CRA 차량 운행일지: 한 해 전체 또는 3개월 샘플

CRA 차량 운행일지에는 무엇을 적어야 하나요?

CRA 차량 운행일지(주행 기록)에는 사업 출장마다 날짜, 목적지, 목적, 킬로미터를 적고, 회계기간이 시작될 때와 끝날 때의 주행거리계 수치를 기록합니다. CRA(캐나다 국세청)는 한 해 내내 정확하게 기록한 사업 출장 일지를 사업 사용의 가장 강력한 증거로 봅니다(CRA: motor vehicle expenses). 차량 비용은 합리적인 금액이고 영수증이 있을 때만 공제할 수 있습니다(CRA: 차량 기록).

한 해 전체를 기록한 뒤에는 이후 연도에 3개월 샘플로 대신할 수 있습니다(아래 참고). 일지가 없으면 공제는 남아 있는 다른 기록에 의존하게 됩니다. 이미 CRA가 요구하고 있다면 운행일지를 쓴 적이 없을 때의 대처를 확인하세요.

차량을 리스했거나, 공동 소유이거나, 배우자나 법인 명의이거나, 가족도 운전하거나, 주행 일부가 집과 고정 근무지 사이의 이동이거나, 이전 연도에 일지 없이 공제한 경우에는 간단하지 않습니다. 각 경우는 아래에서 다룹니다. 시작하기 전에 주행거리계 수치, 출장 일지, 연료·보험·리스·수리 영수증을 모아 두세요.

한 해 내내 모든 출장을 기록해야 하나요?

매년은 아니지만 첫해에는 전체 기록이 필요합니다. CRA는 차량의 사업 사용 기준 연도를 정하기 위해 완전한 1년 동안 전체 일지를 쓰도록 허용합니다(CRA: 차량 기록). 그 해가 지난 뒤에야 3개월 샘플로 전체 일지를 대신할 수 있습니다.

CRA는 기준 연도를 차량 자체의 평소 사용 방식과 연결하고, 차량마다 따로 기록하도록 요구합니다. 따라서 나중에 산 차량에는 자체 기준 연도가 없습니다. 기준 연도는 12개월 기간이며, CRA의 안내는 이를 회계연도와 일치시켜야 한다고 말하지 않습니다.

3개월 샘플은 어떻게 쓰고, 어느 범위 안에 들어야 하나요?

기준 연도가 있다면 3개월 동안 전체 일지를 쓴 다음, 그 달들의 사업 사용 비율을 기준 연도 같은 달들과 비교해 기준 연도의 연간 사업 사용 비율을 조정합니다. 결과가 기준 연도 연간 수치의 10% 안이고 이를 반박하는 다른 증거가 없으면 인정됩니다(CRA: 차량 기록).

CRA의 계산식은 다음과 같습니다.

(샘플 기간 사업 사용 ÷ 기준 연도 같은 기간 사업 사용) × 기준 연도 전체 사업 사용 = 계산된 연간 사업 사용

1. 샘플 3개월 동안의 사업 출장을 모두 기록하고, 그 기간의 총 주행 킬로미터도 기록하세요(시작과 끝의 주행거리계 수치로 알 수 있습니다). 그래야 사업 사용 비율을 계산할 수 있습니다.
2. 기준 연도 일지에서 같은 3개월의 사업 사용 비율을 확인합니다.
3. 계산식을 적용해 계산된 연간 사업 사용 비율을 구합니다.
4. 기준 연도의 연간 수치와 비교합니다. 범위 안이면 그 해에는 계산된 수치로 공제합니다.
5. 기준 연도가 지금도 차량의 평소 사용 방식을 반영하는지 확인하세요. CRA는 사업자가 이를 입증할 수 있어야 한다고 합니다.

CRA는 10% "이내"가 무엇을 뜻하는지 정의하지 않습니다. 아래 예시에 옮긴 CRA 자체 계산 예시는 이를 기준 연도 연간 수치의 십분의 일이 아니라, 그 수치에 더하거나 뺀 퍼센트 포인트로 봅니다. 또한 세 달이 연속이어야 하는지, 어느 달을 써야 하는지도 밝히지 않으며, 예시에서는 4월부터 6월을 씁니다.

언제 새로 한 해 전체 일지를 써야 하나요?

계산된 연간 사용 비율이 허용 범위를 벗어나면 CRA는 새로운 12개월 기준 연도를 고려하라고 합니다. 이 경우 기준 연도는 그 이후 연도의 믿을 만한 지표가 아니며, 샘플은 그 3개월만 뒷받침합니다. CRA는 그해의 나머지 기간에 실제 이동 기록 "또는 대체 기록"이 필요하다고 하면서 뒤의 용어를 정의하지 않으므로, 일지가 아닌 것을 인정하겠다는 약속은 CRA 안내 어디에도 없습니다(CRA: 차량 기록).

