יומן רכב ל-⁠CRA: שנה מלאה או מדגם של שלושה חודשים

מה חייב להופיע ביומן רכב של CRA?

יומן רכב של CRA (יומן קילומטרז׳) מפרט כל נסיעה עסקית עם התאריך, היעד, המטרה והקילומטרים שלה, ורושם את קריאת מד הקילומטרים בתחילת תקופת הכספים ובסופה. CRA רואה ביומן מדויק של נסיעות עסקיות לאורך כל השנה את הראיה החזקה ביותר לשימוש עסקי (CRA: הוצאות רכב מנועי). עלויות רכב מותרות בניכוי רק כשהן סבירות ויש לכם קבלות עליהן (CRA: רישומי רכב מנועי).

אחרי שנה אחת של רישום מלא, בשנים הבאות אפשר להשתמש במדגם של שלושה חודשים (ראו בהמשך). בלי יומן, התביעה נשענת על כל רישום אחר שקיים; אם CRA כבר מבקשת יומן, ראו מה עושים כשמעולם לא ניהלתם יומן רכב.

התביעה אינה פשוטה כשהרכב חכור, בבעלות משותפת, שייך לבן או לבת זוג או לחברה, כשבני משפחה נוהגים בו גם הם, כשחלק מהנסיעות הן בין הבית למקום עבודה קבוע, או כשבשנים קודמות נתבע ניכוי בלי יומן. כל מקרה כזה מוסבר בהמשך. לפני שמתחילים, אספו את קריאות מד הקילומטרים, את יומן הנסיעות ואת הקבלות על דלק, ביטוח, חכירה ותיקונים.

האם אני חייב לרשום כל נסיעה בכל השנה?

לא בכל שנה, אבל בשנה הראשונה צריך יומן מלא. CRA מאפשרת לעסק לנהל יומן מלא במשך שנה שלמה אחת כדי לקבוע שנת בסיס של שימוש עסקי ברכב (CRA: רישומי רכב מנועי). רק אחרי השנה הזו מדגם של שלושה חודשים יכול לבוא במקום היומן המלא.

CRA קושרת את שנת הבסיס לשימוש הרגיל ברכב עצמו ומבקשת רישום נפרד לכל רכב, ולכן לרכב שנקנה מאוחר יותר אין שנת בסיס משלו. שנת הבסיס היא תקופה של 12 חודשים; בעמוד של CRA לא כתוב שהיא חייבת להתאים לשנת הכספים.

איך עובד מדגם של שלושה חודשים, ובאיזה טווח הוא חייב להישאר?

אחרי שנת בסיס, נהלו יומן מלא במשך שלושה חודשים, ואז התאימו את השימוש העסקי השנתי של שנת הבסיס לפי היחס בין החודשים האלה לאותם חודשים בשנת הבסיס. התוצאה מתקבלת אם היא נשארת בטווח של ⁦10%⁩ מהמספר השנתי של שנת הבסיס ואין ראיה אחרת שסותרת אותה (CRA: רישומי רכב מנועי).

הנוסחה של CRA:

(שימוש עסקי בחודשי המדגם ÷ שימוש עסקי באותם חודשים בשנת הבסיס) × שימוש עסקי בכל שנת הבסיס = שימוש עסקי שנתי מחושב

1. רשמו כל נסיעה עסקית בשלושת חודשי המדגם, ואת סך הקילומטרים שנסעתם בהם (קריאות מד הקילומטרים בתחילה ובסוף נותנות את הסך), כדי לחשב את החלק העסקי.
2. קראו מיומן שנת הבסיס את החלק העסקי באותם שלושה חודשים.
3. הציבו בנוסחה כדי לקבל את השימוש העסקי השנתי המחושב.
4. השוו אותו למספר השנתי של שנת הבסיס. אם הוא בתוך הטווח, תבעו את המספר המחושב לשנה.
5. ודאו ששנת הבסיס עדיין משקפת את השימוש הרגיל ברכב. CRA קובעת שהעסק צריך להיות מסוגל להראות זאת.

