Registre de kilométrage : année complète ou trois mois

Que doit montrer le registre de véhicule de l'ARC?

Un registre de véhicule de l'ARC (un registre de kilométrage) énumère chaque déplacement d'affaires avec sa date, sa destination, son but et ses kilomètres, et consigne la lecture de l'odomètre au début et à la fin de l'exercice. L'ARC considère un registre exact des déplacements d'affaires tenu pendant toute l'année comme la meilleure preuve de l'utilisation pour l'entreprise (ARC : dépenses relatives aux véhicules à moteur). Les frais de véhicule ne sont déductibles que s'ils sont raisonnables et que vous avez les reçus (ARC : dossiers sur les véhicules à moteur).

Après une année complète de registre, les années suivantes peuvent utiliser un échantillon de trois mois (voir plus bas). Sans registre, la demande repose sur les autres documents qui existent; si l'ARC vous en demande déjà un, voir que faire si vous n'avez jamais tenu de registre de kilométrage.

Une demande n'est pas simple lorsque le véhicule est loué, détenu conjointement, appartient à un conjoint ou à une société, lorsque la famille le conduit aussi, lorsqu'une partie des déplacements se fait entre la maison et un lieu de travail habituel, ou lorsque des années antérieures ont été demandées sans registre. Chaque cas est traité plus bas. Rassemblez les lectures de l'odomètre, le registre des déplacements et les reçus de carburant, d'assurance, de location et de réparations avant de commencer.

Dois-je consigner chaque déplacement pendant toute l'année?

Pas chaque année, mais la première année exige le registre complet. L'ARC permet à une entreprise de tenir un registre complet pendant une année entière afin d'établir une année de référence de l'utilisation d'un véhicule pour l'entreprise (ARC : dossiers sur les véhicules à moteur). Ce n'est qu'après cette année qu'un échantillon de trois mois peut remplacer le registre complet.

L'ARC rattache l'année de référence à l'utilisation normale du véhicule lui-même et demande un registre distinct pour chaque véhicule; un véhicule acheté plus tard n'a donc pas d'année de référence propre. L'année de référence est une période de 12 mois; la page de l'ARC ne dit pas qu'elle doit correspondre à l'exercice.

Comment fonctionne l'échantillon de trois mois, et dans quelle fourchette doit-il rester?

Après une année de référence, tenez un registre complet pendant trois mois, puis ajustez l'utilisation annuelle pour l'entreprise de l'année de référence selon l'écart entre ces mois et les mêmes mois de l'année de référence. Le résultat est accepté s'il reste à 10 % près du chiffre annuel de l'année de référence et qu'aucune autre preuve ne le contredit (ARC : dossiers sur les véhicules à moteur).

La formule de l'ARC :

(utilisation pour l'entreprise durant les mois de l'échantillon ÷ utilisation pour l'entreprise durant les mêmes mois de l'année de référence) × utilisation pour l'entreprise de toute l'année de référence = utilisation annuelle calculée pour l'entreprise

1. Consignez chaque déplacement d'affaires des trois mois de l'échantillon, ainsi que le total des kilomètres parcourus durant ces mois (les lectures de l'odomètre au début et à la fin le donnent), afin de calculer la part d'entreprise.
2. Relevez dans le registre de l'année de référence la part d'entreprise des trois mêmes mois.
3. Appliquez la formule pour obtenir l'utilisation annuelle calculée pour l'entreprise.
4. Comparez-la avec le chiffre annuel de l'année de référence. Si elle est dans la fourchette, demandez le chiffre calculé pour l'année.
5. Vérifiez que l'année de référence reflète encore l'utilisation normale du véhicule. L'ARC dit que l'entreprise doit pouvoir le démontrer.

L'ARC ne définit pas ce que signifie « à 10 % près ». Son propre exemple, repris dans l'exemple plus bas, l'applique comme des points de pourcentage ajoutés au chiffre annuel de l'année de référence ou retranchés de celui-ci, et non comme un dixième de ce chiffre. La page ne dit pas non plus si les trois mois doivent être consécutifs ni quels mois choisir; son exemple utilise avril à juin.

Quand dois-je recommencer avec un nouveau registre d'une année complète?

L'ARC suggère d'envisager une nouvelle année de référence de 12 mois lorsque l'utilisation annuelle calculée sort de la fourchette permise. L'année de référence n'est alors plus un guide fiable pour cette année ultérieure, et l'échantillon n'appuie que les trois mois qu'il couvre. L'ARC dit que le reste de cette année exige un registre réel des déplacements « ou d'autres registres », sans jamais définir ce second terme; rien sur sa page ne promet donc que quoi que ce soit de moins qu'un registre sera accepté (ARC : dossiers sur les véhicules à moteur).

