Os custos estão na lista de despesas de veículo dedutíveis da CRA. Os tetos vêm da seção 67.2, da seção 67.3 e do regulamento 7307, e os valores atuais estão no comunicado do Department of Finance. O exemplo da própria CRA aplica primeiro o teto dos juros e depois a parcela de uso no negócio. No T2125, o Chart A pede seus quilômetros de negócio e seus quilômetros totais, e o total dele vai na linha 9281 da Parte 4; a CCA vai na linha 9936 da Parte 4 (Form T2125; Guide T4002).

O custo de capital de um veículo de passeio também tem teto para a CCA; o limite e o funcionamento da CCA para um carro estão em depreciação fiscal (CCA), e um carro elétrico tem limite próprio em como deduzir um veículo elétrico. Os tetos valem para um veículo de passeio, geralmente um que acomoda o motorista e no máximo oito passageiros (CRA: tipo de veículo). Se uma van ou picape se enquadra depende de quanto do seu uso transportou mercadorias, equipamentos ou passageiros para gerar renda. O seu diário é o que mostra isso; os testes estão em comprar um carro pelo seu negócio.

Se você é registrado no GST/HST, o imposto sobre os custos do veículo é tratado em um pedido separado; veja declaração de GST/HST e créditos de imposto sobre insumos.

Preciso de recibos de combustível além do diário de quilometragem?

Sim, os dois. O diário mostra a parcela de uso no negócio; os recibos mostram o que o veículo custou. A CRA só permite custos de veículo quando são razoáveis e comprovados por recibos (CRA: despesas com veículos automotores). Um diário por amostra fixa o percentual, mas os custos aos quais ele se aplica ainda precisam de recibos do ano inteiro. Para saber o que um recibo deve mostrar, veja exigências de recibos da CRA.

Deduzir o veículo inteiro como negócio é um sinal de alerta?

As páginas da CRA sobre veículos não citam nenhum percentual de uso no negócio como sinal de alerta. Uma dedução em que todo quilômetro é de negócio só é permitida se os registros mostram que todo quilômetro foi rodado para gerar renda do negócio.

As regras tributárias põem o ônus na dedução, não em um percentual. Uma despesa de negócio precisa ser feita ou incorrida para gerar renda, e despesas pessoais ou de sustento não são dedutíveis (seção 18). Só a parte razoável de um gasto conta (seção 67). A CRA aceita o resultado de uma amostra, a menos que outra prova o contradiga; por isso, o que importa é a prova em contrário.

Teste a dedução contra o odômetro. Os quilômetros do diário de viagens devem somar o total do odômetro no período. Qualquer diferença é uso pessoal, como recados, fins de semana ou uso da família, ou trajeto de negócio que falta no diário. Uma dedução que trata todo o uso como negócio não deixa diferença, então todo quilômetro precisa estar no diário.

Uma diferença também pode vir do trajeto entre a casa e um local de negócio fixo. As páginas da CRA sobre veículos de autônomos tratam do trajeto de casa somente para agricultores e pescadores: o trajeto entre a fazenda e a casa não é viagem de negócio se você não morava na fazenda, e o trajeto até o barco de pesca conta se a casa é o seu principal local de negócio (CRA: despesas com veículos automotores). Para o carro da empresa de um empregado, a CRA geralmente trata a viagem entre a casa e um local de trabalho fixo como pessoal (CRA: automóvel fornecido pelo empregador). As duas apontam para o mesmo lado: o trajeto da casa a um local de trabalho fixo separado geralmente é pessoal, e só conta quando a casa é o seu principal local de negócio. Registre-o à parte e peça uma revisão antes de incluí-lo como negócio; veja comprar um carro pelo seu negócio.

A CRA não publica uma lista de gatilhos de auditoria. Ela diz que seus sistemas de avaliação de risco sinalizam declarações com alto risco de descumprimento, e um agente decide então se a auditoria é necessária (CRA: auditorias de negócios); veja o que provoca uma auditoria da CRA.

E se o carro não é meu: leasing, propriedade conjunta, do cônjuge ou emprestado?

Um veículo em leasing ou de propriedade conjunta tem regras nas páginas da CRA. O veículo do cônjuge ou emprestado, não.

Quanto à última linha, a Income Tax Act permite dedução apenas de um gasto que o contribuinte fez ou incorreu para gerar renda de negócio. Ela permite a CCA sobre o custo de capital do próprio contribuinte e os juros sobre a obrigação legal de pagamento do próprio contribuinte (seção 20); portanto, esses dois seguem a pessoa que é proprietária do carro e a pessoa que tomou o empréstimo para ele. Se o combustível ou os reparos que você paga no carro de outra pessoa passam nesse teste depende dos fatos: quem é o proprietário do carro, quem paga os outros custos, quem o dirige e como ele é usado. Guarde o diário e os recibos; vale definir esses fatos com um profissional antes de deduzir.

Se a minha corporação é a proprietária do carro, por que o meu diário importa?

Uma corporação que possui um veículo que você também dirige para uso pessoal deve manter um registro dos quilômetros de negócio e pessoais, porque ter o carro à disposição para uso pessoal geralmente é um benefício tributável para você, e o diário mede os quilômetros pessoais e define se o benefício pode ser reduzido. A página da CRA sobre automóvel do empregador diz que um empregado que usa um veículo do empregador deve manter um diário de viagens com os quilômetros de negócio e pessoais e entregar uma cópia ao empregador, e que as mesmas regras podem valer para um acionista ou uma pessoa ligada a um acionista (CRA: automóvel fornecido pelo empregador).