CRA는 기준 연도가 평소 사용 방식을 여전히 반영한다는 점을 사업자가 입증하도록 요구하기도 합니다. 새 영업 지역이 생기거나 두 번째 차량이 주행을 넘겨받으면 이 점이 의심받을 수 있습니다. 교체한 차량이 어떻게 되는지는 CRA 안내에 나와 있지 않으며, 새 차량에는 자체 기준 연도가 없습니다.

사업 킬로미터는 어떻게 휘발유, 보험, 수리, 리스, 이자, CCA 공제로 이어지나요?

사업 사용 비율은 사업 킬로미터 ÷ 총 킬로미터이며, 한 해 차량 비용에 적용합니다. 자본비용 공제(CCA)도 같은 방식으로 나눕니다(CRA: personal use of property). 자영업자는 실제 비용과 이 비율로 계산합니다. 킬로미터당 수당 요율은 사업체를 통한 자동차 구입에서 확인하세요.

비용 목록은 CRA의 공제 가능한 차량 비용 목록에 있습니다. 한도는 section 67.2, section 67.3, regulation 7307에서 나오며, 현재 금액은 재무부 발표에 있습니다. CRA의 예시는 이자 한도를 먼저 적용하고 사업 사용 비율을 나중에 적용합니다. T2125에서는 Chart A가 사업 킬로미터와 총 킬로미터를 묻고, 그 합계는 Part 4의 9281번 줄에 들어갑니다. CCA는 Part 4의 9936번 줄에 적습니다(Form T2125; Guide T4002).

승용차의 취득 원가에는 CCA 한도도 있습니다. 한도 금액과 자동차의 CCA 계산 방식은 자본비용 공제에, 전기차의 별도 한도는 전기차 비용 처리에 있습니다. 한도는 승용차에 적용되며, 승용차는 일반적으로 운전자 외 승객 8명 이하를 태우는 차량입니다(CRA: type of vehicle). 밴이나 픽업트럭이 승용차인지는 소득을 얻기 위해 물건, 장비, 승객을 싣는 데 얼마나 쓰였는지에 달려 있습니다. 이를 보여 주는 것이 운행일지입니다. 판단 기준은 사업체를 통한 자동차 구입에 있습니다.

GST/HST(캐나다 연방 판매세)에 등록했다면 차량 비용에 포함된 세금은 별도로 공제받습니다. GST/HST 신고와 매입세액공제를 참고하세요.

운행일지 외에 주유 영수증도 필요한가요?

네, 둘 다 필요합니다. 일지는 사업 사용 비율을, 영수증은 차량에 든 비용을 보여 줍니다. CRA는 합리적이고 영수증으로 뒷받침되는 차량 비용만 인정합니다(CRA: motor vehicle expenses). 샘플 일지는 비율을 정해 줄 뿐이고, 그 비율을 곱하는 비용에는 한 해 전체의 영수증이 필요합니다. 영수증에 무엇이 있어야 하는지는 CRA 영수증 요건을 참고하세요.

차량 전체를 사업용으로 공제하면 주목을 받나요?

CRA의 차량 안내는 주목 대상이 되는 사업 사용 비율을 정해 두지 않았습니다. 모든 킬로미터가 사업용이라는 공제는, 모든 킬로미터가 사업 소득을 얻기 위해 주행되었음을 기록이 보여 줄 때만 인정됩니다.

세법은 비율이 아니라 공제를 청구하는 쪽에 입증 책임을 둡니다. 사업 비용은 소득을 얻기 위해 지출되거나 발생한 것이어야 하며, 개인 생활비는 공제할 수 없습니다(section 18). 지출 중 합리적인 부분만 인정됩니다(제67조). CRA는 다른 증거가 반박하지 않는 한 샘플 결과를 인정하므로, 중요한 것은 이를 반박하는 증거입니다.

주행거리계로 공제를 검증하세요. 출장 일지의 킬로미터 합계가 그 기간의 주행거리계 총합과 맞아야 합니다. 차이는 심부름, 주말, 가족 사용 같은 개인 주행이거나, 일지에서 빠진 사업 주행입니다. 전부 사업용이라는 공제에는 차이가 없어야 하므로, 모든 킬로미터가 일지에 있어야 합니다.