L'ARC exige aussi que l'entreprise démontre que l'année de référence reflète encore l'utilisation normale, ce que remettraient en doute un nouveau territoire de travail ou un second véhicule qui prend la relève des déplacements. Sa page ne dit pas ce qui arrive à un véhicule de remplacement; un nouveau véhicule n'a pas d'année de référence propre.

Comment les kilomètres d'affaires deviennent-ils la déduction pour l'essence, l'assurance, les réparations, la location, les intérêts et la DPA?

La part d'entreprise est le rapport kilomètres d'affaires ÷ total des kilomètres, appliqué aux frais de véhicule de l'année. La déduction pour amortissement (DPA) se répartit de la même façon (ARC : utilisation personnelle d'un bien). Un travailleur autonome part des coûts réels et de cette part; les taux d'allocation au kilomètre se trouvent dans acheter une auto par l'entremise de votre entreprise.

Les coûts figurent dans la liste des dépenses de véhicule déductibles de l'ARC. Les plafonds viennent de l'article 67.2, de l'article 67.3 et de l'article 7307 du Règlement, et les montants courants figurent dans le communiqué du ministère des Finances. L'exemple de l'ARC applique d'abord le plafond des intérêts, puis la part d'entreprise. Sur le T2125, le tableau A demande vos kilomètres d'affaires et vos kilomètres totaux, et son total va à la ligne 9281 de la partie 4; la DPA va à la ligne 9936 de la partie 4 (formulaire T2125; guide T4002).

Le coût en capital d'une voiture de tourisme est aussi plafonné pour la DPA; le plafond et le fonctionnement de la DPA pour une auto sont expliqués dans la déduction pour amortissement, et une auto électrique a sa propre limite dans amortir un véhicule électrique. Les plafonds visent une voiture de tourisme, généralement un véhicule qui compte un conducteur et au plus huit passagers (ARC : type de véhicule). Qu'une fourgonnette ou une camionnette en soit une dépend de la part de son utilisation qui a servi à transporter des marchandises, du matériel ou des passagers pour gagner un revenu. Votre registre le démontre; les critères se trouvent dans acheter une auto par l'entremise de votre entreprise.

Si vous êtes inscrit à la TPS/TVH, la taxe sur les frais de véhicule fait l'objet d'une demande distincte; voir produire la TPS/TVH et demander les crédits de taxe sur les intrants.

Ai-je besoin des reçus d'essence en plus du registre de kilométrage?

Oui, des deux. Le registre montre la part d'entreprise; les reçus montrent ce que le véhicule a coûté. L'ARC n'admet les frais de véhicule que s'ils sont raisonnables et appuyés par des reçus (ARC : dépenses relatives aux véhicules à moteur). Un registre par échantillon fixe le pourcentage, mais les coûts auxquels il s'applique exigent quand même des reçus pour toute l'année. Pour savoir ce qu'un reçu doit montrer, voir les exigences de l'ARC sur les reçus.

Déduire la totalité du véhicule comme dépense d'entreprise éveille-t-il les soupçons?

Les pages de l'ARC sur les véhicules ne nomment aucun pourcentage d'utilisation pour l'entreprise qui éveillerait les soupçons. Une demande selon laquelle chaque kilomètre est d'affaires n'est permise que si les registres montrent que chaque kilomètre a été parcouru pour gagner un revenu d'entreprise.

Les règles fiscales font porter le fardeau sur la demande, non sur un pourcentage. Une dépense d'entreprise doit être engagée ou effectuée en vue de gagner un revenu, et les dépenses personnelles ou de subsistance ne sont pas déductibles (article 18). Seule la partie raisonnable d'une dépense compte (article 67). L'ARC accepte le résultat d'un échantillon à moins qu'une autre preuve le contredise; c'est donc la preuve contraire qui compte.

Mettez la demande à l'épreuve de l'odomètre. Les kilomètres du registre des déplacements doivent égaler le total de l'odomètre pour la période. Tout écart représente soit des déplacements personnels, comme des courses, des fins de semaine ou l'usage familial, soit des déplacements d'affaires absents du registre. Une demande d'utilisation exclusivement pour l'entreprise ne laisse aucun écart : chaque kilomètre doit donc figurer au registre.

