CRA-Fahrtenbuch: ganzes Jahr oder Stichprobe von drei Monaten

Was muss ein Fahrtenbuch für die CRA zeigen?

Ein Fahrtenbuch für die CRA (ein Kilometerprotokoll) listet jede Geschäftsfahrt mit Datum, Ziel, Zweck und Kilometern auf und hält den Kilometerstand zu Beginn und am Ende des Geschäftsjahres fest. Ein genaues Fahrtenbuch über Geschäftsfahrten, das das ganze Jahr geführt wird, ist nach Ansicht der CRA der stärkste Nachweis für die geschäftliche Nutzung (CRA: Kraftfahrzeugkosten). Fahrzeugkosten sind nur abziehbar, wenn sie angemessen sind und Sie Belege dafür haben (CRA: Aufzeichnungen zu Kraftfahrzeugen).

Nach einem vollen Jahr mit Fahrtenbuch können spätere Jahre stattdessen eine Drei-Monats-Stichprobe nutzen (siehe unten). Ohne Fahrtenbuch hängt der Abzug von den sonstigen vorhandenen Unterlagen ab; fragt die CRA bereits nach, lesen Sie was Sie tun, wenn Sie nie ein Fahrtenbuch geführt haben.

Ein Abzug ist nicht einfach, wenn das Fahrzeug geleast ist, mehreren gehört, dem Ehepartner oder einer Kapitalgesellschaft gehört, wenn auch Familienmitglieder es fahren, wenn ein Teil der Fahrten zwischen Wohnung und einem festen Arbeitsplatz liegt oder wenn frühere Jahre ohne Fahrtenbuch geltend gemacht wurden. Jeden dieser Fälle behandelt der Text unten. Legen Sie vor dem Start die Kilometerstände, das Fahrtenbuch sowie die Belege für Kraftstoff, Versicherung, Leasing und Reparaturen bereit.

Muss ich das ganze Jahr jede Fahrt aufzeichnen?

Nicht in jedem Jahr, aber im ersten Jahr brauchen Sie das vollständige Fahrtenbuch. Die CRA erlaubt einem Unternehmen, ein Jahr lang ein vollständiges Fahrtenbuch zu führen, um für ein Fahrzeug ein Basisjahr der geschäftlichen Nutzung festzulegen (CRA: Aufzeichnungen zu Kraftfahrzeugen). Erst nach diesem Jahr kann eine Drei-Monats-Stichprobe das vollständige Fahrtenbuch ersetzen.

Die CRA knüpft das Basisjahr an die normale Nutzung des jeweiligen Fahrzeugs und verlangt einen eigenen Nachweis für jedes Fahrzeug; ein später gekauftes Fahrzeug hat also kein eigenes Basisjahr. Das Basisjahr ist ein Zeitraum von 12 Monaten; die Seite der CRA sagt nicht, dass er mit dem Geschäftsjahr übereinstimmen muss.

Wie funktioniert die Drei-Monats-Stichprobe, und in welchem Rahmen muss sie bleiben?

Führen Sie nach einem Basisjahr drei Monate lang ein vollständiges Fahrtenbuch und rechnen Sie dann die jährliche geschäftliche Nutzung des Basisjahres hoch, je nachdem, wie diese Monate im Vergleich zu denselben Monaten des Basisjahres ausfallen. Das Ergebnis wird akzeptiert, wenn es höchstens 10 % vom Jahreswert des Basisjahres abweicht und keine anderen Belege dagegensprechen (CRA: Aufzeichnungen zu Kraftfahrzeugen).

Die Formel der CRA:

(geschäftliche Nutzung in den Stichprobenmonaten ÷ geschäftliche Nutzung in denselben Monaten des Basisjahres) × geschäftliche Nutzung im ganzen Basisjahr = berechnete jährliche geschäftliche Nutzung

1. Tragen Sie für die drei Stichprobenmonate jede Geschäftsfahrt und die insgesamt gefahrenen Kilometer ein (die Kilometerstände zu Beginn und am Ende ergeben sie), damit Sie den Geschäftsanteil berechnen können.
2. Lesen Sie den Geschäftsanteil für dieselben drei Monate aus dem Fahrtenbuch des Basisjahres ab.
3. Wenden Sie die Formel an, um die berechnete jährliche geschäftliche Nutzung zu erhalten.
4. Vergleichen Sie sie mit dem Jahreswert des Basisjahres. Liegt sie im Rahmen, machen Sie für das Jahr den berechneten Wert geltend.
5. Prüfen Sie, ob das Basisjahr noch zeigt, wie das Fahrzeug normalerweise genutzt wird. Die CRA sagt, das Unternehmen muss das belegen können.