CRA לא מגדירה מה פירוש “בטווח של” ⁦10%⁩. הדוגמה המחושבת שלה, שמובאת בהמשך בסעיף הדוגמה, מתייחסת לכך כאל נקודות אחוז שמוסיפים למספר השנתי של שנת הבסיס או מחסירים ממנו, ולא כעשירית מהמספר הזה. העמוד גם לא קובע אם שלושת החודשים חייבים להיות רצופים או אילו חודשים לבחור; בדוגמה שלה משתמשים באפריל עד יוני.

מתי צריך להתחיל מחדש עם יומן חדש לשנה מלאה?

CRA ממליצה לשקול שנת בסיס חדשה של 12 חודשים כשהשימוש השנתי המחושב יוצא מחוץ לטווח המותר. אז שנת הבסיס אינה מדריך אמין לאותה שנה מאוחרת יותר, והמדגם תומך רק בשלושת החודשים שהוא מכסה. CRA קובעת שליתרת אותה שנה נדרש רישום בפועל של הנסיעות “או רישומים חלופיים” (alternative records), ואינה מגדירה את המונח השני, ולכן שום דבר בעמוד שלה לא מבטיח שמשהו פחות מיומן יתקבל (CRA: רישומי רכב מנועי).

CRA גם דורשת מהעסק להראות ששנת הבסיס עדיין משקפת שימוש רגיל, מה שטריטוריית עבודה חדשה או רכב שני שמשתלט על הנסיעות היו מעמידים בספק. בעמוד שלה לא כתוב מה קורה לרכב חלופי; לרכב חדש אין שנת בסיס משלו.

איך הקילומטרים העסקיים הופכים לניכוי על דלק, ביטוח, תיקונים, חכירה, ריבית ו-⁠CCA?

החלק העסקי הוא קילומטרים עסקיים ÷ סך הקילומטרים, והוא מוחל על עלויות הרכב של השנה. ניכוי פחת קנדי (CCA) מתחלק באותו אופן (CRA: שימוש אישי בנכס). עצמאי מחשב לפי העלויות בפועל ולפי החלק הזה; שיעורי תשלום לפי קילומטר נמצאים בקניית מכונית דרך העסק.

העלויות מופיעות ברשימת ההוצאות המותרות בניכוי לרכב של CRA. התקרות נובעות מסעיף 67.2, מסעיף 67.3 ומתקנה 7307, והסכומים העדכניים נמצאים בהודעה של משרד האוצר. בדוגמה של CRA מפעילים קודם את תקרת הריבית ואחריה את החלק העסקי. ב-⁠⁦T2125⁩, טבלה A מבקשת את הקילומטרים העסקיים ואת סך הקילומטרים, והסך שלה נכנס בשורה 9281 בחלק 4; ה-⁠CCA נכנס בשורה 9936 בחלק 4 (טופס ⁦T2125⁩; מדריך ⁦T4002⁩).

גם עלות ההון של רכב נוסעים מוגבלת לצורכי CCA; התקרה ואופן פעולת ה-⁠CCA על מכונית מוסברים בניכוי פחת קנדי, ולמכונית חשמלית יש מגבלה משלה בניכוי של רכב חשמלי. התקרות חלות על רכב נוסעים, בדרך כלל רכב שמושיב נהג ולא יותר משמונה נוסעים (CRA: סוג הרכב). אם ואן או טנדר נחשבים כאלה תלוי בכמה מהשימוש בהם נשא סחורה, ציוד או נוסעים כדי להפיק הכנסה. היומן שלכם הוא מה שמראה זאת; המבחנים נמצאים בקניית מכונית דרך העסק.

אם אתם רשומים ל-⁠⁦GST/HST⁩, המס על עלויות הרכב הוא תביעה נפרדת; ראו הגשת ⁦GST/HST⁩ וזיכויי מס תשומות.

האם צריך קבלות על דלק בנוסף ליומן קילומטרז׳?