집과 고정 사업장 사이의 주행도 차이가 될 수 있습니다. CRA의 자영업자 차량 안내가 집 이동을 언급하는 것은 농업·어업 종사자뿐입니다. 농장에 살지 않았다면 농장과 집 사이의 주행은 사업 출장이 아니고, 집이 주된 사업장이라면 어선까지의 주행은 사업 출장으로 봅니다(CRA: motor vehicle expenses). 직원의 회사 차량에 대해서 CRA는 일반적으로 집과 고정 근무지 사이의 이동을 개인 주행으로 봅니다(CRA: 고용주가 제공하는 자동차). 두 안내는 같은 방향을 가리킵니다. 집에서 별도의 고정 근무지까지의 주행은 일반적으로 개인 주행이고, 집이 주된 사업장일 때만 사업 주행입니다. 따로 기록하고, 사업으로 포함하기 전에 검토를 받으세요. 사업체를 통한 자동차 구입을 참고하세요.

CRA는 세무조사 대상이 되는 사유 목록을 공개하지 않습니다. 위험 평가 시스템이 세법 준수 위험이 높은 신고서를 표시하면 담당자가 세무조사가 필요한지 판단한다고 밝힙니다(CRA: 사업자 세무조사). CRA 세무조사 사유를 참고하세요.

자동차가 제 소유가 아닌 경우(리스, 공동 소유, 배우자 소유, 빌린 차)는 어떻게 되나요?

리스한 차량과 공동 소유 차량에 대한 규정은 CRA 안내에 있습니다. 배우자 소유 차량이나 빌린 차량에 대한 규정은 없습니다.

마지막 경우에 대해, Income Tax Act는 납세자가 사업 소득을 얻기 위해 지출하거나 발생시킨 금액만 공제하도록 허용합니다. CCA는 납세자 자신의 취득 원가에 대해, 이자는 납세자 자신이 갚을 법적 의무에 대해서만 허용되므로(제20조), 이 두 가지는 차를 소유한 사람과 그 돈을 빌린 사람을 따릅니다. 다른 사람의 차에 본인이 낸 연료비나 수리비가 이 기준에 맞는지는 차의 소유자, 다른 비용을 내는 사람, 운전하는 사람, 사용 방식 같은 사실에 달려 있습니다. 일지와 영수증을 보관하고, 공제하기 전에 전문가와 이 사실들을 정하는 것이 좋습니다.

법인이 자동차를 소유한다면 운행일지가 왜 중요한가요?

본인이 개인적으로도 운전하는 차량을 소유한 법인은 사업 주행과 개인 주행 킬로미터를 기록해야 합니다. 개인 용도로 차량을 쓸 수 있는 것 자체가 일반적으로 본인에게 과세되는 혜택이며, 일지가 개인 주행 킬로미터를 측정해 이 혜택을 줄일 수 있는지를 결정하기 때문입니다. CRA의 고용주 제공 자동차 안내는 고용주 소유 차량을 쓰는 직원이 사업 주행과 개인 주행 킬로미터를 보여 주는 이동 일지를 쓰고 사본을 고용주에게 줘야 하며, 같은 규정이 주주나 주주의 특수관계자에게도 적용될 수 있다고 합니다(CRA: 고용주가 제공하는 자동차).

• 감액 대기 비용(reduced standby charge)을 받으려면 다른 조건 외에도 업무 주행거리가 50%를 넘어야 하며, 이를 보여 주는 것이 일지입니다.
• 선택적 운영비 방식(optional operating-cost method)은 직원이 주로 업무에 차를 쓰고, 연말 전에 이 방식을 쓰겠다고 법인에 서면으로 알렸을 때 적용됩니다(CRA: 고용주가 제공하는 자동차). 업무 사용은 일지로 보여 줍니다.
• 기록이 없는 경우: 법인은 그래도 사업 사용과 개인 사용의 비율을 합리적으로 설명할 수 있어야 합니다(CRA: 고용주가 제공하는 자동차).
• 법인이 본인 차량에 대해 킬로미터당 수당을 지급하는 경우: 사업 킬로미터 기록이 없으면 수당이나 변제금은 일반적으로 과세됩니다(CRA: automobile allowances).

CRA의 차량 기록 안내는 개인사업자와 파트너십 항목에 있으며, 법인이 직접 공제받을 때 적용되는 별도의 일지 규정은 CRA 안내에 없습니다. 다만 제230조는 사업을 영위하는 모든 사람이 세금을 산정할 수 있는 기록을 보관하도록 요구합니다. 자동차 소유 명의, 혜택과 감액 대기 비용의 계산 방식은 사업체를 통한 자동차 구입을 참고하세요.

운행일지와 영수증은 얼마나 보관해야 하나요?

출장 일지, 샘플 일지, 영수증은 관련된 마지막 과세연도 말부터 6년 보관하세요. 기준 연도 일지는 사업 사용 비율을 정하는 데 마지막으로 쓴 과세연도 말부터 6년 보관하세요. 이후의 모든 샘플이 기준 연도에 의존하므로, 이 일지는 작성한 연도보다 훨씬 오래 보관해야 할 수 있습니다.