Die CRA legt nicht fest, was „innerhalb von“ 10 % bedeutet. Ihr eigenes Rechenbeispiel, das im Beispiel unten wiedergegeben ist, versteht darunter Prozentpunkte, die zum Jahreswert des Basisjahres addiert oder davon abgezogen werden, nicht ein Zehntel dieses Wertes. Die Seite sagt auch nicht, ob die drei Monate aufeinanderfolgen müssen oder welche Monate zu wählen sind; ihr Beispiel nutzt April bis Juni.

Wann muss ich mit einem neuen Fahrtenbuch für ein ganzes Jahr neu beginnen?

Die CRA empfiehlt, ein neues Basisjahr von 12 Monaten zu erwägen, wenn die berechnete jährliche Nutzung außerhalb des zulässigen Rahmens liegt. Das Basisjahr ist dann für das spätere Jahr kein verlässlicher Maßstab mehr, und die Stichprobe stützt nur die drei Monate, die sie abdeckt. Für den Rest dieses Jahres verlangt die CRA einen tatsächlichen Fahrtennachweis „oder alternative Aufzeichnungen“ und definiert den zweiten Begriff nirgends; nichts auf ihrer Seite verspricht also, dass etwas anderes als ein Fahrtenbuch akzeptiert wird (CRA: Aufzeichnungen zu Kraftfahrzeugen).

Die CRA verlangt außerdem, dass das Unternehmen zeigt, dass das Basisjahr weiterhin die normale Nutzung widerspiegelt; ein neues Einsatzgebiet oder ein zweites Fahrzeug, das die Fahrten übernimmt, würde das in Zweifel ziehen. Ihre Seite sagt nicht, was für ein Ersatzfahrzeug gilt; ein neues Fahrzeug hat kein eigenes Basisjahr.

Wie werden aus Geschäftskilometern die Abzüge für Kraftstoff, Versicherung, Reparaturen, Leasing, Zinsen und CCA?

Der Geschäftsanteil ist Geschäftskilometer ÷ Gesamtkilometer, angewandt auf die Fahrzeugkosten des Jahres. Die steuerliche Abschreibung (CCA, Capital Cost Allowance, steuerliche Abschreibung in Kanada) wird genauso aufgeteilt (CRA: private Nutzung von Vermögen). Ein Selbstständiger rechnet mit den tatsächlichen Kosten und diesem Anteil; Sätze für Kilometerpauschalen finden Sie unter ein Auto über das Unternehmen kaufen.

Die Kosten stehen in der Liste der abziehbaren Fahrzeugkosten der CRA. Die Obergrenzen stammen aus Abschnitt 67.2, Abschnitt 67.3 und Regulation 7307; die aktuellen Beträge stehen in der Mitteilung des Finanzministeriums. Im Beispiel der CRA wird erst die Zinsgrenze angewandt und danach der Geschäftsanteil. In Form T2125 fragt Tabelle A nach Ihren Geschäftskilometern und Gesamtkilometern, und ihre Summe kommt in Teil 4 in Zeile 9281; die CCA kommt in Teil 4 in Zeile 9936 (Form T2125; Leitfaden T4002).

Auch die Anschaffungskosten eines Personenkraftwagens sind für die CCA begrenzt; die Obergrenze und die Funktionsweise der CCA bei einem Auto stehen unter steuerliche Abschreibung (CCA), und für ein Elektroauto gilt eine eigene Grenze unter ein Elektrofahrzeug abschreiben. Die Obergrenzen gelten für einen Personenkraftwagen, im Allgemeinen ein Fahrzeug mit Platz für den Fahrer und höchstens acht Fahrgäste (CRA: Fahrzeugart). Ob ein Lieferwagen oder Pick-up dazugehört, hängt davon ab, wie viel seiner Nutzung dem Transport von Waren, Ausrüstung oder Personen für die Einkünfteerzielung diente. Ihr Fahrtenbuch zeigt das; die Tests stehen unter ein Auto über das Unternehmen kaufen.

Sind Sie für GST/HST registriert (kanadische Waren- und Dienstleistungssteuer / harmonisierte Umsatzsteuer), ist die Steuer auf Fahrzeugkosten ein eigener Antrag; siehe GST/HST-Erklärung und Vorsteuerabzug.

Brauche ich neben dem Fahrtenbuch auch Tankbelege?