כן, את שניהם. היומן מראה את החלק העסקי; הקבלות מראות כמה עלה הרכב. CRA מתירה עלויות רכב רק כשהן סבירות ומגובות בקבלות (CRA: הוצאות רכב מנועי). יומן מדגם קובע את האחוז, אבל העלויות שהוא מוחל עליהן עדיין דורשות קבלות לכל השנה. מה חייבת להראות קבלה, ראו דרישות הקבלות של CRA.

האם ניכוי של כל הרכב כהוצאה עסקית מדליק נורה אדומה?

בעמודי הרכב של CRA לא מצוין אחוז שימוש עסקי שמדליק נורה אדומה. תביעה שכל קילומטר בה הוא שימוש עסקי מותרת רק אם הרישומים מראים שכל קילומטר נסע כדי להפיק הכנסה עסקית.

כללי המס מטילים את נטל ההוכחה על התביעה, לא על אחוז. הוצאה עסקית חייבת להיעשות או להיגרם כדי להפיק הכנסה, והוצאות אישיות או הוצאות מחיה אינן מותרות בניכוי (סעיף 18). רק החלק הסביר מההוצאה נחשב (סעיף 67). CRA מקבלת תוצאת מדגם אלא אם ראיה אחרת סותרת אותה, ולכן הראיה הסותרת היא העיקר.

בדקו את התביעה מול מד הקילומטרים. הקילומטרים ביומן הנסיעות חייבים להסתכם בסך שמד הקילומטרים מראה לתקופה. כל פער הוא נסיעה פרטית, כמו סידורים, סופי שבוע או שימוש משפחתי, או נסיעה עסקית שחסרה ביומן. תביעה שכולה עסקית לא משאירה פער, ולכן כל קילומטר חייב להופיע ביומן.

פער יכול לנבוע גם מהנסיעה בין הבית למקום עסק קבוע. בעמודי CRA על רכב של עצמאים מוזכרת נסיעה מהבית רק אצל חקלאים ודייגים: הנסיעה מהחווה הביתה אינה נסיעה עסקית אם לא גרתם בחווה, והנסיעה לסירת הדיג נחשבת אם הבית הוא מקום העסק הראשי שלכם (CRA: הוצאות רכב מנועי). ברכב חברה של עובד שכיר, CRA רואה בדרך כלל נסיעה בין הבית למקום עבודה קבוע כנסיעה פרטית (CRA: רכב שהמעסיק מעמיד לרשות העובד). שני המקורות מצביעים לאותו כיוון: הנסיעה מהבית למקום עבודה קבוע נפרד היא בדרך כלל פרטית, ונחשבת רק כשהבית הוא מקום העסק הראשי שלכם. רשמו אותה בנפרד ובקשו בדיקה לפני שתכללו אותה כעסקית; ראו קניית מכונית דרך העסק.

CRA לא מפרסמת רשימת טריגרים לביקורת. היא אומרת שמערכות הערכת הסיכון שלה מסמנות דוחות עם סיכון גבוה לאי-ציות, ואז פקיד מחליט אם נדרשת ביקורת (CRA: ביקורות עסקיות); ראו מה מפעיל ביקורת של CRA.

מה אם המכונית לא שלי: חכורה, בבעלות משותפת, של בן או בת זוג או מושאלת?

לרכב חכור או בבעלות משותפת יש כללים בעמודי CRA. לרכב של בן או בת זוג או לרכב מושאל אין.

לגבי השורה האחרונה, חוק מס הכנסה (Income Tax Act) מתיר ניכוי רק להוצאה שהנישום הוציא או נגרמה לו כדי להפיק הכנסה עסקית. הוא מתיר ניכוי פחת קנדי על עלות ההון של הנישום עצמו וריבית על החובה המשפטית של הנישום עצמו לשלם אותה (סעיף 20), ולכן שני אלה הולכים אחרי מי שבבעלותו המכונית ומי שלווה עבורה. אם דלק או תיקונים שאתם משלמים עבור מכונית של מישהו אחר עומדים במבחן הזה, זה תלוי בעובדות: של מי המכונית, מי משלם את שאר עלויותיה, מי נוהג בה ואיך משתמשים בה. שמרו את היומן והקבלות; כדאי להכריע בעובדות האלה עם איש מקצוע לפני התביעה.