• O encargo de disponibilidade reduzido (reduced standby charge) exige que mais de 50% da distância rodada seja para o trabalho, entre outras condições, e o diário é o que demonstra isso.
• O método opcional de custos operacionais vale quando o empregado usa o carro principalmente para o trabalho e avisa a corporação por escrito, antes do fim do ano, que o método será usado (CRA: automóvel fornecido pelo empregador). O diário mostra o uso para o trabalho.
• Sem registro: a corporação ainda precisa conseguir justificar de forma razoável a divisão entre uso no negócio e uso pessoal (CRA: automóvel fornecido pelo empregador).
• Se a corporação paga uma ajuda de custo por quilômetro pelo seu carro próprio: sem registro dos quilômetros de negócio, a ajuda de custo ou o reembolso geralmente é tributável (CRA: ajudas de custo para automóvel).

A página da CRA sobre registros de veículos automotores fica na seção de empresas individuais e sociedades, e as páginas da CRA não trazem uma regra de diário separada para a dedução da própria corporação, mas a seção 230 exige que toda pessoa que exerce um negócio mantenha registros que permitam apurar o imposto. Para saber quem deve ser o proprietário do carro e como o benefício e o encargo de disponibilidade reduzido são calculados, veja comprar um carro pelo seu negócio.

Por quanto tempo guardo o diário e os recibos?

Guarde os diários de viagens, os diários por amostra e os recibos por seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem, e o diário do ano-base por seis anos a partir do fim do ano fiscal em que ele foi usado pela última vez para definir o uso no negócio. Toda amostra posterior se apoia no ano-base, então esse diário pode durar muito mais que o ano em que foi mantido.

A entrega em atraso e uma contestação ou um recurso em aberto no Tax Court of Canada (Tribunal Tributário do Canadá) mudam a contagem: para uma declaração não entregue no prazo, os seis anos correm a partir do dia em que ela é entregue; para uma contestação ou um recurso em aberto, os registros ficam guardados até o fim do prazo para recorrer ou até o fim do recurso. Registros eletrônicos devem permanecer em formato eletrônico legível pelo mesmo período (seção 230; CRA: registros de veículos automotores). Para outros registros, veja por quanto tempo guardar os registros do negócio.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares canadenses.

Empreiteiro de Ontário: ano-base, uma amostra e depois uma falha

Um empreiteiro registra todas as viagens no ano 1. O uso no negócio por trimestre é 52%, 46%, 39% e 67%. O exemplo da CRA dá 49% para o ano; esse não é o simples valor médio dos trimestres (51%), então os trimestres devem ter quilometragens diferentes. De abril a junho foi 46%. Os custos de operação são de C$8.000 a cada ano.

Os anos 1 e 2 seguem o exemplo prático da própria CRA, em que a faixa é de 10 pontos percentuais para cada lado de 49%. No ano 3, o ano-base deixa de servir, então os outros nove meses precisam de um registro real das viagens ou de outros registros que a CRA não define, e a CRA sugere considerar um novo diário de 12 meses.

Proprietário-administrador em Alberta e o SUV da corporação

Uma corporação possui um SUV que o proprietário dirige até clientes e em fins de semana com a família. Nenhum diário foi mantido. A corporação ainda precisa conseguir justificar a divisão entre uso no negócio e uso pessoal, e sem diário só tem os outros registros que existirem. A questão passa a ser então um benefício tributável para o proprietário, e não só a dedução do veículo pela corporação, e o encargo de disponibilidade reduzido, que exige mais de 50% de uso no negócio, fica em dúvida.

Designer da Colúmbia Britânica que usa o carro do cônjuge

Uma designer autônoma visita clientes no carro do cônjuge e paga o combustível. As páginas da CRA tratam de veículos em leasing e de propriedade conjunta, não deste caso. Ela pode manter um diário de viagens, leituras do odômetro e recibos de combustível, mas se e quanto ela pode deduzir depende de quem é o proprietário do carro, quem paga os outros custos e como ele é usado. Vale definir esses fatos com um profissional antes de ela entregar a declaração.

E no seu caso?

• Sua dedução de veículo é grande, anos anteriores não têm diário, o carro é do cônjuge ou emprestado, ou a sua corporação paga um carro que você também dirige para uso pessoal: o percentual de uso no negócio que você consegue comprovar, se é preciso um ano-base completo e a situação das deduções de anos anteriores são decisões a tomar com os registros em mãos. Busque ajuda com escrituração contábil para o diário, os recibos e os livros.
• A CRA está pedindo um diário que não existe: veja o que fazer quando você nunca manteve um diário de bordo e revisões e auditorias da CRA. Se os registros por trás de uma resposta são fracos, busque ajuda com escrituração contábil para eles antes de enviá-la.
• Quem deve ser o proprietário do carro, ou a sua corporação paga uma ajuda de custo por quilômetro: veja comprar um carro pelo seu negócio.
• Uma auditoria encontrou uso pessoal de um veículo da corporação: veja benefícios de acionistas encontrados em uma auditoria.
• Você dirige para uma plataforma de aplicativo ou de entregas: veja despesas de motoristas de aplicativo e de entregas.
• Você comprou o carro com um empréstimo ou passou um carro pessoal para o negócio: veja como registrar a compra de um veículo e o empréstimo e depreciação fiscal (CCA).
• O carro é elétrico: veja como deduzir um veículo elétrico.
• Faltam recibos ou eles são fracos: veja exigências de recibos da CRA e despesas sem recibos.
• Você mora em Quebec: você também entrega uma declaração de Quebec, e a Revenu Québec define as regras e os valores de Quebec. Esta página trata apenas das regras federais.