Ja, beides. Das Fahrtenbuch zeigt den Geschäftsanteil; die Belege zeigen, was das Fahrzeug gekostet hat. Die CRA lässt Fahrzeugkosten nur zu, wenn sie angemessen und durch Belege gestützt sind (CRA: Kraftfahrzeugkosten). Ein Fahrtenbuch als Stichprobe legt den Prozentsatz fest, aber die Kosten, auf die er angewandt wird, brauchen weiterhin Belege für das ganze Jahr. Was ein Beleg zeigen muss, lesen Sie unter Beleganforderungen der CRA.

Ist es ein Warnsignal, das ganze Fahrzeug als geschäftlich abzusetzen?

Die Seiten der CRA zu Fahrzeugen nennen keinen Prozentsatz geschäftlicher Nutzung als Warnsignal. Ein Abzug, der jeden Kilometer als Geschäftsnutzung ansetzt, ist nur zulässig, wenn die Unterlagen zeigen, dass jeder Kilometer gefahren wurde, um Geschäftseinkünfte zu erzielen.

Die steuerlichen Regeln legen die Beweislast auf den Abzug, nicht auf einen Prozentsatz. Eine Betriebsausgabe muss gemacht oder entstanden sein, um Einkünfte zu erzielen, und private oder Lebenshaltungskosten sind nicht abziehbar (Abschnitt 18). Nur der angemessene Teil einer Ausgabe zählt (Abschnitt 67). Die CRA akzeptiert das Ergebnis einer Stichprobe, sofern keine anderen Belege widersprechen; entscheidend sind also widersprechende Belege.

Prüfen Sie den Abzug am Kilometerstand. Die Kilometer im Fahrtenbuch müssen die Gesamtkilometer des Zeitraums laut Kilometerzähler ergeben. Jede Lücke sind Privatfahrten, etwa Besorgungen, Wochenenden oder Familiennutzung, oder Geschäftsfahrten, die im Fahrtenbuch fehlen. Wer alles als geschäftlich ansetzt, lässt keine Lücke, also muss jeder Kilometer im Fahrtenbuch stehen.

Eine Lücke kann auch von der Fahrt zwischen Wohnung und einem festen Geschäftssitz kommen. Die Seiten der CRA für Selbstständige äußern sich zu Fahrten von und nach Hause nur für Landwirte und Fischer: Die Fahrt vom Hof nach Hause ist keine Geschäftsfahrt, wenn Sie nicht auf dem Hof gewohnt haben, und die Fahrt zum Fischerboot zählt, wenn Ihr Zuhause Ihr Hauptgeschäftssitz ist (CRA: Kraftfahrzeugkosten). Beim Firmenwagen eines Arbeitnehmers behandelt die CRA Fahrten zwischen Wohnung und festem Arbeitsplatz im Allgemeinen als privat (CRA: vom Arbeitgeber gestelltes Fahrzeug). Beide weisen in dieselbe Richtung: Die Fahrt von der Wohnung zu einem getrennten festen Arbeitsplatz ist im Allgemeinen privat und zählt nur, wenn Ihre Wohnung Ihr Hauptgeschäftssitz ist. Erfassen Sie sie getrennt und lassen Sie sie prüfen, bevor Sie sie als geschäftlich ansetzen; siehe ein Auto über das Unternehmen kaufen.

Die CRA veröffentlicht keine Liste von Prüfungsauslösern. Sie sagt, ihre Systeme zur Risikobewertung kennzeichnen Steuererklärungen mit hohem Risiko der Nichteinhaltung, und ein Prüfer entscheidet dann, ob eine Prüfung nötig ist (CRA: Betriebsprüfungen); siehe was eine Prüfung durch die CRA auslöst.

Was gilt, wenn mir das Auto nicht gehört: geleast, gemeinsam besessen, vom Ehepartner oder geliehen?

Für ein geleastes oder gemeinsam besessenes Fahrzeug gibt es Regeln auf den Seiten der CRA. Für das Fahrzeug eines Ehepartners oder ein geliehenes nicht.

Zur letzten Zeile: Der Income Tax Act erlaubt einen Abzug nur für eine Ausgabe, die der Steuerpflichtige getätigt hat oder die bei ihm entstanden ist, um Geschäftseinkünfte zu erzielen. Er erlaubt die steuerliche Abschreibung auf die eigenen Anschaffungskosten des Steuerpflichtigen und Zinsen auf seine eigene rechtliche Zahlungspflicht (Abschnitt 20); diese beiden folgen also der Person, der das Auto gehört, und der Person, die dafür geliehen hat. Ob Kraftstoff oder Reparaturen, die Sie für das Auto eines anderen zahlen, diesen Test erfüllen, hängt von den Umständen ab: wem das Auto gehört, wer die übrigen Kosten trägt, wer es fährt und wie es genutzt wird. Führen Sie Fahrtenbuch und Belege; diese Umstände klären Sie am besten vor dem Abzug mit einem Fachmann.