אם החברה שלי הבעלים של המכונית, למה היומן שלי חשוב?

חברה שהרכב בבעלותה ואתם נוהגים בו גם באופן פרטי צריכה לשמור רישום של קילומטרים עסקיים ופרטיים, כי העמדת הרכב לשימוש פרטי היא בדרך כלל הטבה חייבת במס אצלכם, והיומן מודד את הקילומטרים הפרטיים וקובע אם אפשר להפחית את ההטבה. בעמוד של CRA על רכב מעסיק כתוב שעובד שיש לו שימוש ברכב בבעלות המעסיק חייב לנהל יומן נסיעות שמראה קילומטרים עסקיים ופרטיים ולמסור עותק למעסיק, ושאותם כללים עשויים לחול על בעל מניות או על אדם קשור אליו (CRA: רכב שהמעסיק מעמיד לרשות העובד).

• החיוב המופחת על החזקת רכב זמין (standby charge) דורש, בין השאר, יותר מ-⁠⁦50%⁩ מהמרחק שנסעתם לעבודה, והיומן הוא הדרך להראות זאת.
• שיטת עלות ההפעלה האופציונלית חלה כשהעובד משתמש ברכב בעיקר לעבודה ומודיע לחברה בכתב, לפני סוף השנה, שישתמשו בשיטה (CRA: רכב שהמעסיק מעמיד לרשות העובד). היומן מראה את השימוש לעבודה.
• אין רישום: החברה עדיין צריכה להיות מסוגלת לתת דין וחשבון סביר על החלוקה בין שימוש עסקי לפרטי (CRA: רכב שהמעסיק מעמיד לרשות העובד).
• אם החברה משלמת לכם תוספת לפי קילומטר עבור הרכב הפרטי שלכם במקום זה: בלי רישום של קילומטרים עסקיים, התוספת או ההחזר חייבים בדרך כלל במס (CRA: תוספות רכב).

עמוד רישומי הרכב של CRA נמצא תחת עסקים יחידניים ושותפויות, ובעמודי CRA אין כלל נפרד של יומן לניכוי של חברה עצמה, אבל סעיף 230 מחייב כל אדם שמנהל עסק לשמור רישומים שמאפשרים לקבוע את המס. מי צריך להיות הבעלים של המכונית ואיך מחושבים ההטבה והחיוב המופחת על החזקת רכב זמין, ראו קניית מכונית דרך העסק.

כמה זמן שומרים את היומן ואת הקבלות?

שמרו יומני נסיעות, יומני מדגם וקבלות במשך שש שנים מסוף שנת המס האחרונה שהם מתייחסים אליה, ואת יומן שנת הבסיס במשך שש שנים מסוף שנת המס שבה הוא שימש לאחרונה לקביעת השימוש העסקי. כל מדגם מאוחר נשען על שנת הבסיס, ולכן היומן הזה יכול לשרוד הרבה אחרי השנה שבה נוהל.

הגשה באיחור והשגה פתוחה או ערעור פתוח בבית המשפט למסים משנים את השעון: לדוח שלא הוגש בזמן, תקופת שש שנים נמנית מיום ההגשה; להשגה או לערעור פתוחים, הרישומים נשמרים עד שחולף המועד לערער או עד שהערעור מסתיים. רישומים אלקטרוניים חייבים להישמר בפורמט אלקטרוני קריא לאותה תקופה (סעיף 230; CRA: רישומי רכב מנועי). לרישומים אחרים, ראו כמה זמן שומרים רישומים עסקיים.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולרים קנדיים.

קבלן באונטריו: שנת בסיס, מדגם ואז חריגה

קבלן רושם כל נסיעה בשנה 1. השימוש העסקי לפי רבעון הוא ⁦52%⁩, ⁦46%⁩, ⁦39%⁩ ו-⁠⁦67%⁩. הדוגמה של CRA נותנת ⁦49%⁩ לשנה; זה לא הממוצע הפשוט של הרבעונים (⁦51%⁩), ולכן הרבעונים חייבים לשאת קילומטרים שונים. אפריל עד יוני היה ⁦46%⁩. עלויות ההפעלה הן ⁦C$8,000⁩ בכל שנה.