늦은 제출, 진행 중인 이의 신청이나 Tax Court 항소는 기간을 바꿉니다. 제때 제출하지 않은 신고서는 6년이 제출한 날부터 시작하고, 진행 중인 이의 신청이나 항소는 항소 기간이 지나거나 항소가 끝날 때까지 기록을 보관합니다. 전자 기록은 같은 기간 동안 읽을 수 있는 전자 형식으로 보관해야 합니다(제230조; CRA: 차량 기록). 다른 기록은 사업 기록 보관 기간을 참고하세요.

예시

아래 예시는 설명용이며 금액은 모두 캐나다 달러입니다.

온타리오 주 계약자: 기준 연도, 샘플, 범위 이탈

계약자가 1년 차에 모든 출장을 기록합니다. 분기별 사업 사용 비율은 52%, 46%, 39%, 67%입니다. CRA의 예시는 그해 비율을 49%로 계산합니다. 분기별 단순 평균(51%)과 다르므로, 분기마다 주행거리가 달랐음을 알 수 있습니다. 4월부터 6월은 46%였습니다. 운영 비용은 매년 C$8,000입니다.

1년 차와 2년 차는 CRA의 계산 예시를 따르며, 범위는 49%의 위아래로 10%포인트입니다. 3년 차에는 기준 연도가 더 이상 맞지 않으므로, 나머지 9개월에는 실제 이동 기록이나 CRA가 정의하지 않은 다른 기록이 필요하고, CRA는 새로운 12개월 일지를 고려하라고 합니다.

앨버타 주 대표 겸 경영자와 법인 SUV

법인이 SUV를 소유하고, 대표가 고객 방문과 가족 주말 외출에 이 차를 운전합니다. 일지는 없었습니다. 법인은 그래도 사업 사용과 개인 사용의 비율을 설명할 수 있어야 하는데, 일지가 없으면 남은 다른 기록밖에 없습니다. 이 경우 문제는 법인의 차량 공제뿐 아니라 대표에게 과세되는 혜택이며, 사업 주행이 50%를 넘어야 하는 감액 대기 비용도 인정받기 어렵습니다.

브리티시컬럼비아 주 디자이너와 배우자의 차

자영업 디자이너가 배우자의 차로 고객을 방문하고 연료비를 직접 냅니다. CRA의 안내는 리스한 차와 공동 소유 차를 다루지만 이 경우는 다루지 않습니다. 출장 일지, 주행거리계 수치, 연료 영수증은 보관할 수 있지만, 공제 가능 여부와 금액은 차의 소유자, 다른 비용을 내는 사람, 사용 방식에 달려 있습니다. 제출 전에 전문가와 이 사실들을 정하는 것이 좋습니다.

상황이 다르다면?

• 차량 공제 금액이 크거나, 이전 연도에 일지가 없거나, 배우자나 빌린 차이거나, 본인이 개인적으로도 운전하는 차를 법인이 부담하는 경우: 뒷받침할 수 있는 사업 사용 비율, 기준 연도 전체 일지가 필요한지, 이전 연도 공제가 어떻게 되는지는 가진 기록을 보고 정할 문제입니다. 일지, 영수증, 장부는 장부 관리 지원을 받으세요.
• CRA가 없는 일지를 요구하는 경우: 운행일지를 쓴 적이 없을 때의 대처와 CRA 심사와 세무조사를 참고하세요. 답변의 근거가 되는 기록이 부실하다면 보내기 전에 장부 관리 지원을 받으세요.
• 자동차를 누구 명의로 할지, 또는 법인이 킬로미터당 수당을 지급하는 경우: 사업체를 통한 자동차 구입을 참고하세요.
• 세무조사에서 법인 차량의 개인 사용이 발견된 경우: 세무조사에서 발견된 주주 혜택을 참고하세요.
• 차량 호출이나 배달 플랫폼에서 일하는 경우: 차량 호출·배달 기사의 비용을 참고하세요.
• 대출로 차를 샀거나 개인 차량을 사업으로 옮긴 경우: 차량 구입과 대출 기록과 자본비용 공제를 참고하세요.
• 전기차인 경우: 전기차 비용 처리를 참고하세요.
• 영수증이 없거나 부실한 경우: CRA 영수증 요건과 영수증 없는 사업 비용을 참고하세요.
• 퀘벡 주에 거주하는 경우: 퀘벡 주 신고서도 별도로 제출해야 하며, 퀘벡 주 규정과 금액은 Revenu Québec이 정합니다. 이 페이지는 연방 규정만 다룹니다.