Warum ist mein Fahrtenbuch wichtig, wenn meine Kapitalgesellschaft das Auto besitzt?

Eine Kapitalgesellschaft, der ein Fahrzeug gehört, das Sie auch privat fahren, sollte Geschäfts- und Privatkilometer aufzeichnen. Denn die Möglichkeit, das Auto privat zu nutzen, ist für Sie im Allgemeinen ein steuerpflichtiger Vorteil; das Fahrtenbuch misst die Privatkilometer und entscheidet, ob der Vorteil verringert werden kann. Die Seite der CRA zum Firmenwagen sagt, dass ein Arbeitnehmer, der ein Fahrzeug seines Arbeitgebers nutzen darf, ein Fahrtenbuch mit Geschäfts- und Privatkilometern führen und dem Arbeitgeber eine Kopie geben muss, und dass dieselben Regeln für einen Aktionär oder eine ihm nahestehende Person gelten können (CRA: vom Arbeitgeber gestelltes Fahrzeug).

• Die ermäßigte Standby Charge (Pauschale für die Bereitstellung des Fahrzeugs) setzt unter anderem voraus, dass mehr als 50 % der Fahrstrecke dienstlich gefahren werden, und das Fahrtenbuch zeigt das.
• Die optionale Betriebskostenmethode gilt, wenn der Arbeitnehmer das Auto überwiegend dienstlich nutzt und der Kapitalgesellschaft vor Jahresende schriftlich mitteilt, dass er diese Methode anwenden wird (CRA: vom Arbeitgeber gestelltes Fahrzeug). Das Fahrtenbuch zeigt die dienstliche Nutzung.
• Kein Nachweis: Die Kapitalgesellschaft muss die Aufteilung zwischen Geschäfts- und Privatnutzung trotzdem nachvollziehbar belegen können (CRA: vom Arbeitgeber gestelltes Fahrzeug).
• Zahlt die Kapitalgesellschaft stattdessen eine Kilometerpauschale für Ihr eigenes Auto: Ohne Nachweis über Geschäftskilometer ist die Pauschale oder Erstattung im Allgemeinen steuerpflichtig (CRA: Fahrzeugpauschalen).

Die Seite der CRA zu Aufzeichnungen über Kraftfahrzeuge gehört zu Einzelunternehmen und Personengesellschaften, und die Seiten der CRA enthalten keine eigene Fahrtenbuchregel für den Abzug einer Kapitalgesellschaft. Abschnitt 230 verlangt aber von jedem, der ein Geschäft betreibt, Aufzeichnungen zu führen, aus denen sich die Steuer bestimmen lässt. Wem das Auto gehören sollte und wie der Vorteil und die ermäßigte Standby Charge berechnet werden, lesen Sie unter ein Auto über das Unternehmen kaufen.

Wie lange bewahre ich Fahrtenbuch und Belege auf?

Bewahren Sie Fahrtenbücher, Stichprobenprotokolle und Belege sechs Jahre ab Ende des letzten Steuerjahres auf, auf das sie sich beziehen, und das Fahrtenbuch des Basisjahres sechs Jahre ab Ende des Steuerjahres, in dem es zuletzt zur Festlegung der geschäftlichen Nutzung diente. Jede spätere Stichprobe beruht auf dem Basisjahr; dieses Fahrtenbuch kann das Jahr, in dem es geführt wurde, also lange überdauern.

Verspätete Einreichung und ein offener Einspruch oder eine Berufung vor dem Tax Court ändern die Frist: Bei einer nicht fristgerecht eingereichten Steuererklärung laufen die sechs Jahre ab dem Tag der Einreichung; bei einem offenen Einspruch oder einer Berufung bleiben die Unterlagen bestehen, bis die Berufungsfrist abgelaufen oder die Berufung beendet ist. Elektronische Aufzeichnungen müssen für denselben Zeitraum in einem lesbaren elektronischen Format erhalten bleiben (Abschnitt 230; CRA: Aufzeichnungen zu Kraftfahrzeugen). Zu anderen Unterlagen siehe wie lange Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in kanadischen Dollar.