Un écart peut aussi venir du trajet entre la maison et un établissement d'affaires habituel. Les pages de l'ARC sur les véhicules des travailleurs autonomes ne traitent des déplacements depuis la maison que pour les agriculteurs et les pêcheurs : le trajet de la ferme à la maison n'est pas un déplacement d'affaires si vous ne viviez pas sur la ferme, et le trajet vers le bateau de pêche compte si la maison est votre principal établissement d'affaires (ARC : dépenses relatives aux véhicules à moteur). Pour l'auto de société d'un employé, l'ARC considère généralement le trajet entre la maison et un lieu de travail habituel comme personnel (ARC : automobile fournie par l'employeur). Les deux vont dans le même sens : le trajet de la maison vers un lieu de travail habituel distinct est généralement personnel, et ne compte que si la maison est votre principal établissement d'affaires. Consignez-le à part et faites-le examiner avant de l'inclure comme déplacement d'affaires; voir acheter une auto par l'entremise de votre entreprise.

L'ARC ne publie aucune liste des éléments qui déclenchent une vérification. Elle dit que ses systèmes d'évaluation des risques repèrent les déclarations à risque élevé de non-conformité, puis qu'un agent décide si une vérification est nécessaire (ARC : vérifications d'entreprises); voir ce qui déclenche une vérification de l'ARC.

Et si je ne suis pas propriétaire de l'auto : louée, détenue conjointement, appartenant à un conjoint ou empruntée?

Un véhicule loué ou détenu conjointement fait l'objet de règles sur les pages de l'ARC. Celui d'un conjoint ou emprunté, non.

Pour la dernière ligne, la Loi de l'impôt sur le revenu n'accorde de déduction que pour une dépense que le contribuable a engagée ou effectuée en vue de gagner un revenu d'entreprise. Elle permet la déduction pour amortissement sur le coût en capital du contribuable lui-même et les intérêts sur sa propre obligation légale de payer (article 20); ces deux éléments suivent donc la personne qui est propriétaire de l'auto et celle qui a emprunté pour l'acheter. Savoir si le carburant ou les réparations que vous payez pour l'auto d'une autre personne satisfont à ce critère dépend des faits : qui est propriétaire de l'auto, qui paie ses autres coûts, qui la conduit et comment elle est utilisée. Conservez le registre et les reçus; ces faits valent la peine d'être réglés avec un professionnel avant de présenter la demande.

Si ma société est propriétaire de l'auto, pourquoi mon registre compte-t-il?

Une société propriétaire d'un véhicule que vous conduisez aussi à titre personnel devrait tenir un registre des kilomètres d'affaires et des kilomètres personnels, car la disponibilité de l'auto pour un usage personnel constitue généralement un avantage imposable pour vous, et le registre mesure les kilomètres personnels et détermine si l'avantage peut être réduit. La page de l'ARC sur l'automobile de l'employeur dit qu'un employé qui a l'usage d'un véhicule appartenant à l'employeur doit tenir un registre des déplacements indiquant les kilomètres d'affaires et personnels et en remettre une copie à l'employeur, et que les mêmes règles peuvent s'appliquer à un actionnaire ou à une personne qui lui est liée (ARC : automobile fournie par l'employeur).

• Les frais de disponibilité réduits exigent, entre autres conditions, que plus de 50 % de la distance parcourue serve au travail, et le registre est le moyen de le démontrer.
• La méthode optionnelle des frais de fonctionnement s'applique lorsque l'employé utilise l'auto principalement pour le travail et avise la société par écrit, au plus tard à la fin de l'année, que cette méthode sera utilisée (ARC : automobile fournie par l'employeur). Le registre montre l'utilisation pour le travail.
• Aucun registre : la société doit quand même pouvoir justifier raisonnablement la répartition entre l'utilisation d'affaires et personnelle (ARC : automobile fournie par l'employeur).
• Si la société verse plutôt une allocation au kilomètre pour votre propre auto : sans registre des kilomètres d'affaires, l'allocation ou le remboursement est généralement imposable (ARC : allocations pour automobile).

La page de l'ARC sur les dossiers de véhicule à moteur relève de la rubrique des entreprises individuelles et des sociétés de personnes, et les pages de l'ARC ne donnent aucune règle distincte de registre pour la déduction propre à une société; toutefois, l'article 230 oblige toute personne qui exploite une entreprise à tenir des registres permettant de déterminer l'impôt. Pour savoir qui devrait être propriétaire de l'auto et comment l'avantage et les frais de disponibilité réduits sont calculés, voir acheter une auto par l'entremise de votre entreprise.

Combien de temps dois-je conserver le registre et les reçus?

Conservez les registres de déplacements, les registres par échantillon et les reçus six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent, et le registre de l'année de référence six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition où il a servi à établir l'utilisation pour l'entreprise. Chaque échantillon ultérieur repose sur l'année de référence; ce registre peut donc survivre très longtemps à l'année où il a été tenu.