שנים 1 ו-⁠2 עוקבות אחרי הדוגמה המחושבת של CRA, שבה הטווח הוא 10 נקודות אחוז לכל כיוון מ-⁠⁦49%⁩. בשנה 3 שנת הבסיס כבר לא מתאימה, ולכן תשעת החודשים האחרים דורשים רישום בפועל של הנסיעות או רישומים אחרים ש-⁠CRA לא מגדירה, ו-⁠CRA ממליצה לשקול יומן חדש של 12 חודשים.

בעל חברה באלברטה והרכב השטח של החברה

חברה מחזיקה ברכב שטח שהבעלים נוהג בו לאתרי לקוחות ובסופי שבוע עם המשפחה. לא נוהל יומן. החברה עדיין צריכה להיות מסוגלת לתת דין וחשבון על החלוקה בין עסקי לפרטי, ובלי יומן יש לה רק כל רישום אחר שקיים. אז השאלה היא הטבה חייבת במס אצל הבעלים, ולא רק ניכוי הרכב של החברה, והחיוב המופחת על החזקת רכב זמין, שדורש יותר מ-⁠⁦50%⁩ נסיעה עסקית, מוטל בספק.

מעצבת בקולומביה הבריטית שמשתמשת במכונית של בן זוגה

מעצבת עצמאית מבקרת לקוחות במכונית של בן זוגה ומשלמת על הדלק. עמודי CRA עוסקים ברכב חכור וברכב בבעלות משותפת, לא במקרה הזה. היא יכולה לנהל יומן נסיעות, לרשום קריאות של מד הקילומטרים ולשמור קבלות דלק, אבל אם היא יכולה לתבוע ועד כמה תלוי במי הבעלים של המכונית, מי משלם את שאר עלויותיה ואיך משתמשים בה. כדאי להכריע בעובדות האלה עם איש מקצוע לפני שהיא מגישה.

המצב שלכם שונה?

• התביעה לרכב שלכם גדולה, בשנים קודמות אין יומן, המכונית שייכת לבן או לבת זוג או מושאלת, או שהחברה שלכם משלמת על מכונית שאתם נוהגים בה גם באופן פרטי: אחוז השימוש העסקי שאפשר לתמוך בו, אם נדרשת שנת בסיס מלאה ומה מצב התביעות של שנים קודמות הן החלטות שמקבלים כשהרישומים בידיים. קבלו עזרה בהנהלת חשבונות עם היומן, הקבלות והספרים.
• CRA מבקשת יומן שלא קיים: ראו מה עושים כשמעולם לא ניהלתם יומן רכב ובדיקות וביקורות של CRA. אם הרישומים שמאחורי התשובה חלשים, קבלו עזרה בהנהלת חשבונות איתם לפני ששולחים אותה.
• מי צריך להיות הבעלים של המכונית, או שהחברה שלכם משלמת תוספת לפי קילומטר: ראו קניית מכונית דרך העסק.
• ביקורת מצאה שימוש פרטי ברכב של חברה: ראו הטבות לבעלי מניות שנמצאו בביקורת.
• אתם נהגים בפלטפורמת שיתופי נסיעות או משלוחים: ראו הוצאות של נהגי שיתופי נסיעות ומשלוחים.
• קניתם את המכונית בהלוואה או העברתם מכונית פרטית אל העסק: ראו רישום קניית רכב והלוואה וניכוי פחת קנדי.
• המכונית חשמלית: ראו ניכוי של רכב חשמלי.
• חסרות קבלות או שהן חלשות: ראו דרישות הקבלות של CRA והוצאות בלי קבלות.
• אתם גרים בקוויבק: אתם מגישים גם דוח של קוויבק, ו-⁠Revenu Québec קובעת את הכללים והסכומים של קוויבק. העמוד הזה מכסה רק את הכללים הפדרליים.