Auftragnehmer in Ontario: Basisjahr, eine Stichprobe, dann eine Abweichung

Ein Auftragnehmer führt in Jahr 1 jede Fahrt auf. Die geschäftliche Nutzung je Quartal beträgt 52 %, 46 %, 39 % und 67 %. Das Beispiel der CRA ergibt für das Jahr 49 %; das ist nicht der einfache Durchschnitt der Quartale (51 %), die Quartale müssen also unterschiedlich viele Kilometer enthalten. April bis Juni lag bei 46 %. Die laufenden Kosten betragen jedes Jahr C$8.000.

Die Jahre 1 und 2 folgen dem eigenen Rechenbeispiel der CRA, in dem der Rahmen 10 Prozentpunkte nach beiden Seiten um 49 % beträgt. In Jahr 3 passt das Basisjahr nicht mehr; für die übrigen neun Monate braucht es also einen tatsächlichen Fahrtennachweis oder andere Aufzeichnungen, die die CRA nicht definiert, und die CRA empfiehlt, ein neues Fahrtenbuch über 12 Monate zu erwägen.

Eigentümer-Geschäftsführer in Alberta und der SUV der Kapitalgesellschaft

Einer Kapitalgesellschaft gehört ein SUV, den ihr Eigentümer zu Kunden und an Wochenenden mit der Familie fährt. Es wurde kein Fahrtenbuch geführt. Die Kapitalgesellschaft muss die Aufteilung zwischen Geschäfts- und Privatnutzung trotzdem belegen können und hat ohne Fahrtenbuch nur die sonstigen vorhandenen Unterlagen. Die Frage ist dann ein steuerpflichtiger Vorteil für den Eigentümer, nicht nur der Fahrzeugabzug der Kapitalgesellschaft, und die ermäßigte Standby Charge, die mehr als 50 % Geschäftsfahrten voraussetzt, steht in Frage.

Designerin in BC mit dem Auto ihres Ehepartners

Eine selbstständige Designerin besucht Kunden im Auto ihres Ehepartners und zahlt den Kraftstoff. Die Seiten der CRA behandeln geleaste und gemeinsam besessene Fahrzeuge, nicht diesen Fall. Sie kann ein Fahrtenbuch, Kilometerstände und Tankbelege führen, aber ob und wie viel sie abziehen kann, hängt davon ab, wem das Auto gehört, wer die übrigen Kosten trägt und wie es genutzt wird. Diese Umstände klärt sie am besten vor der Einreichung mit einem Fachmann.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihr Fahrzeugabzug ist hoch, frühere Jahre haben kein Fahrtenbuch, das Auto gehört dem Ehepartner oder ist geliehen, oder Ihre Kapitalgesellschaft bezahlt ein Auto, das Sie auch privat fahren: Welchen Prozentsatz geschäftlicher Nutzung Sie belegen können, ob ein volles Basisjahr nötig ist und wie die Abzüge früherer Jahre stehen, entscheiden Sie anhand der vorhandenen Unterlagen. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung für Fahrtenbuch, Belege und Bücher.
• Die CRA verlangt ein Fahrtenbuch, das es nicht gibt: siehe was Sie tun, wenn Sie nie ein Fahrtenbuch geführt haben und Überprüfungen und Prüfungen durch die CRA. Sind die Unterlagen hinter einer Antwort schwach, holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, bevor Sie sie abschicken.
• Wem das Auto gehören sollte, oder Ihre Kapitalgesellschaft zahlt eine Kilometerpauschale: siehe ein Auto über das Unternehmen kaufen.
• Eine Prüfung hat private Nutzung des Fahrzeugs einer Kapitalgesellschaft festgestellt: siehe Vorteile für Aktionäre, die in einer Prüfung festgestellt wurden.
• Sie fahren für eine Mitfahr- oder Lieferplattform: siehe Ausgaben von Fahrern für Mitfahr- und Lieferdienste.
• Sie haben das Auto mit einem Darlehen gekauft oder ein privates Auto in das Unternehmen eingebracht: siehe Fahrzeugkauf und Darlehen verbuchen und steuerliche Abschreibung (CCA).
• Das Auto ist elektrisch: siehe ein Elektrofahrzeug abschreiben.
• Belege fehlen oder sind schwach: siehe Beleganforderungen der CRA und Ausgaben ohne Belege.
• Sie leben in Québec: Sie reichen auch eine Steuererklärung in Québec ein, und Revenu Québec (Steuerbehörde der Provinz Québec) legt die Regeln und Werte für Québec fest. Dieser Ratgeber behandelt nur die bundesweiten Regeln.