La production tardive et une opposition ou un appel en cours devant la Cour canadienne de l'impôt changent le calcul : pour une déclaration non produite à temps, les six ans courent à partir du jour de la production; en cas d'opposition ou d'appel en cours, les registres sont conservés jusqu'à l'expiration du délai d'appel ou la fin de l'appel. Les registres électroniques doivent demeurer dans un format électronique lisible pendant la même période (article 230; ARC : dossiers sur les véhicules à moteur). Pour les autres registres, voir combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; tous les montants sont en dollars canadiens.

Entrepreneur ontarien : année de référence, échantillon, puis écart

Un entrepreneur consigne chaque déplacement durant l'année 1. L'utilisation pour l'entreprise par trimestre est de 52 %, 46 %, 39 % et 67 %. L'exemple de l'ARC donne 49 % pour l'année; ce n'est pas la simple moyenne des trimestres (51 %), de sorte que les trimestres doivent compter des kilomètres différents. Avril à juin était à 46 %. Les frais d'exploitation sont de 8 000 $ CA chaque année.

Les années 1 et 2 suivent l'exemple de l'ARC, où la fourchette est de 10 points de pourcentage de part et d'autre de 49 %. À l'année 3, l'année de référence ne convient plus; les neuf autres mois exigent donc un registre réel des déplacements ou d'autres registres que l'ARC ne définit pas, et l'ARC suggère d'envisager un nouveau registre de 12 mois.

Propriétaire-dirigeant albertain et VUS de la société

Une société possède un VUS que son propriétaire conduit chez ses clients et les fins de semaine en famille. Aucun registre n'a été tenu. La société doit quand même pouvoir justifier la répartition entre l'utilisation d'affaires et personnelle, et sans registre, elle n'a que les autres documents qui existent. La question devient alors celle d'un avantage imposable pour le propriétaire, et pas seulement de la déduction de la société pour le véhicule; les frais de disponibilité réduits, qui exigent plus de 50 % de déplacements d'affaires, sont en doute.

Graphiste de la Colombie-Britannique qui utilise l'auto de son conjoint

Une graphiste travailleuse autonome rend visite à des clients dans l'auto de son conjoint et paie le carburant. Les pages de l'ARC traitent des véhicules loués et détenus conjointement, non de ce cas. Elle peut tenir un registre des déplacements, noter les lectures de l'odomètre et garder les reçus de carburant, mais la possibilité et le montant d'une déduction dépendent de qui est propriétaire de l'auto, de qui paie ses autres coûts et de la façon dont elle est utilisée. Ces faits valent la peine d'être réglés avec un professionnel avant qu'elle produise sa déclaration.

Votre situation est différente?

• Votre demande pour le véhicule est importante, les années antérieures n'ont pas de registre, l'auto appartient à un conjoint ou est empruntée, ou votre société paie une auto que vous conduisez aussi à titre personnel : le pourcentage d'utilisation pour l'entreprise que vous pouvez appuyer, la nécessité d'une année de référence complète et le sort des demandes des années antérieures sont des décisions à régler avec les registres en main. Obtenez de l'aide en tenue de livres pour le registre, les reçus et les livres.
• L'ARC demande un registre qui n'existe pas : voir que faire si vous n'avez jamais tenu de registre de kilométrage et examens et vérifications de l'ARC. Si les registres qui appuient une réponse sont faibles, obtenez de l'aide en tenue de livres avant de l'envoyer.
• Qui devrait être propriétaire de l'auto, ou votre société verse une allocation au kilomètre : voir acheter une auto par l'entremise de votre entreprise.
• Une vérification a révélé une utilisation personnelle du véhicule d'une société : voir avantages aux actionnaires relevés lors d'une vérification.
• Vous conduisez pour une plateforme de covoiturage ou de livraison : voir dépenses des chauffeurs de covoiturage et de livraison.
• Vous avez acheté l'auto avec un prêt ou transféré une auto personnelle dans l'entreprise : voir comptabiliser l'achat d'un véhicule et le prêt et la déduction pour amortissement.
• L'auto est électrique : voir amortir un véhicule électrique.
• Des reçus manquent ou sont faibles : voir les exigences de l'ARC sur les reçus et dépenses sans reçus.
• Vous habitez au Québec : vous produisez aussi une déclaration du Québec, et Revenu Québec, l'agence fiscale du Québec, fixe les règles et les chiffres du Québec. Cette page ne traite que des règles fédérales.